Høgskolen i Telemark Styret

Transkript

1 Høgskolen i Telemark Styret Møtedato: : Saksbehandler: Journalnummer: John W. Viflot 2007/629 ØKONOMIRAPPORT FOR 3. TERTIAL 2007 Saken i korte trekk Høgskolen i Telemark har god økonomi, men økonomistyringen må likevel bli bedre. Foreløpig regnskap for 2007 viser et resultat på kr per Foreløpig regnskap for 2007 viser en avregning av bevilgningsfinansiert virksomhet på kr , inkludert NFR-midler på kr , mot kr per Eksklusiv NFR-midler er avregning av bevilgningsfinansiert virksomhet på kr , mot kr per Ubundet mindreforbruk, dvs. der det ikke foreligger inngåtte avtaler med parter innenfor/utenfor staten, er forventet å bli i størrelsesorden 5,3 mill. kroner. Disponering av mindreforbruket vil bli behandlet i styret i sak om revidert budsjett for Omfang og resultatet av eksternt finansiert virksomhet ble noe bedre i 2007 enn i 2006, men er fortsatt av begrenset omfang. Tilråding Jeg tilrår at styret gjør følgende vedtak: Styret tar økonomirapporten for 3. tertial 2007 til etterretning. Bakgrunn Innledningsvis vil jeg gi en kort forklaring av resultatbegrepene for høgskolen. Høgskolen har to typer av inntekter. Fra Kunnskapsdepartementet (KD) med tilhørende virksomheter, får høgskolen en årlig bevilgning til statsoppdraget. Denne skal nyttes fullt ut til den ordinære virksomheten for gjennomføring av statsoppdraget innen utdanning, forskning og formidling. Den delen av bevilgningen som ikke er brukt ved periodens slutt, skal ikke fremstilles som et overskudd av driften, men midlene skal avsettes i balansen for senere bruk, som en forpliktelse. Dette mindreforbruket har fått betegnelsen Avregning bevilgningsfinansiert virksomhet, og kan ikke gi egenkapital til høgskolen. Den andre typen inntekter er inntekter fra eksternt finansiert virksomhet, organisert i regnskapet som prosjekter. Resultatvirkningen av oppdragsvirksomheten fremkommer først i regnskapet ved avslutning av prosjekt og bare ved realisering av gevinst/tap. Høgskolen i Telemark (HiT) følger et modifisert regnskapsprinsipp i sin regnskapsføring. Dette

2 2 innebærer at høgskolens internregnskap også vil være høgskolens offisielle regnskap. Tertialregnskapet rapporteres i to former: 1. Høgskolens offisielle tertialregnskap for 3. tertial (resultat, balanse, noter og kontantstrømsanalyse), fremstilt etter retningslinjer gitt av KD, jf. S-sak 06/08. Regnskapet viser forbruk i perioden, men forholder seg ikke til budsjett og avviksanalyser. Balanseverdier settes opp med utgangspunkt i bankbeholdning. 2. En økonomirapport, herunder internregnskapsrapport og vurdering (denne saken). Vurdering Tallgrunnlag og vurderinger på totalnivå HiT har en god økonomisk situasjon totalt sett. Det er imidlertid behov for å iverksette tiltak som kan bedre den interne økonomistyringen. Dette vil være et sentralt område å arbeide med i Det vil i første omgang spesielt ses på tiltak rettet mot: Selve rapporteringssystemet med tanke på skjemautforming, herunder om rapportene sikrer god nok styringsinformasjon i form av at de er utvetydige og oversiktlige. Prognostiseringen med tanke på å sikre gjennomarbeidede og realistiske prognoser. Det må i denne forbindelse også sikres ansvarliggjøring av alle prognoser. Tabellen under viser økonomiske rammer og regnskap for perioden fordelt på de ulike driftsenhetene i høgskolen. Alle tall er oppgitt i hele kr Budsjettansvar Ramme 2007 Regnskap 2007 Avvik Bundet mindreforbruk Disponibelt mindreforbruk/ udekket merforbruk Avdelinger: Avdeling for allmennvitenskapelige fag Avdeling for estetiske fag, folkekultur og lærerutd Avdeling for helse- og sosialfag Avdeling for teknologiske fag Sum avdelinger Fellestjenester, tiltak: Biblioteket Driftstjenesten IT-tjenesten Fellesadministrasjonen Strategiske tiltak, fellestiltak, øremerkede midler Sum fellestjenester Reservepost Sum Høgskolen i Telemark Foreløpig regnskap for 2007 viser en avregning av bevilgningsfinansiert virksomhet på kr , inkludert NFR-midler på kr , mot kr per Eksklusiv NFR-midler er avregning av bevilgningsfinansiert virksomhet på kr , mot kr per

