ROGALAND KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS Møte nr. 6 Kntrllutvalget i Strand INNKALLES TIL MØTE 05. desember 2011 kl. 08.30 i Frmannskapssalen Møtet er åpent fr publikum g presse SAKLISTE Gdkjenning av innkalling g saksliste 33/11 Krt gjennmgang av kntrllutvalgets ppgaver g ansvarsmråder/plan fr videre gjennmgang 34/11 Nye planer fr frvaltningsrevisjn g selskapskntrll - framdriftsplan 35/11 Frslag til møteplan 2012 36/11 Årsplan 2012 - fr Strand kntrllutvalg 37/11 Statusversikt kntrllutvalgets saker nvember 2011 EVENTUELT MELDINGER Det er ingen meldinger til dette møtet Vennligst meld eventuelt frfall snarest på telefn 51 97 65 91 evt. 414 46 180, eller på e-pst til pstmttak.rks@sandnes.kmmune.n. Ved frfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer sm anser seg inhabile, må gi melding m dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt ffentlighet i medhld av ff. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Jørpeland, 25. nvember 2012 Laila Steinsvik Leder av kntrllutvalget Per Kåre Vatland Sekretariatet
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkde Saksbeh. : 200800012 : E: 033 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedat Utvalgssaksnr. Kntrllutvalget i Strand 05.12.2011 33 /2011 KORT GJENNOMGANG AV KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER OG ANSVARSOMRÅDER/PLAN FOR VIDERE GJENNOMGANG Bakgrunn: Fr de fleste av medlemmene i kntrllutvalget vil rllen sm kntrllutvalgsmedlem være ny g ukjent. Sekretariatet vil derfr på dette møtet ha en krt gjennmgang av kntrllutvalgets viktigste ppgaver g arbeidsmråde. I tillegg vil revisr ha en krt gjennmgang av hvem de er g hva de jbber med. Det inviteres til dialg med medlemmene ved disse gjennmgangene. Saksutredning: Erfaringer fra frrige peride viste at det ikke er gunstig med alt fr mye infrmasjn på en gang på første møte. Det legges derfr pp til å ha litt infrmasjn m kntrllutvalgets ppgaver på alle møtene framver. I tillegg kan en kmme tilbake til mråder sm kntrllutvalget måtte ønske å ha en ny gjennmgang av m ca. ett år. Det freslås at man går gjennm ett tema på hvert møte framver knyttet til: 1. Hva er g hvrdan gjennmføres frvaltningsrevisjn v/revisr 2. Kmmunale regnskap hvr finnes den viktigste infrmasjnen? v/revisr 3. Habilitetsbestemmelser v/sekretariatet 4. Ny gjennmgang av kntrllutvalgets ansvar g ppgaver etter ca. ett år spesielle tema velges i samarbeid med utvalget. Underveis vil det gså bli rientert m en del andre viktige mråder sm kntrllutvalget skal arbeide med framver, sm planverket sm skal utarbeides (se gså egen sak), hva verrdnet analyse er g hvilke kriterier kntrllutvalget skal benytte fr utvelging av prsjekter. Kntrllutvalgets neste møte er nrmalt sett ikke før i april 2012. Sekretariatet vil anmde kntrllutvalget å vurdere å ha et ekstramøte i 2012 i januar/februar, slik at en del av pplæringen kan kanaliseres til dette møtet. Det arrangeres gså årlige knferanser fr medlemmer i kntrllutvalg. Lkalt arrangeres årlig en høstknferanse i kt/nv på Sandnes, der alle kntrllutvalg i Rgaland blir invitert. Denne arrangeres ne seinere i år, den 8. desember. I tillegg arrangeres det årlig 2 stre knferanser på Gardermen. I månedsskiftet januar/- februar arrangerer Nrges KmmuneRevisrFrbund (NKRF) sin kntrllutvalgsknferanse. Dette er en str knferanse med ver 500 deltakere fra hele landet, der både revisrer, kntrllutvalgsmedlemmer g sekretariater er med.. I tillegg arrangerer Frum fr Kntrll g Tilsyn (FKT) årlig en knferanse i juni. Denne er fr kntrllutvalgsmedlemmer g 2
