Tinn kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Tinn kommune - kontrollutvalget Møtedato: 08.06.2011 Møtested: Møteleder: glade hjørnet møterom 2.etg. Ingar Hovden Til stede: Leder Nestleder Varamedlem Sekretær Telemark kommunerevisjon IKS Ingar Hovden Grete Vestby Nils Hegard Marianne Lundeberg Berit Dalvik sak: 23/11 Forfall: Medlem Berit Rongsjord Meldt forfall Medlem Jorunn Elnes Meldt forfall Kjell Jarl Midtlyng Kjell Jarl Midtlyng Meldt forfall Varamedlem Ingrid Kjelsnes Meldt forfall Varamedlem Brynjulf Einungbrekke Meldt forfall Oppdragsrevisor Elizabeth Kaasin Meldt forfall Kontrollutvalget vedtok enstemmig at møtet kunne avholdes med tre medlemmer da utvalget er vedtaksdyktig. Møtet var et ekstramøte da høringssvar fra kommunestyret til sak 23/11 Selskapskontroll Tinn Energi AS, ikke forelå til kontrollutvalgets møte 10.05.2011 hvor saken var satt på sakskartet. Saken var utsatt til ekstramøte 08.06.2011. Rapporten i sak 23/11 skulle opprinnelig blitt vært til høring i Tinn kommunestyre sitt planlagte møte den 05.05.2011. Hørinsfrist fra Telemark kommunerevisjon IKS på rapporten var 06.05.2011. Dette møtet ble utsatt da det var få saker til behandling. Høringen var dermed satt opp igjen på sakskartet i kommunestyret 26.05.2011. På grunn av mange saker i dette møtet og debatter rundt bl.a.kommunes årsmelding/årsregnskap, ble ikke høringen behandlet. Kommunestyret ble derfor innkalt til et ekstra møte 01.06.2011 for å behandle de saker de ikke rakk 26.05. Også dette møte ble avlyst og sakene blir sannsynligvis behandlet i kommunestyrets planlagte møte 22.06.2011 Da høringsfristen i til rapporten ikke er overholdt, valgte kontrollutvalget å behandle sak 23/11 Selskapskontroll Tinn Energi AS uten eiers høringsuttalelse. Dette for å opprettholde kontrollutvalgets tillitt og troverdighet til gjennomføring av selskapskontrollen. Temark Postboks 83 3833 BØ Telefon 90114543 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
Innkallingen ble godkjent. Saklisten ble godkjent. Møteprotokollen fra møte 10.05.2011 ble godkjent. Sakene ble behandlet slik: 28 23 29 30/11 Leder Ingar Hovden Sekretær Marianne Lundeberg Side 2 av 8
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 28/11 11/312 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA 10.05.2011 23/11 10/444 TINN ENERGI AS SELSKAPSKONTROLL 29/11 11/259 RASSIKRING MOE VESTRE 30/11 11/313 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 08.06.2011 Side 3 av 8
Sak nr. 28/11 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA 10.05.2011 Vedtak i Tinn kommune - kontrollutvalget Møteprotokollen fra 10.05.2011 godkjennes. Behandlinga i Tinn kommune - kontrollutvalget Møteprotokollen fra 10.05.2011 ble lagt fram for godkjenning i møtet. Forslag til vedtak Møteprotokollen fra 10.05.2011 godkjennes. Sak nr. 23/11 TINN ENERGI AS SELSKAPSKONTROLL Vedtak i Tinn kommune kontrollutvalget Kontrollutvalget anmoder kommunestyret om følgende: At brevene fra advokatfirmaet Lund &Co DA datert 23 mars 2011 spørsmål om ugildskap for kommunestyrerepresentantar i Tinn kommune og brev datert 24.mars 2011 spørsmål om ugildskap for rådmann i Tinn kommune gjøres offentlig da disse er vesentlig for de vurderinger og anbefalinger som framkommer i rapporten fra Telemark kommunerevisjon IKS etter selskapskontrollen Tinn Energi AS og for de anbefalinger som framkommer i kontrollutvalgets vedtak i saken. Brevene anmodes vedlagt rapporten frå Telemark kommunerevisjon IKS som vedlegg Tinn kommune Kontrollutvalgets anbefalinger. Kontrollutvalget i Tinn kommune viser til Telemark kommunerevisjon IKS sine funn, vurderinger og anbefalinger som fremkommer i rapporten etter selskapskontrollen av Tinn Energi AS. