Porsgrunn kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Møtedato: 25.09.2012 Møtested: Rådhuset, møterom 3 etg. Møteleder: Svein Tore Uldal (sak 48 54/2012) Ivar Moen (sak 45/2012) Frafall: Til stede: Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Varamedlem Sekretær Oppdragsrevisor Forvaltningsrevisor Ordfører Kommunalsjef Kommunalsjef Rektor Svein Tore Uldal Ivar Moen Thorild Wahlstrøm Edvard Garmo (sak 48 51/2012) Inger Nilsen Christian Moulin (sak 45, 52 54/2012) Øystein Bergh Lisbet Fines (sak 45, 52 54/2012) Anne Sæterdal (sak 49/2012) Øystein Beyer (sak 52/2012) Inger Lysa (sak 50/2012) Roy Martinsen (sak 45, 52 54/2012) Miriam Håland Skildbred (sak 51/2012) Innkallinga ble godkjent. Saklista ble godkjent. Sakene ble behandla slik: 48 54, 45/2012. Porsgrunn, 26.09.2012 Svein Tore Uldal Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks 83 3833 BØ Telefon 97646606 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 48/12 12/488 GODKJENNING AV PROTOKOLL 21.08.2012 49/12 12/178 FORVALTNINGSREVISJON; RUS OG PSYKIATRI 50/12 12/490 OMRÅDET FOR BARN OG UNGE I PORSGRUNN KOMMUNE 51/12 12/489 PORSGRUNN VOKSENOPPLÆRINGSSENTER 52/12 12/492 KULTURHUS OG MEIERIGÅRD, DRIFTSORGANISASJON OG KOSTNADER 53/12 12/493 FELLES REVISJONER I GRENLAND 45/12 12/388 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSFORM 54/12 12/491 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 25.09.2012 Side 2 av 10
Sak nr. 48/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL 21.08.2012 Kontrollutvalget godkjenner møteprotokollen fra 21.08.2012. Leder presenterte protokollen. Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget godkjenner møteprotokollen fra 21.08.2012. Sak nr. 49/12 FORVALTNINGSREVISJON; RUS OG PSYKIATRI 1. Kontrollutvalget ber om at prosjektet gjennomføres som planlagt. 2. Prosjektet følges opp med gjennomgang av rådgiving til klient og familiene til klientene. Dette gjennomføres som et eget prosjekt. Forvaltningsrevisor presenterte planene og angrepsvinklene på prosjektet. Følgende temaer ble tatt opp: Hva er gjort så langt Arbeid med prosjektplan Utredning av lovens krav for tjenestetilbud for innbyggere med psykiske sykdommer og rusproblematikk Gjennomgått dokumentasjon på naboklager, rutiner for boliggruppa og oversikt over klagesaker. Rutiner og dokumentasjon av boteam sitt arbeid ifm naboklager. Oversikt over brukere i boteam og rusteam Intervju med boliggruppa v fagleder og saksbehandler Intervju virksomhetsleder psykisk helse og rusomsorg og leder boteam Kommunalt tjenestetilbud og det som er lovhjemlet. Avgrensing av prosjektet Revisor anbefaler at dette prosjektet fokuser på kommunens boligsosiale arbeid og kommunen som utleier; Side 3 av 10
o tildeling av bolig og kommunens oppfølging av personer i kommunale boliger (ser spesielt på leietakere med et rusmiddelproblem). o Kommunens boligsosiale arbeid tiltak kommunen bruker for å øke enkeltindividers forutsetninger til å selv mestre sitt boforhold (ser spesielt på arbeidet til boteam og enheter de samarbeider med) Revisor anbefaler at prosjektet ikke omfatter en undersøkelse av kommunens arbeid med å hjelpe den enkelte med å komme bort fra misbruket, som forvern og ettervern, dette kan i stedet gjennomføres som et oppfølgingsprosjekt Videre arbeid med prosjektet som forvaltningsrevisor har planlagt. Forvaltningsrevisor forventer at prosjektet er ferdig i slutten av året. Utvalget diskuterte avgrensingen av prosjektet. I Porsgrunn opplever man at bostedsløse bor hos klienter som kommunen har skaffet bosted. Mange av disse, både klienter og bostedsløse, er rusavhengige. Dette resulterer i en opphoping som ikke var forutsatt. Det stilles få og ingen krav til leietakerne med den konsekvens at bråk og hærverk ikke får følger. Svein Tore Uldal satte fram forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget ber om at prosjektet gjennomføres som planlagt. 2. Prosjektet følges opp med gjennomgang av rådgiving til klient og familiene til klientene. Dette gjennomføres som et eget prosjekt. ble enstemmig vedtatt. Uten innstilling. Sak nr. 50/12 OMRÅDET FOR BARN OG UNGE I PORSGRUNN KOMMUNE Kontrollutvalget tar presentasjon og informasjonen om kommunalsjefområdet for barn og unge i Porsgrunn kommune til orientering. Kommunalsjefen orienterte om virksomheten. Området er stort, omsetningen i 2012 er 563 millioner kroner. Det er 6000 barn som får et daglig tilbud fra kommunen. Spesialundervisningen er doblet på 5 år og utgjør i dag 10% av totalen. Eksamen på landsbasis viser at Telemark er litt dårligere enn gjennomsnittet. Porsgrunn ligger rett over snittet i Telemark. Følgende tema ble tatt opp: Side 4 av 10
