Innherred samkommune. BUDSJETTSITUASJONEN pr Verdal,

Transkript

1 Innherred samkommune BUDSJETTSITUASJONEN pr Verdal,

2 1. INNLEDNING OG ADMINISTRASJONSSJEFENS KOMMENTAR Oppsummering av økonomisk status etter 1. halvår 3 2. SYKEFRAVÆR GJENNOMGANG AV ENHETENE Økonomi IKT Organisasjon Kemner Landbruk Plan-byggesak-oppmåling Dokumentsenteret Servicekontor 10

3 1. Innledning og administrasjonssjefens kommentar. Rapportene fra de administrative enhetene konkluderer med overforbruk på Servicekontoret og Dokumentsenteret. Her er det fellesutgiftene på begge enhetene som er budsjettert for lavt. På Servicekontoret gjelder det biler. Antall biler har økt og driftskostnadene er høyere enn planlagt (leasing, forsikring, avgifter og drivstoff). Dette vil utgjøre drøyt mer enn budsjettert på årsbasis. Dokumentsenteret har høyere annonseutgifter enn planlagt, det ser ut til at dette vil utgjøre drøyt mer enn budsjettert. Enhetene har i samarbeid med økonomienheten satt opp et periodisert budsjett pr. 2.kvartal. Dette bygger delvis på erfaringstall fra tidligere år og delvis på forventet utvikling gjennom året. Enhetenes kommentarer bygger delvis på avviket i 2.kvartal samt på forventet resultat ved årets slutt. 1.1 Oppsummering av økonomisk status etter 1. halvår Oversikten nedenfor viser regnskapstall ved utgangen av 1. halvår, sammenlignet med budsjett tall for hele året. Det er store forskjeller mellom de ulike områdene i det prosentvise forbruket. Det er 2 av enhetene som rapporterer om avvik i forhold til budsjett. Dette utgjør tilsammen ved årets slutt. På bakgrunn av at kommunestyret i Verdal har vedtatt en økonomisk innstramming for virksomhetsområdene på 1% av netto lønnsbudsjett foreslås det at samme innstramming foretas for enhetene i Innherred samkommune. En slik innstramming vil utgjøre omlag kr ,- og foreslås tildelt Servicekontoret og Dokumentsenteret for inndekning av økte kostnader som kommentert ovenfor. Grp.ansvar Regnskap Periodisert budsjett Forbruk i % Rev. budsjett Forbruk pr Regnskap pr POLITISKE ORGANER ØKONOMIENHETEN IKT ORGANISASJONSENHETEN KEMNER LANDBRUK / NATURFORVALTNING PLAN / BYGGESAK / OPPMÅLING SERVICEKONTOR DOKUMENTSENTER T o t a l t

4 2. Sykefravær. Nedenfor vises den kvartalsvise utviklingen i sykefraværet fra 2005 til nå. Sykefravær ISK ,00 % 7,00 % 6,00 % 5,00 % 4,00 % 3,00 % 2,00 % 1,00 % 0,00 % 1. KVART KVART KVART KVART. -05 Pr. kvartal Akkumulert 1. KVART KVART KVART KVART KVART KVART KVART KVART KVART KVART KVART KVART. -08 Tallene nedenfor viser det samlede prosentvise sykefraværet pr. kvartal for den enkelte enhet. ENHET 1. KVART KVART KVART KVART KVART KVART ISK Økonomi 1,52 % 2,96 % 4,70 % 3,78 % 6,70 % 10,80 % 703 ISK IKT 1,21 % 1,54 % 0,60 % 4,99 % 3,38 % 5,60 % 704 ISK Organisasjon 3,58 % 7,63 % 8,10 % 11,40 % 7,20 % 0,00 % 705 ISK Kemner 2,53 % 11,95 % 2,50 % 10,39 % 0,72 % 4,80 % 706 ISK Landbruk 2,28 % 0,00 % 7,70 % 7,82 % 2,13 % 0,70 % 707 ISK Plan/oppmåling 0,94 % 0,25 % 2,40 % 0,18 % 4,87 % 2,60 % 720 ISK Servicekontor 7,18 % 5,65 % 5,50 % 10,94 % 4,60 % 2,00 % 725 ISK Dokumentsenter 5,06 % 2,53 % 3,70 % 11,81 % 6,54 % 5,20 % Pr. kvartal 2,97 % 3,66 % 4,80 % 7,18 % 5,03 % 4,20 % Akkumulert 2,97 % 3,32 % 3,81 % 4,65 % 5,03 % 4,62 % Sykefraværet for Innherred samkommune ligger på 5,0 % i 1. kvartal og 4,2 % i 2.kvartal. Dette er en betydelig økning fra tilsvarende kvartal i 2007 og følger dermed samme trend som morkommunene, om enn ikke i samme grad. Sykefraværet for Levanger kommune er på 9,5 % i første kvartal og 9,1 % for andre kvartal. For Verdal kommune er tilsvarende tall hhv. 10,3 % i første og 9,2 % i andre kvartal.

