Styreprotokoll. Møtedato: Møtested: Oslo Møtetid:

Transkript

1 Styreprotokoll Møtedato: Møtested: Oslo Møtetid: Styret avholdt styremøte og studietur i Oslo mandag 11. og tirsdag 12. juni. Styret deltok i Den norske Dommerforenings faglig seminar med utvalgte tema fra Domstollkommisjonens arbeid. Deretter var Lånekassen på besøk og redegjorde for sin digitale reise og fremtidsperspektiver for Lånekassen. Tirsdag var styret på besøk hos NSM - Nasjonal sikkerhetsmyndighet. Tema for møtet var blant annet IKT - sikkerhet. Styremedlem Anne Marit Pedersen deltok 12. juni. I sak 18/052, 18/053, 18/054 deltok avdelingsdirektør Jann Ola Berget. I sak 18/055, 18/056, 18/057, 18/058, 18/059, 18/060 og 18/062 deltok avdelingsdirektør Solveig Moen. Fungerende avdelingsdirektør Iwar Arnstad deltok under hele møtet. Møtedeltakere Bård Tønder Magni Elsheim Rolf Selfors Oddmund Roalkvam Bente Fanavoll Elverum Marianne Abeler Marit Nybakk Sonja Irene Sjøli Forfall Henning Harborg Varamedlemmer Anne Marit Pedersen Administrasjonen Direktør Sven Marius Urke Rådgiver for direktør Gunvor Løge 1

2 Saksliste Sakstype Saksnr Tittel VE 18/048 Godkjenning av innkalling VE 18/049 Godkjenning av protokoll DR 18/050 Direktøren orienterer DR 18/051 Styreleder orienterer VE 18/052 Økonomi- og virksomhetsrapportering 1. tertial 2018 DR 18/053 Økonomiplan for domstolene OR 18/054 Oppsummering av årsrapporter 2017 VE 18/055 Sidegjøremål - Retningslinjer for godkjenning VE 18/056 Rekruttering av domstolledere og dommere VE 18/057 Framtidig ledelse ved Halden tingrett VE 18/058 Framtidig ledelse ved Fosen tingrett VE 18/059 Framtidig ledelse ved Sør-Østerdal tingrett OR 18/060 Offentlighet i et digitalt perspektiv VE 18/062 Klage over delvis avslag på innsyn DR 18/061 Eventuelt 2

3 18/048: Godkjenning av innkalling Godkjenning av innkalling. Innkalling ble godkjent. 18/049: Godkjenning av protokoll Godkjenning av protokoll. Protokoll fra styremøtet 16. april ble godkjent og signert i møtet. 18/050: Direktøren orienterer Direktøren orienterte om: Pågående omorganisering av Domstoladministrasjonen I resultatkravene for direktøren for 2018 fremgår følgende: «Direktøren skal foreslå nødvendige organisasjonsendringer i DA i tråd med tidligere føringer fra styret». I resultatkravene for 2017 fremgikk følgende: «Direktøren skal vurdere nødvendige organisasjonsendringer i DA. For å understøtte digitaliseringen av domstolene skal direktøren vurdere endringer i arbeidsmåter og organisering i DA, særlig innenfor IKT-enheten.» Det er særlig følgende faktorer som utløste behovet for en gjennomgang av hvordan DA er organisert: Den nye strategien domstolene og DA vedtatt av styret i februar

