Kontrollutvalget i Ballangen Protokoll

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Ballangen rådhus, 2. etasje 22. juni 2010 Fra sak: Til sak: 11/ /2010 Fra kl.: Til kl.: Følgende medlemmer møtte: Olav H. Steinland (leder) Odd Skogvold (nestleder) Oddny Bakke Frode Nordtømme Vara for Kjersti Dahlin Simonsen IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Kjersti Dahlin Simonsen Karl-Otto Kaati FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra administrasjonen møtte: Til sak 14/10 møtte: Per Ove Bjørnå Henry Sommerset Fra sekretariatet møtte: Espen Lund Håvard Nystad ANDRE: Fra KomRev NORD møtte: Ingen 4 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 22_06_10 sak 11/10 til 15/10 Side 1

2 Sak 11/10 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 28. april 2010 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 28. april 2010 ble gjennomgått. Etter å ha gjennomgått protokoll fra kontrollutvalgsmøtet 28. april 2010 fattet kontrollutvalget slikt : Protokoll fra møte i Ballangen kontrollutvalg den 28. april 2010 godkjennes. Sak 12/10 Utkast til eierskapsmelding for Ballangen kommune Kontrollutvalget hadde lest gjennom arbeidsutkastet til eierskapsmelding som ble delt ut i forrige møte, og man hadde et godt grunnlag for å gjennomgå dette. Arbeidsutkastet ble systematisk gjennomgått og det ble stilt flere spørsmål og gjort en del endringer på noen punkter. Etter en meget omfattende gjennomgang fattet kontrollutvalget slikt Kontrollutvalget tar arbeidsutkast til eierskapsmelding til orientering. Sekretariatet innarbeider endringene fra gjennomgangen i kontrollutvalget til neste møte hvor utkastet blir klargjort for oversendelse til administrasjonen for innspill. Sak 13/10 Evaluering av revisjonsordning for Ballangen kommune I forrige kontrollutvalgsmøte ble det vedtatt at administrasjonen skulle inviteres til dette møtet for å gi en uttalelse på hvordan dagens revisjonsordning fungerer. Kontrollutvalgets leder og sekretariat besluttet i forkant av dette møtet at det er for tidlig å invitere administrasjonen da man ennå ikke har godt nok grunnlag til å starte med gjennomføring av en evaluering. Sekretariatet orientert om at kontrollutvalget må finne en form for gjennomføring av en evaluering. Kontrollutvalget må ta stilling til om evalueringen skal gjøres via intervju, spørreskjema eller en kombinasjon av dette. Det må ses på hva dagens revisjonsordning leverer av ulike tjenester og måle dette opp mot ulike kriterier som blant annet pris og kvalitet. Etter en generell drøfting fattet kontrollutvalget slikt Orienteringen fra sekretariatet tas til etterretning. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 22_06_10 sak 11/10 til 15/10 Side 2

3 Sekretariatet fortsetter arbeidet med evalueringsprosessen og fremlegger et mer konkret forslag til gjennomføring i neste møte. Sak 14/10 Skatteoppkreverfunksjonen i Ballangen kommune Kontrollrapport 2009 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Ballangen kommune ble gjennomgått i forrige møte. Rapporten inneholder to merknader som kontrollutvalget ønsket at skatteoppkreveren skulle komme og gi en orientering om. Per Ove Bjørnå og Henry Sommerset var tilstede i møtet og orienterte kontrollutvalget. Den første merknaden gjelder at skatteoppkreverkontoret ikke har hatt tilstrekkelig marginavsetning. Marginavsetning er en avsetning av innkommende skatt som skal benyttes til tilbakebetaling til skattebetalere som har betalt inn for mye skatt. Det avsettes en fast prosentandel som i dag er på 10 % til dette, og de tre siste årene har det vist seg at denne har vært for lav. Det er kommunestyret som skal fastsette hvor mange prosent denne avsetningen skal være, og i følge Bjørnå og Sommerset vil de nå fremme en sak for kommunestyret om at marginavsetningen økes til 12 %. Den andre merknaden gjelder at skatteoppkreverkontoret ikke har behandlet betalingsavtaler i tråd med Skattedirektoratets melding. Bjørnå og Sommerset orienterte om at dette gjelder i tilfeller hvor en skattebetaler har problemer med å betale restskatt tilbake i to terminer og hvor skatteoppkreveren lager en betalingsavtale med skattebetaler. Merknaden i rapporten går ut på at det ikke har blitt lagt inn dokumentasjon på saksbehandling av betalingsavtaler som kan etterprøves av SkattNord. Kontrollutvalget fikk overlevert kopi av svarbrev til Skatteetaten hvor det fremkommer at saksbehandling ved inngåelse av betalingsavtaler heretter vil skriftliggjøres. Etter at Bjørnå og Sommerset hadde forlatt møtet fattet kontrollutvalget slikt Orienteringen fra administrasjonen tas til ettertning. Enstemmig vedtak Sak 15/10 Eventuelt/orienteringssaker - Utbytte fra Ballangen Energi AS. I forbindelse med utbytte fra Ballangen Energi AS ønsket kontrollutvalget å få vurdert følgende: o Har kommunen lov til å vedta kroner 3 millioner i utbytte fra Ballangen Energi hvert år flere år frem i tid? o Kan kommunen forlange 3 millioner i utbytte når styret i Ballangen Energi ikke vil avsette mer enn 1,5 millioner? Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 22_06_10 sak 11/10 til 15/10 Side 3

4 Sekretariatet orienterte om at størrelsen på utbyttet til kommunen fra Ballangen Energi vil hvert år være regulert av aksjelovens regler for utdeling av utbytte. Kommunen har likevel anledning til å budsjettere med kr. 3 millioner i økonomiplanen for årene fremover. I generalforsamlingsprotokollen for Ballangen Energi AS står det at det er avsatt kr. 1,5 millioner i utbytte. Med bakgrunn i kommunens økonomiplan ble det anmodet om ytterligere 1,5 millioner i utbytte og styre ble bedt om å behandle saken og innkalle til ekstraordinær generalforsamling. Sekretariatet orienterte om at de anser vedtaket i generalforsamlingen for å være i tråd med reglene i aksjeloven. Det ble deretter fattet følgende Orienteringen fra sekretariatet tas til etterretning. - Orientering om status i forvaltningsrevisjon. Sekretariatet orientert om at de har vært i kontakt med KomRev NORD og tilbakemeldingen er at forvaltningsrevisoren som jobber med forvaltningsprosjektet i Ballangen har vært sykemeldt. Rapporten vil derfor ikke bli ferdig før sommerferien, men ventes å være klar tidlig på høsten. Kontrollutvalget fattes så slikt Orienteringen fra sekretariatet tas til orientering. - Sekretariat til kontrollutvalget. Kontrollutvalgets leder hadde spørsmål til hvordan det ligger an med varighet på avtalen om sekretariat til kontrollutvalget. Sekretariatet orienterte om at avtalen er på tre år med opsjon på fjerde år, og at vi nå er inne i tredje året. Kontrollutvalget var enige i at det kunne være uheldig å bytte ut både kontrollutvalget og sekretariatet ved neste valg. Uansett må ordning med sekretariat tas opp med kommunen for vurdering ved utgangen av året. Kontrollutvalget tar opp sekretariatsfunksjonen i egen sak i andre halvdel av Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 22_06_10 sak 11/10 til 15/10 Side 4

5 Møtet ble etter dette hevet. Ballangen, 22. mai 2010 Kontrollutvalget i Ballangen Olav H. Steinland Leder i Ballangen kontrollutvalg Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 22_06_10 sak 11/10 til 15/10 Side 5