Styreprotokoll. *Presentasjon fra Transcendent Group (TG) ved Martin Williams av foreløpige funn knyttet til revisjon av IKT-sikkerhet.

Transkript

1 Styreprotokoll Møtedato: Møtested: Trondheim Møtetid: Styret avholdt utvidet styremøte i Trondheim 24. og 25. september med vararepresentanter tilstede. Det er fra 14. september i år oppnevnt et nytt medlem i DAs styre, advokat Anders Brosveet. Han overtar etter advokat Henning Harborg. I tillegg til innmeldte saker ble følgende møter gjennomført: *Presentasjon fra Transcendent Group (TG) ved Martin Williams av foreløpige funn knyttet til revisjon av IKT-sikkerhet. *Møte med Tekna ved leder jordskiftedommer Tore Solheim og styremedlem jordskifterettsdommer Knut Erik Valand. Tekna la frem følgende tema for styret: rekruttering, lønn, kompetanse, sammenslåing og felles ledelse. *Møte med Innstillingsrådet for dommere (IR) ved leder sorenskriver Arnfinn Agnalt, som ga status for IRs arbeid. Tema som ble løftet frem var lav søkermasse på enkelte dommerembeter, rekrutteringsarbeid fra DA, budsjettsituasjon for IR, innsparingstiltak og utvelgelseskriterier for dommere og domstolledere. *Møte med Riksrevisjonen som ga en foreløpig status i Forvaltningsrevisjonen av de alminnelige domstolene, en undersøkelse av saksbehandlingstid i tingrettene og lagmansrettene. Under Direktøren orienterer deltok avdelingsdirektørene Kari Berget, Jann Ola Berget og Solveig Moen. I sak 18/70, 18/76,18/79, deltok avdelingsdirektør Jann Ola Berget. I sak 18/72 deltok avdelingsdirektør Solveig Moen I sak 18/71 deltok seniorrådgiver Kirsti Saur I sak 18/73 deltok avdelingsdirektør Kari Berget I sak 18/74 deltok avdelingsdirektørene Kari Berget og Jann Ola Berget I sak 18/75 deltok avdelingsdirektør Solveig Moen I sak 18/77 deltok internasjonalt sekretariat v/ Audun Hognes Berg På møtets andre dag ble det gitt en status på Digitale domstoler ved prosjektleder Ingrid Olsen, og status på Byggeprosesser ved avdelingsdirektør Jann Ola Berget. Varamedlem Arve Konstali deltok på møtets første dag. Styremedlem Marit Nybakk og varamedlem Karin Woldseth deltok frem til kl på møtets andre dag. 1

2 Møtedeltakere Bård Tønder Magni Elsheim Rolf Selfors Oddmund Roalkvam Bente Fanavoll Elverum Marit Nybakk Forfall Anders Brosveet Marianne Abeler Sonja Irene Sjøli Varamedlemmer Anders Rasmussen Anne Marit Pedersen Arve Konstali Bjørnar Eirik Stokkan Cecilie Østensen Berglund Karin Woldseth Kjersti Dørstad Ranveig Sem Administrasjonen Direktør Sven Marius Urke Rådgiver for direktør Gunvor Løge Saksliste Sakstype Saksnr Tittel VE 18/066 Godkjenning av innkalling VE 18/067 Godkjenning av protokoll DR 18/068 Direktøren orienterer DR 18/069 Styreleder orienterer VE 18/070 Fremtidig organisering av regnskap- og lønnsfunksjonene i domstolene DR 18/071 Høring om endringer i tvisteloven - tvistelovevalueringen VE 18/072 Ny forskrift om fortegnelser over meddommere VE 18/073 Utrederordning i lagmannsrettene DR 18/074 Virkemidler ved nedbemanning VE 18/075 Høring - forskifter til ny sikkerhetslov - Domstoladministrasjonens høringsuttalelse 2

3 OR 18/076 Saksavviklingsstatistikk første halvår 2018 OR 18/077 Redegjørelse for internasjonalt domstolarbeid 2017 DR 18/078 Eventuelt VE 18/079 Økonomi- og virksomhetsrapportering andre tertial 2018 DR 18/080 Ingeniøren i et fremtidsperspektiv 3