3 3 Nivået på høgskolens avregninger av bevilgningsfinansiert virksomhet anses fortsatt å være for høyt, og vil aktivt søkes redusert i Følgende tabell viser utvikling i : Tall i mill kr. År Avregning, ekskl. NFR-midler NFR-midler Totalt ,1 4,5 46, ,5 4,4 43, ,1 5,2 49,3 Styret har avsatt midler til et utbyggingsfond i forbindelse med utbyggings- og renoveringsarbeid på studiested Porsgrunn. Utbyggingsarbeidet er iverksatt, og planlegges ferdigstilt i Av det totale mindreforbruket utgjør avsetninger til dette utbyggingsfondet om lag 11 mill. kroner. Per var det avsatt om lag 6 mill. kroner til dette fondet, hvilket innebærer en økt avsetning på om lag 5 mill. kroner til fondet i Det avsatte beløpet på 11 mill. kroner er planlagt å komme til utbetaling i Avsetningene eksklusiv NRF-midler er, justert for utbyggingsfondet, redusert med om lag 0,4 mill. kroner i 2007 i forhold til Disponering av mindreforbruket vil bli behandlet i styret i sak om revidert budsjett for I tertialrapport for 2. tertial ble det prognostisert et samlet mindreforbruk på 25,8 mill. kroner pr En sammenligning av dette prognosetall og endelige tall pr viser et relativt stort avvik, hvilket tilsier behov for iverksettelse av tiltak for å bedre budsjett- og prognosekvaliteten. En relativt stor andel av mindreforbruket, totalt kr , knytter seg til stipendiatstillinger. Fordelingen på avdelingsnivå er som følger: Enhet Beløp AF EFL HS TF Her er det ønskelig med en gjennomgang for å sikre best mulig omløp av bevilgede midler. Gjennomstrømning og størrelse på ubrukte midler tillegges vekt i KD ved tildeling av nye stipendiatstillinger. Omfang og resultat av eksternt finansiert virksomhet Omfang og resultatet av eksternt finansiert virksomhet ble noe bedre i 2007 enn i 2006, men resultatet er likevel noe lavere enn resultatmålet på kr Omfanget i 2007 var på om lag 15,2 mill. kroner, og nettoresultatet var på kr Omfanget i 2006 var på om lag 11,8 mill. kroner, og nettoresultatet var på kr Høgskolen hadde per en virksomhetskapital på kr før resultat fra 2007 er lagt til. Når resultat fra 2007 legges til er, virksomhetskapitalen på kr Følgende tabell viser utvikling i omfang og resultat i perioden : Tall i mill. kr År Omfang Resultat ,4 0, ,8 0, ,2 0,389 Vurderinger på enhetsnivå Nedenfor følger driftsenhetenes egne vurderinger av deres økonomiske situasjon. Avdeling for allmennvitenskapelige fag

