Høgskolen i Telemark Styret

Transkript

1 Høgskolen i Telemark Styret Møtedato: Saksnummer: Journalnummer: / Saksbehandler: Mette Fjulsrud ØKONOMIRAPPORT FOR 3. TERTIAL 2005 Bakgrunn Styret vil få sak om årsregnskap for 2005 med årsoppgjørsdisposisjoner og sak om årsberetning for 2005 til behandling i marsmøtet. For å gi styret informasjon om resultatet for 2005, legger jeg med dette frem regnskapsrapport for 3. tertial Innledningsvis vil jeg gi en kort forklaring av resultatbegrepene for høgskolen. Høgskolen har to typer av inntekter. Fra Kunnskapsdepartementet (KD) med tilhørende virksomheter, får høgskolen en årlig bevilgning til statsoppdraget. Denne skal nyttes fullt ut til den ordinære virksomheten. Den delen av bevilgningen som ikke er brukt ved periodens slutt, skal ikke fremstilles som et overskudd av driften, men midlene skal avsettes i balansen for senere bruk, som en forpliktelse. Dette mindreforbruket har fått betegnelsen Avsatt andel midler bevilgningsfinansiert virksomhet, og kan ikke gi egenkapital til høgskolen. I tillegg har høgskolen inntekter fra eksternt finansiert virksomhet, organisert i regnskapet som prosjekter. Resultatvirkningen av oppdragsvirksomheten fremkommer først i regnskapet ved avslutning av prosjekt og bare ved realisering av gevinst/tap. Høgskolen i Telemark følger et modifisert regnskapsprinsipp i sin regnskapsføring. Dette innebærer at høgskolens internregnskap også vil være høgskolens offisielle regnskap. Investeringer utgiftsføres i sin helhet i anskaffelsesåret. Det er med andre ord ikke tillatt å periodisere kapitalvarer/investeringer over økonomisk levetid (avskrivninger). Nedenfor følger rammer for driftsenhetene og særskilte tiltak m.v. pr (1000 kr): Driftsenheter Ramme 2005 Avdeling for allmennvitenskapelige fag (AF) Avdeling for estetiske fag, folkekultur og lærerutdanning (EFL) Avdeling for helse- og sosialfag (HS) Avdeling for teknologiske fag (TF) Biblioteket (BiB) Driftstjenesten (DR) Fellesadministrasjonen (FA) IT-tjenesten (IT) Fellestiltak, strategiske satsingstiltak og øremerkede midler Ikke fordelte midler * SUM (inkl overførte midler fra 2004) * De ikke fordelte midlene på kr består av reserveposten. Av dette er kr avsatt til tap på skade, jfr S-sak 08/05 og avregning SPK med kr I rammen ligger overførte midler fra 2004 med kr

