Høgskolen i Telemark Styret

Høgskolen i Telemark Styret Møtedato: 19.06.08 Saksnummer: Saksbehandler: Journalnummer: John W. Viflot 2008/739 ØKONOMIRAPPORT FOR 1. TERTIAL 2008 Saken i korte trekk Det eksterne regnskapet viser et negativt resultat på kr 190 697 pr. 1. tertial 2008. Ubrukt bevilgning (mindreforbruk) er redusert i perioden med om lag 8,7 mill. kroner til totalt 35,4 mill. kroner, mot 44,1 mill. kroner pr. 31.12.07. I tillegg kommer ubrukte midler fra Norges forskningsråd (NFR) som utgjør 3,2 mill. kroner pr. 30.04.08 mot 4,8 mill. kroner pr. 31.12.07. Omlegging etter nye krav fra Kunnskapsdepartementet (KD) innebærer at ubrukte midler knyttet til bidragsprosjekter nå skal synliggjøres i regnskapet som mindreforbruk på linje med bevilgningen fra KD og NFR. For 1. tertial 2008 utgjorde dette 4,5 mill. kroner. Til sammenligning ville dette utgjort 6,0 mill. kroner pr. 31.12.07. Internregnskapet viser et prognostisert mindreforbruk pr. 31.12.08 på 12,1 mill. kroner ekskl. NFRmidler. I dette beløpet ligger også overført mindreforbruk fra 2007. I henhold til driftsenhetene er 11,9 mill. kroner av mindreforbruket bundet. Sammenlignet med ubrukt mindreforbruk ekskl. NFR pr. 31.12.07 på 44,1 mill. kroner, anslår driftsenhetene derfor at de vil redusere totalt mindreforbruk i vesentlig grad. Et konstatert tap på kr 19 906,90 av aksjekapital i Fagkontor for Hjort AS medfører belastning av høgskolens resultatregnskap og fri virksomhetskapital. Det er styret som må vedta endringer i virksomhetskapitalen. Tilråding Jeg tilrår at styret gjør følgende vedtak: 1. Styret tar tertialrapport til Kunnskapsdepartementet og intern økonomirapport pr. 1. tertial 2008 til etterretning. 2. Styret vedtar oppløsning av bunden virksomhetskapital og aksjekapital med kr 50 000. Fri virksomhetskapital belastes med kr 19 906,90 i forbindelse med avvikling av Fagkontor for Hjort AS. Bakgrunn Tertialregnskapet rapporteres i to former: 1. Høgskolens offisielle tertialregnskap (resultat, balanse, noter og kontantstrømsanalyse), fremstilt etter retningslinjer gitt av KD. Regnskapet viser forbruk i perioden, men

2 forholder seg ikke til budsjett og avviksanalyser. Balanseverdier settes opp med utgangspunkt i bankbeholdning. 2. En internregnskapsrapport og -analyse basert på HiTs periodiserte budsjett, med prognosetall for regnskapsåret 2008. Vurdering Høgskolens offisielle tertialregnskap Innledningsvis vil jeg gi en kort forklaring av resultatbegrepene for høgskolen. Høgskolen har to typer av inntekter. Fra KD med tilhørende virksomheter får høgskolen en årlig bevilgning til statsoppdraget. Denne skal nyttes fullt ut til den ordinære virksomheten for gjennomføring av statsoppdraget innen utdanning, forskning og formidling. Inntekten fra bevilgning skal periodiseres i løpet av året, og er for 2008 periodisert ut fra forbrukstall i 2007. Pr. 1. tertial 2008 har høgskolen periodisert 33,6 % av bevilgningsinntekten. Den delen av bevilgningen som ikke er brukt ved periodens slutt, skal ikke fremstilles som et overskudd av driften, men midlene skal avsettes i balansen for senere bruk, som en forpliktelse. Dette mindreforbruket har fått betegnelsen Avsatt andel midler bevilgningsfinansiert virksomhet, og kan ikke gi egenkapital til høgskolen. Pr. 1. tertial 2008 er mindreforbruket redusert med 8,7 mill. kroner til 35,4 mill. kroner sammenlignet med 31.12.07. En årsak til reduksjonen er at høgskolen har foretatt utbetaling på 6,9 mill. kroner av midler avsatt på tiltaket Utbyggingsfond. I tillegg kommer ubrukte midler fra NFR som utgjør 3,2 mill. kroner pr. 30.04.08 mot 4,8 mill. kroner pr. 31.12.07. Omlegging etter nye krav fra Kunnskapsdepartementet (KD) innebærer at ubrukte midler knyttet til bidragsprosjekter