sekretariat, g er mindre g litt rimeligere enn NKRF,s knferanse. Strand kntrllutvalg er gså medlem av denne rganisasjnen, g har stemmerett på frbundets årsmøte. Frrige kntrllutvalg gjennmførte en evalueringsrunde på de siste møtene. Oppsummering fra denne evalueringen er lagt ved. Frslag til VEDTAK: Kntrllutvalget tar rienteringer fra sekretariat g revisr til etterretning. Kntrllutvalget ber sekretariatet m å rganisere nødvendig pplæring i tråd med det utvalget km fram til på møtet. SANDNES, 25. nvember 2012 Per Kåre Vatland Senirrådgiver Vedlegg: Kntrllutvalgets evaluering av eget arbeid Saksliste Neste 3
Vedlegg: Kntrllutvalgets evaluering 2011 Kntrllutvalget i Strand Rgaland Kntrllutvalgssekretariat IS Arkivkde : E: 033 Saksnr. : 200800012 Skjema fr kntrllutvalgets evaluering av arbeidet i periden Opplæring av kntrllutvalget Medlemmer av kntrllutvalget har deltatt på kurs, landsknferanse g årsmøte i regi av NKRF/FKT Særlig landsknferansen har gitt verdifull infrmasjn til medlemmene. Kursing har blitt utført både i starten av periden g en gang midt i periden. Kurset fr nytt kntrllutvalg burde innehlde mer infrmasjn m både kmmunens eierfrhld, hvem sm sitter sm eierrepresentant fr kmmunen, g m representasjn i representantskap g styre. Det burde gså blitt gjrt klarere hvilke rgan g utvalg kntrllutvalget skal befatte seg med, g hvilke deler av g hvilke funksjner i kmmunen sm kntrllutvalget ikke har ansvar fr. De sm blir valt inn i kntrllutvalget bør ha gd innsikt i kmmunens virke, g særlig frhld sm har med budsjetter g regnskap å gjøre. Det bør stilles strengere krav fr å bli valt. Vararepresentanter bør innkalles til pplæringsmøter. Frvaltningsrevisjn g selskapskntrll: Bestilling g behandling av rapprter g ppfølging har fungert tilfredsstillende. Regnskap g internkntrll Administrasjnen ved rådmann g etatsledere skal ha rs fr alltid å ha stilt pp g gitt grundige svar på det rapprtene ber m svar på. Budsjett g budsjettppfølging Utarbeiding av driftsbudsjett g løpende regnskapsrapprtering har fungert meget tilfredsstillende. Rapprtering til kmmunestyret Oversending av årsplan g årsmelding har vært behandlet på vanlig måte, men leder av utvalget kunne her kanskje nyttet høve til å gi en nærmere rientering til kmmunestyret i samarbeid med rdfører. Dette er nemlig en glimrende anledning til å markedsføre kntrllutvalgets arbeid. Evaluering av samarbeid med kmmunen Det vises til vennevnte punkt. Samarbeidet kan utvikles bedre. Infrmasjn bør skje løpende g knyttes til så vel kmmunestyrets generelle virksmhet sm til enkeltsaker. Evaluering av sekretariatets arbeid Så langt har sekretariatet utført sine ppgaver på en svært gd måte. Evaluering av revisrs arbeid Kntrllutvalget har bare psitive erfaringer med revisrs arbeid. 4
Åpne møter Det synes være liten interesse fr kntrllutvalgets møter. Årsaken til dette er at sakene i str grad blir kjent fr publikum g presse før møtene. I nen tilfeller har det faktisk hendt at administrasjnens saksutredning har blitt kjent fr pressen før medlemmene har fått den i hende! Generelt Kntrllutvalget kan særlig utvikle sitt samarbeid med kmmunestyre g det plitiske miljø fr øvrig. Dette må bli et kllektivt ansvar fr utvalget. Utvalget må fr eksempel fremstå sm det rgan sm kan bistå de plitiske representantene til å få undersøkt frhld sm de ønsker nærmere belyst g sm naturlig faller inn under utvalgets kmpetansemråde. Vi savner en mer aktiv rlle i arbeidet. Sm ftest har vi bare rllen sm sandpåstrøere fr de sakene revisjnen g sekretariatet legger fram fr ss. Leder g medlemmer bør være mer aktive g ta pp saker g versende de til sekretariatet fr å få vurdert m det er grunnlag fr å sette i gang en kntrll eller revisjn. Tilbake 5