2 Vurdering Avdeling for allmennvitenskapelige fag AF har et mindreforbruk på 10,6 mill. kroner for Dette er en økning på 0,1 mill. kroner sammenlignet med prognosen etter november. Av dette er 9 mill. kroner bundet opp. Avdelingen har følgende kommentarer: Om lag 9 mill. kroner er bundet opp i konkrete tiltak (stipendiater, strategiske satsingstiltak, omstillings- og utviklingsmidler). Omlag 1,6 mill. kroner blir å se på som en reservepost. Avdelingen har blant annet planer om å styrke oppdragsvirksomheten, og deler av reserveposten kan bli brukt til det formålet. 1. Inntektene er ca. 1 mill. mer enn budsjettert, totalt kr Dette skyldes at det i siste kvartal har kommet inn større refusjoner enn tidligere antatt fra studentekskursjoner, Nordplus, tilskudd til studentbedrifter og tilskudd fra Innovasjon Norge. 2. Lønnskostnader ordinær drift har et forbruk som er ca. 1,5 mill.kroner mer enn budsjettert før refusjon. Dette skyldes i hovedsak merforbruk av timelærere (inkludert selvstendig næringsdrivende). Det er Institutt for idrett- og friluftlivsfag, kr , og Institutt for kultur- og humanistiske fag, kr , som hovedsakelig bidrar til merforbruket. Lønnsrefusjonene er om lag kr høyere enn budsjettert. Det skyldes at avdelingen har hatt noen langtidssykemeldinger. 3. Midler til større utstyrskjøp og vedlikehold har et mindreforbruk på kr Det skyldes at investering til nærmiljøanlegg for golf blir realisert våren Interne transaksjoner avviker en del fra budsjettet. Det skyldes hovedsakelig frikjøp lønn, indirekte kostnader og HiTs bidrag i prosjekter. Avdeling for estetiske fag, folkekultur og lærerutdanning EFL har et mindreforbruk på 6,9 mill. kroner for Dette er en reduksjon på 0,6 mill. kroner sammenlignet med prognosen etter november. Av dette er omlag 6,4 mill. kroner bundet opp. Avdelingen har følgende kommentarer: Regnskapet for EFL viser et mindreforbruk på kr for Av dette utgjør udisponerte øremerkede midler/stipendiater til sammen kr Avdelingen har et disponibelt mindreforbruk på kr Driftsinntekter Samlede inntekter ordinær drift viser at inntekten er høyere enn budsjettert. Det er avsatt midler på konto 3587 i budsjettet, til sammen kr Dette er midler som er avsatt til forventet utgifter på ulike tiltak som fortsetter i Driftskostnader Investeringer og vedlikehold. Mindreforbruket i klasse 4 er kr Noen av investeringene er i tillegg ført på konto 6521 Undervisningsutstyr som viser et merforbruk på kr i forhold til budsjett. Netto kostnader for arbeidskraft. Avdelingens ordinære drift har et merforbruk på kr På prosjektene er det et merforbruk på kr ,-. Når det gjelder lønn til øvingslærere konto 5143 er det et merforbruk på kr i forhold til budsjett.

3 Ny øvingslæreravtale pr har store økonomiske konsekvenser for avdelingens drift. Konsekvensene i 2005 var en økning på kr i forhold til Andre driftskostnader. Mindreforbruket på andre driftskostnader er på kr i forhold til budsjett. Eksternt finansiert virksomhet Samlede inntekter i 2005 er kr mot budsjett på kr Prosjektene blir løpende avregnet mot beholdningskonto og gir ingen innvirkning på regnskapsresultatet. Avdeling for helse- og sosialfag HS har et mindreforbruk på 4,2 mill. kroner. Dette er en økning på 0,1 mill. kroner sammenlignet med prognosen etter november. Mindreforbruket er i sin helhet bundet opp i tiltak. Avdelingen har følgende kommentarer: Ordinær drift Regnskapet pr viser et netto forbruk på kr mot total ramme for året på kr , hvilket gir avdelingen et underforbruk på kr Det tas forbehold om at regnskapet for 2005 ikke avsluttes endelig før den Resultatet er i tråd med prognosene utarbeidet i avdelingen høsten Avviket skyldes i stor grad ubenyttede lønnsmidler samt mindre avvik for innkjøp av undervisningsmateriell og reisevirksomhet (klasse 5 og 6). Eksternt finansiert virksomhet Det er overført kr fra prosjektene på HS og inn i driftsbudsjettet i Generelt Mindreforbruket skyldes i stor grad at aktivitetene knyttet til strategiske midler (kr avsatt i avdelingen pluss kr i øremerket tildeling) ikke utløser høyere stillingsramme, slik at arbeidet som skal følge opp strategisk plan i stor grad går på bekostning av andre aktiviteter i avdelingen. Det er en utfordring for avdelingen å investere midlene i stillinger slik at omfanget av forskning og eksternt finansiert virksomhet kan vokse i årene framover. Avdeling for teknologiske fag TF har et mindreforbruk på 3,8 mill. kroner. Dette er en reduksjon på 0,5 mill. kroner sammenlignet med prognosen etter november. Mindreforbruket er i sin helhet bundet opp i tiltak. Avdelingen har følgende kommentar: Avdelingens rammebudsjett var i 2005 kr Regnskapet viser et mindreforbruk på kr Kr gjelder periodiseringer av øremerkede midler fra rekrutteringsstipendprogrammet. Fram til 2003 ble gjenstående øremerkede midler grunnet periodisering av kostnader avsatt og dermed ikke synliggjort som et mindreforbruk. Mindreforbruket skyldes dermed endret regnskapsføring. Kr av mindreforbruket gjelder periodiseringer av kostnader knyttet til tildelinger til stort utstyr, som på avdelingen tildeles for 2 år av gangen. Resterende mindreforbruk (kr ) gjelder periodisering av kostnader knyttet til tildelte strategimidler i forbindelse med høgskolens budsjettrevisjon i 2005.

