Porsgrunn kommune Kontrollutvalg Møteprotokoll fra Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Møtedato: 23.08.2011 Møtested: Møteleder: Frafall: Rådhuset, store møterom Jan Erik Lunde Merete Lunde Til stede: Leder Jan Erik Lunde Nestleder Inger Lise Wiersdalen Medlem Birgitte B. Ingebretsen Medlem Knut Bjaaland Varamedlem Gunnar Blomhaugen Sekretær Oppdragsrevisor Line Bosnes Lisbeth Fines Fra kommunen: Kommunalsjef Roy Martinsen, deltok ikke under sak 51/11 Kommunalsjef Ingrid Kåss, sak 46/11 og 47/11 Laila Finkenhagen, 46/11 og 47/11 Kommunalsjef Morten Næss, sak 49/11 IKT-sjef Terje Odden, sak 50/11 Innkallinga ble godkjent. Saklista ble godkjent. Møteprotokollen fra møte med endring ble godkjent. Sakene ble behandlet slik: 45-47/11, 49/11, 50/11, 48/11, 52/11, 53/11, 51/11, 54/11. Jan Erik Lunde Leder av kontrollutvalget Line Bosnes sekretær Temark Postboks 83 3833 BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 45/11 11/383 GODKJENNIG AV MØTEPROTOKOLL 07.06.2011 46/11 11/152 ORIENTERING AV PLASSERING AV RUSMISBRUKERE 47/11 11/377 TILDELING OG UTLEIE AV KOMMUNALE BOLIGER I PORSGRUNN 48/11 10/567 OVERORDNET ANALYSE - PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012-2015 49/11 09/375 PERSONALREGLEMENT - VARSLING OG ETISKE RETNINGSLINJER 50/11 11/376 ORIENTERING OM OMRÅDET STØTTEFUNKSJONER OG UTVIKLING 51/11 11/375 ORIENTERING FRA REVISOR 52/11 11/373 BUDSJETT 2012 FOR PORSGRUNN KONTROLLUTVALG 53/11 11/385 OVERGANG TIL NYTT KONTROLLUTVALG HØSTEN 2011 54/11 11/384 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 23.08.2011 Side 2 av 8
Sak nr. 45/11 GODKJENNIG AV MØTEPROTOKOLL 07.06.2011 Møteprotokollen fra møtet 07.06.2011 godkjennes. Overskrift i sak 41/11 endres til kvartalsrapport. Møteprotokollen fra møtet 07.06.2011 godkjennes. Sak nr. 46/11 ORIENTERING AV PLASSERING AV RUSMISBRUKERE Kontrollutvalget tar orienteringen til etterretning. Kommunalsjef Kåss redegjorde for hvordan kommunen følger opp hver enkelt rusmisbruker og hvilke tilbud og organisering de har til overfor de tyngste rusmisbrukerne i kommunen. Kontrollutvalget var tilfreds med orienteringen. Kontrollutvalget tar saken til orientering. Sak nr. 47/11 TILDELING OG UTLEIE AV KOMMUNALE BOLIGER I PORSGRUNN Kontrollutvalget tar informasjonen fra administrasjonen til orientering og ser at det er etablert gode rutiner for tildeling av leiligheter. Kontrollutvalget vil anbefale administrasjonen å Side 3 av 8
utvide dialogen med bomiljøene og vurdere behovet for ytterligere oppfølging og kontroll av leieforholdene. Kontrollutvalget ser med bekymring på den negative utviklingen innenfor rusmiljøet. Men ser at dette først og fremst berører den enkelte rusmisbruker, men i neste instans også miljøet omkring denne. Dette gjelder naboer, familie og også personer som er satt til å sette kommunens rusmiddelpolitikk ut i livet. Kontrollutvalget har de siste årene fått flere og flere henvendelser fra personer i nabolag og nærmiljø som blir berørt. Kontrollutvalget vil derfor på det sterkeste anmode bystyret om å ta kommunens rusmiddelomsorg opp til en fordomsfri, bred og grundig debatt allerede inneværende år. Laila Finkenhagen fra Bygg- og eiendomsavdelingen orienterte om kommunens retningslinjer og veileder for tildeling av kommunale boliger. Sak nr. 48/11 OVERORDNET ANALYSE - PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012-2015 Kontrollutvalget har følgende foreløpige merknader til utkast til plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015: Kontrollutvalget mener følgende områder bør sees nærmere på: Oppfølging av gjennomføringen av ny skolestruktur Tilpasset opplæring/spesialundervisning Pedagogisk-psykologisk tjeneste Samhandlingsreformen (i 2015), kvalitet på tjenesten Skolehelsetjeneste Andre tjenester som kommunen har lagt til NAV: rus, introduksjonsordningen. Saksbehandling i kommunen felleskap, likeverd, mangfold og raushet (porsgrunnsverdiene) Eiendomsforvaltning oppfølging av tidligere rapport Sykefravær, arbeidsmiljø og ledelse Organisering og ledelse/bemanning Offentlig anskaffelser Miljø bærekraftig utvikling klimatilpasninger Nedgravde oljetanker, forurenset grunn Plansaker Side 4 av 8