4 ABE-kutt og krav til effektivisering i domstolene og DA De muligheter for nye arbeidsformer som ny teknologi medfører også for DA Tilbakemeldinger fra medarbeidere og tillitsvalgte med ønske om endringer Tilbakemeldinger fra domstolene om behov for en organisering som er mer tilpasset deres behov DA har vært organisert mer eller mindre på samme måte i lang tid og dagens organisasjon er ikke i tilstrekkelig grad tilpasset dagens behov. Det er et særlig behov for å arbeide mer på tvers av de ulike fagområdene i DA og dette kan lettere realiseres ved å etablere færre og større avdelinger. Færre avdelinger vil også medføre at man får etablert en mer strategisk ledergruppe hvor hver enkelt avdelingsleder har et mer likt og overordnet lederspenn. En slik kraftsamling i færre avdelinger vil også kunne utløse nye kollega- og samarbeidsrelasjoner internt som kan virke positivt på innovasjonskraften og produktiviteten i DA samlet sett. Dessuten er det behov for at DA tar en sterkere koordinerende rolle i utviklingen av domstolenes kjernevirksomhet, særlig knyttet til de muligheter digitaliseringen av domstolene fører med seg. I dette arbeidet vil brukernes forventninger til domstolene stå sentralt. På begynnelsen av året etablerte direktøren en intern arbeidsgruppe som la frem et forslag til ny organisering av DA den 22 mai. Direktøren redegjorde for OU-gruppens forslag som innebærer at det etableres 5 avdelinger: Innovasjon/utvikling (ny) IT med to seksjoner: IT drift og forvaltning og tjeneste-senter (delvis ny) HR og Kommunikasjon (ny) Økonomi og eiendom Juridisk og Jordskiftefag Direktøren vil legge frem sitt forslag til ny organisering av DA den 15. juni kl. 10:00. Forhandlinger med de tillitsvalgte om den nye strukturen vil bli gjennomført den 19 juni. Endringene vil bli gjennomført gradvis ut over høsten. Den nye organiseringen skal være helt på plass senest Styret tok direktørens orientering til etterretning og uttrykte at det er direktørens oppgave å organisere virksomheten i DA på en hensiktsmessig måte i forhold til de oppgaver DA har og vil få fremover. Styret støttet forslaget om en reduksjon av antall avdelinger i DA og opprettelse av en avdeling for innovasjon/utvikling. Forøvrig understreket styret at det må jobbes videre med opprettelsen av et felles tjeneste/servicesenter for domstolene og domstolenes brukere. Nytt tinghus for Vestfold tingrett og Vestfold jordskifterett. Den nye tingretten, som er en sammenslåing av Nordre Vestfold tingrett, Tønsberg tingrett, Sandefjord tingrett og Larvik tingrett etableres i Med utgangspunkt i dagens bemanning vil den nye domstolens ordinære bemanning være om lag 50 årsverk hvorav 21 dømmende årsverk. Det ble redegjort for dagens eksisterende leieforhold og gitt et overslag over fremtidig husleie. Det er to sentrale beslutninger som må tas i den videre prosess - lokalisering av rettssted/tinghus i rettskretsen og rammer for inngåelse av leieavtale for et nytt tinghus. DA arbeider for å avklare dette. Til orientering 4

5 18/051: Styreleder orienterer Styreleder Bård Tønder orienterte om følgende: Møte med Justiskomiteen 15. mai. Agenda for møtet var: Orientering om domstolenes statsrettslige rolle og samfunnsoppdraget og DAs organisering og samfunnsoppdrag Domstolenes produksjon og økonomi Hva gjør vi for å løse utfordringene? Domstolene 2025 ny strategisk plan for domstolene og DA Tilstede fra DA var styreleder Bård Tønder, og styremedlemmene Oddmund Roalkvam, Bjørnar Stokke og Inger Kjersti Dørstad. Fra administrasjonen stilte direktør Sven Marius Urke, avdelingsdirektørene Jann Ola Berget og Iwar Arnstad, og seniorrådgiver Gunvor Løge. Møte med statsråd Tor Mikkel Wara 4. juni. Agenda for møtet var: Domstolstruktur Felles ledelse og felles dommere Mål for saksbehandlingstid Digitalisering i domstolene Ny straffeprosesslov Satsingsforslag 2019 Eventuelt Tilstede fra DA var styreleder Bård Tønder, nestleder Magni Elsheim, direktør Sven Marius Urke og avd. dir Jann Ola Berget. Til orientering. 18/052: Økonomi- og virksomhetsrapportering 1. tertial 2018 Styret er forelagt økonomi- og virksomhetsrapportering etter første tertial Det foreslås flere budsjettomdisponeringer blant annet på IKT-området. I hovedsak foreslås nødvendige merbehov finansiert med budsjettreduksjoner i andre aktiviteter. Vedtatt budsjettet for Innstillingsrådet for dommere i 2018 er 3 mill. kroner. Dette er 1 mill. kroner lavere enn forbruket i Økte kostnader gjør det nødvendig å foreslå en budsjettøkning på 1 mill. kroner. 5