4 11 prosjekter ved avdelingen videreføres fra 2005 til Det er god økonomistyring på disse prosjektene. Biblioteket Biblioteket har et mindreforbruk på kr Prognosen etter november var på kr Av mindreforbruket er kr bundet i tiltak. Biblioteket har følgende kommentarer: Generelt driftsresultat Det generelle driftsresultatet viser at det er god kontroll over kostnadene i henhold til bibliotekets disponible budsjett i 2005 basert på endelig tildelingsbrev for 2005 datert Årsbudsjettet for biblioteket er samlet på kr Årsprognoser levert for 1. og 2. tertial 2005 har vist en drift i balanse og dette har også blitt resultatet. I samband med at styret i HIT i revidert budsjett har bevilget midler også til tiltaket "Åpne institusjonelle arkiv" vil deler av dette tilskuddet bli benyttet til lønnsmidler for prosjektmedarbeider i 2005 og deler i 2006 (kr ). Mindreforbruket i 2005 er på kr Driftsinntekter Samlede driftsinntekter for 2005 var stipulert til kr mot et resultat på kr Eksternt finansiert virksomhet Ingen aktivitet. Netto kostnader for arbeidskraft Netto kostnader for arbeidskraft var for 2005 stipulert til kr mot et resultat på kr som gir et mindreforbruk på kr Det har i biblioteket vært en rekke permisjoner og vikariater av varierende lengde i Andre driftskostnader Andre driftskostnader var for 2005 stipulert til kr mot et resultat kr Dette gir et merforbruk på kr Økte inntekter 2005, mindreforbruk kostnader arbeidskraft og godskrevne indirekte kostnader er benyttet til investering i utlånsautomater Bø og Porsgrunn. Innkjøp har skjedd i samråd med Innkjøpssjefen. Investeringer og vedlikehold Det ble avsatt midler til innkjøp av stoler Porsgrunn på kr og dette er gjennomført. Driftstjenesten Driftstjenesten har et mindreforbruk på 2,5 mill. kroner. Dette er en økning på 0,2 mill. kroner sammenlignet med prognosen etter november. Av dette utgjør tiltak knyttet til investeringsmidler 2 mill. kroner. Driftstjenesten har følgende kommentarer: Driftsinntekter Regnskapsmessige driftsinntekter er kr høyere enn budsjett. Reelt er det positive avviket kr Forskjellen utgjøres av kostnadskompensasjoner fra Statsbygg. Kopisentrenes inntekter i denne klassen ligger kr over budsjett. Investeringer og vedlikehold Regnskapsmessig forbruk er kr mindre enn budsjettert. Reelt mindreforbruk er kr p.g.a. kostnadskompensasjonen nevnt over.

