Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder

Transkript

1 Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 03/13 Dato: kl Sted: Byggeskikksenteret MØTEBOK Tilstede: Jan Kleppe, leder Atle Osen, nestleder Judith Birkeland Randi Jacobsen Mygland Jan Lester Nilsen, 1. varamedlem Kjell Larsen hadde forfall Dessuten møtte: Ordfører Jan Sigbjørnsen Rådmann Tone Marie Nybø Solheim Ny rådmann Anne Berit Berg Ims (presentasjon) Økonomisjef Dag Ivar Staurseth (regnskap) Seniorrådgiver Roar Hansson (regnskap) Revisor Monica Nilsen Revisor Helene S. Egeland Utvalgssekretær Kjell Ivar Hommen Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: SAK 06/13 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 07/13 KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2012 SAK 08/13 SELSKAPSKONTROLL I MOMENTOR Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no

2 Orienteringer: Rådmannen var invitert til å komme med en skriftlig redegjørelse og orientere utvalget omkring Roy Nilsen sin henvendelse vedr. oppmåling av båtplass i Kirkehamn Ordføreren var invitert for å gi en orientering om saksbehandlingen i saken om ansettelse av rådmann, og Orientere om hva som er gjort av vedtak i saken om konkurranseutsetting, og hvordan disser håndtert, jfr. vedtak i bystyret Referatsaker: Protokoll fra fellesmøte fra ledere av kontrollutvalg Møtebok fra styret i Agder Sekretariat Fast post: Revisor orienterer Eventuelt UNDERSKRIFTER Jan Kleppe Leder Atle Osen Nestleder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, ordfører, rådmann, revisorer, Avisen Agder. 2

3 Møtebok Flekkefjord kontrollutvalg SAK 06/13 GODKJENNING AV MØTEBOK Møteboken fra 19. april 2013 godkjennes. SAK 07/13 KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2012, FLEKKEFJORD KOMMUNE Uttalelse fra kontrollutvalget til bystyret: Kontrollutvalget har behandlet Flekkefjord kommunes regnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsmelding fra rådmannen og revisjonsberetning og oppsummeringsbrev fra Kommunerevisjonen Vest, Vest- Agder IKS. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsmelding, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Kontrollutvalget vil uttrykke sin bekymring for kommunens stadig svakere likviditet, og viktigheten av å bygge opp nødvendige fondsreserver for å motvirke denne situasjonen. Kontrollutvalget vil også sterkt anmode om at revisors anbefalinger i oppsummeringsbrev datert 23. april 2013 følges opp. Kontrollutvalget registrerer at flere av punktene som også tidligere er kommentert, ikke er gjennomført som forventet. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 23. april 2013, og oppsummeringsbrev fra revisjonen datert 23. april 2013, har kontrollutvalget ingen merknader til Flekkefjord kommunes årsregnskap for Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen Sak 07/13 Kommuneregnskapet for 2012, Flekkefjord kommune Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i

4 Saksdokumenter vedlagt saken: Årsregnskapet for 2012 utsendes direkte fra kommunens sekretariat Årsberetningen for 2012 utsendes direkte fra kommunens sekretariat Revisjonsberetning, datert Oppsummeringsbrev fra revisjonen, datert Saksopplysninger: Driftsregnskapet viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig merforbruk/mindreforbruk på 0. Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 2012, driftsregnskap, investeringsregnskap og økonomiske oversikter for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlig anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Årsregnskapet er utarbeidet etter de formelle krav som stilles i kommuneloven med tilhørende regnskapsbestemmelser i forskrift for årsregnskap og årsberetning og god regnskapsskikk i Norge. Revisor har i sin beretning tatt dette forbeholdet: Investeringsregnskapet er avsluttet med et udekket beløp på kr 0. Det er regnskapsført 15,3 mill. mer i bruk av lån enn budsjettert og 4,4 mill. mer i bruk av ubundet investeringsfond enn budsjettert. Samtidig er det også avsatt 7,1 mill mer til ubundet investeringsfond enn budsjettert. Etter vår mening er det ikke anledning til å avsette mer til ubundet investeringsfond, eller bruke mer av lånemidler og ubundet investeringsfond enn det som fremkommer av regulert budsjett for Revisor har i sin beretning også presisert følgende: Vi viser til opplysninger i årsmeldingen kapittel 3.2 om at kommunens likviditetssituasjon er svekket og at utviklingen er negativ. Dette forholdet har ingen betydning for vår konklusjon om regnskapet. I brev nr. 8 (oppsummeringsbrev fra revisjonen) vedr. regnskapsrevisjonen for 2012, kommenteres følgende forhold: Presisering vedrørende kommunens likvide situasjon Forbehold om investeringsregnskapet Budsjettavvik i investeringsregnskapet Finansrutiner Anleggsmidler Inntekter Dokumentasjon av balansen For nærmere informasjon om disse forhold vises det til revisors kommentar i vedlagte nummerert brev nr. 8 (oppsummeringsbrev). Behandling av årsregnskapet Behandling av årsregnskap og årsberetning vil være som følger, jf forskrift om årsregnskap og årsberetning: 4