Fakta om tjenesteområdet 33 barnehager, herav 12 kommunale 18 grunnskoler, herav 15 kommunale Porsgrunn voksenopplæringssenter Porsgrunn kommunale kulturskole Klokkerholmen leirskole og feriekoloni Antall barn og elever Ca 1700 barn i barnehager Ca 4200 elever i grunnskolen Ca 1000 i kulturskolen Ca 2000 på Klokkerholmen Ca? i Voksenopplæring Ansatte/årsverk Barnehage 150 Skole 422 Spes.avd 40 Voksenopplæring 40 SFO 61 Kulturskolen 18 Administrasjon Risikoområder Barnehage og skole - tilstrekkelig bemanning og kompetanse - oppfylle lovkrav om kvalitet - barn og unge med særlige behov Voksenopplæring - kapasitet og kompetanse Kulturskolen - kapasitet og kompetanse Budsjett/mål-oppfølgingen Sykefravær og HMS/arbeidsmiljø Bekymringer Ressurssituasjonen/forbedringskrav Atferdsutfordringer Vekst i antall og typer oppgaver Foresattes krav og forventninger Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget tar presentasjon og informasjonen om kommunalsjefområdet for barn og unge i Porsgrunn kommune til orientering. Side 5 av 10
Sak nr. 51/12 PORSGRUNN VOKSENOPPLÆRINGSSENTER Kontrollutvalget tar presentasjon og informasjonen om Porsgrunn Voksenopplæringssenter til orientering. Virksomhetsleder og rektor ved Porsgrunn Voksenopplæringssenter orienterte om virksomheten. Følgende tema ble tatt opp: Mangfold 4 avdelinger 67 ansatte 40 årsverk Nærmere 70% med minoritetsspråklig bakgrunn Over 25 ulike morsmål er representert blant de ansatte, over 40 blant deltakerne Avdelinger Spesialavdelingen Grunnskoleavdelingen Norskavdelingen Tospråklig avdeling Organisering Spesialavdelingen - gir tilbud om særskilt tilrettelagt undervisning til voksne Grunnskoleavdelingen Tospråklig avdeling Norskavdelingen Utfordringer Vekst tospråklig avdeling + mye administrasjon Uforutsigbarhet til-/fraflytting, boliger, antall flyktninger som bosettes, asylmottak, familiegjenforeninger, etc Kompetanse Alders-/og kjønnssammensetning i personalet Deltakere med spesialpedagogiske behov 50 timer samfunnskunnskap Side 6 av 10
HMS/arbeidsmiljø/sykefravær Samarbeidspartnere Statistikken viser økning i aktiviteten fra år til år. Kontakten med næringslivet er noe variabel. Flyktninger som kommer får gratis undervisning, andre må betale. Erfaringene viser at de fleste er engasjerte og pliktoppfyllende. Rektor kunne ønske seg muligheter for å stille mere krav til elevene og dermed konsekvenser for de som ikke er aktive. Kontrollutvalget tar presentasjon og informasjonen om Porsgrunn Voksenopplæringssenter til orientering. Sak nr. 52/12 KULTURHUS OG MEIERIGÅRD, DRIFTSORGANISASJON OG KOSTNADER 1. Kontrollutvalget tar informasjon om Kulturhus og Meierigård, driftsorganisasjon og kostnader til orientering. 2. Kontrollutvalget anbefaler ordfører å gå tilbake til Hovedutvalg for barn, unge og kultur med en nærmere redegjørelse for behandlingen av sak 34/2012, herunder beslutningen om å igangsette en 2-årig prøveperiode for stillingen som salgssansvarlig. Ordfører gav utvalget en skriftlig redegjørelse i møtet (legges ved saken). Kontrollutvalget diskuterte redegjørelsen, prosessen og håndteringen av saken. Ivar Moen satte fram tilleggsforslag til vedtaket: Kontrollutvalget anbefaler ordfører å gå tilbake til Hovedutvalg for barn, unge og kultur med en nærmere redegjørelse for behandlingen av sak 34/2012, herunder beslutningen om å igangsette en 2-årig prøveperiode for stillingen som salgssansvarlig. Innstilling med tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar informasjon om Kulturhus og Meierigård, driftsorganisasjon og kostnader til orientering. Sak nr. 53/12 Side 7 av 10