4 4 Driftsresultatet pr er på kr AF fikk i 2007 tildelt en budsjettramme på kr Avdelingens mindreforbruk er på kr , hvorav kr er bundet opp i konkrete tiltak. Midlene bundet til konkrete tiltak er økt med 2,1 mill. kroner i forhold til prognosen for 2. tertial 2007, hvorav 0,7 mill. kroner er tildelinger i siste tertial. Resterende økning skyldes mindre forbruk på flere av de etablerte tiltakene enn tidligere rapportert. Av de bundne midlene er bl.a. 4,2 mill. kroner knyttet til doktorgradsutdanninger, 1,4 mill. kroner knyttet til universitetssatsing og 3 mill. kroner knyttet til forskning (jf. note 15). Disponibelt mindreforbruk har økt med 1,2 mill. kroner i forhold til rapport pr 2. tertial 2007 og er nå på kr Mindreforbruket skyldes i stor grad vakante stillinger. I tillegg er det i liten grad ansatt sykevikarer selv om refusjon av sykepenger er blitt høyere enn budsjettert. Avdelingens inntekter er også blitt noe høyere enn budsjettert (analyse- og privatistinntekter). Egenandelen ved eksternt finansierte virksomhet er lavere enn budsjettert. Spesielt gjelder dette Gateway-prosjektet der antall studenter er økt, og derav gir høyere eksterne inntekter. Avdelingen har gjennom hele året ført en stram økonomistyring og hatt et nøkternt forbruk. Det disponible mindreforbruket er bundet til forskning og undervisning i avdelingens budsjett for Den økonomiske situasjonen ved AF er relativt god, men overføring av de disponible midlene til 2008 er helt avgjørende for at avdelingens budsjett for 2008 skal gå i balanse. Avdeling for estetiske fag, folkekultur og lærerutdanning Rapporten viser det fordelte budsjett for 2007 på kr Avdelingens mindreforbruk på kr er bundet opp i ulike øremerkede midler/stipendiater. Dette er et høyere mindreforbruk enn avdelingen rapporterte pr. november. En av årsakene er at det har vært en positiv utvikling med høyere aktivitet på oppdragssiden høsten 07. Dette har resultert i merinntekter til avdelingens ordinære drift i størrelsesorden 1 mill. kroner. Avdelingen har tidligere varslet mindreforbruk innenfor praksisområdet. Dette mindreforbruket har blitt høyere enn forventet. Lavere praksisutgifter skyldes at enkelte studieretninger har hatt lavere studenttall men det er også gjort tiltak for å gjøre praksisopplæringen mer rasjonell. Avdelingen sliter fortsatt med å drive undervisningen innenfor de rammer som er tildelt. Spesielt alvorlig er det innenfor fagområdene forming og formgiving og folkekultur. Tildelingen til denne type studier er ikke tilstrekkelig til å dekke de reelle kostnadene. Gjennom flere år har avdelingen maktet å demme opp for denne uheldige utvikling ved omfordeling av ressurser internt. Når rekrutteringen ved disse studiene nå synker, samtidig som flere studieretninger har strammere økonomi, blir slik omfordeling vanskelig. Avdelingen vil i framtiden være helt avhengig av høyere rammeoverføring til disse fagområdene dersom den sterke posisjonen innenfor praktisk- estetiske fag skal opprettholdes. Institutt for forming og formgiving tar med seg et merforbruk på kr til Tilsvarende for institutt for folkekultur er kr Med de rammer som gis for 2008 kan det ikke forventes at disse instituttene går i balanse i Avdelingens økonomi avhenger i stor grad av studentrekrutteringen. For å øke rekrutteringen har avdelingen aktivt markedsført sine studietilbud med egne midler. Målet er at denne markedsføringen trekker til seg nye studentgrupper som ikke nås gjennom høgskolens felles markedsføring. Avdeling for helse- og sosialfag I avdelingens økonomirapport pr , ble det rapportert et forventet mindreforbruk på kr Avdelingens endelige resultat viser et mindreforbruk for 2007 på ca. kr Av dette

