DAGSORDEN KVARTERSTYREMØTE 16-09 14.4.2009, kl 16:15 NG1b KVAST Leder Eksternansvarlig/Nestleder Skjenkeansvarlig Internansvarlig Økonomiansvarlig Erik A. Oramas Anette B. Moen Charlotte Hoem Stian Dahle Thomas Calder ADMINISTRATIV LEDER Thomas Evensen REPRESENTANTSKAPET v/au Espen Lehn-Nilsen REFERENT Charlotte Hoem
DAGSORDEN Innkalling og dagsorden godkjent Ymse: Thomas E, Stian, Anette, Espen. ORIENTERING LEDER - Vært på befaring på den nye villaen. - SKIBAS-møte utsatt. - Vært på ferie. - Jobbet med presentasjon av dak2 SKJENKEANSVARLIG - Befaring ny villa INTERNANSVARLIG - Sendt inn timelister for mars - Begynt å jobbe med arbeidslister for mai EKSTERNANSVARLIG - Jobbet på location hele påsken ØKONOMIANSVARLIG - Skrevet økonomirapport ADM. LEDER - satt meg inn i masse dokumenter - ryddet kontoret - befaring - møter - lagd mitt første rutinedokument - Vært på fotballkamp - Møte med Eia - Fortsetter å se på strømmen i Ng2 RS V/AU - Jobber med GF - Frist for svar på høring fredag kl 16. FASTAD Glem/dorg Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Glem - Glemmøte neste uke. Dorg - Hatt dorgemøte 1. april.
- Dorgeavtalen; mye misforståelser med oppsigelser. Allerede gjort, men vet ikke hvor de er blitt av. Gitt varsel til lederne for dorgene. Om alle er signert, og alle er klar over det, er det ikke noe poeng i å gjøre det en gang til. Har ut vårsemesteret til å finne det ut. - Diskutert standpunkt i forhold til BORG som dorg. - Info/dorger/BT: Savner informasjon fra infoetaten om de har en plan over annonsering i aviser. - Diskutert villa og nye lokaler. Alle er litt usikre, og vi burde ha en samtale med Rebekka også, som ikke var til stede på forrige dorgemøte. Hulenstyret er interessert i å ha kontorer på den nye villaen. Thomas E: Trenger en avklarelse far UiB om hvem som har det administrative ansvaret for Fosswinckels gate 7. Vi må også få klarhet i om alle borger skal være i Ng1b. Økonomirapport Skriv fra adm. leder, økonomiansvarlig og leder - Thomas C. jobber med sin del, blir mest sannsynlig ferdig i dag eller i morgen. Leveres så til Thomas E., og tas opp på SKiBAS-møte nå på fredag. Kan mest sannsynlig behandle den på neste KvaStmøte. DAK2 Muntlig orientering fra leder og adm. leder - På grunn av påsken har det ikke skjedd så mye siden sist. - Pratet med Damian om Thomas Hocking sitt ønske om å utvide døren. - Tatt opp trappen vi bør/må ha. Damian ser ingen mulighet til å få til dette. - Komme med utvendig fargevalg/fargeønske innen utgangen av april. - Ønske fra arkitekt: Vi trenger å finne et navn til den nye salen. Presentere det nye navnet i åpningsuken? Bruke GFen til å stemme over navnet? Positivt å lyse det ut som ekstern konkurranse. - Mulighet for befaring for mediene i neste uke. Anette tar kontakt med media. Bildetaking av skjelettet, 3D-modeller og eventuell utlysning av konkurransen. Studentmedier, BT og BA. Samarbeider med Thomas E., og siden Erik er leder, må han selvfølgelig involveres i prosessen. Hva jury angår: Mellom fem og ti personer bestående av gamle og nye kvarteretmennesker. Eventuelt en grovsortering, så ta de mest aktuelle navnene på GFen. Tar opp navnekonkurransen på glem neste uke. Stian skriver en notis på bloggen/hjemmesiden. Innboksen Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig - Vakt/NG2 på søndag: Anette sjekker opp i om vi allerede har lovt bort den søndagen. - Infoting neste søndag, på brakkene. - GFen: o Mat: Thomas E. ber Inghild om et overslag på lasagne eller suppe. o Plakater kan de kopiere opp, uaktuelt å bruke penger på plakater. o Drikke: Charlotte sjekker opp i det. Sjekker også om hun finner penger til mat. o Vi har ikke penger til dette på budsjettet. Det er budsjettert med 800 kroner. o Thomas C. tar det opp med gf-komiteen. - Tur til Trondheim: Samfundet får besøk av Tromsø samme helgen som Samfunnet-jubileum. Leder og en annen representant skal til Bergen, men resten av styret kan ta imot KvaSt dersom vi ønsker å reise. Thomas C. sjekker opp i priser for å reise. AD Etterrettelighet i Kvarterstyret - Frist til neste Kvarterstyremøte med å få inn alle referater. - Hva er grunnlag for våre avgjørelser? - Finne ut en måte å publisere bakgrunnen for en diskusjonssak, eventuelt notater/skriv/mailer i forhold til saken. - Unndratt offentligheten: Økonomisk interesser og personalsaker. Vær forsiktig med å bruke gradering feil.