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkde Saksbeh. : 200800011 : E: 146 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedat Utvalgssaksnr. Kntrllutvalget i Strand 05.12.2011 34 /2011 NYE PLANER FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPS- KONTROLL - FRAMDRIFTSPLAN Bakgrunn: Frskriften 1 pålegger kntrllutvalget at det minst én gang i valgperiden g senest innen utgangen av året etter at kmmunestyret eller fylkestinget er knstituert, skal utarbeides en plan fr gjennmføring av frvaltningsrevisjn. Planen vedtas av kmmunestyret selv, sm kan delegere til kntrllutvalget å freta endringer i planperiden. Planen skal baseres på en verrdnet analyse av kmmunens eller fylkeskmmunens virksmhet ut fra risik- g vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behvet fr frvaltningsrevisjn på de ulike sektrer g virksmheter. En slik analyse er bestilt av tidligere kntrllutvalg, g vil freligge på nyåret. Analysen utarbeides av revisr. Saksutredning: Det er viktig fr kntrllutvalget å få innspill til aktuelle prsjekter sm til slutt skal pririteres i planen, både fra kmmuneadministrasjnen g fra sentrale plitikere. Det bør derfr utarbeides en plan fr når kntrllutvalget ønsker å invitere disse inn til møte med utvalget, der de blir bedt m å kmme med innspill til prsjekter sm etter deres syn kan være aktuelle. Kntrllutvalget vil så se disse innspillene pp mt den verrdnede analysen. På bakgrunn av analysen g mttatte innspill skal så kntrllutvalget til slutt priritere hvilke prsjekter en ønsker å gjennmføre i den kmmende periden. De freslåtte prsjektene skal vurderes ut fra risik g vesentlighetsvurderinger. Det freslås at kntrllutvalget diskuterer en framdriftsplan fr hvrdan denne prsessen skal skje. Det innebærer: Ta stilling til hvrdan en skal gjennmføre dialgen med plitikerne Ta stilling til gjennmføring av dialg med kmmuneadministrasjnen Tidspunkt fr kntrllutvalgets endelige pririteringer Vedta planen(frist innen utgangen av 2012) Oversendelse av planen til bystyret I Strand fregikk dette i frrige runde ved at kntrllutvalget inviterte administrasjnen g plitikerne (rdfører g gruppelederne) til rdinært møte i utvalget i september. Det var ikke alle av plitikerne sm møtte. Sekretariatet anbefaler at kntrllutvalget i denne gangen 11 Frskrift m kntrllutvalg 10 6
inviterer administrasjnen til i møtet i mars. Videre bør med plitikerne tas i møtet i juni, eventuelt avtales 1 time før et kmmunestyremøte seinest før smmerferien. Til slutt vil det gså kmme innspill til prsjekter fra revisr g evt. fra sekretariatet. Kntrllutvalget bør sette pp en framdriftsplan fr hvrdan en ønsker å behandle denne saken. Det er selvsagt pp til kntrllutvalget å evt. endre på den freslåtte framdriftsplanen. Når det gjelder plan fr selskapskntrll blir behandlingen mindre mfattende. Sekretariatet vil sm i frrige periden legge fram et utkast til plan i møtet i april. Selve behandlingen av planen vil finne sted i t møtet i juni. Frslag til VEDTAK: Kntrllutvalget vil behandle saken m ny Plan på frvaltningsrevisjn på følgende måte: Møte i febr: Planlegging møter med administrasjnen g plitikerne Møte i april: Administrasjnen inviteres fr å kmme med innspill til planen. Utkast til plan fr selskapskntrll legges fram. Møte i mai/juni: Det avtales et møte med rdfører g gruppelederne i rdinært møte (i juni), eventuelt i frkant av et kmmunestyremøte Møte i juni: Revisr g evt. sekretariatet legger fram frslag til prsjekter. Plan fr selskapskntrll vedtas Møte i sept.: Første utkast til plan presenteres fr kntrllutvalget, sm fretar sine pririteringer g evt. vedtar planen Møte i nv.: Siste frist fr kntrllutvalget fr å vedta planen SANDNES, 25. nvember 2012 Per Kåre Vatland Senirrådgiver Saksliste Neste Frrige 7
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkde Saksbeh. : 200800012 : E: 033 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedat Utvalgssaksnr. Kntrllutvalget i Strand 05.12.2011 35 /2011 FORSLAG TIL MØTEPLAN 2012 Bakgrunn Frslaget til møteplan bygger på tidligere møtefrekvens på 6 møter pr år. I tillegg må det tas hensyn til kmmunens møteplan i frbindelse med behandling av kmmunens årsregnskap. Møtene er sm tidligere lagt til mandager, g møtetidspunkt er sm tidligere kl. 08.30. Saksutredning Sm nevnt har kntrllutvalget nrmalt 6 møter i året 3 m våren g 3 m høsten. På møtet i mai skal kntrllutvalget behandle kmmunens årsregnskap, g avgi en uttalelse m dette til kmmunestyret. Denne skal være kjent av frmannskapet før de avgir sin innstilling til kmmunestyret. Dette møtet må derfr tilpasses kmmunens møteplan. Vi har ikke fått endelig avklar dette med kmmunen ennå, slik at daten kan bli endret. Møtedag har vært mandag. Møtedater skal tilpasses 16. andre kntrllutvalg, slik at endring av dag eller dater kan være vanskelig. Dersm kntrllutvalget likevel ønsker en annen ukedag vil vi frsøke så langt sm mulig fr å få dette til Frslag til VEDTAK: Kntrllutvalget i Strand gdkjenner følgende møteplan fr 2012: Møte Tidspunkt Kmmentar Mandag 13. februar kl. 08.30 Mandag 7. mai kl. 08.30 Tilpasses møte i Fsk g Kst Mandag 18. Juni kl. 08.30 Mandag 3. september kl. 08.30 Mandag 15. ktber kl. 08.30 Mandag 3. desember kl. 08.30 SANDNES, Per Kåre Vatland Senirrådgiver Saksliste Neste Frrige 8
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkde Saksbeh. : 200800011 : E: 146 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedat Utvalgssaksnr. Kntrllutvalget i Strand 05.12.2011 36 /2011 ÅRSPLAN 2012 - FOR STRAND KONTROLLUTVALG Bakgrunn Kntrllutvalgets årsplan er en verrdnet plan sm dekker alle aktivitetene til kntrllutvalget i året sm kmmer. Planen er ikke lvpålagt, men er et styringsverktøy fr kntrllutvalget, ved at den gir en versikt ver frventet aktivitet det neste året. Årsplanen inngår årsplanen i kntrllutvalgets rapprtering til kmmunestyret. Saksutredning Planen gir en krt versikt ver hvrdan kmmunens system fr kntrll g tilsyn er satt sammen. Det finnes videre en versikt ver saksbehandlingen i utvalget. Siste del av planen tar fr seg hvilke ppgaver kntrllutvalget frventer å arbeide med i året sm kmmer. Sm vedlegg til planen ligger en versikt ver ppgaver frdelt ut ver de ulike møtene, ut fra de pplysningene vi har nå. Men planen er ikke ufravikelig eller statisk. Underveis kan det kmme endringer ved at saker kan bli frsinket ved at rapprter el. blir frsinket eller flyttet til senere møte på grunn av saksmengde. Det kan dukke pp saker undervis sm kntrllutvalget velger å behandle. Sm nevnt innledningsvis inngår årsplanen i kntrllutvalgets rapprtering til kmmunestyret. Den vedtatte planen versendes derfr kmmunestyret til rientering Frslag til VEDTAK: 1. Kntrllutvalget i Strand vedtar årsplanen 2012 med de endringene sm km fram i møtet 2. Vedtatt plan versendes kmmunestyret til rientering. SANDNES, Per Kåre Vatland Senirrådgiver Vedlegg: Strand kntrllutvalg årsplan 2012 Saksliste Neste Frrige 9