nå skal synliggjøres i regnskapet som mindreforbruk på linje med bevilgningen fra KD og NFR. For 1. tertial 2008 utgjorde dette 4,5 mill. kroner. Til sammenligning ville dette utgjort 6,0 mill. kroner pr. 31.12.07. Den andre typen inntekter har høgskolen fra bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA), organisert i regnskapet som prosjekter. Resultatvirkningen av oppdragsvirksomheten fremkommer først i regnskapet ved avslutning av prosjekt og bare ved realisering av gevinst/tap. Resultatregnskapet viser et negativt resultat pr. 1. tertial 2008 på kr 190 697. Det er foretatt vurdering knyttet til latente tap i aktive oppdragsprosjekter, herunder er det avsatt kr 216 591 som sannsynlig tap på et prosjekt. I tillegg er det avsluttet et prosjekt med et overskudd på kr 25 894. Resultat, balanse, kontantstrømsanalyse og noter følger vedlagt. Notesettet er fullstendig, da KD har gitt retningslinjer om full årsavslutning ved rapportering pr. 1. tertial. Internregnskapet - rapportering og prognose Driftsenhetene i høgskolen er av styret tildelt en ramme basert på bevilgningen fra KD i 2008. I tillegg har styret i revidert budsjett tildelt driftsenhetene overførte, ubrukte midler fra 2007 med kr 44 063 000. Det er på bakgrunn av disse rammene driftsenhetene leverer sine regnskapsrapporter. Rapportene skal vise budsjett hittil i år, regnskap hittil i år, avvik mellom disse, budsjett for hele året og prognose for hele året. Videre skal driftsenhetene gi en vurdering av hvor mye av et eventuelt mindreforbruk som er bundet til fremtidige oppgaver, hvor mye de kan dekke av et merforbruk, samt hvor stort disponibelt mindreforbruk/udekket merforbruk de har. Driftsenhetene skal også levere en skriftlig vurdering av enhetens økonomiske situasjon, basert på regnskapet og prognosene.

3 Tabellen nedenfor viser rammer for driftsenhetene og særskilte tiltak m.v. pr. 30.04.08 (1000 kr). Driftsenheter Ramme 2008 Avdeling for allmennvitenskapelige fag (AF) 86 337,0 Avdeling for estetiske fag, folkekultur og lærerutdanning 99 414,0 (EFL) Avdeling for helse- og sosialfag (HS) 44 831,0 Avdeling for teknologiske fag (TF) 52 015,0 Biblioteket (BiB) 12 469,0 Driftstjenesten (DR) 114 341,0 Fellesadministrasjonen (FA) 21 048,0 IT-tjenesten (IT) 16 926,0 Fellestiltak, strategiske satsingstiltak og øremerkede midler 21 048,0 Ikke fordelte midler * 2 226,0 SUM (inkl overførte midler fra 2007) 486 441,0 * De ikke fordelte midlene på kr 2 226 000 består av reserveposten, hvorav kr 1 402 000 er bundet med hhv. kr 277 000 til personalsaker, kr 250 000 avsatt til tap på skade, kr 134 000 til hydrogenbil, kr 215 000 til lønnskompensasjon jf. revidert budsjett for 2008, kr 160 000 til ekstrainnbetaling SPK for årene 1999-2004, kr 75 000 til konfliktløsning, kr 446 000 vedrørende periodisering av refusjon sykepenger for 2007, og kr 155 000 vedrørende periodisering av NFRs ordning for små driftsmidler for 2007. Tabellen nedenfor viser budsjett og prognose for 2008 fordelt på de ulike driftsenhetene i høgskolen. Alle tall er oppgitt i hele 1 000 kr. 31.12.2008 Bundet Dekning av Budsjettansvar Budsjett Prognose Avvik mindreforbruk merforbruk Disponibelt mindreforbruk/ udekket merforbruk Avdelinger: Avdeling for allmennvitenskapelige fag 86 337 78 065 8 272 8 204 0 67 Avdeling for estetiske fag, folkekultur og lærerutdanning 99 414 99 060 354 0 0 354 Avdeling for helse- og sosialfag 44 831 45 831-1 000 0 0-1 000 Avdeling for teknologiske fag 52 015 48 343 3 672 3 672 0 0 Sum avdelinger 282 597 271 300 11 297 11 876 0-579 Fellestjenester, tiltak: Biblioteket 12 469 12 469 0 0 0 0 Driftstjenesten 114 341 114 226 115 0 0 115 IT-tjenesten 16 926 16 926 0 0 0 0 Fellesadministrasjonen 21 048 21 048 0 0 0 0 Strategiske