Kontrollutvalget diskuterte revisjonens utkast og liste over områder som er aktuelle for revisjon. Det ble trukket ut 14 områder som utvalget ser på som de viktigste områdene for neste planperiode. Kontrollutvalget inviterer kommunerevisjonen til å delta på neste møte 22.09.11 for å få en mer utfyllende tilbakemelding på de områdene som er prioritert. Forslag 1: Kontrollutvalget har følgende merknader til utkast til plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015: Forslag 2: Kontrollutvalget har ingen merknader til utkast til plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015. Sak nr. 49/11 PERSONALREGLEMENT - VARSLING OG ETISKE RETNINGSLINJER Kommunalsjef Morten Næss redegjorde for kommunenes arbeid med de etiske retningslinjene. Kontrollutvalget er tilfreds med oppfølgingen av kontrollutvalgets tidligere vedtak innenfor dette område. Kommunalsjef morten Næss orienterte om kommunenes arbeid med de etiske retningslinjene. Hovedfokus var på problemstillingen om hvordan hindre økonomiske misligheter og korrupsjon. Sak nr. 50/11 ORIENTERING OM OMRÅDET STØTTEFUNKSJONER OG UTVIKLING Side 5 av 8
Terje Odden frå IT-avdelingen redegjorde for kommunens arbeid innenfor IKT-sikkerhet. Utfordringene ligger ikke på området for tradisjonell sikkerhet som f.eks backup av server, tilgangskontroll etc. Hovedutfordringene fremover er informasjonssikkerhet ( hvordan hver enkelt håndterer sensitiv informasjon), kompetanse om og holdninger til dette blant ansatte i kommunen. Kommunen er i gang med å utarbeide både en sikkerhetsstrategi og en sikkerhetshåndbok. Sak nr. 51/11 ORIENTERING FRA REVISOR Behandlinga i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Oppdragsrevsior Lisbeth Fines orienterte utvalget om revisjonens revisjonsplaner av Porsgrunn kommune det kommende året. Sak nr. 52/11 BUDSJETT 2012 FOR PORSGRUNN KONTROLLUTVALG Kontrollutvalget legger med dette fram sitt budsjettforslag for området kontroll og tilsyn for 2012 lik budsjettet for 2011, men med tillegg for den kommunale deflator. Vedtatt budsjett for 2011 er: Ansvar 1701 Kommunerevisjon kr 2 333 500 Ansvar 1705 Kontrollutvalget kr 776 200 Side 6 av 8
Kontrollutvalget gjennomgikk forslag til budsjett. Viktig at det er midler til kurs nå som nytt kontrollutvalg skal tiltre. Kontrollutvalget mente det var tilstrekkelig midler som lå inne i forslaget. Kontrollutvalget legger med dette fram sitt budsjettforslag for området kontroll og tilsyn for 2012 lik budsjettet for 2011, men med tillegg for den kommunale deflator. Vedtatt budsjett for 2011 er: Ansvar 1701 Kommunerevisjon kr 2 333 500 Ansvar 1705 Kontrollutvalget kr 776 200 Sak nr. 53/11 OVERGANG TIL NYTT KONTROLLUTVALG HØSTEN 2011 Leder av kontrollutvalget Jan Erik Lunde, sekretær Line Bosnes og kommunalsjef Roy Martinsen setter opp forslag til opplæring av nytt kontrollutvalg til neste møte. Arbeidsgruppen møtes for å utforme et forslag om opplæring. Møtet finner sted på kommunalsjefens kontor mandag 5. september kl 16:00. Ingen forslag. Sak nr. 54/11 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 23.08.2011 Ingen vedtak. Neste kontrollutvalgsmøte flyttes til torsdag 22.09.11 kl 09:00 Sak til agenda neste møte er oversikt over ansatte og ansettelser. Side 7 av 8
Ingen forslag. Side 8 av 8