Vedlegg: Årsplan 2012 - Strand kntrllutvalg 2011 STRAND KONTROLLUTVALG ÅRSPLAN 2012 Rgaland kntrllutvalgssekretariat IS 05.12.2011 10
Innledning Kmmunestyret har det øverste ansvaret fr kntrll g tilsyn i kmmunen. Kmmunestyret velger et kntrllutvalg sm har det løpende ansvar fr kntrll g tilsyn. Kntrllutvalget rapprterer direkte til kmmunestyret. Kntrllutvalget har et vidt mandat g kan i prinsippet ta pp et hvert frhld ved kmmunens virksmhet så lenge dette kan defineres sm kntrll eller tilsyn. Men det er t viktige avgrensninger: 1. Kntrllutvalget kan ikke verprøve plitiske pririteringer. 2. Kntrllutvalget har ikke tilsynsansvar i frhld til kmmunestyret. Kmmunestyret skal sørge fr sekretærbistand til kntrllutvalget sm til enhver tid dekker behvet. Strand kmmune har løst dette ved å gå inn i Rgaland Kntrllutvalgssekretariat IS. Sm revisr har kmmunen valgt å være med i det interkmmunale revisjnsselskapet, Rgaland Revisjn IKS. Kntrllutvalgets mål er å være en aktiv g trverdig samarbeidspartner, sm er med på å bidra til gd frvaltningspraksis i Strand kmmune. Saksbehandling i kntrllutvalget Kntrllutvalget i Strand har valgt å ha møtene fr åpne dører i tråd med unntaket i kmmunelvens 77 nr 8. Kntrllutvalget ønsker å ha mest mulig åpenhet m saksbehandlingen i utvalget. Derfr blir innkallinger av møter lagt ut på kmmunens hjemmesider før møtene. Prtkllen legges ut så snart denne blir klar etter møtet. Innkalling g prtkll blir gså sendt til rdfører, rådmann. Kntrllutvalget vedtar sin møteplan fr kmmende år på nest siste møte. Møtene er tatt inn i kmmunens møtekalender, g finnes på kmmunens hjemmeside. Møte innkalles av kntrllutvalgssekretariatet i samråd med leder. Dagsrden frberedes i samarbeid mellm utvalgets leder g sekretariatet. Kntrllutvalgets ppgaver Oppgaver knyttet til regnskap g budsjett g internkntrll Kntrllutvalget skal påse at kmmunens regnskaper er revidert på en betryggende måte. Kntrllutvalget skal videre uttale seg til kmmunestyret m årsregnskapet. Frmannskapet skal kjenne til uttalelsen før de avgir innstilling m årsregnskapet til kmmunestyret. Kntrllutvalget sitt tilsyn mfatter bl.a: Følge med i revisrs arbeid. Revisr rapprterer t ganger i året: Ved presentasjn av sin planlegging g ppsummeringen av arbeidet i årsppgjørsntatet. Følge pp revisrs merknader til regnskap g internkntrll. Følge med på kmmunes øknmistyring g budsjettdisiplin i kmmunen, ved å følge med i tertialrapprteringen. Behandling av kmmunens g fretakets årsregnskap g revisjnsberetning. Følge pp eventuelle merknader fra revisr. Gå gjennm kmmunens skatteregnskap, skatteppkrevers melding g kntrllrapprt fra Skatteetatens kntrllavdeling. 11
