MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I ALVDAL KOMMUNE

Transkript

1 MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I ALVDAL KOMMUNE Kntrllutvalgets møter hldes fr åpne dører i henhld til Kmmunelven 31. MØTEDATO: Tirsdag 4. juni 2019 KL.: 12:30 (mrk tid) STED: Kammerset ved Alvdal kmmunehus SAKSLISTE SAK NR. INNHOLD 18/2019 Gdkjenning av saksliste g innkalling 19/2019 Gdkjenning av prtkll fra møte /2019 Frberedelse virksmhetsbesøk Fra kl. 13:00 gjennmføres virksmhetsbesøk hs Kmmunalteknikk Vær ppmerksm på at den enkelte representant selv er ansvarlig fr å følge med på eventuell inhabilitetsprblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kntrllere m det freligger inhabilitet i nen saker g eventuelt varsle m dette til møtesekretæren. Dette uavhengig av m det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Trsdag 23. mai 2019 Fr Leif Langdden, leder i kntrllutvalget Kntrllutvalg Fjell IKS Kpi: Ordfører, Revisr, Ekspedisjnen fr utlegging til ffentlig gjennmsyn på kmmunens hjemmeside Eventuelle frfall meldes til Kntrllutvalg Fjell IKS, tlf.: e-pst: tb@kntrllutvalgfjell.n

2 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /19 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedat: 18/19 Kntrllutvalget Gdkjenning av innkalling g saksliste Saksdkumenter: - Saksliste til møte Saksframlegg: Saken er bligatrisk i alle møtene i utvalget. Sakslisten er fastsatt i samråd med utvalgsleder. Innkalling g saksliste til møte gdkjennes. Kntrllutvalget i Alvdal kmmune Sak nr. 18/2019

3 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /19 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedat: 19/19 Kntrllutvalget Møteprtkll fra møte Saksdkumenter: - Møteprtkll fra møte (vedlagt) Saksframlegg: Saken er bligatrisk på alle møter i kntrllutvalget. Prtkllen ble sendt ut til medlemmene pr. e-pst samme dag. Sekretariatet har ikke mttatt frslag til endring på utsendt prtkll. Den vedlagte møteprtkll fra kntrllutvalgets møte gdkjennes. Kntrllutvalget i Alvdal kmmune Sak nr. 19/2019

4 Alvdal kmmune MØTEPROTOKOLL Kntrllutvalget Møtested: Kmmunestyresalen, Alvdal kmmunehus Møtedat: Tirsdag 23. april 2019 Tid: Kl. 13:00 Saknr Til stede på møtet: Medlemmer: Leif Langdden Sigmund Kveberg Paaske Frfall: Wenke Furuli Varamedlem: Trnd Strypet Andre: Fra Kntrllutvalg Fjell IKS: Fra Revisjn Fjell IKS: Fra Alvdal kmmune: Fra administrasjnen: Henning Mikkelsen Ordfører Jhnny Hagen Rådmann Erling Straalberg, Øknmisjef Klbjørn Kjøllmen, Skatteppkrever Berit Stendal Enhetsleder flyktningetjenesten Olivia van Uytvanck Enhetsleder helse Anita Engelberg Merknad: Sak 15/19 ble behandlet før sak 14/19. Møtet ble avsluttet kl. 15:30 Alvdal, 23. april 2019 T. Bakken møtesekretær Neste møte: Tirsdag 4. juni 2019 kl. 13:00 Kntrllutvalget i Alvdal kmmune Møteprtkll, møte Side 1 av 5

5 10/2019 Gdkjenning av saksliste g innkalling Innkalling g saksliste til møte gdkjennes. Sekretariatets frslag vedtas. Innkalling g saksliste til møte gdkjennes. 11/2019 Gdkjenning av prtkll fra møte Den vedlagte møteprtkll fra kntrllutvalgets møte gdkjennes. Sekretariatets frslag vedtas. Den vedlagte møteprtkll fra kntrllutvalgets møte gdkjennes. 12/2019 Årsregnskap 2018 Alvdal kmmune uttalelse Kntrllutvalgets uttalelse vedrørende Alvdal kmmunes årsregnskap fr 2018 versendes kmmunestyret med kpi til frmannskapet. Øknmisjefen gikk igjennm årsregnskapet fr Presentasjnen versendes sekretariatet g legges ved sakspapirene. Rådmann presenterte årsberetningen fr Administrasjnen svarte videre på spørsmål i fra utvalget. Revisr avga tilslutt sine kmmentarer til revisjnsberetningen. Sekretariatets frslag vedtas. Kntrllutvalget i Alvdal kmmune Møteprtkll, møte Side 2 av 5