6 Det bemanningsreduserende tiltaket har ikke nødvendig effekt. Det prognostiseres en innsparing på 39 mill. kroner i 2018 (akkumulert ). Vedtatt innsparingskrav og gevinstrealisering er 48,6 mill. kroner. 7 mill. kroner av avviket i 2018 kan finansieres ved at overføringene av mindreforbruket til domstolene ble lavere enn vedtatt i styremøtet i februar. Dette gjør situasjonen bedre i 2018, men utfordringen vil igjen oppstå i For at også nye ABE-kutt skal finansieres ved bemanningsreduserende tiltak, må det vurderes endringer i ordningen. I forbindelse med styresaken om anvendelse av mindreforbruket fra 2017, ble det utarbeidet et anslag på forventet mindreforbruk ved utgangen av Basert på denne vurderingen ble det vedtatt nye investeringer i IP-telefoni, lyd og bilde i Citrix og teknisk utstyr for domstolene. Samlet ble det i februar 2018 vedtatt et budsjett 49,4 mill. kroner utover disponibel budsjettramme. Det er gjort nye vurderinger av forventet mindreforbruk. Til grunn for denne vurderingen ligger blant annet en prognose for prosjektet Digitale domstoler på 42 mill. kroner. Slik forslaget til revidert budsjett nå forelegges styret er budsjettet 51,7 mill. kroner utover disponibel budsjettramme. Dette er fortsatt innenfor forventede mindreforbruk. Styret tar regnskapsrapportene for kap. 61 Høyesterett og kap. 410 til orientering, og slutter seg samtidig til de budsjettendringer som er foreslått. Behandlingen av søknader fra domstolene om utlysing av ledige stillinger strammes inn for alle domstolkategorier. Ved ledighet i mindre domstoler vurderes mulighet for delt dommerstilling med nabodomstol i enda større grad enn i dag. Administrasjonen utreder nye forslag til bemanningsreduserende tiltak for /053: Økonomiplan for domstolene Direktøren la frem et drøftingsnotat knyttet til fremtidig utforming av økonomiplan for domstolene. Utgangspunktet for økonomiplanen må være dagens økonomiske situasjon og fremtidens rammebetingelser og utfordringer. Budsjettarbeidet mot bevilgende myndigheter om budsjettbehov i 2020 omfatter i utgangspunktet to dokumenter, hhv. satsingsforslag 2020 og økonomiplan for domstolene Dokumentene har de siste årene blitt stadig mer like. Det vurderes derfor hensiktsmessig å se nærmere på alternativer for utarbeidelsen av økonomiplan, slik at denne ivaretar den langsiktige økonomiplanleggingen på en god måte. I tillegg har Justis- og beredskapsdepartementet de siste årene vært tydelig på at budsjettinnspill til statsbudsjettet må ta utgangspunkt i virksomhetenes risikostyring. Det vil derfor være hensiktsmessig at en ny økonomiplan omtaler dette på et overordnet nivå til bruk ved utarbeidelsen av satsingsforslagene til statsbudsjettet. Sentrale problemstillinger knyttet til fremtidige behov for økonomisk handlingsrom og bemanning ble diskutert. Administrasjonen tar med seg innspillene inn i videre planlegging av økonomiplanen. 6