Frvaltningsrevisjn Kntrllutvalget skal påse at årlig det blir gjennmført frvaltningsrevisjn. Kntrllutvalget skal i løpet av 2012 utarbeide ny plan fr frvaltningsrevisjn g vedta denne senest innen siste møtet i 2012. Planen skal versendes til kmmunestyret sm skal gdkjenne planen. Planen skal bygge på en verrdnet analyse sm ble bestilt av frrige kntrllutvalg våren 2011. Denne vil bli presentert fr kntrllutvalget våren 2012. Kntrllutvalgets ppgaver på mrådet i 2012mfatter: Bestille prsjekt ut fra gjeldende plan fr frvaltningsrevisjn g gjeldende budsjett. Tema må avklares Behandle rapprter fra gjennmførte frvaltningsrevisjner etter hvert sm disse blir ferdige. Følgende prsjekter er i bestilling: Anskaffelser Eiendmsfrvaltning/vedlikehld Følge pp rapprter etter behv ca et halvt år etter behandling i kmmunestyret. Skle tilpasset pplæring Anskaffelser Rapprter m frvaltningsrevisjn versendes til kmmunestyret, fr sluttbehandling. Kntrllutvalget innstiller til kmmunestyret i slike saker. Ved ppfølging av rapprter sendes meling til kmmunestyret m dette. Selskapskntrll Kntrllutvalget skal påse at det føres kntrll med hvrdan kmmunens interesser i selskaper blir frvaltet (eierskapskntrll sm er bligatrisk). Kntrllutvalget skal videre utarbeide plan fr selskapskntrller i interkmmunale selskaper (IKS) g heleide aksjeselskaper. 2 I tråd med planen skal kntrllutvalget bestille g behandle rapprter m slike kntrller. De aktuelle selskapene fr selskapskntrll eies hvedsaklig sammen med andre kmmuner. Fr å få en effektiv ressursutnyttelse g av hensyn til selskapene, har kntrllutvalgene laget en praksis der den største eieren sm ftest tar initiativet til å initiere kntrllene. Kntrllutvalgets ppgaver på dette mrådet er: Følge med i rådmannens arbeid med utarbeidelse av eierstrategi. Det er freløpig ikke planlangt å bestille nye selskapskntrller i 2012. Kntrllutvalget har ingen selskapskntrller i bestilling, g derfr blir det trlig ikke rapprter sm skal behandles i 2012. Følge pp selskapskntrller i tråd med kmmunestyrets vedtak: Ryfylke Miljøverk IKS Rgaland Revisjn IKS Rapprter m selskapskntrller videresendes til kmmunestyret fr sluttbehandling. Kntrllutvalget innstiller til kmmunestyret i disse sakene. Ved ppfølging sendes meling til kmmunestyret m dette. Budsjett fr kntrll g tilsyn Kntrllutvalget skal lage frslag til budsjett fr kntrll- g tilsynsarbeidet i kmmunen. 2 Departementet antar at selskaper rganisert etter kmmunelvens 27 sm er selvstendige rettssubjekter, gså faller inn under bestemmelsen. 12
Kntrllutvalgets frslag til budsjett fr kntrll- g tilsynsarbeidet er kntrllutvalgets eget. Det utarbeides av kntrllutvalget selv, g det er bare kntrllutvalget selv sm kan gjøre endringer i utvalgets eget frslag før den plitiske budsjettbehandlingen. Kntrllutvalget pptrer på vegne av kmmunestyret g er direkte underrdnet kmmunestyret. Det er derfr av betydning fr kmmunestyret å være kjent med kntrllutvalgets vurdering av det øknmiske behv fr kntrll- g tilsynsarbeidet. Kntrllutvalget sitt budsjettfrslag skal følge med til kmmunestyret. Kntrllutvalgets ppgaver på mrådet er: Utarbeide frslag til budsjett fr kntrll g tilsyn fr kmmende år. Følge pp budsjett fr inneværende år. Andre ppgaver sm kntrllutvalget har planlagt Orienteringer m kmmunens drift på de enkelte mrådene sm et ledd i tilsynet med kmmunens aktiviteter På alle møtene i kntrllutvalget settes det følgende faste punkter: Gdkjenning av innkalling g saksliste Gdkjenning av prtkll fra dette møte Meldinger Eventuelt Strand, den 5. desember 2011 Strand kntrllutvalg Laila Steinsvik Leder av kntrllutvalget Vedlegg til årsplanen Oversikten viser kjente saker til behandling. Det kan bli endringer i løpet av året. Møte 1: 13. februar 2012 1. Opplæring: Kmmunale regnskaper hvr finnes den viktigste infrmasjnen 2. Rapprt frvaltningsrevisjn Anskaffelser 3. Budsjettppfølging kntrll g tilsyn pr 31.12.11 4. Kntrllutvalgets årsmelding 2011 5. Planlegging av møtene med administrasjnen g plitikerne 6. Statusversikt kntrllutvalgets saker 13