4 18/066: Godkjenning av innkalling Godkjenning av innkalling. Innkalling ble godkjent. 18/067: Godkjenning av protokoll Godkjenning av protokoll. Protokoll fra styremøtene 11. og 12. juni og 28. juni ble godkjent og signert i møtet. 18/068: Direktøren orienterer Det ble orienterte om følgende: Samhandling/sammenslåing tingrett og jordskifterett. Det er startet opp et kartleggingsarbeid med flere workshops hvor ulike eksterne brukergrupper, tillitsvalgte og ansatte i domstolene uttalte seg om samhandling/sammenslåing av tingrett og jordskifterett. Det ble redegjort for prosess, kartlegging frem til nå og organisering av det videre arbeidet. En bredt sammensatt arbeidsgruppe opprettes fra 1. oktober. Kartleggingsarbeidet skal ferdigstilles i løpet av desember 2018, og danne grunnlag for sentrale diskusjoner både i DAs styre og i Domstolkommisjonen. Saken kommer opp i styremøtet i februar EVRY som tjenesteleverandør til domstolene og DA. Direktøren orienterte styret om at det fremdeles er utfordringer i relasjon til Evry og at situasjonen følges tett på ulike nivå i DA. 4

5 Organisasjonsutviklingsprosess (OU) i DA. Det ble redegjort for status i organisasjonsutviklingsprosessen i DA. Ny ledergruppe er virksom fra 1. januar Brev fra dommerforeningen (DnD) av 17. september 2018: Styret behandlet anmodning i DnDs brev om at Domstoladministrasjonen avventer iverksetrettelse av prosjekter med felles ledelse og felles dommerembeter inntil Domstolkommisjonens delleveranse på Struktur foreligger høsten Styret viser til tidligere behandling av lignende henvendelser fra hhv Tekna i februar og Parat i juni, og de uttalelser som er gitt i disse styreprotokollene. Styret besluttet at tidligere føringer til administrasjonen opprettholdes. Det vil ta tid før Domstolkommisjonens eventuelle forslag til en endret struktur blir iverksatt og inntil dette skjer må de muligheter som ligger i dagens regelverk om felles dommere og felles ledelse benyttes aktivt slik at økonomiske og kvalitetsmessige synergieffekter kan realiseres. Administrasjonen svarer ut brevet fra DnD på bakgrunn av styrets signaler. 18/069: Styreleder orienterer Lederfora september 2018 Styreleder orienterte fra de fire avholdte lederfora i september. Domstolledere og administrasjonssjefer ble der orientert om, og deltok i diskusjoner om følgende tema: * Politikk - Hva har skjedd/hva skjer? * Kort om felles dommerembeter * Statistikk/økonomi/ressursstyring Halvårsstatistikk og trender ABE-kutt: status innsparinger Fordeling av ressursene/ressursfordelingsmodellen Budsjettet for 2019 Satsingsforslagene for 2020 Økonomiplan Status regnskapsprosjektet Alternative prosesser for personellbesparelse i domstolene * Sammenslåing/samhandling tingrett og jordskifterett * Digitale domstoler hvor står vi og hva skjer i høst? * Gjennomføring av Domstolene 2025, strategisk plan 5

