REFERAT KVARTERSTYREMØTE 21-07 05.06.2007, kl 16:15 NG1b TIL STEDE KVAST Leder Iselin Høle Økonomiansvarlig John Fjellseth (kom kl 17:50) Internansvarlig Rikke Vestergaard Eksternansvarlig Ingrid Solstrand Informasjonsansvarlig Robin Sandborg Skjenkeansvarlig Stephanie Farstad Prosjektansvarlig Magnus Øverli REPRESENTANTSKAPET V/AU Ordfører Ivar Strand ADMINISTRATIV LEDER Gustav Birkeland IKKE TILSTEDE Ivar Strand REFERENT Rikke Vestergaard DAGSORDEN ÅPNINGSSAKER Godkjenning av innkalling og dagsorden ORIENTERINGER Orientering fra Økonomiansvarlig Orientering fra styremedlemmer Orientering fra Administrativ leder Orientering fra Rs v/au FASTAD Glem/dorg Økonomirapport DAK2 Innboksen Spørsmålsrunden AD Styrearbeid Åpningsuken-tiltaksplan Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Skriv fra adm.leder, økonomiansvarlig og leder Muntlig orientering fra leder og adm.leder Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig Spørsmål fra alle Muntlig orientering fra leder Muntlig orientering fra administrativ leder
Praktisk gjennomføring på USF Verftet Månedshefte Merkevarestrategi NG2 Muntlig orientering fra leder Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig Muntlig orientering fra leder VEDTAKSSAKER 21-01 Godkjennelse av referat 21-02 Kontanthåndtering i sommer 21-03 Samarbeid med USF Verftet 21-04 Stillingsinnstruks for PR-ansvarlig 21-05 Godkjenning av personalgruppeting 21-06 Godkjenning av retningslinjer for personalgruppen 21-07 Navneskifte 21-08 Batteri 21-09 Programvareinnkjøp OPPSUMMERING AVSLUTNINGSSAKER Ymse Ris og ros Refereres ikke Refereres ikke GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN Innkalling godkjent Dagsorden godkjent ORIENTERINGER LEDER - Møte med USF Verftet - RF styremøte - RS møte - Ryddet kontoret til Gustav - Orienterer om at Gustav skal sitte i styret for Tour de Force fra og med 13. juni SKJENKEANSVARLIG - Uten nett - Eksamensmodus - Jobbet på Veftet - Snakket med produktgruppen - Innom NG2 og pratet med Jens INTERNANSVARLIG - Vært på PG-ting - Vært på PG-møte - Prøvd å få tak i tegninger som trengs til skjenkebevillingen - Sett på T-skjorter - Sendt mail til Hansa ang betaling av T-skjorter - Ryddet kontoret til Gustav - Vært i Kvammen
- Hatt eksamen EKSTERNANSVARLIG - Jobbet masse på Nattjazzen. - Hatt møte med fadderkoordinator. - Booket rom på USF. - Hatt eksamen. - Jobbet med åpningsuke og arrangementsavtaler for nyg2. ØKONOMIANSVARLIG - Godkjent fakturaer - Lest pensum. - Påminnet økoer/glem om kontantrutiner INFORMASJONSANSVARLIG - Vært på infostyremøte og startet arbeidet med åpningsuka - Venter på tilbud om trykking av materiell til åpningsuka fra Steen, har fått fra Bodoni. - Vært på rettsvesenet-ting - Prøvd å ha møte med Øyvind, han glemte det - Fortsatt arbeidet med PR-ansvarlig instruks PROSJEKTANSVARLIG - Snakket med Jens om NG2 - Fortsatt ingen nett i NG1b ADM. LEDER - Har forsøkt å ta tak i kunstnerisk utsmykning av nybygg under DAK2 - Har vært i avsluttende møte med USF Kafédrift - Har vært i møte med BIFF om evt. samarbeid høsten 2007 samt om mulighetene som ligger i den nye salen høsten 2008 o BIFF kommer til å ta kontakt med eksternansvarlig for konkrete arrangementer - Har vært på seminar om samarbeid mellom kultur og næringsliv med Forum for Kultur og Næringsliv o Har her fått noen idéer til nye samarbeidspartnere - Har jobbet med å få klargjort Olav Kyrres gate 49 til byggearbeid o Utvasking o Ommlegging av alarm o Tømming av rot o Rydding etter innbrudd - Jobber med strategiarbeidet og med å sette i gang veiledning fra eksterne konsulenter - Jobber med tilpasning av forsikring til byggeperioden - Har laget ny vurdering av samarbeidsalternativer med USF RS V/AU - Foreligger ikke Spørsmål : RS-Galla :
