MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget

Transkript

1 Alvdal kommune MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Kammerset, Alvdal kommunehus Møtedato: Tirsdag 24. april 2018 Tid: Kl. 13:00 Saknr Til stede på møtet: Medlemmer: Leif Langodden Sigmund Kveberg Paaske Wenke Furuli Forfall: Ingen Andre: Fra Kontrollutvalg Fjell IKS: Torill Bakken Fra Revisjon Fjell IKS: Henning Mikkelsen Fra administrasjonen: Økonomisjef Kolbjørn Kjøllmoen (sak 12/18), Rådmann Erling Straalberg (sak 12-13/18) Berit Stendal (sak 14/18) Fra kommunen: Ordfører Johnny Hagen Merknad: Tilleggssak ble utsendt til kontrollutvalget og ble behandlet som sak 17/18. Møtet ble avsluttet kl. 15:30 Alvdal, 24. april 2018 Torill Bakken T. Bakken møtesekretær Neste møte: Virksomhetsbesøk tirsdag 5. juni 2018 kl. 13:00 Møteprotokoll, møte Side 1 av 6

2 10/2018 Godkjenning av saksliste og innkalling Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Noen av sakene har feil saksnummer over behandlingslinja. Sekretariatet endrer dette. Sekretariatets forslag vedtatt. Innkalling og saksliste til møte godkjennes. 11/2018 Godkjenning av protokoll fra møte Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Sekretariatets forslag vedtas. Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. 12/2018 Årsregnskap 2017 for Alvdal kommune; uttalelse Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Alvdal kommunes årsregnskap for 2017 oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Økonomisjef og rådmann var til steder under møtet og gikk igjennom årets regnskap og årsmelding. De svarte videre på spørsmål i fra utvalget. Ordfører supplerte med muntlig informasjon. Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Alvdal kommunes årsregnskap for 2017 oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Kontrollutvalget har i møte 24. april 2018 behandlet Alvdal kommunes årsregnskap for Møteprotokoll, møte Side 2 av 6

3 Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, administrasjonssjefens årsberetning og revisjonens beretning, datert 16.april I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget har merket seg at Alvdal kommunes regnskap for 2017 viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Kontrollutvalget mener at presentasjon av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsberetningen til administrasjonssjefen omhandler. Kontrollutvalget har ingen merknader til Alvdal kommunens årsregnskap for Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret godkjenner kommunens årsregnskap og årsberetning for /2018 Plan for virksomhetsbesøk 2018 Plan for virksomhetsbesøk ved tjenesten for funksjonshemmede (TFF) utarbeidet under behandlingen godkjennes. Utvalget gikk igjennom foreslåtte tema. Rådmannen oversender Compilo-rapport til sekretariatet i forkant av besøket. Utvalget fastsatte plan. Plan for virksomhetsbesøk ved tjenesten for funksjonshemmede (TFF) utarbeidet under behandlingen godkjennes. 14/2018 Kontrollrapport skatt 2017 Skatteoppkreveren bes sørge for at arbeidsgiverkontroll i Alvdal kommune utføres i henhold til kravet som fastsettes av Skatteetaten. Saken oversendes kommunestyret til orientering. Møteprotokoll, møte Side 3 av 6

4 Skatteoppkrever var tilstede under behandlingen og gikk kort igjennom årsrapport fra skatteoppkrever og kontrollrapport skatt Hun svarte videre på spørsmål i fra utvalget. Skatteoppkreveren bes sørge for at arbeidsgiverkontroll i Alvdal kommune utføres i henhold til kravet som fastsettes av Skatteetaten. Saken oversendes kommunestyret til orientering. 15/2018 Orienteringssaker De framlagte sakene tas til orientering. O-sak 1 utgår. Sekretariatet gikk kort igjennom sakene. De framlagte sakene tas til orientering. 16/2018 Eventuelt Kontrollutvalgets behandling: Kontrollutvalget er informert om at rådmannen har vurdert sin habilitet i arbeidet med kommuneplanens samfunnsdel. Tilleggssak: 17/2018 Rapport Varslingsrutiner i Midt-Hedmark brann- og redningsvesen (MHBR iks) Sekretariatets forslag til innstilling: Rapport om varslingsrutiner i MHBR IKS tas til etterretning. Kommunestyret i Alvdal ber selskapet følge opp de anbefalinger som er gitt i rapporten. Styreleder bes rapportere om iverksatte tiltak til kontrollutvalget innen Sekretariatet orienterte om Elverum kontrollutvalgs behandling av rapporten og vedtak fattet der. Videre ga ordfører en grundig orientering om en ekstra sak som ble behandlet i representantskapet i MHBR på bakgrunn av rapporten. Saken var fremmet av ordfører på Alvdal og følger her i sin helhet: Møteprotokoll, møte Side 4 av 6