5 Mindreforbruket skyldes hovedsakelig: o Tilrettelegging for funksjonshemmede er forsinket. Kr ønskes videreført til o Ferdigstilling av L og F-fløy på Notodden avsluttes vinteren Kr er for en stor del allerede disponert og ønskes overført til o Diverse mindre tiltak er ikke gjennomført i Porsgrunn. Kr ønskes overført til o Ikke gjennomførte HMS tiltak på Kroa i Bø: kr Netto kostnader for arbeidskraft Lønn viser et mindreforbruk på kr Andre driftskostnader Rapporten viser et mindre forbruk på kr ved årsslutt samlet for klasse 6 og 7. Det er et lavt forbruk på flere kontoklasser, bl.a. kostnader relatert til lokaler, reparasjoner og vedlikehold. Portoutgiftene reduseres med ca en halv mill kr på årsbasis med virkning fra i sommer. Husleie viser et merforbruk på kr , dette skyldes økte brukeravhengige driftskostnader i Porsgrunn i 2004 og økt korttidsinnleie i Rauland og Porsgrunn. Strømkostnadene viser et regnskapsmessig merforbruk på kr , mens reelt merforbruk er kr Motposten er periodiseringer Interne transaksjoner Totalt er resultatet i klassen ved årsslutt kr bedre enn budsjett. Den største inntektsposten er salg av kopitjenester til avdelingene, som ligger kr under budsjett hovedsaklig begrunnet i reduserte priser til avdelingene. Andre positive avvik skyldes manglende budsjettering av overheadmidler og budsjettering av lønnrefusjoner som ikke fant sted. Fellesadministrasjonen FA rapporterer om et forventet mindreforbruk på 1,5 mill. kroner. Dette er en økning på 0,5 mill. kroner sammenlignet med prognosen etter november. 0,5 mill. kroner av mindreforbruket er bundet. Driftsinntekter Mindreinntekten i 2005 ble på kr Av dette gjelder kr eksternt finansiert virksomhet, dvs. at ordinær drift har en merinntekt på kr Merinntekten i ordinær drift skyldes i hovedsak refusjon lønn fra NHO. Posten har sammenheng med lønnsutgifter omtalt under driftskostnader. Justert for lønnsutgiftene er det antatt en merinntekt på kr for 2005 som i hovedsak skyldes driftstilskudd fra RENATE (tiltak som har som målsetting å rekruttere flere studenter til realfagsområdet). Driftskostnader Lønnspostene i rapporten viser et antatt mindreforbruk på kr på ordinær drift. Postene må imidlertid sees i sammenheng med interne lønnsposter i klasse 9. Korrigert for interne refusjoner og lønnsrefusjon fra NHO har FA et mindreforbruk på kr i Dette skyldes vakanser og merinntekter sykelønn. Andre driftskostnader viser et antatt mindreforbruk på kr Av dette gjelder kr ordinær drift. Dette skyldes mindreutgifter kopiering, forskyvning av oppstart med elektronisk fakturabehandling, mindreutgifter reiser, indirekte kostnader og overskudd fra eksternt finansiert virksomhet. Eksternt finansiert virksomhet (EFV) Det største prosjektet innen eksternt finansiert virksomhet i FA var Næringsrettet høgskolesatsing med en kostnadsramme på kr i Prosjektet er finansiert av Norges forskningsråd. To av tre prosjekter avsluttes i FA har for øvrig tre bidragsprosjekter. Dette gjelder midler fra Senter for

6 internasjonalisering av høyere utdanning (SiU), og består i hovedsak av utvekslingsstipend for lærere og elever ved høgskolen. Prosjektene blir løpende avregnet mot beholdningskonti. To prosjekter er avsluttet i 2005, ett prosjekt er avsluttet mot virksomhetskapitalen med et overskudd på kr og ett er avsluttet mot ordinær drift med underskudd kr Underskuddet er dekket av indirekte kostnader. Vurdering av den økonomiske situasjonen Mindreforbruket på ordinær drift ble på kr i Mindreforbruk lønn i perioden skyldes redusert overtid, vakanser samt refusjoner vedrørende sykdom med til sammen kr Mindreforbruk på andre driftskostnader i perioden er på kr i forhold til budsjett. Dette skyldes mindre reiseaktivitet enn budsjettert, ubrukte reisemidler fra RENATE, forskjøvet oppstart med elektronisk fakturabehandling og reduserte kopieringsutgifter, indirekte kostnader fra avdelingen samt overskudd på prosjekter. Kr av mindreforbruket er bundet i tiltak og vil bli søkt overført til 2006 i revidert budsjett. IT-tjenesten IT har et mindreforbruk på kr 2,2 mill kroner for Dette er en økning på 0,4 mill kroner sammenlignet med prognosen etter 1. tertial. Mindreforbruket er i sin helhet bundet opp i tiltak. ITtjenesten har følgende kommentarer: Regnskapet for 2005 viser et mindreforbruk på 2,2 millioner kroner mot 2,4 millioner for Reduksjonen i mindreforbruket skyldes en større økning i inntjeningen enn forventet og at noen tiltak er utsatt p.g.a. eksterne forhold. Driftsinntekter Regnskapet viser merinntekter på kr Det meste av forskjellen fra budsjettet skyldes større studenttall og derved mer skriveravgift fra studentene, men IT-tjenesten har også hatt større inntjening ved utleie av utstyr og eksterne oppdrag enn budsjettert. Investeringer og vedlikehold Regnskapsmessig mindreforbruk er på Mindreforbruket skyldes at tiltak er blitt utsatt på grunn av endring i eksterne framdriftsplaner (Sak/arkivsystem ), fullføring lagringssystem i Bø/Notodden med linjeoppgraderinger, kjølesystem maskinrom Porsgrunn og redundante forbindelser i HiT-nettet ) eller endringer i interne framdriftsplaner. Det er ikke oppnådd vesentlig innsparinger i forhold til tiltaksplanene. Netto kostnader for arbeidskraft Lønn viser et mindreforbruk på kr Avviket skyldes i hovedsak at den tredje lærlingen ble fullfinansiert over fellesbudsjettet. Andre driftskostnader Regnskapsmessig mindreforbruk er kr Innsparingen skyldes i hovedsak gode innkjøp (Stort innkjøp av brukte pc-er fra Statoil) og at UNINETTs annonserte innkjøpsavtale for UH-sektoren ble utsatt, slik at vi ikke fikk utført planlagte innkjøp på slutten av året. Interne transaksjoner Nettoresultat for interne transaksjoner er pluss kr i.f.t. budsjett. Summen skyldes overføring av overheadmidler fra eksternt finansierte prosjekter og periodiseringer. Øremerkede tiltak, utviklingstiltak og fellesdrift Regnskapet for 2005 viser et mindreforbruk på kr Av dette skal kr overføres til 2006, jf. vedtak i styresaken om budsjett for 2006.