5 - Rådmann og fagansvarlig for regnskap avlegger årsregnskapet - Rådmann utarbeider årsmelding - Revisor avgir revisjonsberetning til kommunestyret - Kontrollutvalget avgir uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret - Formannskapet innstiller overfor kommunestyret om godkjenning og disponering (Kontrollutvalgets uttalelse skal foreligge når formannskapet behandler regnskapet) - Kommunestyret godkjenner regnskapet Økonomisjef og revisor vil være til stede under kontrollutvalgets behandling av saken, og kan gi ytterligere kommentarer og svare på eventuelle spørsmål i forbindelse med regnskapet og de forhold som fremkommer i nummerert brev nr. 8. Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til bystyret: Kontrollutvalget har behandlet Flekkefjord kommunes regnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsmelding fra rådmannen og revisjonsberetning og oppsummeringsbrev fra Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsmelding, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Kontrollutvalget vil uttrykke sin bekymring for kommunens stadig svakere likviditet, og viktigheten av å bygge opp nødvendige fondsreserver for å motvirke denne situasjonen. Kontrollutvalget vil også sterkt anmode om at revisors anbefalinger i oppsummeringsbrev datert 23. april 2013 følges opp. Kontrollutvalget registrerer at flere av punktene som også tidligere er kommentert, ikke er gjennomført som forventet. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 23. april 2013, og oppsummeringsbrev fra revisjonen datert 23. april 2013, har kontrollutvalget ingen merknader til Flekkefjord kommunes årsregnskap for SAK 08/13 SELSKAPSKONTROLL MOMENTOR Mennesker, utvikling og vekst AS Kontrollutvalget innbyr bystyret til å gjøre slikt vedtak: Rapporten tas til etterretning. Bystyret ber rådmannen fremme en sak for bystyret hvor anbefalingene i rapporten blir ivaretatt. 5

6 Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 08/13 SELSKAPSKONTROLL MOMENTOR Mennesker, utvikling og vekst AS Saksdokument vedlagt saken: Rapport for gjennomført selskapskontroll i MOMENTOR Mennesker, utvikling og vekst AS, datert april 2013 fra Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Bakgrunn: Selskapskontrollen i MOMENTOR, Mennesker, utvikling og vekst AS AS er gjennomført på oppdrag fra Flekkefjord kontrollutvalg i møte den 15. oktober 2012, sak 15/12 som en del av gjennomføringen av Plan for selskapskontroll for som er vedtatt i Flekkefjord bystyre kommunestyre. Formålet med selskapskontrollen fremkommer i 14 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner. Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll av forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av en slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskapet gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Metode: Selskapskontrollen bygger på informasjon fra eiere, styret og administrasjonen, samt åpne kilder. Problemstillinger: Med bakgrunn i formålet med selskapskontroll, er følgende problemstillinger vurdert: Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med bystyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Viktigste funn Flekkefjord kommune har ikke utarbeidet eierskapsmelding og eierstrategi som synliggjør deres forventninger og mål med selskapet Konklusjon Rapporten konkluderer med, basert på gjennomgangen, at kommunen har rutine for oppfølging av sine eierinteresser ved kommunens representants deltakelse i generalforsamlinger. Rapporten sier at kommunikasjonen kan bedres ytterligere ved utarbeidelse av eierskapsmelding som angir eiers forventninger til sin deltakelse, samt krav og forventninger som stilles til kommunens representant i selskapet. Det vurderes videre at kommunens eierinteresser samsvarer med bystyrets vedtak og forutsetninger. I konklusjonen trekkes det frem anbefalinger fra KS Eierforum hvor det anbefales at eiers forventninger bør fremkomme i et eget strategidokument. 6

7 Anbefalinger Med utgangspunkt i de funn som er gjort i kontrollen, anbefales det at eierne bør ta stilling til om de vil etterleve eller eventuelt begrunne hvorfor de ikke vil følge følgende anbefalinger: Anbefalinger til eierkommunen: Flekkefjord kommune utarbeider eierskapsmelding og selskapsstrategi Vurdere å utarbeide en rutine for å sikre at styret innehar nødvendig kompetanse Anbefalinger til selskapet: Det utarbeides styreinstruks og gjennomføres egenvurderinger At styreprotokoller oppfyller de formelle krav iht. aksjeloven 6-29 For øvrig vises til innholdet i rapporten. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget innbyr bystyret til å gjøre slikt vedtak: Rapporten tas til etterretning. Bystyret ber rådmannen fremme en sak for bystyret hvor anbefalingene i rapporten blir ivaretatt. Orienteringer Rådmannen kom med en skriftlig redegjørelse og orienterte utvalget om kommunens saksbehandling vedr. oppmåling av båtplass i Kirkehamn tilhørende Roy Nilsen. Jan Kleppe var innhabil. Nestleder Atle Osen overtok møteledelsen. Kontrollutvalget tar orienteringen fra rådmannen til etterretning. Når det gjelder selve saken, vises det til den videre politiske behandlingen i kommunen. Ordføreren orienterte om saksbehandlingen ved ansettelse av ny rådmann. Skriftlig dokumentasjon var tilsendt utvalget før møtet. Kontrollutvalget tar ordførerens orientering til etterretning.. Ordføreren og rådmannen orienterte om hva som er gjort av vedtak i saken om konkurranseutsetting, og hvordan disse er håndtert, jfr. vedtak i bystyret

8 Kontrollutvalget tar orienteringen til etterretning. Eventuelt Kontrollutvalget ønsker å invitere rådmann/økonomisjef til møte 19. august for å bli informert om likviditetssituasjonen, budsjettreguleringer og rutiner omkring disse. 8