5 5 mindreforbruket er kr bundne midler som er tildelt for 1,5 rekrutteringsstillinger i Det ble ikke tilsatt i disse stillingene ved avdelingen i Avdelingens økonomiske situasjon begynner å stramme seg til. I 2006 hadde avdelingen et mindreforbruk på kr som ble tatt med inn i driften i Av dette mindreforbruket har avdelingen ved inngangen til 2008 kr å ta med videre til 2008, men som nevnt er allerede kr av disse allerede bundet og må avsettes. Avdelingen bruker derved av oppspart kapital til å holde forsvarlig driftsnivå da rammetildelingen og øremerkede midler ikke dekker avdelingens kostnader. Dette kan få konsekvenser for driften i 2009, da det helt klart ikke vil bli noe ubundet mindreforbruk å overføre fra 2008 til 2009 med tilsvarende driftsnivå som i dag. Det registreres en mindre økning i studiepoengproduksjonen fra 2006 til 2007, men dette forventes å gi liten uttelling i rammetildelingen for Når det gjelder den eksternt finansierte virksomheten, er det avsluttet 12 prosjekter høsten -07, og av disse var det 6 oppdragsprosjekter som gav et netto overskudd på totalt kr Utover dette er det tilført den ordinære driften kr for ansattes tid på arbeidsplaner i prosjektvirksomhet, tilsvarende noe mer enn 3 årsverk. Det er videre tilført den ordinære driften kr i tilgodeskriving av indirekte kostnader på prosjekter. Egeninnsatsen i 2007 er kostnadsført i det ordinære regnskapet med kr Avdeling for teknologiske fag Avdelingens rammebudsjett var i 2007 kr Regnskapet viser et mindreforbruk på kr Beløpet er å anse som budne midler, jf. kommentarer nedenfor. Kr gjelder periodiseringer av øremerkede midler fra rekrutteringsstipendprogrammet. Stipender blir tildelt for en 3-års periode. Det er normalt at det tilsettes stipendiater med tiltredelsesdato senere enn tildeling. I tillegg får stipendiater forlenget tilsettingsperiode grunnet permisjoner, herunder fødselspermisjoner, undervisning m.v. Dette gjør det nødvendig å avsette midler slik at de varer ut tilsettingsperioden. Det forventes avsatt tilsvarende beløp fra 2008 til Kr av mindreforbruket gjelder periodiseringer av kostnader knyttet til tildelinger til stort utstyr, som på avdelingen tildeles for 2 år av gangen. Kr gjelder tildelinger til små prosjekter fra NFR. Dette er prosjekter som føres på ordinær drift. I tillegg overføres kr til doktorgradsstudiet pga senere professortiltredelse enn forventet. Resterende mindreforbruk gjelder forskyvninger av diverse aktiviteter. Hovedgrunnen er at avdelingen sliter med å få tilsatt i ledige stillinger. Med andre ord er mindreforbruk å anse som bundne midler. Det jobbes aktivt med å få tilsatt i ledige stillinger. 16 prosjekter ved avdelingen videreføres fra 2007 til Det er god økonomistyring på disse prosjektene. Driftstjenesten Driftstjenestens mindreforbruk på kr skyldes i hovedsak lavere strømpris enn forutsatt. Driftstjenesten ber ikke om overføring av mindreforbruk fra 2007 til IT-tjenesten IT-tjenesten har for 2007 et mindreforbruk på kr , hvilket er under 2 % av total ramme. Mindreforbruket skyldes i hovedsak refusjon av sykepenger, fødselspermisjon, lærlingetilskudd og mindre overtid enn antatt. Flere av medarbeiderne har vært sykemeldte i lang tid i 2007, men sykemeldingene har vært korte og uforutsigbare, og det har derfor ikke vært mulig å få inn kvalifiserte vikarer. Flere tiltak har derfor blitt forsinket, herunder bl.a. innføringen av pålogging til trådløst nett.

6 6 For å ta igjen forsinkelsene ønsker IT-tjenesten å tilsette ekstrahjelp i Mindreforbruket skyldes også forsinkede leveranser til påbegynte tiltak, herunder: Ny linje til Rauland, kr Kabelrør HiT-Bø, kr IT-tjenesten ber om at hele mindreforbruket på kr overføres fra 2007 til Biblioteket Ingen kommentarer. Fellesadministrasjonen Fellesadministrasjonen hadde et samlet mindreforbruk på kr I tildelingen til FA lå det bl.a. anskaffelse av et elektronisk søknadsverktøy og midler til kompetanseheving i FA. Dette har blitt utsatt til 2008 og midler til dette, totalt kr , vil bli fremmet overført fra 2007 til 2008 i sak om revidert budsjett for Det øvrige mindreforbruk i FA skyldes i hovedsak vakanser i stillinger, i liten grad ansettelser av sykevikarer ved sykdom, lavere kostnader enn beregnet i tilknytning til skanning av fakturaer, samt høyere interne inntekter enn beregnet fra prosjekter. FA ber ikke om overføring av dette øvrige mindreforbruket fra 2007 til Strategiske tiltak, fellestiltak og øremerkede midler Tiltakene hadde totalt sett netto mindreforbruk på kr Mindreforbruket for en del av tiltakene er i S-sak 137/07 besluttet overført til tilsvarende tiltak i Dette beløper seg til kr Av dette beløpet utgjør avsetning til utbyggingsfondet kr Øvrige tiltak viser et samlet merforbruk på kr Forslag til inndekning av dette merforbruket vil legges frem for styret i sak om revidert budsjett for Merforbruket skyldes bl.a. merforbruk i tiltakene Kunngjøringer, Studentrekruttering og Markedsføringskampanje. Nils Røttingen høgskoledirektør