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å følge opp kommunerevisjonen sine anbefalinger. Det understrekes at flere av kommentarene under, gjelder både for selskapet Tinn Energi AS og for eier Tinn kommune selv om det kun er anført en gang. Kontrollutvalget vil kommentere følgende: 1. Tinn Energi AS Kontrollutvalgets hovedinntrykk er at Tinn Energi AS i det store og hele et veldrevet og solid selskap som drives innenfor de kriteriene som eier har fastsatt og forventer. Vedtektene i Tinn Energi AS bør revideres. Kontrollutvalget anbefaler at et slikt arbeid igangsettes i forbindelse med årets generalforsamling og at blant annet følgende vurderes: - selskapets formålsparagraf - begrensninger i selskapets/styrets myndighet, spesielt m.h.t. lån,garantier og investeringer - gjennomgående representasjon, habilitets/rolleblanding,kjønnsbalanse - møtegodtgjørelser Side 4 av 8
- vurdere 6 siste setning På ekstraordinær generalforsamling kan kun behandles de saker som er nevnt i innkallelsen, om denne er innenfor aksjelovens bestemmelser. Få avklart om eventuell sikkerhetsstillelse til Rjukan Mountain Hall AS for lån kommer inn under EØS-avtalens bestemmelser for regler om offentlig støtte. Selskapets etiske retningslinjer bør impliseres i styreinstruksen. Det skal i forbindelse med generalforsamlingen i selskapet, og i andre heleide kommunale selskaper, gis anledning for eierrepresentantene å kunne stille relevante spørsmål til selskapets styre når dagsorden er behandlet. Kontrollutvalget viser her til Fylkesmannens svar og anbefalinger til Tinn kommune v/rådmannen, etter spørsmål fra en eierrepresentant i generalforsamlingen. I kommunens eierstrategi er det lagt opp til at eieren møter selskapet gjennom generalforsamling i juni mnd. og i eierstrategimøte i oktober mnd. Datalagringsprosjektene: Kontrollutvalget har foretatt undersøkelser knyttet til habilitet og informasjonsflyt mellom selskapene og eier. Kontrollutvalget mener at det i forbindelse med datalagringsprosjektene til Tinn Energi AS/ Rjukan Mountainhall AS ( RMH) og Rjukan Næringsutvikling AS/Rjukan Technology Center AS (RTC), helt klart forelå og foreligger habilitetsproblematikk som alle involverte parter må ta hensyn til i den videre saksbehandlingen. Kontrollutvalget påpekte tidlig høst 2010 (aug.mnd) ordførers dobbeltrolle som uheldig og ba om at kommunestyret behandlet og begrunnet sitt avvik fra gjeldende retningslinjer for eierstrategi. Kommunestyret behandlet og begrunnet sitt avvik i møte 4.11.2010. Mye av den uro som har oppstått rundt begge datalagringsprosjektene kunne og ville vært unngått dersom kommunens eierstrategi hadde blitt fulgt opp og at informasjon om prosjektene til eier burde kommet på et tidligere tidspunkt. Kontrollutvalget vil spesielt vise til de juridiske vurderinger Advokatfirmaet Lund & Co DA har gjort. Brevene fra advokatfirmaet burde vært fremlagt for kommunestyrets medlemmer da disse behandlet høringsutkastet til reguleringsplanene for datalagringsprosjektene 24.03.2011 Kontrollutvalget mener at lånegarantien fra morselskapet Tinn Energi AS til datterselskapet Rjukan Mountain Hall AS er en prinsippsak i henhold til kommunens retningslinjer for eierstyring og burde dermed vært fremlagt og behandlet av eier, generalforsamlingen,tinn kommunestyre. Kontrollutvalget ser blant annet av høringsuttalelsen fra ordfører at det er spørsmål som det ville vært naturlig å undersøke ytterligere, men som ligger utenfor mandatet for denne selskapskontrollen. 2. Tinn kommune Det er kontrollutvalgets inntrykk at Tinn Kommune v/ kommunestyret som eier har et godt eierskap og forhold til Tinn Energi AS. Side 5 av 8