6 Kntrllutvalgets uttalelse vedrørende Alvdal kmmunes årsregnskap fr 2018 versendes kmmunestyret med kpi til frmannskapet. Kntrllutvalget har i møte 23. april 2019 behandlet Alvdal kmmunes årsregnskap fr Grunnlaget fr behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, administrasjnssjefens årsberetning g revisjnens beretning, datert 11.april I tillegg har ansvarlig revisr g administrasjnen supplert kntrllutvalget med muntlig infrmasjn under behandlingen i kntrllutvalget. Alvdal kmmunes regnskap fr 2018 viser kr til frdeling drift g et regnskapsmessig mindrefrbruk på kr 0. Kntrllutvalget har merket seg at revisjnsberetningen er avgitt med et frbehld m budsjett: Tjenesten fr funksjnshemmede g Kmmunalteknikk har hatt betydelig merfrbruk i frhld til regulert budsjett Kntrllutvalget mener at presentasjn av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjner g nter tilfredsstiller brukernes infrmasjnsbehv g gir et riktig inntrykk av de frhld sm årsberetningen til administrasjnssjefen mhandler. Kntrllutvalget har ellers ingen merknader til årsregnskapet g årsberetningen. Kntrllutvalget tilrår at kmmunestyret gdkjenner kmmunens årsregnskap g årsberetning fr /2019 Orientering i fra administrasjnen - Flyktningetjenesten Kntrllutvalget tar administrasjnens redegjørelse m flyktningetjenesten til rientering. Enhetsleder var innkalt til møtet g ga utvalget en rientering m enhetens rganisering, ppgaver, g erfaring med integrering g b veiledning, bsetting g intrduksjnsprgram. Presentasjnen sendes sekretariatet g vil bli lagt ved sakspapirene. Kntrllutvalget tar administrasjnens redegjørelse m flyktningetjenesten til rientering. Kntrllutvalget i Alvdal kmmune Møteprtkll, møte Side 3 av 5

7 14/2019 Plan fr virksmhetsbesøk 2019 Plan fr virksmhetsbesøk ved enheten Kmmunalteknikk utarbeidet under behandlingen gdkjennes. Utvalget gikk igjennm planen fr virksmhetsbesøk g fastsatte tema, tid g sted. Plan fr virksmhetsbesøk ved enheten Kmmunalteknikk utarbeidet under behandlingen gdkjennes. 15/2019 Kntrllrapprt skatt 2018 Kntrllutvalget tar kntrllrapprt skatt 2018 fra Skatteetaten, samt årsrapprt g årsberetning fra skatteppkrever til rientering. Skatteppkreveren var innkalt til møtet g gikk igjennm årsrapprt g kntrllrapprt Hun svarte videre på spørsmål i fra kntrllutvalget. Sekretariatets frslag enstemmig vedtatt. Kntrllutvalget tar kntrllrapprt skatt 2018 fra Skatteetaten, samt årsrapprt g årsberetning fra skatteppkrever til rientering. 16/2019 Orienteringssaker Den framlagte saken tas til rientering. Den framlagte saken tas til rientering. Kntrllutvalget i Alvdal kmmune Møteprtkll, møte Side 4 av 5

8 17/2019 Eventuelt Kntrllutvalgets behandling: Kntrllutvalget diskuterte ny kntrllutvalgs- g revisjnsfrskrift på høring. Kntrllutvalget i Alvdal kmmune Møteprtkll, møte Side 5 av 5

9 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /19 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedat: 20/19 Kntrllutvalget Frberedelse til virksmhetsbesøk Kmmunalteknikk Saksdkumenter: - Plan fr virksmhetsbesøk - Varsel m virksmhetsbesøk - Utdrag fra kmmunens årsmelding 2018 Saksframlegg: Kntrllutvalget skal gjennmføre virksmhetsbesøk ved Kmmunalteknikk. Etter samtale med kntrllutvalgets leder g enhetsleder ved Kmmunalteknikk er planen endret i frhld til ppmøtested. Virksmhetsbesøket starter i møterm Kammerset ved Alvdal kmmunehus. Omvisning ved en av enhetens anlegg gjennmføres etter presentasjner. Kntrllutvalget benytter tiden fram til 13:00 til frberedelse g gjennmgang av planen. Ingen frslag til vedtak. Kntrllutvalget i Alvdal kmmune Sak nr. 20/2019