Hvem skal være med : Alle utenom Magnus og Gustav. Siste Kvastmøte : Neste tirsdag. FASTAD GLEM/DORG Glem - Ingen møter før etter sommeren Dorg - Blir tatt en del på mail i løpet av sommeren - Problemer i forhold til Quiz og konsert-billetter til USF Verftet (trenger innspill) ØKONOMIRAPPORT Ligger høyere enn forventet i mars måned. Første kvartal er gått mye bedre enn forventet. Ligger kr 70 000,- bedre enn budsjettert. Budsjett : Forventet omsetning, samt utgifter og kostnader. Vedtas av GFen. Prognosen : Forteller oss om det er positive eller negative avvik. Brukes til å forutsi hva man tror vil bli årsresultatet. Ufordelaktige avvik på intern arrangement. Er kontroll på kostnadsbruken, men ikke på alle kontoene. DAK2 Samarbeidsløsninger mellom USF Kafèdrift og DAK : - Begynner å bli enige - Det eneste som gjenstår er den økonomiske fordelingen - 2 modeller - 1) partnermodellen : - Opprettholder samarbeidet med Hansa - Får en prosentandel utover en satt grense - Får en prosentandel til kulturpott - Drift av lokaler og teknisk utstyr faktureres DAK etter priser fra 07.03.07-2) Arrangørmodellen : - Provisjonsavtale - Gir en økende prosentandel av omsetningen i de lokalene DAK har arrangementer - Er jobbet mest mulig med partnermodellen, da arrangørmodellen er en typisk dorgeavtale (typen avtale dorger ville fått om de hadde gått til verftet alene) Goder på USF Verftet : - Alltid internpriser på øl og vin til kr 35,- - Den dagen du er på jobb, får du 50% rabatt på mat. - Gratis kaffe og te når man er på jobb. Gjelder også dugnad. - 15 kr for kaffe når man ikke er på jobb, 7 kr for påfyll. - Nachspiel : Snakke med medieverkstedet. - Studentrom og internbar : Internbar ikke nødvendig, lille Røkeriet kan brukes til studentrom. Avhengig av skjenkegruppen, og deres kapasitet. Kan brukes til Studentbar om kvelden.
- Kan grille i åpningsuka Samarbeidsavtalen, endre følgende paragrafer : 1.4 (Få inn filmklubben) 3.6 (Endre ansvarlig teknikker) 6.1 (Få inn lokale) 6.3 (Få inn huskort) 7.2 (trenger ikke endres om man endre vaktetaten sin praksis ihht nye vakter) 9.5 (Få inn studentprisen) - Byggeprosessen på DAK er fortsatt i rute ϑ INNBOKSEN Thomas Caldar fra RF : Gravølsuke budsjett. John skal se på saken. Tommy Torset Helland : Åpningsuke programmet. Dorgene er ikke sikker på hva som skjer, så er vanskelig å si noe sikkert. Ingrid er på saken. Thomas Evensen : Merkevarestrategi Marte Strømme : Studentmugger istendenfor 0,6 øl. Stephanie følger. Romvesenet : Rom på USF Verftet i sommer? De kan bli i NG2, men det blir ingen fester o.l der pga skjenkebevilling. AD Styrearbeid Til grunn : Muntlig orientering fra leder - Prioritere Kvastmøter på tirsdager - Overlapping av verv - Møte opp forberedt (les dagsorden, frist for saker er kl 16 på mandager) - Få inn AD sakene skriftlig - Møte opp på allmøter og sosiale arrangement - Gjøre det man har sagt man skal gjøre - Sette seg inn i økonomien - Gå på en del gruppe-styremøter - Være imøtekommende, evt henvis de til andre Kvastere - Kunne statuttene - Være ett ansikt utad - Overholde tidsfrister - Stå samlet som ett styre utad Åpningsuken-tiltaksplan Til grunn : Muntlig orientering fra Adm.leder Se eget vedlegg - Faddermøte 12.aug - En ansvarlig fra KvaSt hver dag - Bruke samarbeidspartnere - Kriseplan må utarbeides - Startpakke til alle, eller bare våre nye interne?