Kontrollutvalget vurderer det slik at kommunen er i god gang med å få på plass systemer og rutiner knyttet til utøvelse av eierskapsstrategi. Kontrollutvalget ber kommunen prioritere og følge opp de anbefalinger som fremkommer fra KS.(Tidligere KS Eierforum) Selskapskontrollen av Tinn Energi AS viser flere likheter i utfordringene som tidligere selskapskontroller av andre kommunale heleide selskaper har avdekket. Kontrollutvalget vil anbefale: - Eierskapsstrategi/eiermeldinger for det enkelte heleide kommunale selskap bør utarbeides og foreligge innen okt 2011. - Det bør opprettes en valgkomite som innstiller til styrene i de selskapene kommunen har eierinteresser. - Det bør etableres et eierskapsorgan som kan være bindeleddet mellom eier og det enkelte selskapets styre. Eierskapsorganet bør også tillegges ansvaret med å innhente styreprotokoller, årsregnskap og årsberetning fra de heleide kommunale selskapene. Det bør også innhentes årsregnskap og årsberetning fra andre selskaper hvor kommunen har eierinteresser. - Det bør gis styreopplæring og vurderes styreansvarsforsikring for de politiske valgte representantene. I tillegg bør de politisk valgte representantene gjøres kjent med Tinn kommunes etiske retningslinjer. - Det bør etableres rutiner slik at all nødvendig informasjon fra eller knyttet til selskaper kommunen har eierinteresser i gis direkte til eieren, kommunestyret, eller til et eierorgan eieren har oppnevnt. 3. Generelt - Formannskapet må unngå å bruke "utvidet formannskap " og "formannskapets halvtime" som et vedtaksorgan i forbindelse med at aktuelle saker drøftes. I rapporten vises det til et møte/ notat fra utvidet formannskap den 1.3.2011 hvor en arbeidsgruppe ble nedsatt. Denne arbeidsgruppa ble senere i et ordinært formannskap den 19.5. 2011, under formannskapets halvtime, nedlagt. Kontrollutvalget vil presisere at utvidet formannskap ikke har noen formell rolle i den kommunale forvaltningen. Et utvidet formannskap har ingen adgang til å fatte vedtak. Videre er det betenkelig at uformelle drøftelser i formannskapets halvtime fører til vedtak uten at saken /ene fremgår av sakskartet med eget saksnummer med mulighet for offentligheten å kunne følge med. - Både i den politiske forvaltningen og i det enkelte styre, må det fokuseres på de habilitetsreglene som gjelder og som vil gjelde fremover. Ny lov trer i kraft fra 1. Nov 2011 - Kommunestyret bør vurdere om aksjeselskap er riktige selskapsform for heleide kommunale selskaper eller om det kan organiseres som kommunale foretak. - Kommunestyret bør vurdere næringsselskapet Rjukan Næringsutvikling AS, Tinn Energi AS og Tinn kommunens roller i større næringsutviklingsprosjekter. - Kommunen bør tilstrebe å praktisere meroffentlighet (åpenhet) i forvaltningen. - Kommunen bør overholde tidsfrister i saker der kommunen/kommunestyret er høringsinstans. Side 6 av 8
Behandlinga i Tinn kommune - kontrollutvalget Berit Dalvik fra Telemark kommunerevisjon la fram selskapskontrollrapport nr: 426 002 Tinn Energi AS i møtet. Møtet var et ekstramøte da høringssvar fra kommunestyret til sak 23/11 Selskapskontroll Tinn Energi AS, ikke forelå til kontrollutvalgets møte 10.05.2011 hvor saken var satt på sakskartet. Saken var utsatt til ekstramøte 08.06.2011. Rapporten i sak 23/11 skulle opprinnelig blitt vært til høring i Tinn kommunestyre sitt planlagte møte den 05.05.2011. Hørinsfrist fra Telemark kommunerevisjon IKS på rapporten var 06.05.2011. Dette møtet ble utsatt da det var få saker til behandling. Høringen var dermed satt opp igjen på sakskartet i kommunestyret 