Drangedal kommune Kontrollutvalg Møteprotokoll fra Drangedal kommune - kontrollutvalget Møtedato: 08.09.2011 Møtested: Møteleder: Kommunehuset, "Møterommet" Trond Inge Haugen Til stede: Leder Nestleder Medlem Sekretær Trond Inge Haugen Jorun Opsahl Magnus Straume Helle Vold Fra Telemark kommunerevisjon IKS Oppdragsrevisor Jens Sandberg Forvaltningsrevisor Aud Bjervamoen (sak 23/11) Fra kommunen Daglig leder Tor Jørgen Melås (sak 24/11) Innkallingen ble enstemmig godkjent. Saklisten ble enstemmig godkjent. Møteprotokollen fra møte 01.06.2011 ble enstemmig godkjent. Sakene ble behandlet slik: 22, 23, 25, 24, 26 og 27/11. Drangedal 08.09.2011 Trond Inge Haugen Leder for kontrollutvalget Helle Vold Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks 83 3833 BØ Telefon 904 19 998 E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 22/11 11/441 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA 01.06.2011 23/11 11/430 SELSKAPSKONTROLL AV DRANGEDAL PRODUKTER AS NR 417 003 24/11 11/428 ORIENTERING OM DKE OG GAUTEFALL BIATHLON 25/11 11/427 BUDSJETT FOR KONTROLL, TILSYN OG REVISJON 26/11 11/93 BESTILLING AV OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 27/11 11/429 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Side 2 av 6
Sak nr. 22/11 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA 01.06.2011 Møteprotokoll fra 01.06.2011 godkjennes. Møteleder la frem møteprotokollen fra 01.06.2011 til godkjenning. Møteprotokoll fra 01.06.2011 godkjennes. Sak nr. 23/11 SELSKAPSKONTROLL AV DRANGEDAL PRODUKTER AS NR 417 003 Innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar selskapskontrollrapporten nr. 417 003 Selskapskontroll av Drangedal Produkter AS til orientering og anbefaler følgende: Drangedal Produkter AS: 1. etablerer rutiner som sikrer at reglene om offentlige anskaffelser følges 2. gjør en helhetsvurdering av om offentleglova gjelder for selskapet og eventuelt innfører rutiner som sikrer at loven følges 3. fastsetter en styreinstruks med regler om styrets arbeid og saksbehandling 4. styret fastsetter godtgjørelse til daglig leder 5. varsler kommunens revisor om møter i generalforsamlingen Drangedal kommune: 1. utarbeider en eierskapsmelding og/eller eierstrategi som sier noe om kommunens forventninger til selskapet 2. innarbeider eierstyring av utskilt virksomhet som en del av den obligatoriske opplæringen/informasjonen til folkevalgte Side 3 av 6
Forvaltningsrevisor Aud Bjervamoen gikk gjennom selskapskontrollrapporten nr.: 417 003 Drangedal Produkter AS. Innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar selskapskontrollrapporten nr. 417 003 Selskapskontroll av Drangedal Produkter AS til orientering og anbefaler følgende: Drangedal Produkter AS: 1. etablerer rutiner som sikrer at reglene om offentlige anskaffelser følges 2. gjør en helhetsvurdering av om offentleglova gjelder for selskapet og eventuelt innfører rutiner som sikrer at loven følges 3. fastsetter en styreinstruks med regler om styrets arbeid og saksbehandling 4. styret fastsetter godtgjørelse til daglig leder 5. varsler kommunens revisor om møter i generalforsamlingen Drangedal kommune: 1. utarbeider en eierskapsmelding og/eller eierstrategi som sier noe om kommunens forventninger til selskapet 2. innarbeider eierstyring av utskilt virksomhet som en del av den obligatoriske opplæringen/informasjonen til folkevalgte Sak nr. 24/11 ORIENTERING OM DKE OG GAUTEFALL BIATHLON Kontrollutvalget tar saken til orientering. Daglig leder Tor Jørgen Melås orienterte om driften av Drangedal biathlon og Drangedal kommunale eiendomsforvaltning (DKE). Kontrollutvalget tar saken til orientering. Sak nr. 25/11 BUDSJETT FOR KONTROLL, TILSYN OG REVISJON Side 4 av 6
Kontrollutvalget innstiller følgende til kommunestyret: Kommunestyret vedtar framlegg til budsjett for 2012 for Kontroll og tilsynsvirksomheten i Drangedal kommune med en ramme på kr1 062 300. Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. Under behandlingen av kontrollutvalget ble det gjort oppmerksom på at kontrollutvalget sitt eget arbeid var uteglemt. Kontrollutvalget sitt arbeid stipuleres til kr. 180 000 ut fra tidligere erfaringer. Kontrollutvalget innstiller følgende til kommunestyret: Kommunestyret vedtar framlegg til budsjett for 2012 for Kontroll og tilsynsvirksomheten i Drangedal kommune med en ramme på kr 882 300. Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. Sak nr. 26/11 BESTILLING AV OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget har følgende merknader til utkast til plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015: selvkostberegninger/gebyr økonomistyring tilpasset opplæring/spesialundervisning, elevenes fysiske og psykiske skolemiljø oppfølging av investerings prosjekter Kontrollutvalget plukket ut områder/temaer for forvaltningsrevisjon i kommende periode. Side 5 av 6
Forslag 1: Kontrollutvalget har følgende merknader til utkast til plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015: Forslag 2: Kontrollutvalget har ingen merknader til utkast til plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015. Sak nr. 27/11 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Kontrollutvalget tar sakene til orientering. Sekretæren takket for seg. Kontrollutvalget tar sakene til orientering. Side 6 av 6