tiltak, fellestiltak, øremerkede midler 36 834 36 994-160 0 0-160 Sum fellestjenester 201 618 201 663-45 0 0-45 Reservepost 2 226 1 402 824 0 0 824 Sum Høgskolen i Telemark 486 441 474 364 12 077 11 876 0 201 Prognosen for 2008 pr. 1. tertial 2008 viser et forventet mindreforbruk samlet for høgskolen på 12,1 mill. kroner pr. 31.12.08. Av dette er om lag 11,9 mill. kroner bundet opp i avtaler. Til sammenligning hadde høgskolen et samlet mindreforbruk på 44,1 mill. kroner pr. 31.12.07. Avdeling for helse- og sosialfag rapporterer om anslått merforbruk i 2008. Avdeling for allmennvitenskapelige fag og Avdeling for teknologiske fag rapporterer om vesentlige mindreforbruk, men mindreforbrukene

4 er likevel lavere enn overføring av mindreforbruk fra 2007. De øvrige driftsenhetene forventer i all hovedsak et forventet forbruk i samsvar med budsjett. Jeg viser for øvrig til mine kommentarer under oppsummeringen nedenfor. Nedenfor følger driftsenhetenes egne vurderinger av deres økonomiske situasjon. Avdeling for allmennvitenskapelige fag Regnskapet for 1. tertial 2008 viser et mindreforbruk på kr 882 000. Mindreforbruket skyldes hovedsakelig lavere forbruk enn forventet til investeringer og reiser. Ved utgangen av 2008 regner AF med et mindreforbruk på 8,3 mill. kroner. Mindreforbruket er i hovedsak bundet opp i tiltak øremerket ulikt FoU-arbeid og avsatte midler til rekrutteringsstipend. Midlene skaper nødvendig forutsigbarhet i FoU-arbeidet og bidrar til å opprettholde FoU-produksjonen ved avdelingen. Konsekvensene av årets lønnsoppgjør er ikke beregnet, men vi antar at vi i budsjettet har tatt tilstrekkelig hensyn til lønnsøkningen. Avdeling for estetiske fag, folkekultur og lærerutdanning Prognosen for 1. tertial viser et forventet mindreforbruk i 2008 på kr 353 669. I budsjettet for 2008 har avdelingen øremerkede midler, hvor det er satt av kr 600 000 som er beregnet brukt i 2009. Fortsatt mangler Institutt for forming og formgiving og Institutt for folkekultur midler i 2008, budsjettert med til sammen kr 2 176 000. Disse driftsenhetene har fått dekket opp merforbruket fra 2007 gjennom avdelingens interne budsjettildeling i 2008 for å dempe et akkumulert merforbruk. Årsaker til merforbruket er tatt opp i budsjettkommentar til EFLs budsjettildeling 2008. Det gjøres et solid arbeid fra de to instituttenes side for å redusere kostnadene. Ved Institutt for forming og formgiving er det satt i gang omstillingstiltak som har vist seg å bidra til økt rekruttering for kommende studieår. Dette krever imidlertid en forskyvning av fagkompetanse i personalet. Omstillingen her må ta noe tid av hensyn til forpliktelser i forhold til arbeidstakerne. Omstillingsmidler fra institusjonsnivå vil være et hensiktsmessig virkemiddel i denne prosessen. EFL blir belastet med utgifter til husleie for allmennlærerutdanningen i Drammen. I referat fra styringsgruppa for ALU Drammen pr. 14.03.08 foreslår Høgskolen i Buskerud at husleie tas ut av det felles budsjettoppsettet og belastes institusjonenes driftsbudsjett etter avtalt fordeling. Avdelingen peker på at en overføring av denne utgiften til driftstjenesten vil gi mulighet til ytterligere reduksjon av merforbruk. Avdeling for helse- og sosialfag Prognosen viser kr 45 831 000, dvs. et merforbruk på 1,0 mill. kroner utover budsjett pr. 31.12.08. Regnskapet for 1. tertial 2008 viser et merforbruk tilsvarende kr 517 000. Avdelingen forventer å innhente deler av dette gjennom sommermånedene da overskridelsene blant annet skyldes høye utgifter til eksterne forelesere/timelærere. Disse kostnadene er periodisert likt gjennom året. Avdelingen har for øvrig følgende kommentarer til prognosen for 2008: Lønn Grunnet høy aktivitet og mange studenter er tilnærmet