6 18/070: Fremtidig organisering av regnskap- og lønnsfunksjonene i domstolene Prosjektet Organisering av regnskap og lønn ble nedsatt etter vedtak i styret 11. desember 2017 (vedtakssak 17/086). Prosjektet er en videreføringen av mulighetsstudien ( ) Fremtidig organisering av regnskapsfunksjonen i domstolene. Prosjektets oppdrag var å utrede videre alternativene 4 og 5 fra Mulighetsstudien: Alternativ 4: Regionalt nivå, sammenslåtte lagdømmer (3 enheter) Alternativ 5: Landsdekkende nivå (en enhet) I saken ble prosjektets anbefaling om valg av organiseringsalternativ, hovedmål 1 (Fase 1) behandlet. Det ble redegjort for og foreslått oppgaver som prosjektet skal arbeide videre med i fase 2, som medfører presiseringer i prosjektets mandat. Styret ga sin tilslutning til at prosjektet arbeider videre basert på anbefalingen om å samle regnskapog lønnsfunksjonene for domstolene og DA i en enhet (landsdekkende nivå) lokalisert på ett sted, med innføring så snart som mulig. Styret presiserer at det ikke skal legges til grunn at Retningslinjene for lokalisering av statlige arbeidsplasser og statlig tjenesteproduksjon er bindene for DA, men at administrasjonen skal utrede dette spørsmålet. Direktøren kommer tilbake til styret i desember med en vedtakssak om endelig beslutning om fremtidig organisering av regnskap- og lønnsfunksjonene i domstolene, som inkluderer tilknytningsform, lokalisering og omstilling. Vedtaksgrunnlaget skal være forhandlet med arbeidstakerorganisasjonene 18/071: Høring om endringer i tvisteloven - tvistelovevalueringen Justis- og beredskapsdepartementet har sendt forslag til endringer i tvisteloven på høring. Høringsnotatet er en oppfølging av tvistelovevalueringen. I administrasjonens drøftingsnotat presenteres hovedpunktene i høringsnotatet, og direktørens vurdering av disse. Styret drøftet Justis- og beredskapsdepartementets forslag til endringer i tvisteloven og kom med innspill til administrasjonens drøftingsnotat. Det var enighet om at administrasjonen søker om utsatt frist på høring til midten av november, slik at styret kan få presentert et utkast til høringsuttalelse i styremøtet i november. 6

7 18/072: Ny forskrift om fortegnelser over meddommere Meddommerportalen er en nettportal til bruk for kommuner og fylkeskommuner ved innmelding og oppdatering av fortegnelser over meddommerutvalg og utvalg av skjønnsmedlemmer. Målet med å opprette Meddommerportalen var å få standardisert fortegnelsene over meddommere, og øke kvaliteten på informasjonen som rapporteres inn til domstolene. Portalen forvaltes av Domstoladministrasjonen. I sammenheng med prosjektet Digitale Domstolers videreutvikling av Meddommerportalen, har Domstoladministrasjonen utarbeidet et høringsnotat med forslag til en ny forskrift om fortegnelser over meddommere i medhold av domstolloven 69 annet ledd tredje punktum. Etter høringen er høringsinstansenes synspunkter gjennomgått, og et bearbeidet forskriftsforslag med merknader utarbeidet. Forskriftskompetansen ligger til Domstoladministrasjonen. Forskriftsforslaget legges fram for styret til vedtakelse. Styret vedtok forskrift om fortegnelser over meddommere i medhold av domstolloven 69 annet ledd tredje punktum i samsvar med direktørens forslag, og slutter seg til direktørens merknader til forskriften. 18/073: Utrederordning i lagmannsrettene Lagmannsrettene har ved flere anledninger de senere år etterspurt et arbeid for å kunne realisere en utrederordning i alle lagmannsrettene. Dette har særlig blitt aktualisert etter gjennomført evaluering vinteren 2017 av dagens utrederordning i Gulating lagmannsrett, og arbeidet med etablering av den nye utrederenheten i Borgarting lagmannsrett. Administrasjonen stiller seg svært positiv til å etablere utrederenheter i lagmannsrettene. Utredere i alle lagmannsretter vil bidra til økt effektivitet, høyere kvalitet og vil dessuten være et bidrag til etableringen av en større rekrutteringsbase totalt sett til dommerstillinger. Utrederenhetene i lagmannsrettene må bygges opp over tid gjennom tilførsel av friske midler og omdisponeringer innenfor lagmannsrettenes eksisterende budsjetter og kap For at enhetene skal være funksjonelle, må de ha en viss størrelse. Det er derfor hensiktsmessig å etablere ordningen enhet for enhet. 7

