STOKKE KOMMUNE FORMANNSKAP ETTERSENDTE SAKER Møtested: Kommunestyresalen Dato: 28.01.2009 Tidspunkt: 0900 Forfall meldes til møtesekretær på tlf. 33295019, el. E-post: mette.gravdal@stokke.kommune Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale Saksnr Innhold Side POLITISKE SAKER 1/09 DRIFTSREDUKSJONER 2/2 2/09 FINANSSTRATEGI 7/7 Møteinnkallingen er lagt ut på Stokke bibliotek, opplysningstjenesten Stokke rådhus og på Stokke kommunes hjemmesider. Stokke, den 23. januar 2009 Nils Ingar Aabol ordfører sign. Mette Gravdal møtesekretær
STOKKE KOMMUNE Arkivsaksnr.: 08/1706 Arkiv: 151 Saksbehandler: Toril Eeg DRIFTSREDUKSJONER Saksgang: Saksnr.: Utvalg Møtedato 1/09 Hovedutvalg for administrasjon 28.01.2009 1/09 Formannskap 28.01.2009 / Kommunestyre 09.02.2009 Rådmannens forslag: 1. Rådmannens forslag til tiltak for å tilføre budsjettpost til uforutsatte utgifter, 1 mill. kr i 2009, vedtas. 2. Følgende tiltak iverksettes: OMRÅDE TILTAK KR. BELØP 2009 Rådmannskontoret Nedleggelse av kantine før 90.000,- forutsatt i budsjett for 2009 Skolene Gjennomgang funksjonstillegg 100.000,- Lavere antall elever 300.000,- Eiendom og kommunalteknikk Kultur Arealplan og byggesak Redusere renholdsstilling 34.000,- 15,72 % Redusert vedlikehold vei 17.000,- Nedleggelse av fritidstilbud før 70.000,- forutsatt i budsjettet for 2009 Redusere budsjett 50.000,- konsulentbistand plan Familie og oppvekst Innvilget permisjon 4 mnd 80.000,- Reduksjon kjøp av SFO plass 100.000,- Barnevern Tiltak Kurs og opplæring 50.000,- Merinntekt refusjon BPA 100.000,- Pleie og omsorg Fond lindrende 50.000,- Kursmidler 15.000,- Reduksjon 25 % stilling pga 85.000,- sykemelding NAV Reduksjon økonomisk sosialhjelp 25.000,- andre formål Reduksjon økonomisk sosialhjelp 25.000,- andre formål, flyktninger Engveien Prisøkning kafeteria 50.000,- Side 2 av 11
Barnehager Redusere overtid kveld 57.000,- 20 % perm. I 10 mnd. 57.000,- Reduksjon hjemmel førsk.lærer 31.000,- 20 % Indeksregulere husleie Velle 40.000,- Utvikling Justering lønnsmidler renhold 9.000,- SUM 1.435.000,- 3. Rådmannen bes fortsette arbeidet med driftsreduksjoner / driftsforbedringer slik helårseffekt av tiltak i 2010 utgjør 2 mill. kr. 4. Iverksatte tiltak ut over 1 mill. kr benyttes til å dekke mindreinntekt fra MVA investeringer i 2009. 5. Virksomhetenes rammer endres i henhold til vedtak i denne sak. 6. Saken fremmes for kommunestyret til endelig behandling. Sammendrag: Saken omhandler forslag til tiltak slik at budsjettpost til uforutsatte utgifter tilføres 1. mill. kr i 2009. Side 3 av 11
Saksutredning Vedlegg: Vedtak i Ksak 90/08 Handlingsprogram og økonomiplan 2009-2012, budsjett 2009. Bakgrunn for saken: Kommunestyret fattet i sak 90/08 Handlingsprogram og økonomiplan 2009-2012, budsjett 2009, et vedtak der pkt 1b) lyder: Rådmannen bes fremme sak om driftsreduksjoner tilsvarende 1. mill. kr i 2009. Driftsreduksjonene brukes til å styrke budsjettpost for uforutsatte utgifter. Reduksjonen videreføres med 2 mill. kr i økonomiplanperioden. Videre heter det i vedtakets pkt 8: Det gjennomføres driftsreduksjoner for 18,3 mill. kr. Som følge av vedtak i pkt 1b) skal det foretas ytterligere driftsreduksjoner på 1 mill. kr i 2009. Denne saken behandles i formannskapet den 28.01.09 og formannskapet gis fullmakt til å justere virksomhetsrammene tilsvarende. Vedtaket i formannskapet iverksettes umiddelbart og fremmes som egen sak i første kommunestyremøte. Faktiske opplysninger: Kommunestyret vedtok i Ksak 90/08 å øke driftsreduksjonene med 1 mill. kr i 2009. Beløpet skal videreføres med helårseffekt på 2 mill. kr i 2010. Beløpet skal styrke budsjettpost til