7 18/054: Oppsummering av årsrapporter 2017 Årsrapportene er en sentral del av styringsdialogen mellom domstolene og Domstoladministrasjonen (DA). Disponeringsskrivet gir rammebetingelsene, og årsrapporten er domstolens tilbakemelding om året som er gått. På bakgrunn av tilbakemeldingene vil det være områder som DA vil følge opp i forhold til domstolene. Oppsummeringen vil bli formidlet videre til domstolene etter styrebehandling. Styret gjennomgikk sammenfatningen av årsrapportene og kom med innspill. Under siste to setninger i oppsummering av årsrapporter punkt 9.2 Vernesaker, endres eller slettes teksten. Dette for å unngå misforståelser om DAs rolle ihht jordskifterettenes valg av prosess i vernesaker opp mot vernemyndigheter. Årsrapportene ble forøvrig tatt til orientering. 18/055: Sidegjøremål - Retningslinjer for godkjenning Ved vedtak i styremøtet 2. oktober 2017 ble «Retningslinjer for godkjenning av dommeres sidegjøremål» endret. I forkant av styrets behandling hadde Samarbeidsrådet fått seg forelagt forslaget til nye retningslinjer i møtene 31. mai 2017 og 13. september Domstoladministrasjonen (DA) mottok et brev fra Den norske Dommerforening (DnD) 8. mars 2018 vedrørende pkt. 2.1 i de nye retningslinjene som omhandler verv i kontrollkommisjoner, tvisteløsningsnemnder eller lignende. På bakgrunn av innspillene fra DnD, foreslo DA i styremøte 16. april 2018 å endre pkt. 2.1 i retningslinjene tilbake til slik punktet lød før endringen i oktober Styret utsatte saken og bad om at det ble gjennomført en høring ute i domstolene av pkt. 2.1 i retningslinjene med fokus på habilitetsproblematikken knyttet til denne typen verv. DA sendte et notat på høring 2. mai 2018 med høringsfrist 18. mai På bakgrunn av høringsuttalelsene opprettholder DA sitt forslag om å endre pkt. 2.1 i retningslinjene tilbake til slik punktet lød før endringen i oktober Styret vedtok direktørens innstilling om å endre pkt. 2.1 i retningslinjene tilbake til opprinnelig ordlyd før endringen i oktober 2017: 7

8 Kontrollkommisjoner, tvisteløsningsnemnder eller lignende: Det skal legges vekt på om avgjørelsene vil være gjenstand for domstolprøving. 18/056: Rekruttering av domstolledere og dommere Innstillingsrådet for dommere (IR) og DA er bekymret over svak rekruttering til stillinger som domstolledere og dommere. Antallet søkere til de stillingene som lyses ledig er bekymringsverdig lav, særlig gjelder dette domstollederstillinger. Rekrutteringsutfordringene er mer uttalt utenfor de store byene og i mindre domstoler. DA har som sin oppgave å sikre søkertilfanget det betyr å arbeide for at så mange kvalifiserte kandidater som mulig søker utlyste dommerstillinger. For å fylle denne rollen utformer DA annonsetekstene, publiserer annonsene og arbeider aktivt med å kontakte aktuelle kandidater. DA har utarbeidet en egen rekrutteringsplan for dommerstillinger, sist revidert i IR har uttrykt sin bekymring for rekrutteringssituasjonen i brev 14. mai 2018 til Justisdepartementet. Rådet anmoder både JD og DA om å iverksette tiltak for å bedre rekrutteringssituasjonen. DA deler IRs bekymring over rekrutteringssituasjonen. Dagens tiltak må evalueres, og det må vurderes å øke den interne ressursbruken. Samtidig må DA stadig vurdere nye og endrede tiltak for å kunne drive en tidsmessig og best mulig rekruttering av domstolledere og dommere. Styret tok saken til orientering. 18/057: Framtidig ledelse ved Halden tingrett Direktøren legger fram forslag om at styret skal vedta fast felles ledelse for Halden tingrett og Fredrikstad tingrett. Etter gjennomført høringsrunde og øvrig dialog med forskjellige aktører framkommer det en del motstand mot forslaget. Samtidig er det også noen positive innspill til felles ledelse i dette tilfellet. Etter en helhetsvurdering, der fordeler og ulemper er nøye vurdert i denne konkrete situasjonen, konkluderer direktøren med å foreslå at det etableres fast felles ledelse for disse to domstolene i Østfold. 8