10 Plan fr kntrllutvalgets virksmhetsbesøk ved enheten Kmmunalteknikk, tirsdag 4. juni 2019 kl. 13:00. Enhetsleder: Avdelingsleder drift: Sigrun Hafsten Raymnd Gustu, Oppmøtested Kammerset, Alvdal kmmunehus Inviterte Enhetsleder, avdelingsledere, evt. Tema Hvrdan sikres gd vannkvalitet i kmmunen? Orientering m ledningsnettets tilstand g behv fr utskifting Orientering m selvkstberegninger Har kmmunen planer fr reservevannkilde Organisering/arbeidsppgaver Bemanningssituasjn/kmpetanse til å møte nye krav Hms-internkntrll Etikk Beredskap Skriftlig kntakt med rådmannen Sekretariatet tar kntakt i uke 20. OK, sendt skriftlig varsel. Skriftlig kntakt med virksmhetsleder Sekretariatet tar skriftlig kntakt med virksmhetsleder, rienterer m hensikten med etatsbesøket g avtaler endelig tidspunkt, uke 20. Ok, sendt skriftlig varsel g telefnsamtale. Innhente g sende ut dkumentasjn Sekretariatet innhenter ønskelig dkumentasjn g sender ut til utvalget i uke 20. Freløpig frslag til tidsplan: Tidsplan 12:30-13:00 Utvalget møtes fr frberedelse 13:00-13:20 Kntrllutvalget presenterer seg selv g sin rlle 13:20-14:30 Orientering g diskusjn med utgangspunkt i valgt tema 14:30-15:00 Omvisning 15:00- Ordinært møte

11 5.10 Kmmunalteknikk Enhetens virkemråde g antall årsverk g ansatte Frvaltning, drift g vedlikehld av alle kmmunaltekniske anlegg (veg, G/S-veg, gatelys, vann, avløp, vervann) g av alle kmmunale bygninger. Administrering av kmmunale avgifter innen vann/avløp/renvasjn (VAR-mrådet), utleieavtaler bliger, salg av kmmunale regulerte tmter. Ansvarlig fr kmmunale investeringer, samt prsjektledelse i enkelte prsjekter. Enheten utfører ppgaver innen øknmi, persnal, saksbehandling, internkntrll, rapprteringer g ppfyllelse av lv/frskrifter Antall ansatte Antall årsverk 17, ,9 Antall heltidsansatte 12 8 Antall deltidsansatte Kmmentarer: Øknmi Beløpene er i hele kr. Regnskap 2018 Budsjett 2018 Avvik i kr Avvik i % Regnskap 2017 Regnskap 2016 Utgifter , Inntekter , Nett utgift , Kmmentarer: Enheten tk ver øknmi- g persnalansvar fr renhlderne på Slsida fra 1. sept. Budsjettmidler ble flyttet fra enhet Slsida fra samme dat. De ttale utgiftene i enheten ble nesten 3,5 mill. kr høyere enn budsjettert. Dette skyldes i hvedsak: Merutgifter lønn på kr hvrav gjelder lønn til renhldere. Ne av merutgiftene lønn er frdelt til investeringsprsjekter. Energiutgiftene ble kr høyere enn budsjettert. Dette skyldes i hvedsak økte energipriser. I tillegg ble energiutgiftene kr høyere enn budsjettert når det gjelder Sjulhustunet. Et slikt bygg sm Sjulhustunet byr på utfrdringer i frhld til ptimal energibruk fra dag 1. En ser allerede nå at på de første 2 månedene i 2019 at en har klart å redusere energifrbruket en del. Det jbbes frtløpende med å hlde energifrbruket nede, g vi er gdt i gang med prsessen med å få kblet Sjulhustunet g Ungdmssklen til fjernvarme. Energifrbruk på øvrige kmmunale bygninger, ble ttalt ca kwh høyere i 2018 enn i Det ble brukt knappe 2 mill. kr på vedlikehld. Budsjettet var på knappe 1,6 mill. kr, altså ble det et merfrbruk på kr. Inntektene ble 2,3 mill. kr høyere enn budsjettert. Drøyt 1,9 mill. av dette gjelder frdeling til ulike ansvar g kmmer der fram sm utgifter. Hlder man sistnevnte samt bruk av fndsmidler utenm er merinntektene på kr. Dette frdeler seg på refusjn sykelønn g andre refusjner. Enhetsleders vurdering av tjenestenivået 2018 I periden 1/1 til 31/10 ble ingeniøren i enheten brukt nesten fullt ut i frbindelse med byggingen av Sjulhustunet. Fram til nyttår med ppfølging av sluttppgjør. Oppstart drift av anlegget Sjulhustunet g deltakelse i flytteprsess tk mye tid fr uteseksjnen. Omrganisering renhld, tidkrevende prsess, men ser allerede i løpet av årets siste 2 måneder større fleksibilitet g utnyttelse av ressurser g kmpetanse. Alle renhldere i kmmunen ansatt i enheten fm. 1.september. Renhld både på Plassen barnehage g