26.05.2011. På grunn av mange saker i dette møtet og debatter rundt bl.a.kommunes årsmelding/årsregnskap, ble ikke høringen behandlet. Kommunestyret ble derfor innkalt til et ekstra møte 01.06.2011 for å behandle de saker de ikke rakk 26.05. Også dette møte ble avlyst og sakene blir sannsynligvis behandlet i kommunestyrets planlagte møte 22.06.2011 Da høringsfristen i til rapporten ikke er overholdt, valgte kontrollutvalget å behandle sak 23/11 Selskapskontroll Tinn Energi AS uten eiers høringsuttalelse. Dette for å opprettholde kontrollutvalgets tillitt og troverdighet til gjennomføring av selskapskontrollen. Forslag til vedtak Ingen forslag. Sak nr. 29/11 RASSIKRING MOE VESTRE Vedtak i Tinn kommune - kontrollutvalget Det er gitt en urettmessig byggeløyve uten at de planlagte sikringstiltak er gjennomført. Kontrollutvalget ber Tinn kommune gjennomfører nødvendige sikringstiltak snarest mulig. Slik at ferdig attest kan utstedes. Reguleringsplan Moe Vestre må revideres i henhold til NGI`s anbefalinger. Kontrollutvalget ber administrasjon sørge for at det etableres rutiner for å unngå lignende hendelser. Kontrollutvalget gir leder og nestleder i møtet myndighet til å utarbeide rapport som oversendes Tinn kommunestyre. Behandlinga i Tinn kommune - kontrollutvalget Kontrollutvalget har fått muntlig informasjon i møtet 10.05.2011 og skriftlig dokumentasjon ble sendt uttvalget i etterkant frå administrasjonen vedrørende saken. Tidligere behandlingar i saken: Kontrollutvalget har fått oversendt et vedtak fra Tinn kommunestyre 24.03.2011 sak: 15/11. Vedtak 15/11: Det vert gjeve ei tilleggsløyving på kr. 370 000 til fullfinansiering av rassikring av bustadområdet Moe Vestre. Tilleggsløyvinga vert dekt av disposisjonsfondet. Side 7 av 8
Det gis ikkje byggetillatelse for tomter i bustadsområdet Moe Vestre inntill rassikring av bustad er utført. Kontrollutvalget skal gjennomgå saken, og granske kva som er skjedd i saka og forslag på hvordan man kan gjøre eventuelle nødvendige forbedringer/forebygge mot slike feil. Tinn kommune - kontrollutvalget behandlet i møte 10.05.2011 sak 26/11. Følgende vedtak ble fattet: Vedtak i Tinn kommune - kontrollutvalget Kontrollutvalget ber rådmann umiddelbart om all skriftlig dokumentasjon knyttet til 1)Rassikring av og kommunes/ NGIs vurderinger knyttet til Dale Bakhus barnhage inkludert dokumentasjon for de avstatte 3,6 mill som er nevnt i kommunestyresaken. 2)Rassikring av og kommunes/ NGIs vurderinger knyttet til Moe Vestre 3)All korrespondanse inkl. byggesaken knyttet til Fjellerud sin bolig på Moe Vestre. 4)Informasjon om iverksatte tiltak og andre forslag til tiltak. 5)Vurdering av mulige eller bevilgede økonomiske kompensasjoner i saken Forslag til vedtak Ingen forslag. Sak nr. 30/11 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 08.06.2011 Vedtak i Tinn kommune - kontrollutvalget Sakene tas til orientering. Behandlinga i Tinn kommune - kontrollutvalget Innkommet brev Kirkelige Fellesråd Da et av medlemmene ble inhabil i saken og det var bare tre medlemmer tilstede i møtet, utsettes saken til neste møte. Slik at utvalget blir vedtaksdyktig i saken. Eventuelt o Berit Dalvik Fra Telemark kommunerevisjon IKS anbefalte utvalget om å utsette oppstart av selskapskontrollen på Hardangervidda senter AS sak: 11/15 til høsten. Kommer opp som egen sak i neste møte. o Kontrollutvalget ber om en orientering av økonomisjef i neste møte om Inngåelse av ny bankavtale for Tinn kommune. Kontrollutvalgets medlemmer sender spørsmål til sekretariatet som samler disse og oversender de til økonomisjef før møtet. Forslag til vedtak Sakene tas til orientering. Side 8 av 8