alle stillinger besatt. Unntaket er en halv administrativ stilling som foreløpig er holdt ledig med sikte på kostnadsreduksjon. Vår nyetablerte master er inne i en kritisk og kostnadskrevende fase personellmessig. Her er det behov for å styrke fagmiljøet med en vitenskapelig stilling til (helst professorkompetent) med sikte på å initiere og følge opp blant annet forskningsaktiviteten. I dag er miljøet svært sårbart. Avdelingen har flere sykemeldinger som gir merkostnader. Dette gjelder bl.a. stilling knyttet til EFV der vi har delvis sykemelding og manglende inntjening. I tillegg har avdelingen måttet betale tilbake

5 eksternt finansierte prosjektmidler der vedkommende som er ansvarlig for prosjektet har vært sykmeldt. I dagens arbeidsmarked erfarer vi i tillegg at dyktige ansatte kjøpes av eksterne arbeidsgivere og tilbys betydelig bedre betingelser. HS har ikke hatt noen økning i antall stillingshjemler i de siste årene, men en betydelig økning i antall studenter. Ekstern rekruttering av dekan ser ut til å ha kommet på toppen av vedtatte hjemler. FoU-aktivitet Avdelingen er gjennom NOKUTs reakkrediteringsprosess og generelle krav til økt FoU-aktivitet pålagt å bygge opp andelen ansatte med vitenskapelig kompetanse og så langt som mulig erstatte høgskolelærere med lektorer. Vi er inne i en aktiv rekrutteringsprosess, men de som ansettes har nødvendigvis også et høyere lønnsnivå. En tydeligere FoU-satsing og utarbeidelse av søknader til bl.a. NFR med sikte på økt ekstern finansiering er ressurskrevende i en oppbygningsfase. Avdelingen har vært nødt til å frikjøpe fagressurser, samt hente inn bistand fra eksterne forskningsmiljøer for å få dette til. NFR-søknader forutsetter som hovedregel en egenandel. Videre stilles det krav til kvalitetssikring av søknader og forskningsledelse. Avdelingen har behov for å styrke denne funksjonen. Dette er i samsvar med årsplan for avdelingen der det understrekes betydningen av å styrke profesjonsutdanningene i høgskolens satsing mot universitet. Tiltak Avdelingen gjennomgår for tiden bruken av administrative ressurser og organisering. I tillegg utprøves nye pedagogiske virkemidler som streaming-video. Undervisningen for kull med lavt studenttall samordnes der dette er mulig, for eksempel innen videreutdanning. Avsluttende kommentar Avdelingen ser at det vil bli krevende å komme i balanse i 2008. Dette skyldes i hovedsak økning i lønnsutgifter knyttet til økt FoU-satsing, og etablering og drift av nytt masterstudie. I 2006 hadde avdelingen et mindreforbruk på kr 4 049 000, som vi tok med oss inn i driften i 2007. Av dette mindreforbruket hadde vi ved inngangen til 2008 kr 1 670 000 i mindreforbruk, der kr 963 000 var bundne midler knyttet til bl.a. en stipendiatstilling. Avdelingen har brukt av oppspart kapital til å holde forsvarlig driftsnivå da rammetildelingen og øremerkede midler ikke har dekt avdelingens kostnader de siste to tre år. Skal avdelingen tilpasse seg en defacto redusert ramme i 2009 må det startes et arbeid med sikte på konsekvenser for bl.a. studieporteføljen. Avdeling for teknologiske fag Etter flere års stram drift kan det se ut som om det blir noe romsligere økonomisk situasjon i 2008. Alle prosjektene har egne budsjetter som er godkjent av dekan, og det er god økonomistyring med alle prosjektene. Grunnet nedbemanning over tid går all personalets tid til å drifte studiet. Derfor har avdelingens eksternt finansierte virksomhet blitt redusert. Av samme grunn har avdelingens FoUpublikasjoner også blitt redusert. Avdelingen sliter med å få tilsatt i ledige stillinger. Prognose for året vil være et mindreforbruk på ca. 3,7 mill. kroner. Driftstjenesten Den økonomiske situasjonen er grei med kostnader omtrent som budsjettert.