9 Styret vil bemerke: Gjennom ABE-reformen er domstolene utsatt for et konstant press i form av reduserte midler til drift. Politiske signaler går i retning av at dette vil fortsette i årene som kommer. Som følge av sammensetningen av driftskostnadene i domstolene, er det ingen andre alternativ til å dekke opp reduksjonen enn å ta den ut i redusert bemanning. Denne nedbemanningen vil ramme alle domstoler. I en slik situasjon er det helt sentralt for styret å sørge for en drift av domstolene som i størst mulig grad reduserer de driftsmessige ulemper ved den enkelte domstol som en slik nedbemanning vil medføre, samtidig som kvalitetskravet til domstolenes virksomhet ivaretas herunder at kravene til saksbehandlingstid innfris. Dette tilsier at ressursutnyttelsen i den enkelte domstol og domstolene samlet sett må optimaliseres. Styret i DA ser etablering av felles ledelse for to eller flere rettskretser kombinert med at også de øvrige dommerne heretter utnevnes for de samme rettskretsene, som et ledd i en slik gradvis optimalisering av ressursutnyttelsen. Styret er derfor enig i de argumentene som administrasjonen har framhevet i saksframlegget til fordel for etablering av felles ledelse. I tillegg til at felles ledelse bidrar til å sikre mindre sårbare domstoler og en smidigere saksavvikling i de aktuelle rettskretsene, fører felles ledelse og utnevning av felles dommere også til at det etableres større og mer tidsmessige fagmiljøer. Etter forskriften skal felles ledelse bare etableres der det foreligger «særlige grunner». Kravet om særlige grunner må ses i sammenheng med situasjonen for vedkommende domstol dersom den i fortsettelsen ikke skal ha felles ledelse med annen domstol, hvilket er normalsituasjonen. Det må vurderes hvilke fordeler og ulemper det vil innebære at vedkommende domstol i ledelsessammenheng knyttes til et større geografisk område enn den aktuelle rettskretsen. Der det ligger til rette for felles ledelse og dette etter en helhetsvurdering vil innebærer klare fordeler, foreligger særlige grunner som kan tilsi at det etableres felles ledelse istedenfor å utnevne ny leder for en enkeltstående domstol. Med den stadig mer pressede situasjon for finansieringen av domstolenes drift, kan terskelen for etablering av felles ledelse ikke ligge for høyt. Det er av flere høringsinstanser gitt uttrykk for at felles ledelse foregriper en endring av domstolstrukturen i Norge av enkelte karakterisert som en «sniknedleggelse» av domstoler. Dette er en misforståelse. Felles ledelse har ingen betydning for rettskretsen for den enkelte domstol. Befolkningen vil fortsatt ha den samme reiseavstand til sin domstol, enten det er som tiltalt, fornærmet, saksøker/saksøkt eller vitne. Tvert imot vil felles ledelse kombinert med at de øvrige dommerne heretter utnevnes for de samme rettskretsene, sikre en mer robust domstol for distriktet enn dersom felles ledelse ikke etableres, og dermed styrke rettssikkerheten for befolkningen. Styret er klar over at mange ansatte og andre som ønsker opprettholdelse av sin lokale domstol, er engstelige for at felles ledelse er et første skritt mot nedleggelse av domstolen. Avgjørelsen av domstolstrukturen i Norge er et politisk spørsmål som avgjøres av Stortinget. Det er ikke styrets intensjon med felles ledelse å påvirke den framtidige domstolstrukturen i Norge. Etablering av felles ledelse er utelukkende et tiltak for å optimalisere driften og opprettholde kvaliteten for derigjennom 9