uforutsatte utgifter. I tillegg vedtok kommunestyret i samme sak å ta ut / utsette investeringer. Dette medfører bortfall av mva kompensasjon tilsvarende ca. 550.000 kr. Det er ikke spesifisert i vedtaket hvilke driftsreduksjoner som skal iverksettes og heller ikke innenfor hvilke tjenesteområder. I denne saken fremmes forslag til tiltak som vil ivareta vedtaket om at budsjettpost til uforutsatte utgifter styrkes med 1 mill. kr. Rådmannen tolker kommunestyrets vedtak slik at det primære er å styrke budsjettet til uforutsatte utgifter i 2009. Tidsperspektivet fra vedtak i kommunestyret 15.12.08 til behandling av sak i formannskapet 28.01.09 har hatt betydning for hvilke tiltak som foreslås. Prosessen rundt de foreslåtte tiltak har derfor vært begrenset, men alle virksomhetene har levert forslag. De tiltak som foreslås vil bare i liten grad medføre at helårseffekten av driftsreduksjonene blir 2 mill. kr i 2010. Noen tiltak gir heller ikke varig driftsreduksjoner, men oppstår som følge av for eksempel permisjoner, at andre driftsreduksjoner iverksettes tidligere enn beregnet, eller at det er mindreutgifter på et område. Med bakgrunn i dette vil arbeidet med driftsreduksjoner fortsette slik at det blir iverksatt varige reduksjoner med helårseffekt på 2 mill. kr fra 2010. Vurdering: Forslag til driftsreduksjoner tilsvarende 1 mill. kr er gjennomført i samarbeid med de enkelte virksomheter. Fordeling mellom virksomheter er gjort ut fra budsjett og de tjenester Side 4 av 11
virksomheten yter. De foreslåtte reduksjoner vurderes som gjennomførbare og realistiske. Konsekvenser av de ulike tiltak er varierende. Rådmannen velger å foreslå tiltak som overstiger 1 mill. kr i 2009. Begrunnelsen for dette er at noen tiltak er avhengige av resultat i forhandlinger om funksjonstillegg og at det endelige elevtallet i skolen vil være usikkert helt frem til skolestart i 2009. Dersom alle tiltak gjennomføres vil ca. 430.000 av driftsreduksjonene kunne dekke opp for redusert momskompensasjon i 2009 (utsatte/utgåtte investeringer i budsjett 2009). Bortfall av momskompensasjon utgjør 550.000 kr. og må dekkes inn i 2009. Arbeidet med dette og med varige driftsreduksjoner fortsetter. Tiltak for å imøtekomme kommunestyrets vedtak i Ksak 90/08 pkt 1b) OMRÅDE TILTAK 2009 KONSEKVENS EFFEKT 2010 Rådmannskontoret Skolene Nedleggelse av kantine før forutsatt i budsjett Gjennomgang funksjonstillegg Lavere antall elever 90.000,- Ingen. Ansatt har fått annet arbeid 100.000,- Må forhandles 200.000,- 300.000,- Elevtall varierer fra år til år. Endelig avklaring til skolestart Eiendom og kommunalteknikk Redusere renholdsstilling 15,72 % 34.000,- Redusert renhold rådhuset 50.000,- Redusert vedlikehold vei 17.000,- Kultur Nedleggelse av fritidstilbud før forutsatt i budsjettet 70.000,- Ingen. Ansatt har fått annet arbeid Arealplan og byggesak Redusere budsjett konsulentbistand plan 50.000,- Gjøre mer av planarbeidet med egne ansatte 50.000,- Familie og oppvekst Innvilget permisjon 4 mnd. 80.000,- Vakanse i stilling psykiatritjenesten Reduksjon kjøp av SFO plass Barnevern 100.000,- Falgig vurdering i forhold til effekt av tiltaket 100.000,- Tiltak Kurs og opplæring 50.000,- Kun interne kurs og opplæring til ansatte 74.000,- Diverse driftsposter 26.000,- Merinntekt refusjon BPA 100.000,- 200.000,- Side 5 av 11