12 Plassen skle etter ppstart på Sjulhustunet fra 15.ktber. Rundvask g klargjøring av Plassen skle før barnehagen flyttet inn. Fylt på med vikarbruk utver eksisterende ressurs fr å dekke pp ne av merbehv på 40% på Sjulhustunet var et hektisk år med str aktivitet samtidig sm det var stre utskiftinger i arbeidsstkken, både i administrasjn (enhetsleder g avd.leder drift), innen renhld (tre ansatte gikk av med pensjn) g i uteseksjnen. Dette medførte utfrdringer g merarbeid fr medarbeiderne. Det har, naturlig nk, vært merarbeid særlig fr uteseksjnen, men gså fr administrasjnen ved drifting av nye bygg samtidig sm fraflyttede bygninger gså skulle driftes delvis, bl.a nedjustering av varmeanlegg fr å hindre frst. Bistått NATO øvelse med tilrettelegging Oppretthldt de daglige drift- g renhldsppgavene på en tilfredsstillende måte. Gjennmført investeringsprsjektene: Sjulhustunet Oppussing av Gjelen 7, tilrettelagt fr utleie av t benheter. Veimlegging mellm Nedre Månavei med mlegging av VA i Huseidalen, VA-anlegg Steimegga - Øvre Måna g utfasing av pumpestasjn. Tilrettelagt fr barnehagen på Plassen skle Vei Plassen industrimråde VA g vei fr utvidelsen av Plassen industrimråde Utbedret nedre del av Piperudstien Anskaffet ny lastebil, traktr med skjær (levert 2019) g ny bil fr renseanlegget Byttet g ppgradert ventilasjnsanlegg Slsida, ferdigstilt Strømmen Renseanlegg ferdigstilt Kmmunal blig Brenna 10 renvert g ferdigstilt Nen investeringsprsjekter sm ble budsjettert inn i 2018-budsjettet er utsatt til 2019 grunnet arbeidskapasiteten g pririteringer i kmmunalteknikk. Viser til k-sak 56/18. Angående selvksttjenestene vann, avløp g renvasjn: Se eget

13 KONTROLLUTVALG FJELL IKS Os kmmunehus, 2550 OS I Ø. Org.nr Alvdal kmmune Kmmunlteknikk v/ enhetsleder 2560 Alvdal Vår ref.: Deres ref.: Saksbeh.: Dat: TB 16. mai 2019 Varsel m virksmhetsbesøk ved Alvdal kmmune, enheten Kmmunalteknikk 4. juni 2019 Kntrllutvalget i Alvdal vedtk den Prsedyrer fr virksmhetsbesøk. Virksmhetsbesøket skal gjøre kntrllutvalget bedre kjent med den kmmunale virksmheten, g ansatte i kmmunen skal bli kjent med kntrllutvalgets arbeid. Et virksmhetsbesøk er et møte mellm kntrllutvalget g en besøkt virksmhet/enhet i kmmunen. Deltakere fra virksmheten rienterer m sin virksmhet g kntrllutvalgets medlemmer stiller spørsmål underveis hvis ønskelig. Kntrllutvalgets frmål med virksmhetsbesøk er å gjøre seg kjent med g skaffe seg kunnskap m hvrdan kmmunens virksmheter drives. Kntrllutvalget vedtk den at de ønsker å gjennmføre besøk hs virksmheten Kmmunalteknikk i Alvdal kmmune. Dat fr besøket fastsatt til tirsdag 4. juni 2019 kl. 13:00. Dersm det er mulig ønsker utvalget at besøket gjennmføres på Taubanetmta. Tema under møtet vil være: Hvrdan sikres gd vannkvalitet i kmmunen? Orientering m ledningsnettets tilstand g behv fr utskifting Orientering m selvkstberegninger Har kmmunen planer fr reservevannkilde Organisering/arbeidsppgaver Bemanningssituasjn/kmpetanse til å møte nye krav Hms-internkntrll Etikk Beredskap Utvalget ønsker å få en rientering i fra enhetsleder hvr det legges vekt på muligheter g utfrdringer innenfr valgt tema. Ta gjerne kntakt med undertegnede dersm ne er uklart. Med hilsen KONTROLLUTVALG FJELL IKS Kpi: Rådmann i Alvdal Nrvald Veland daglig leder rådgiver tlf.: tlf e-pst: tb@kntrllutvalgfjell.n e-pst: nv@kntrllutvalgfjell.n

14 KONTROLLUTVALG FJELL IKS Os kmmunehus, 2550 OS I Ø. Org.nr Vedlegg; Plan fr virksmhetsbesøk, prsedyrer fr virksmhetsbesøk Nrvald Veland daglig leder rådgiver tlf.: tlf e-pst: tb@kntrllutvalgfjell.n e-pst: nv@kntrllutvalgfjell.n