10 å sikre et godt domstoltilbud for befolkningen. Styret finner det klart at en felles ledelse mellom Halden tingrett og Fredrikstad tingrett vil styrke den framtidige driften av begge domstolene. Domstolene er veldrevne, men de har begge en relativt liten bemanning både med hensyn til dømmende og administrative funksjoner. I dette tilfellet ligger forholdene dessuten spesielt godt til rette for felles ledelse på grunn av den geografiske nærhet mellom domstolene. Det pekes også på at Fredrikstad tingrett er langt fremme i digitaliseringsarbeidet og at denne kompetansen vil komme Halden tingrett til gode. Styret tiltrer på denne bakgrunn direktørens innstilling om at det etableres felles ledelse mellom Halden tingrett og Fredrikstad tingrett. Ordningen etableres så snart fast felles sorenskriver er utnevnt. 18/058: Framtidig ledelse ved Fosen tingrett Direktøren legger fram forslag om at styret skal vedta fast felles ledelse for Fosen tingrett og Sør- Trøndelag tingrett. Etter gjennomført høringsrunde og øvrig dialog med forskjellige aktører framkommer det en del motstand mot forslaget. Samtidig er det også noen positive innspill til felles ledelse i dette tilfellet. Etter en helhetsvurdering, der fordeler og ulemper er nøye vurdert i denne konkrete situasjonen, konkluderer direktøren med å foreslå at det etableres fast felles ledelse for disse to domstolene. Styret vil bemerke: Om tankegangen bak etablering av felles ledelse hva det er og hva det ikke er vises til dagens vedtak om etablering av felles ledelse for Halden tingrett og Fredrikstad tingrett. For Fosen tingrett og Sør-Trøndelag tingrett gjelder det spesielle at Fosen tingrett er en svært liten domstol i dag bestående av to dommere og fire saksbehandlere. Domstolen er særlig sårbar den har små muligheter til å takle plutselige og lengre sykefravær - spesielt blant dommerne og større svingninger i sakstallet. Felles ledelse vil frigjøre kapasitet til dømmende virksomhet, større fleksibilitet med hensyn til saksavvikling og styrke det faglige miljøet for begge domstolene. Styret er derfor enig med administrasjonen i at det foreligger særlige grunner for etablering av felles ledelse mellom Fosen tingrett og Sør-Trøndelag tingrett, og tiltrer på denne bakgrunn direktørens innstilling. Ordningen etableres så snart fast felles sorenskriver er utnevnt. Styremedlem Bente Fanavoll Elverum fra Sør-Trøndelag tingrett deltok ikke i behandlingen av denne saken. 10

11 18/059: Framtidig ledelse ved Sør-Østerdal tingrett Direktøren legger fram forslag om at styret skal vedta fast felles ledelse for Sør-Østerdal tingrett og Nord-Østerdal tingrett. De to domstolene har over tid hatt et godt og tett samarbeid, og har nå tatt initiativ til at det etableres en ordning med fast felles ledelse. Det er lokal tilslutning til forslaget. Styret besluttet enstemmig at det etableres fast felles ledelse for Sør-Østerdal tingrett og Nord- Østerdal tingrett. Ordningen etableres så snart fast felles sorenskriver er utnevnt. 18/060: Offentlighet i et digitalt perspektiv Digitaliseringen av samfunnet og utviklingen av et nytt mediebilde går raskt. Både mengden informasjon som er tilgjengelig og forventningen om at informasjon skal være tilgjengelig utvikler seg minst like raskt. Domstolene og Domstoladministrasjonen må forholde seg til denne utviklingen. Offentlighetsreglene er både fragmenterte, vanskelig tilgjengelige og til dels lite tidsmessige. Regelverket styrer behandlingen av offentlighet og innsyn, og dette skaper utfordringer. Domstoladministrasjonen ønsker å iverksette arbeid med tre tiltaksområder for å gi offentligheten bedre tilgang til rettsavgjørelser, sikre mer enhetlig praksis og styrke domstolenes åpenhet. For det første et arbeid med sikte på en ordning for direkteoverføring av avgjørelser fra saksbehandlingssystemet Lovisa til domstolenes pressesider. For det andre å endre ordningen for overføring av avgjørelser til leverandører av rettslige informasjonstjenester, basert på anonymisering og tilgjengeliggjøring for flere aktører. For det tredje et arbeid for å avklare om det kan og bør etableres en sentralisert ordning for behandling av dokumentinnsynskrav i enkeltsaker. Styret tok saken til orientering. Saken kommer tilbake gjennom budsjettprosesser. 11

12 18/061: Eventuelt Styreleder Bård Tønder gikk av med pensjon og fratrådte som dommer i Høyesterett 31. mai Høyesterettsjustitiarius har i den anledning anmodet om at hans varamedlem, høyesterettsdommer Cecilie Østensen Berglund, fremover får anledning til å møte som observatør i styret. Styret drøftet anmodningen uten styreleder og administrasjonen tilstede. Det var enighet om at Cecilie Østensen Berglund gis anledning til å møte som observatør i styret. Protokollen godkjent: Bård Tønder Magni Elsheim Rolf Selfors styreleder nestleder Oddmund Roalkvam Marianne Abeler Bente F. Elverum Marit Nybakk Sonja I Sjøli Anne Marit Pedersen varamedlem Sett: Henning Harborg 12