Pleie og omsorg Fond lindrende 50.000,- Budsjettert prosjekt som utgår Kursmidler Reduksjon 25 % stilling pga sykemelding 15.000,- Mindre kurs og opplæring 85.000,- Vikar har mindre stillingsprosent og lavere lønn 15.000,- NAV Reduksjon økonomisk sosialhjelp andre formål Reduksjon økonomisk sosialhjelp andre formål, flyktninger 25.000,- 25.000,- 25.000,- 25.000,- Engveien Prisøkning kafeteria 50.000,- Prisøkning i kafeteria samlet 10 % i 2009 50.000,- Barnehager Redusere overtid kveld 57.000,- 57.000,- 20 % permisjon i 10 mnd Reduksjon hjemmel førsk.lærer 20 % Indeksregulere husleie Velle utvikling Justering lønnsmidler renhold 57.000,- 31.000,- 75.000,- 40.000,- 40.000,- 9.000,- 9.000,- Flere barn pr. årsverk 50.000,- SUM 1.435.000,- 1.046.000,- Av de foreslåtte tiltak vil ca 1.000.000 kr videreføres for 2010. Det er således behov for ytterligere driftsreduksjoner tilsvarende 1.000.000 kr. Side 6 av 11
STOKKE KOMMUNE Arkivsaksnr.: 08/691 Arkiv: 200 Saksbehandler: Torunn Årset FINANSSTRATEGI Saksgang: Saksnr.: Utvalg Møtedato 2/09 Formannskap 28.01.2009 / Kommunestyre 09.02.2009 Rådmannens forslag: 1. Ny finansstrategi vedtas. 2. Ny finansstrategi skal ha en strategisk posisjon hvor aksjer utgjør 20 % og rentebærende papirer utgjør 80 %. 3. For å unngå å realisere verditap fullt ut skal aksjeandelen reduseres gradvis til 20 % og tilpasses strategisk posisjon. 4. Det årlige uttaket til drift settes til 3,5 % (8,2 mill kr) og redusert finansinntekt (1 mill kr) vurderes mot reduserte renteutgifter og søkes innarbeidet i budsjettet for 2009 i 1.tertial. Sammendrag: På bakgrunn av tapet på finansplasseringene i 2008 er det nødvendig med en gjennomgang og justering av finansstrategien. Endringene som foreslås i nytt finansreglement kan kort oppsummeres slik Aksjeandelen reduseres fra 30 % til 20 % og andelen rentebærende papirer økes tilsvarende. For å unngå å realisere store tap når verdien av aksjene er lave foretas en gradvis nedvekting. Som en følge av nedvekting av aksjeandelen reduseres den forventede langsiktige avkastningen fra 7,4 % til 6,9 % og det årlige uttaket til drift reduseres dermed fra 4 % til 3,5 % (avsetning til bufferfond og inflasjonsjustering opprettholdes) Redusert inntekt fra avkastning på 1 mill kr innarbeides i budsjettet og justeres i 1.tertial. Det er forventet ytterligere rentenedgang på kommunens lån og inntektsreduksjonen kan vurderes mot renteutgiftene i 2009. Nytt finansreglement tilfredsstiller kravene i ny finansforskrift (trer i kraft senere i 2009). Side 7 av 11
Saksutredning Dokumenter i saksmappe: K.sak 39/08 Finansreglement for Stokke kommune Vedlegg: 1. Forslag til nytt finansreglement 2. Avkastningsrapport desember 2008 Bakgrunn for saken: Kommunen hadde i 2008 et tap på plasserte midler med til sammen 21 mill kr. Tap på aksjer utgjorde 35,4 mill kr (-41 %) og avkastning på rentebærende papirer utgjorde 14,4 mill kr (7,4 %). Negativ avkastning totalt på porteføljen var -7,6 %. Ved utgangen av 2008 utgjorde aksjeandelen 20,1 % og rentebærende papirer 79,9 % Det var budsjettert med avkastning på 16,6 mill kr og avviket utgjorde derfor 37,6 mill kr. Dette medfører et betydelig regnskapsmessig underskudd i 2008-regnskapet som må dekkes inn i fremtidige budsjetter. I budsjettet for 2009 er det vedtatt at det skal benyttes 16 mill kr av bufferfondet. Fondet vil etter det være brukt opp. Det er nødvendig å foreta en gjennomgang og justering av finansstrategien slik at økonomien blir mindre sårbar for store svingninger i finansmarkedet i fremtiden. Faktiske opplysninger: Kommunelovens 52 nr 3 omhandler en bestemmelse om kommuners finansforvaltning: Kommuner og fylkeskommuner skal forvalte sine midler slik at tilfredsstillende avkastning kan oppnås, uten at det innebærer vesentlig finansiell risiko, og under hensyn til at kommunen og fylkeskommunen skal ha midler til å dekke sine betalingsforpliktelser ved forfall. Forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning av 5.mars 2001 regulerer hvordan kommunene skal håndtere sine finansplasseringer. Ny finansforskrift trer i kraft våren 2009. Denne skal erstatte gjeldende finansforskrift. Den nye finansforskriften skal tydeliggjøre reglene som allerede ligger i dagens regelverk om plassering og forvaltning av finansielle midler og gjeld. Det legges opp til at alle kommuner skal utarbeide og vedta sitt eget finansreglement minst en gang i hver kommunestyreperiode. Det blir understreket at finansforvaltningen må samsvare med egen kunnskap om finans. Kravene til rapportering er betydelig skjerpet i forskriftsforslaget og det legges opp til at ansvarsfordelingen mellom kommunestyret og administrasjonen må gjøres tydeligere og mer presis. Det stilles også krav til risikovurdering og risikohåndtering. 1.november 2007 ble det innført et kundekategoriseringsregeleverk (MiFID) som skal beskytte kunden/investor i større grad enn tidligere. Det stilles nå krav til kartlegging av kunders kompetanse. I dette regelverket (verdipapirlovens 10) defineres tre kategorier kunder: Ikke-profesjonelle kunder Profesjonelle kunder Kvalifiserte motparter Side 8 av 11
Stokke kommune er kategorisert som ikke-profesjonell kunde og innehar derfor størst grad av investorbeskyttelse. Dette er også i tråd med KS sin anbefaling for klassifisering av kommuner i dette regelverket. Grieg Investor as benyttes som uavhengig rådgiver i spørsmål knyttet til finansplasseringer. Stokke kommunes finansreglement ble revidert av kommunestyret i møte 5.5.08. Foreslått finansreglement oppfyller kravene i ny finansforskrift. Oversikten under viser hvilke endringer som er innarbeidet i forslaget til nytt finansreglement: Punkt Finansreglement vedtatt 5.5.08 Nytt finansreglement 1.1 nr 6 Årlig uttak 4 % av kapital Årlig uttak 3,5 % av kapital 1.1 nr 8 Søke å oppnå avkastning på langsiktig kapital som i gjennomsnitt er 2,4 % poeng høyere enn et risikofritt alternativ til akseptabel risiko Søke å oppnå avkastning på langsiktig kapital som i gjennomsnitt er 1,9 % poeng høyere enn et risikofritt alternativ til akseptabel risiko 4.1 nr2 Årlig uttak 4 % av kapital Årlig uttak 3,5 % av kapital 4.1 nr4 4.3 4.4 pkt 2 4.5 1 avsnitt: 4.5 2 avsnitt: Søke å oppnå avkastning på langsiktig kapital som i gjennomsnitt er 2,4 % poeng høyere enn et risikofritt alternativ til akseptabel risiko Porteføljesammensetning tilsvarende 30 % i aksjer (maks 40 % og min 20 %) og 70 % i rentebærende papirer (maks 80 % og min 60 %). Referanseindeks for globale renter: Citigroup World Gvt TR i NOK Inntil 75 % av renteinvesteringene kan etableres som en anleggsportefølje Kommunens langsiktige kapital er pr 31.12.07 ca NOK 280 mill kr. Kapitalen er ikke inflasjonsjustert. Bufferfondet er ved samme tidspunkt ca NOK 20,5 mill kr Langsiktig forventet avkastning for kommunens investeringsstrategi er 7,4 %. Kommunens avkastningskrav er 6,5 % (sammensatt av inflasjon 2,5 % og årlig uttak 4 %) Søke å oppnå avkastning på langsiktig kapital som i gjennomsnitt er 1,9 % poeng høyere enn et risikofritt alternativ til akseptabel risiko Porteføljesammensetning tilsvarende 20 % i aksjer (maks 30 % og min 10 %) og 80 % i rentebærende papirer (maks 90 % og min 70 %). Referanseindeks for globale renter: JP Morgan Globale Gov Bond sikret til NOK Inntil 75 % av norske renteinvesteringer kan etableres som en anleggsportefølje. Kommunens langsiktige kapital er pr 31.12.08 ca NOK 250 mill kr. Kapitalen er ikke inflasjonsjustert. Bufferfondet er ved samme tidspunkt 0 (vedtatt disponert i budsjettet for 2009). Langsiktig forventet avkastning for kommunens investeringsstrategi er 6,9 %. Kommunens avkastningskrav er 6 % (sammensatt av inflasjon 2,5 % og årlig uttak 3,5 %) 4.5 3 avsnitt: Langsiktig forventet avkastning for investeringsstrategien er 2,4 % høyere enn bankrente Langsiktig forventet avkastning for investeringsstrategien er 1,9% høyere enn bankrente Side 9 av 11