6 IT-tjenesten Dersom det ikke oppstår store uforutsette utgifter, er forbruket i IT-tjenesten i tråd med budsjettet for 2008. Biblioteket Situasjonen i biblioteket er stabil og under kontroll, og en forventer totalt sett at driften vil gå økonomisk i balanse. Fellesadministrasjonen Prognosen for året er satt lik budsjett. Den største usikkerheten knyttes til lønnsbudsjettet, dvs. når en får tilsatt personer i ledige stillinger. Det er tatt hensyn til lønnsoppgjøret i prognosen. Fellestiltak, strategiske satsingstiltak og øremerkede midler På følgende tiltak regnes det med et mindreforbruk pr. 31.12.08: Midlertidig ordning for små driftsmidler kr 70 000, doktorgradsutdanning TF kr 28 000, klagenemnda kr 25 000, og skikkethetsnemnda kr 10 000. På følgende tiltak regnes det med et merforbruk pr. 31.12.08: Kunngjøringer kr 250 000, lønn og driftsutgifter til rektor og prorektor kr 102 000 og doktorgradsutdanning AF kr 1 000. Totalt utgjør dette et estimert merforbruk på kr 160 000. Tap av virksomhetskapital ved opphør av aksjeselskap I 2004 kjøpte høgskolen 5 aksjer i Fagkontor for Hjort AS for kr 50 000. Kjøpet ble belastet høgskolens virksomhetskapital, og tilsvarende sum ble avsatt som bunden virksomhetskapital. Selskapet er nå avviklet, og høgskolen har mottatt sin andel av gjenstående aksjekapital med kr 30 093,10. Dette innebærer at høgskolen har et konstatert tap på disse aksjene med kr 19 906,90. Opphør av aksjekapital fører til frigjøring av bunden virksomhetskapital. Videre må det konstaterte tapet belastes høgskolens resultatregnskap og fri virksomhetskapital. Det er styret som må vedta endringer i virksomhetskapitalen. Regnskapsmessig vil disse posteringene bli ført i 2. tertial 2008, og vil derfor fremkomme først på neste tertialrapport. Oppsummering Beregnet mindreforbruk pr. 31.12.08 er pr. 1. tertial 2008 prognostisert til 12,1 mill. kroner. Dette er vesentlig lavere enn totalt mindreforbruk pr 31.12.07, som var 44,1 mill. kroner. Erfaringsmessig har prognosene endret seg en del gjennom året, og mindreforbruket har blitt høyere enn prognostisert i begynnelsen av året. Likevel forventes det at totalt mindreforbruk vil reduseres i betydelig grad i 2008 i forhold til 31.12.07. Både EFL og HS rapporterer om en vanskelig økonomisk situasjon. Avdelingene sliter med å drive virksomheten innenfor de tildelte ordinære driftsrammer, og må iverksette tiltak for håndtere den økonomiske situasjonen. HiT har iverksatt en gjennomgang av hele studieporteføljen i 2008, og det vil være sentralt å få en tilpasset studieportefølje som gir den nødvendige økonomiske plattform i kommende år../. Som vedlegg følger høgskolens tertialrapport av 30.04.08 til KD. Denne rapporten tilsvarer en fullstendig årsavslutning.

7 Et konstatert tap på kr 19 906,90 av aksjekapital i Fagkontor for Hjort AS medfører belastning av høgskolens resultatregnskap og fri virksomhetskapital. Det er styret som må vedta endringer i virksomhetskapitalen. Nils Røttingen høgskoledirektør Vedlegg: 1. Økonomirapport for 1. tertial 2008 til Kunnskapsdepartementet 2. Dokumentasjon for avvikling av Fagkontor for Hjort AS