7 Oppsummering Resultatene for 2005 framgår av tabellen nedenfor, og viser et mindreforbruk samlet for høgskolen på kr Til sammenlikning kan nevnes at mindreforbruk for 2004 ble på kr Disponibelt mindreforbruk, eksklusiv reservepost, er forventet å bli kr Hovedårsaken til det forventede mindreforbruket er utsettelse av planlagte omstillings- og utviklingstiltak samt strategiske satsingstiltak. Hovedutfordringen synes å være personalressurser. Det er vanskelig å få frigjort personale til å gjennomføre vedtatte tiltak innenfor eksisterende bemanning. Begrensninger knyttet til stillinger vanskeliggjør iverksettelse av tiltak. I budsjettfordelingssaken for 2006 ble driftsenhetenes rammer økt med til sammen 18,3 stillinger. Med dette vedtaket bør det kunne forventes en økning i høgskolens aktiviteter. En mindre del av mindreforbruket skyldes vakanser, lavere reise- og kursvirksomhet samt lavere forbruk på diverse innkjøp som følge av rammeavtaler og stram styring../. Som vedlegg 1 følger til orientering høgskolens tertialrapport av til Kunnskapsdepartementet. Av denne fremgår det at høgskolen hadde en virksomhetskapital pr på kr Etter 1. tertial ble denne redusert med kr til kr Dette skyldes tilskudd til innsamlingsaksjonen etter flodbølgekatastrofen i Sørøst-Asia. En feilklassifisering av et prosjekt medførte at overskuddet fra eksternt finansiert virksomhet ble redusert med kr Virksomhetskapitalen pr er derfor kr Av dette er kr bundet. (Alle tall i tusen) Bundet Disponibelt Budsjettansvar Påløpt Budsjett Avvik mindreforbruk mindreforbruk Avdelinger: Avdeling for allmennvitenskapelige fag Avdeling for estetiske fag, folkekultur og lærerutd Avdeling for helse- og sosialfag Avdeling for teknologiske fag Sum avdelinger Fellestjenester, tiltak: Biblioteket Driftstjenesten IT-tjenesten Fellesadministrasjonen Strategiske tiltak, fellestiltak, øremerkede midler Ufordelt HiT Sum fellestjenester Sum Høgskolen i Telemark *De ikke fordelte midlene på kr består av reserveposten. Tilråding Jeg tilrår at styret gjør følgende vedtak: Styret tar økonomirapporten for 3. tertial 2005 til etterretning. Nils Røttingen høgskoledirektør

8 Vedlegg 1: Vedlegg 2: Utrykte vedlegg: Økonomirapport for 3. tertial 2005 til KD Økonomirapport for 3. tertial 2005 samlet for driftsenhetene Økonomirapporter for 3. tertial 2005 fra driftsenhetene