FELLES REVISJONER I GRENLAND Kontrollutvalget viser til tidligere vedtak om plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Kontrollutvalget i Porsgrunn kommune samkjører vedtaket med felles prosjekter i Grenlandskommunene som gjennomføres som følger: 2012: Gjennomføre selskapskontroll/eierskapskontroll av Visit Grenland 2013: Felles forvaltningsrevisjon av Samhandlingsreformen. Starte prosjektet med dagskonferanse/seminar for kontrollutvalgene. Hente inn foredragsholdere fra kommunene, sykehuset og evt andre. 2014: Selskapskontroll/eierskapskontroll av Grenland Havn. Bl.a. testing av nye styringsdokumenter. Leder presenterte saken. Kontrollutvalget ser positivt på å gjennomføre felles prosjekter for kommunene i Grenland. Ved gjennomføring av dagskonferanse/seminar for Samhandlingsreformen bør man være åpen for også å hente inn utenforstående ressurspersoner. Vedtaket med tillegg var enstemmig. Kontrollutvalget viser til tidligere vedtak om plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Kontrollutvalget i Porsgrunn kommune samkjører vedtaket med felles prosjekter i Grenlandskommunene som gjennomføres som følger: 2012: Gjennomføre selskapskontroll/eierskapskontroll av Visit Grenland 2013: Felles forvaltningsrevisjon av Samhandlingsreformen. Starte prosjektet med dagskonferanse/seminar for kontrollutvalgene. Hente inn foredragsholdere fra kommunene og sykehuset. 2014: Selskapskontroll/eierskapskontroll av Grenland Havn. Bl.a. testing av nye styringsdokumenter. Sak nr. 45/12 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSFORM Side 8 av 10
Kontrollutvalget har evaluert egen arbeidsform. Kontrollutvalget gjennomfører kveldsmøte for å utarbeide strategi og valg av tema fremover. Kontrollutvalget evaluerte egen virksomhet. Følgende tema ble debattert: Det er bedre å slippe inn flere saker enn for få. Det er en vanskelig balansegang å vurdere henvendelser om enkeltsaker. Henvendelser fra innbyggerne som tas opp bør besvares skriftlig. For mange enkeltsaker, kontrollutvalget bør ta tak i bystyrets vedtok og følg opp vedtakene her. Prioritere lovpålagte oppgaver. For lite kritiske spørsmål ved orienteringer. Kontrollutvalget må være på offensiven. Forslag og ideer fra medlemmene må være skriftlige og konkrete. Lage momentliste over forslag som kommer. Kontrollutvalget konkluderte med at de arrangerer et kveldsmøte hvor utvalget diskuterer strategi og saker de ønsker å ta opp framover. Første vara på hver liste inviteres til å delta. Vedtaket var enstemmig. Uten innstilling. Sak nr. 54/12 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 25.09.2012 1. Kontrollutvalget tar informasjon fra ledermøte i kontrollutvalgene i Grenland, 04.09.12, til orientering. 2. Kontrollutvalget viser til henvendelsen om Porsgrunn kommune sitt engasjement i Kisumu. Kontrollutvalget har drøftet saken og kommet frem til følgende svarbrev til Marit Katrine Orli: Kontrollutvalget viser til oversendte dokumenter via mail og telefonsamtaler om saker du mener å ha oppservert under ditt opphold i Kenya. Kontrollutvalget har behandlet saken, men ut fra regelverk og bestemmelser har ikke utvalget mandat og myndighet til å sette i gang prosesser for å etterprøve/ følge opp dette. Etter utvalgets vurdering ville det mest naturlige være å reise saken for stiftelsen som følger utviklingen av prosjektene i Kenya. Side 9 av 10
Svein Tore Uldal meldte seg inhabil under pkt 2. Ivar Moen overtok møteledelsen. Følgende saker ble tatt opp: 1. Referat fra ledermøte som lå ved sakskartet ble gjennomgått. Neste møte er fastsatt til 05.02.2013. Saken tas til orientering. Vedtaket var enstemmig. 2. Leder av kontrollutvalget har blitt kontaktet ang kritikk av Porsgrunn kommune sitt engasjement i Kisumu i Kenya. Nestleder i kontrollutvalget har undersøkt saken. Utvalget diskuterte saken og Porsgrunn kommune sitt engasjement. Kommunen har Kisumu som vennskapskommune. I tillegg har de avtale med noen skoler i Kisumu. Skole-kontakten er på elevnivå, hvor elever har direkte kontakt med hverandre. De besøker hverandre og har kontakt via internett. Kommunen har ingen andre avtaler. Prosjektene det vises til drives av en egen stiftelse som kommunen ikke har engasjement i. Stiftelsen har eget styre. Ivar Moen satte fram følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget har drøftet saken og kommet frem til følgende svarbrev til Marit Katrine Orli: Kontrollutvalget viser til oversendte dokumenter via mail og telefonsamtaler om saker du mener å ha oppservert under ditt opphold i Kenya. Kontrollutvalget har behandlet saken, men ut fra regelverk og bestemmelser har ikke utvalget mandat og myndighet til å sette i gang prosesser for å etterprøve/ følge opp dette. Etter utvalgets vurdering ville det mest naturlige være å reise saken for stiftelsen som følger utviklingen av prosjektene i Kenya. ble enstemmig vedtatt. Uten innstilling. Side 10 av 10