8 Styret gir sin tilslutning til at DA igangsetter et arbeid for å etablere utrederenheter i alle lagmannsretter. Takten i etableringen må ses i sammenheng med den økonomiske situasjonen fra år til år. Styret forutsetter at de lagmannsretter hvor det skal etableres utrederenheter selv bidrar til finansieringen. Rekkefølgen for etableringen avtales med lagmannsrettene. 18/074: Virkemidler ved nedbemanning ABE-reformen har medført behov for store reduksjoner i bemanningen for å dekke innsparingenee. De bemanningsreduserende tiltak som hittil er iverksatt har ikke gitt tilstrekkelig effekt, og styret har derfor bedt administrasjonen utrede nye forslag til bemanningsreduserende tiltak for Spesielt her er antatte innsparingsbehov i 2019 urovekkende. Styret ble gitt en orientering om hvilke virkemidler som er tilgjengelige innenfor lov- og avtaleverk i staten. Styret er av den oppfatning at nødvendige innsparinger og omdisponeringer grunnet ABE-reformen og uttak av gevinster i prosjektet Digitale Domstoler sannsynligvis ikke lenger kan baseres på naturlig avgang alene. Styret drøftet de ulike alternativene for å realisere behovet for innsparing og omdisponering av budsjettmidler. Styret bestemte at dagens praksis med stillingsstopp skal fortsette, og vilkårene for unntak skal strammes inn slik at det meste av innsparingen/omdisponeringen kan oppnås gjennom naturlig avgang. I tillegg skal administrasjonen komme tilbake til styret i november med et forslag til hvordan andre virkemidler i praksis oppsigelser og sluttpakker kan benyttes for å få på plass de innsparinger og omdisponeringer som er nødvendige i 2019 og fremover. Administrasjonen skal redegjøre for vilkårene for de to alternative virkemidlene, beskrive prosessen frem til praktisk anvendelse av virkemidlene, kartlegge fordeler og ulemper, analysere de økonomiske muligheter og konsekvenser og gi en klar anbefaling om veien videre til styret. I arbeidet skal administrasjonen også innhente erfaringer hos andre offentlige etater. 8

9 18/075: Høring - forskifter til ny sikkerhetslov - Domstoladministrasjonens høringsuttalelse Forsvarsdepartementet har sendt på høring forslag til forskrifter til ny sikkerhetslov. Høringsfristen er 1. oktober Ny sikkerhetslov ble vedtatt av Stortinget 6. mars Det foreslås tre forskrifter til den nye sikkerhetsloven. Forskrift om myndighetenes roller og ansvar for nasjonal sikkerhet, forskrift om virksomhetenes arbeid med forebyggende sikkerhet og forskrift om klarering av leverandører og personell. DA har ingen kommentarer til de to førstnevnte utkastene til forskrifter. Når det gjelder utkast til forskrift om klarering av leverandører og personell vil Domstoladministrasjonen (DA) avgi en høringsuttalelse til kapittel 6 om særbestemmelser for domstolene. Styret drøftet fremlagte forslag til høringsuttalelse og vedtok denne. Styret understreket at hensynet til domstolenes uavhengighet innebærer at det ikke kan være aktuelt å legge klareringsmyndigheten til et forvaltningsorgan utenfor domstolene. 18/076: Saksavviklingsstatistikk første halvår 2018 Generelt er det trekk i saksstatistikken som viser saksnedgang i domstolene. Samtidig er det store årlige variasjoner i saksinngangen per domstol. For de alminnelige domstolene i førsteinstans viser halvårsstatistikken en reduksjon i antallet innkomne saker. Domstolene behandlet også færre saker i første halvår 2018 enn i første halvår Beholdningen av straffesaker er redusert. Gjennomsnittlig saksbehandlingstid er noe lengre i tvistesaker, men stabil for meddomsrettssaker. Antall enkeltdomstoler utenfor målene for saksbehandlingstid er omtrent uendret. For lagmannsrettene er inngangen av sivile anker over dom lavere første halvår 2018, sammenlignet med første halvår Antallet behandlede saker er noe redusert. Beholdningen av sivile anker over dom er etter første halvår i 2018 høyere enn på samme tid i Saksbehandlingstiden for avgjorte sivile anker over dom er redusert sammenlignet med første halvår i 2017, og ligger nå på Stortingets målsetting om en saksbehandlingstid på 6 mnd. Første halvår 2018 fikk lagmannsrettene inn og behandlet flere straffesaker. Antallet straffesaker i beholdning øker sammenlignet med situasjonen for ett år siden. Saksbehandlingstidene etter første halvår 2018 sammenlignet er noe redusert. Ingen av lagmannsrettene klarer målet om saksbehandlingstid på 3 måneder i straffesaker. I jordskifterettene kom det inn færre nye saker, og det ble behandlet om lag like mange saker i første halvår 2018 sammenlignet med første halvår Antall saker i beholdning er noe redusert midtveis i 2018 enn hva status var på samme tid i