Praktisk gjennomføring på USF Verftet Til grunn : Muntlig orientering fra leder - Interne arrangement Ikke bruke ekstern støtte til å betale leie for interne arrangement. Lage romoversikt over hvilke rom som kan brukes og til hvilke priser. Gruppene kan velge hvilke dager de vil ha arrangement? Rikke følger. - Hovmester Vert på Verftet : Litt de samme oppgaver som en kvart / HA. Vil kreve mye av Skjenkegruppen og dens medlemmer. - Nachspiel - Forretningsmessig kommunikasjon Hvordan kommunisere avtalen uten å bryte taushetsplikten : Vi må tjene en viss sum for å tjene penger, om vi når summen tjener vi en prosentandel av årsresultatet. 1/6 av dette går til kulturpotten. Rikke følger. - Profilering av USF Verftet : Billig øl, gode arbeidsforhold, nachspiel, interne er der hvor andre interne befinner seg. - Antall folk som trengs : Brannvakter, glassvakter o.l Har alltid vært ett dorgeansvar. Vi skjenker, vi har teknikkere, dorgene har billett og USF har garderoben. - Åpningsuken Festival : Ikke sikkert at alle fra KvaSt kan jobbe i åpningsuken. Kan bruke folk fra festivalkomiteen, gamle kvarter, Sos.Kom, PG o.l. Festivalpass kan bli vanskelig, men vi bør promotere oss som en festival. Kanskje med festivalarmbånd. Ingrid følger. - Kvast, NG 2 og Verftet, hvem skal ha mest å si og hvor? - Tilgang på rom og utstyr : Kraft trenger å ha tilgang til Røkeriet hver mandag kl 18. Ingrid sjekker om de kan få nøkkel. Månedshefte Til grunn : Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig Utsettes til neste gang Merkevarestrategi Til grunn : Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig Utsatt til etter sommeren NG2 Til grunn : Muntlig orientering fra leder - Skjenkekontoret sier at det tar ca 3 mnd å få skjenkebevilling - Iselin snakker med de - Fortsatt problemer med Pro.Kom og NG2. Vi er skeptiske til en del av tingene som er blitt nevnt i en del mailer som er blitt sendt i det siste. - Prosjektansvarlig vil innvolvere seg i prosjektet slik at vi får ett overblikk over situasjonen - Magnus kaller inn til møte mellom han, iselin og Tommy John forlater møtet kl 20:20 VEDTAKSSAKER 21-01 GODKJENNELSE AV REFERAT Til grunn : Referat 20-07
Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat 20-07 For 6 21-02 KONTANTHÅNDTERING I SOMMER Til grunn : Muntlig orientering fra leder - Kan ikke ha penger liggende i NG1b - Trenger diverse ting i NG2 i sommer - Gå til anskaffelse av ett Visakort som kan brukes i sommer Kvarterstyret vedtar å gå til anskaffelse av visakort, som kan disponeres sommeren 2007, av Tommy Torset Helland, i forbindelse med den praktiske gjennomføringen av NG2 prosjektet For 6 Iselin følger 21-03 SAMARBEID MED USF VERFTET Kvarterstyret vedtar å inngå ett samarbeid med USF Verftet i perioden H07, i henhold til vedlegg For 0 Saken utsettes til neste gang. Iselin følger. 21-04 STILLINGSINNSTRUKS FOR PR-ANSVARLIG Kvarterstyret vedtar å endre tittelen på informasjonsansvarlig til PR-ansvarlig, og godkjenner samtidig ny stillingsinnstruks og oppretter pr@kvarteret.no som ny mailadresse For 6 PR-ansvarlig følger 21-05 GODKJENNING AV PERSONALGRUPPETING Kvarterstyret vedtar å godkjenne tinget til personalgruppen
For 0 Saken utsettes. Rikke følger 21-06 GODKJENNING AV RETNINGSLINJER FOR PERSONALGRUPPEN Kvarterstyret vedtar å godkjenne retningslinjene til personalgruppen For 0 Saken utsettes. Rikke følger. 21-07 NAVNESKIFTE - Endre fra Studentkulturhus til kulturhus - Studentenes kulturhus i Bergen istedenfor Studentkulturhuset i Bergen - Hvordan ønsker vi å promotere oss selv? Kvarterstyret vedtar å innstille SKiBAS om endring av navnet Studentkulturhuset i Bergen AS til Studentenes Kulturhus i Bergen AS For 4 Mot 1 Avholdende 1 Iselin følger 21-08 BATTERI - Gustav trenger nytt batteri til laptoppen - 1 Kvarterstyret vedtar å gå til innkjøp av batteri til adm.leders datamaskin for inntil kr 1 800,- inkl mva 2 : Kvarterstyret vedtar å gå til innkjøp av batteri til adm.leders datamaskin for inntil kr 1 300,- inkl mva 2 trekkes. Det stemmes over vedtaksforslag 1. For 6 Gustav følger
21-09 PROGRAMVARE INNKJØP - KvaSt trenger programvare til planlegging av prosjekter - Funker bare med Mac - Vi har jo allerede e-groupware, hvor det finnes prosjektstyringsverktøy. Kvarterstyret vedtar å gå til innkjøp av programvare til adm.leders datamaskin for inntil kr 1 000,- inkl mva For 0 Utsettes til neste gang Iselin og Gustav følger