- Oppfølging: Erik må bli flinkere til å følge opp saker underveis. Forberedelser til GF - Finansiering referatført under innboks. - Ta stilling til handlingsplanen. Mulig Gustav fikk samlet inn noe før han sluttet, og Thomas E. finner ut av det på møte med Gustav i morgen. - Viktig for Kvarteret å ha en mer samlet retning å bevege seg mot, i stedet for 360 o. - Mener det er viktig å presentere målkortene. - Strategisk handlingsplan må godkjennes av generalforsamlingen. - Kritikk fra forrige GF: Problemet er ikke at målene ikke kan nås, men at kriteriene ikke er målige. - Thomas E. og Thomas C. ser på revidert budsjett så mye som mulig frem til fredag kl. 16, som er frist på svar til høring. RS: I ytterste konsekvens kan man også benytte lørdag og søndag. Papirene kommer ut på mandag. - Klargjøre argumenter rundt hva av kultur ønsker man i OK49 når vi åpner igjen? - Ta stilling til saken: sanksjonsreglement. - Semestermelding: Alle må ha en uttalelse på sitt virkefelt. Huske å begrunne for alt vi skriver. Fortelle hva som har skjedd, og hvorfor det skjedde. Hva bør forandres på? - Kvarterstyret samles på torsdag klokken 11 og skriver svar på høring. Nye kandidater til KvaSt? - De KvaSt har funnet, har enda ikke meldt seg formelt til valgkomiteen. - Valgkomiteen har enda ikke fått noen interessenter. - Argene får stort sett inn nye mennesker gjennom venner og bekjente. Dette kan til en viss grad også gjelde Kvarterstyret. Vi må fortsette å holde øyne og ører åpne. Samtidig må vi også tenke på hva som gagner Kvarteret. Viktig at valgkomiteen presenterer dette mer utad. (Valgkomiteen: Iselin Høle, Frdtjof Henriksen og HiB sin representant.) Planlegging - KvaSt må ha flere kontorarbeid/arbeidsmøter. Viktig å skille mellom det daglige arbeidet og de faktiske møtene. - Viktig at dersom noe som angår dagsorden, er det viktig at vi referatfører det på neste KvaStmøte/fører det opp som AD-sak. Viktig for neste KvaSt og for oss selv. Det som inngår i vårt daglige arbeid, trenger ikke nødvendigvis referatføres. VEDTAKSSAKER 15-01 GODKJENNING AV REFERAT Til grunn: Referat 14-09 og 15-09. Utsatt til neste uke. 15-02 GODKJENNING AV BODONI-AVTALE Til grunn: Gjeldene avtaleutkast. Vedtaksforslag: «Kvarterstyret vedtar å godkjenne gjeldende avtaleutkast med Bodoni.» For: 5 Mot: 0 Avholdende: 0
OPPSUMMERING Anette følger media/befaring OK49 Charlotte følger referater Erik følger oppfølging av oppsummering Stian følger blog/navnekonkurranse YMSE RIS & ROS