10 Styret drøftet de fremlagte statistikker og tok saken til orientering. 18/077: Redegjørelse for internasjonalt domstolarbeid 2017 Redegjørelsen for internasjonalt arbeid i DA for 2017 og 2018 viser at flere av handlingsplanene i den vedtatte mål og handlingsplanen for internasjonalt arbeid i DA er gjennomført. DA vil arbeide videre med å integrere internasjonalt arbeid i virksomheten for øvrig, og særlig ute i domstolene, i tråd med Domstolene Det rettsoppbyggende arbeidet til DA var i 2017 og 2018 konsentrert om arbeidet med EØS-midlene og domstolarbeid på Vest-Balkan. En rekke dommere og ansatte i DA og domstolene har deltatt i arbeidet med EØS-midlene. Arbeidet med neste programperiode av EØS-midlene begynte i DA undertegnet i august 2015 en treårig avtale med Utenriksdepartementet (UD) om arbeid med domstolsreformer på Vest-Balkan, med en etterfølgende avtale mellom DA og United Nations Development Programme (UNDP) knyttet til praktisk utførelse av arbeidet. DA søkte i september 2018 om videreføring av prosjektet for nye tre år. Domstolutviklingen i Europa i 2017 var i hovedsak konsentrert rundt prosessuelle reformer, IT, og rammeverket rundt dommere. De fleste europeiske domstoler viser en positiv trend når det gjelder avvikling av sivile saker. EU Justice Scoreboard s kartlegging av tilgangen til rettsavgjørelser i medlemslandene indikerer at Norge har et forbedringspotensial på dette området. Det er i EU og rundt i Europa store bekymringer knyttet til negativ utvikling av rule of law, særlig i Polen, Ungarn, og dels også i Romania. Graden av opplevd uavhengighet for dommere holder seg stabil, mens noen få land opplever en svekket uavhengighet de siste tre årene. Norske dommere opplever en høy grad av uavhengighet, men identifiserer den strukturelle uavhengigheten som en svakhet (blant annet prosessen for utnevning av dommere). En europeisk undersøkelse av opplevd uavhengighet hos lekdommere gjennomført av ENCJ indikerer at lekdommere føler seg respektert som uavhengige, med mulig unntak for påvirkning gjennom sosiale media og media. Den negative utviklingen for domstolene i Polen er svært problematisk for EU og for Europa. Rollen til DA som programpartner i EØS-midlene i Polen er komplisert, og det er foreløpig uklart når et utkast til concept note vil foreligge. Styret ble særlig orientert om situasjonen i Polen og de progammene som DA er involvert i. Styret tok direktørens redegjørelse til orientering. 10