5 Ekstrasak i Representantskapsmøte 23. april Dette er en sak med mange sider og det er vanskelig å vite hvor en skal begynne. Representantskapet har mottatt et brev fra ansatte hvor de ber oss om en vurdering av vår tillitt til selskapets styre. Jeg oppfatter situasjonen slik at det er styrets pressemelding datert 19. mars 2018 og ordlyden i den og styreleders uttalelser til media som har forårsaket denne reaksjonen blant ansatte. En annen mulig årsak til fortsatt høyt konfliktnivå kan være tidligere brannsjefs permisjon og mulighet for gjeninntreden (sitat fra styreprotokoll ekstraordinært styremøte oktober/november 2017: vedtak: Nils-Erik Haagenrud innvilges ett års permisjon uten lønn fra stillingen som brannsjef ved MHBR fra Dersom han returnerer til MHBR etter permisjonens utløp vil han bli tilbudt stilling i MHBR på nivå med den stilling han har i dag hva gjelder stillingskode og lønnsnivå frem til avtalefestet pensjonsalder 60 år. Sitat slutt). Uansett hvor en begynner kommer en ikke utenom konfliktgrunnlaget for den gjennomførte rettsprosessen. Dette bør åpne for noe selvransakelse både i nåværende og tidligere styrer, og det samme i nåværende og tidligere representantskap. Resulterte arbeidsformen i de to organer i et mindre eller et totalt fravær av kritiske stemmer kort sagt har vi vært to JA-organ som mer eller mindre har unnlatt å stille de kritiske spørsmålene. Har vi som politikere vært for tilfreds med ledelsens solide og gode økonomistyring, og dermed oversett elementer som antagelig kan oppstå i en så kompleks organisasjon som MHBR. Over tid kan små og store uenigheter vokse til store og kraftkrevende konflikter. Rettsaken har endt i en rettskraftig dom i og med at ingen av partene anket rettens kjennelse. Det må vi forholde oss til. Sett i lys av det, er nok deler av uttalelsen fra styreleder i den omtalte pressemeldingen mindre heldig, og har iallfall ikke bidratt til å dempe konfliktnivået. Styret og da særlig styreleder har hatt en krevende periode med en prosess basert på en altoverskyggende konflikt. Det er noe vi alle bør ha forståelse for. Samtidig bør vi stille oss spørsmålene; om hvordan MHBR er organisert om vi har en hensiktsmessig styresammensetning Organisering. Gjennom tidligere samtaler med lokalt ansatte er det påpekt utilfredsstillende informasjonsrutiner, mangelfulle bestillingsrutiner og oppfølging av utdanning/opplæring på forskjellige nivåer. Dette ble dokumentert i brev til styret og daværende brannsjef Noe av kilden til konfliktskapende områder kan være mangel på struktur. Uklare strukturer skape ofte ukulturer i en organisasjon. Jeg tror tiden er moden for nytenkning. MHBR bør revideres ved at nytilsatt brannsjef med sin kompetanse får i oppgave å analysere organisasjonen, for så å fremme forslag til tiltak med målsetting om å binde organisasjonen bedre sammen. Et av delmåla bør være Møteprotokoll, møte Side 5 av 6

6 kompetansestyrking av mellomledernivået ikke den brannfaglige-, men den forvaltningsmessige kompetansen. Styresammensetningen. Helt siden dannelsen av MHBR har det vært en selvfølge at alle eierkommunene skal representeres i styret. Er dette en hensiktsmessig løsning? Nettopp dette ble luftet av noen i representantskapet tidligere i denne perioden.. Ut av tilgjengelig revisjonsrapport kan man lese at det er gjort anbefalinger på at et styre bør bestå av 4 til 5 personer og at styrets sammensetning gjenspeiler tiltenkt kompetanse. Så tilslutt: 1. Det er min oppfatning at styreleder og styret samlet har fremstått både troverdig og profesjonelt ved å ta konflikten til rettsapparatet. En pressemelding, som kan tolkes forskjellig, danner ikke grunnlag for å uttrykke mistillit til styret og styreleder. Men, det betinger at styreleder beklager overfor berørte og ansatte sine uttalelser i forbindelse med den omtalte pressemeldingen. 2. Representantskapet må be om styreleders redegjørelse for hva som menes med at Haagenrud skal få tilbud om stilling i MHBR på nivå med den stilling han har i dag hva gjelder stillingskode og lønnsnivå frem til avtalefestet pensjonsalder 60 år. 3. Representantskapet må be styret å legge frem en revidert organisasjonsplan med fokus på mellomledernivået og styrket forvaltningskompetanse. 4. Representantskapet bør utrede størrelsen på eksisterende styre og for så å fremlegge forslag til ny styrestruktur jfr. revisjonsrapportens anbefalinger. Dette kan gjøres ved en revisjon av 9 i selskapsavtalen. 5. Representantskapet bør anbefale styret om å tilbakekalle Haagenruds permisjon og da samtidig iverksette prosess for å vurdere hans tilsettingsforhold til MHBR iht. AML s bestemmelser. Kontrollutvalgets innstilling: Rapport av 16. april 2018 om varslingsrutiner i MHBR IKS av tas til etterretning Kommunestyret i Alvdal ber selskapet følge opp de anbefalinger som er gitt i rapporten. Møteprotokoll, møte Side 6 av 6