Møte 2: 7. mai 2012 1. Kmmunens årsregnskap g årsmelding 2011 2. Årsrapprt skatteregnskapet 2011 med kntrllbrev 3. Oppfølging frvaltningsrevisjn: Skle tilpasset pplæring 4. Plan fr frvaltningsrevisjn: Innspill fra administrasjnen 5. Plan fr selskapskntrll første gangs behandling 6. Statusversikt kntrllutvalgets saker Møte 3: 18. juni 2012 1. Orientering m kmmunens tertialrapprt 30.04.2012 2. Oppfølging av selskapskntrll Ryfylke Miljøverk IKS 3. Rapprt frvaltningsrevisjn: Eiendmsfrvaltning/vedlikehld 4. Budsjettppfølging kntrll g tilsyn pr 30.04.12 5. Plan fr frvaltningsrevisjn: Innspill fra plitikere 6. Opplæring: Hva er g hvrdan gjennmføres frvaltningsrevisjn 7. Plan fr selskapskntrll: kntrllutvalgets gdkjenning av planen 8. Statusversikt kntrllutvalgets saker Møte 4: 3. september 2012 1. Oppfølging av selskapskntrll Rgaland Revisjn IKS 2. Budsjett fr kntrll g tilsyn 2013 3. Budsjettppfølging kntrll g tilsyn pr 31.07.12 4. Kntrllutvalgets møteplan fr 2013 5. Revisrs uavhengighet egenerklæring fra ppdragsansvarlig revisr 6. Plan fr frvaltningsrevisjn: Innspill fra revisjnen 7. Plan fr frvaltningsrevisjn kntrllutvalgets første vurderinger g pririteringer 8. Orientering m verrdna revisjnsstrategi 2011 Møte 5: 15. ktber 2012 1. Orientering m kmmunens tertialrapprt pr 31.08.12 2. Opplæring: Habilitetsbestemmelser 3. Frberedelse til bestilling av ny frvaltningsrevisjn: Tema velges i ny plan 4. Plan fr frvaltningsrevisjn kntrllutvalgets priritering g gdkjenning av planen 5. Statusversikt kntrllutvalgets saker Møte 6: 3. desember 2012 1. Orientering m budsjett 2013 g øknmiplan 2013-2016 2. Opplæring: Kntrllutvalgtes ppgaver g ansvarsmråde. 3. Bestilling frvaltningsrevisjn Tema velges i ny plan 4. Kntrllutvalgets årsplan 2013 5. Statusversikt kntrllutvalgets saker Tilbake 14
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkde Saksbeh. : 200800046 : E: 216 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedat Utvalgssaksnr. Kntrllutvalget i Strand 05.12.2011 37 /2011 STATUSOVERSIKT KONTROLLUTVALGETS SAKER NOVEMBER 2011 Bakgrunn Statusversikt kntrllutvalgets saker er en fast sak på alle møtene i kntrllutvalget. Oversikten er laget fr at kntrllutvalget skal kunne hlde versikt ver saker sm går ver flere møter. Saken er delt i tre hvedtyper: frvaltningsrevisjner, selskapskntrller g andre saker. Den siste typen består av andre saker kntrllutvalget vil behandle, så sm revisjnsmerknader, verrdnet analyse g lignende. Oversikten er delt i tre tabeller. Første tabell følger saken fra bestilling rapprten legges fram fr kntrllutvalget til behandling. Andre tabell følger saken fra kntrllutvalget sender denne videre til kmmunestyret til kntrllutvalget har fulgt denne pp. Når saken er avsluttet legges den ned i tredje tabell slik at kntrllutvalget har versikt hva sm er behandlet i periden. Oversikten sm kntrllutvalget få denne gangen innehlder versikt ver saker sm er avsluttet i hele frrige peride. Fra neste versikt (i 2012) vil denne versikten bare innehlde saker sm dette kntrllutvalget arbeider med. Saksutredning I første tabellen