4.5 4 avsnitt 4.5 5 avsnitt Tabell som viser risiko ved porteføljesammensetning og utfallsrom (30 % aksjer og 70 % rentebærende papirer) Tabell som viser sannsynlighet knyttet til investeringsstrategi definert gjennom strategisk posisjon (30/70) Tabell som viser risiko ved porteføljesammensetning og utfallsrom (20 % aksjer og 80 % rentebærende papirer) Tabell som viser sannsynlighet knyttet til investeringsstrategi definert gjennom strategisk posisjon (20/80) 4.5 7 avsnitt Nytt punkt 4.5 8 avsnitt 4.6 2 avsnitt 4.7 punkt 2 4.7 siste setning Bufferfondet skal utgjøre minimum 14 % av beløpet det beregnes årlig uttak av Budsjettert uttak på inntil 4 % fra fondet i regnskapsåret budsjetteres som uttak fra bufferfondet i fm ordinær budsjettprosess i budsjettåret. Dersom uttaksprinsippet skal fungere etter forutsetningene, må kommunens regnskap kunne gjøres opp med et positivt resultat Tekst endret Bufferfondet skal utgjøre ca 12,5 % av kapitalen Budsjettert uttak på inntil 3,5 % fra fondet i regnskapsåret budsjetteres som uttak fra bufferfondet i fm ordinær budsjettprosess i budsjettåret. Dersom uttaksprinsippet skal fungere etter forutsetningene, må kommunens regnskap kunne gjøres opp med et positivt resultat og regnskapsmessig underskudd fra tidligere år må være inndekket Ved å redusere andelen aksjer i porteføljen fra 30 % til 20 % reduseres den langsiktige beregnede avkastningen fra 7,4 % til 6,9 %. Dermed reduseres den delen av avkastning som skal inntektsføres i driften fra 4 % til 3,5 %. Forutsetninger om inflasjonsjustering og bufferfondsoppbygging beholdes med hhv 2, 5 % og 0,9 %. Vurdering: Bufferfondet disponeres i sin helhet for å balansere budsjettet for 2009, og det vil ved utgangen av 2009 ikke være tilgjengelige reserver for å dekke evt tap på finansavkastning. Rådmannen vurderer det derfor som nødvendig å foreta en nedvekting av aksjer i porteføljen, og foreslår derfor at denne justeres ned til 20 % og de rentebærende papirene opp til 80 %. For å unngå å måtte selge aksjer og realisere tapet på dagens lave nivå, settes den maksimale aksjeandelen til 30 %. Dermed kan det foretas en gradvis nedjustering av denne andelen når aksjeverdien er på akseptabelt nivå. I budsjettet for 2009 er det lagt inn en forventet avkastning til drift på 4 %. Budsjettert avkastning ble beregnet utfra en forventet totalportefølje på 230 mill kr (oktober 08) og dette utgjør i budsjettet 9,2 mill kr. Porteføljen utgjør pr 31.12.08 249 mill kr, men av dette skal 15,5 mill kr realiseres og tilføres likviditeten i løpet av våren 09 (bruk av fond i 08-budsjettet). Avkastningen må derfor beregnes utifra en totalportefølje på 234 mill og budsjettert Side 10 av 11
avkastning blir da 8,2 mill kr i 2009. Budsjettert avkastning må derfor reduseres med 1 mill kr i inneværende års budsjett. Økonomiske konsekvenser: Ved å redusere avkastning i drift fra 4 % til 3,5 % må budsjettert avkastning justeres ned med 1 mill kr. Det er forventet ytterligere rentenedgang og redusert avkastning vil kunne vurderes mot reduserte renteutgifter. Rådmannen kommer tilbake til dette i budsjettkontroll etter 1.tertial. Konklusjon: Aksjeandelen i porteføljen reduseres fra 30 % til 20 % gjennom en gradvis nedvekting i aksjer. Avkastning til drift reduseres fra 4 % (9,2 mill kr) til 3,5 % (8,2 mill kr) i budsjettet for 2009. Side 11 av 11