11 18/079: Økonomi- og virksomhetsrapportering andre tertial 2018 Styret er forelagt økonomi- og virksomhetsrapportering etter andre tertial I rapporteringen for andre tertial 2018 kan det pekes på tre områder som gir behov for budsjettendringer; Justis- og beredskapsdepartementet øker tilbakeholdelsen av bevilgede budsjettmidler til lokalprosjektene i Bergen og Drammen med 3 mill. kr, økte behov i IKT-enheten, og fremdeles usikkerhet knyttet til prognosene for bemanningsreduksjoner og gevinstuttak fra Digitale domstoler. Det foreslås flere budsjettjusteringer på IKT-området. Videreutvikling av saksbehandlingsløsninger, Samhandlings- og informasjonsportaler, Drift teknisk infrastruktur og Bistand og Råd krever økte budsjetter. Dette foreslås finansieres ved reduksjon i budsjettet til Teknisk utstyr og Lyd og Bilde i Citrix. Den opprinnelige planlagte løsningen for lyd og bilde i Citrix ville gitt en langt større årlig kostnad enn antatt. Det foreslås å utrede andre tekniske løsninger for lyd og bildebruk i domstolene. Administrasjonen ønsker å komme tilbake med alternativer i styrets møte i desember. Ved behandling av budsjettet til IR ved første tertialrapporteringen ble budsjettet økt fra 3 mill. kroner til 4 mill. kroner. Dette var på linje med utgiftene i På grunn av ekstraordinære behov foreslås det å øke budsjettet med ytterligere 0,6 mill. kroner. Prognosen for prosjektet digitale domstoler er redusert til 40 mill. kroner. Samlet sett er det god fremdrift i prosjektet. Det har imidlertid også i 2. tertial 2018 vært utfordringer knyttet til fremdriften til enkeltleveranser. Planen er fortsatt ambisiøs og det er fortsatt usikkerhet rundt om det er mulig å realisere alle planlagte leveranser fullt ut i Mulighetene til å nå innsparingskravene ved naturlig avgang gir grunn til sterk uro og bekymring. Etterslepet for bemanningsreduksjoner fra 2018 og antatt nye innsparingskrav i 2019 og påfølgende år, medfører et stort behov for alternative virkemidler for redusere utgiftene til bemanning. Styret tar regnskapsrapportene for kap. 61 Høyesterett og kap. 410 til orientering, og slutter seg samtidig til de budsjettendringer som er foreslått. Administrasjonen kommer tilbake med en grundigere redegjørelse for alternativer løsninger for lyd og bilde i styremøtet i desember. Styret har merket seg at 2019 med de foreliggende antatte budsjettrammer og innsparingsmulgheter vil bli svært utfordrende. For å utnytte budsjettildelingen optimalt får direktøren fullmakt til å foreta ytterligere omdisponeringer innenfor de disponerte budsjettrammene i 2018, dersom dette skulle bli nødvendig. Fullmakten begrenses oppad til 20 mill. kroner til sammen på budsjettkapittel 410. Kommentar : siste setning i protokoll er behandlet og har fått tilslutning med etterfølgende godkjenning ved sirkulasjon. 11

12 18/080: Ingeniøren i et fremtidsperspektiv Domstolsadministrasjonen nedsatte i juni 2017 en prosjektgruppe som fikk i oppdrag å utrede ingeniørrollen i et fremtidsperspektiv. Prosjektgruppen har vært bemannet med fagpersoner fra DA og jordskifterettene. Hovedmål for arbeidet var: Foreslå tiltak for å sikre gode arbeidsprosesser og god organisering med henblikk på best mulig ressursutnyttelse. Foreslå tiltak som er nødvendig for å få et handlingsrom for å fornye og vedlikeholde tekniske løsninger, og evt. andre tiltak som foreslås av prosjektet. Prosjektet har kommet med en rekke anbefalinger som fremkommer av rapportens kap. 10. Det ble drøftet med styret hvordan man skal jobbe videre med de anbefalingene som prosjektet gir. Styret ble orientert om status i dette arbeidet og kom med innspill til det videre arbeidet. 18/078: Eventuelt I forlengelsen av gjennomgang av revisjon IKT-sikkerhet ble styremedlemmene Magni Elsheim og Bente Elverum gitt i oppdrag å følge opp arbeidet med revisjonen. De skal se til at sluttrapporten gis i en praktisk og forståelig form, at det skjer en rangering av prioriteringer og at det gis et overslag hvilke ressursbehov ulike tiltak utløser. Riksrevisjonen redegjorde for foreløpige funn i Forvaltningsrevisjonen av domstolene. Styret ønsker at Riksrevisjonens endelige rapport oversendes DA og Justisdepartementet samtidig, og ber om at administrasjonen henvender seg til Riksrevisjonen om dette. Avdelingsdirektør Jann Ola Berget ga en status for byggeprosesser og byggeprosjekter i ulike domstoler. Styret signaliserer at prosjektet knyttet til Bergen tingrett skal prioriteres først av de store byggeprosjektene. 12

13 Protokollen godkjent: Bård Tønder Magni Elsheim Rolf Selfors styreleder nestleder Oddmund Roalkvam Bente F. Elverum Marit Nybakk Ranveig Sem varamedlem Anne Marit Pedersen varamedlem Sett: Sonja Sjøli Anders Brosveet Marianne Abeler 13