finner vi en klnne sm heter Status/frventet ferdig. Her legger vi inn pplysninger fra revisjnen m når rapprten de frventer at rapprten skal bli ferdig. Revisr vil i tilknytning til denne saken rientere m framdriften på prsjektet. Alle bestillinger av prsjekter g kntrller sm fretar skal være med bakgrunn i vedtatte planer. Gjeldende plan fr selskapskntrll ble vedtatt av kmmunestyret 10.09.2008, g gjeldende plan frvaltningsrevisjn ble vedtatt av kmmunestyret 15.10.2008 g ppdatert av kntrllutvalget 31.08.2009 Kntrllutvalget har t frvaltningsrevisjner i bestilling. Den første rapprten frventes klar til møtet i februar. Når det gjelder den andre rapprten har vi ikke fått ne tidspunkt fra revisjnen ennå, så vi har freløpig bare stående den dat kntrllutvalget ønsket rapprten ferdig. I tillegg bestilte det frrige kntrllutvalget verrdnet analyse til planen fr frvaltningsrevisjn. Denne blir levert våren 2012. Kntrllutvalget har en frvaltningsrevisjn g t selskapskntrller sm skal følges pp i løpet av 2011. 15
Frslag til VEDTAK: Kntrllutvalget i Strand tar statusversikt kntrllutvalgets saker nvember 2012 til rientering. SANDNES, Per Kåre Vatland Senirrådgiver Vedlegg: Statusversikt kntrllutvalgets saker nvember 2011 Saksliste Frrige 16
Vedlegg: Statusversikt kntrllutvalgets saker nv. 2011 Strand kntrllutvalg Rgaland Kntrllutvalgssekretariat IS Arkivkde : E: 216 Saksnr. : 200800046 Statusversikt kntrllutvalgets saker nvember 2011 Saker 3 fra bestilling til behandling i kntrllutvalget Frvaltningsrevisjner Vedtatt igangsatt Avtalt tidsbruk Status/ Antatt ferdig 1. Eiendmsfrvaltning/vedlikehld 20.06.11 200 timer Juni 2012 2. Anskaffelser 29.11.10 150 timer 13.02.12 Selskapskntrller 1. Andre saker 1. Overrdnet analyse, plan frvaltningsrevisjn 2013-2016 20.06.11 40-50 timer Våren 2012 Kmmentar Saker under plitisk behandling g til videre ppfølging Frvaltningsrevisjner Bestilt Behandlet Behandlet av/ Planlagt dat fulgt pp 1. Skle tilpasset pplæring 08.02.10 20.06.11 Kst: 21.09.11 Mai 2012 Selskapskntrller 1. Rgaland Revisjn IKS 02.05.11 29.08.11 Kst 21.09.11 Sept 2012 2. Ryfylke Miljøverk IKS 08.02.10 02.05.11 Kst:15.06.11 Juni 2012 Andre saker 1. Avsluttede saker Frvaltningsrevisjner Vedtatt igangsatt Behandlet i KU Behandlet i Fsk/Kst Fulgt pp av KU 1. Kvalitet i pleie- g msrgssektren 01.12.08 30.11.09 Kst: 16.12.09 31.05.10 29.08.11 2. Kvalitet i barnehager 19.10.09 29.11.10 Kst: 15.12.10 20.06.11 3. Etikk 05.06.07 27.04.09 Kst: 10.06.09 Kst: 24.03.10 30.11.09 4. Utbyggingsmråder g -avtaler 27.03.07 01.12.08 5. Fastlønnsleger g leger med fastlegeavtaler 6. Evaluering av kmmunens rganisering 7. Vurdering habilitet i frb. m. prsjektet Melting Pt Kst: 18.02.09 Kst: 28.10.09 19.10.09 10.05.05 13.02.07 Kst: 09.04.08 08.06.09 27.03.07 04.09.07 Kst: 19.09.07 16.09.08 27.04.09 04.03.08 29.04.08 Selskapskntrller 1. Avanti Ryfylke AS 27.03.07 11.12.07 Kst: 10.09.08 01.12.08 2. Ryfylke-kmmunene IKS 26.09.06 11.12.07 Kst: 10.09.08 01.12.08 3. Lyse Energi AS 27.03.07 06.03.08 Kst: 09.04.08 Andre saker 1. Oppfølging revisrs merknader til årsregnskapet 2010 02.05.11 29.08.11 2. Overrdnet analyse 04.09.07 16.09.08 Kst. 15.10.08 01.12.08 Tilbake Kmmentarer Kmmentar Følges videre pp av kmmunestyret. Tatt til rientering Ytterligere ppfølging ikke nødvendig. Vedlegg til plan fr frv.rev., behandlet i kst. 15.10.08 3 Frhld vedrørende en sak, sm blir behandlet i dette møtet er markert med kursiv 17