5 Fra og med splittes talla i kortidsfravær og langtidsfravær (over 16 ), se tabellene nedenfor. Talla viser relativt stor andel langtidsfravær. Fravær 1.kvartal 2.kvartal 702 ISK Økonomi 1,00 % 0,90 % 703 ISK IKT 3,40 % 0,70 % 704 ISK Organisasjon 1,10 % 0,00 % 705 ISK Kemner 0,70 % 0,30 % 706 ISK Landbruk 1,90 % 0,70 % 707 ISK Plan/oppmåling 1,50 % 0,50 % 720 ISK Servicekontor 1,90 % 1,30 % 725 ISK Dokumentsenter 2,20 % 2,20 % Pr. kvartal 1,60 % 0,80 % Fravær >16 1.kvartal 2.kvartal 702 ISK Økonomi 6,20 % 9,90 % 703 ISK IKT 0,00 % 4,90 % 704 ISK Organisasjon 6,10 % 0,00 % 705 ISK Kemner 0,00 % 4,50 % 706 ISK Landbruk 0,00 % 0,00 % 707 ISK Plan/oppmåling 3,30 % 2,10 % 720 ISK Servicekontor 3,70 % 0,70 % 725 ISK Dokumentsenter 4,30 % 3,00 % Pr. kvartal 3,40 % 3,40 % 3. Gjennomgang av enhetene 3.1 Økonomi budsjett i % pr Netto lønn Øvrige kostnader Inntekter eks. sykepengerefusjon T o t a l t o Innsparing på lønn, bl.a. som følge av økning i langtidsfravær. o Høyere aktivitet i innfordring øker både kostnader og inntekter målt mot budsjett. o Enheten må anskaffe nye programpakker for å forbedre rutinene - dette dekkes av eget driftsbudsjett

6 o Det forventes ikke negativt resultatavvik ved årets slutt ,5 3,0 4,7 3,8 1,00 6,20 0,90 9,90 Tre langtidsykemeldte (to halvstillinger og én i heltid) forklarer økningen i langtidsfravær. Halvtidsstillingene antas å ville vedvare, mens den tredje er tilbake nå i juli. En helstilling som sykevikar midlertidig besatt. Mulige tiltak for sykemeldte er drøftet. Korttidsfraværet er stabilt. 3.2 IKT budsjett i % pr Netto lønn Øvrige kostnader Inntekter eks. sykepengerefusjon T o t a l t Enhetens budsjett er meget stramt. Enheten har nesten ikke frie midler. De tunge utgiftspostene hos oss er det som rapporteres som Øvrige kostnader. Her ligger lisensutgifter, linjeleie, leiekjøring (f.eks. skatteregnskap), softwareutgifter og hardwareutgifter. Disse utgiftene er i stor grad generert av antallet brukere og antallet pc er. I tillegg skjer det ofte uforutsette ting på IKT. Det betyr at enheten kan få uforutsette utgifter som ikke er budsjettert. Tilsynelatende ser det ut som enheten kan få problem med å komme ut i balanse. Men enhetsleder varsler at enheten skal komme ut i balanse ved årets slutt. Enheten har budsjettert med 7 årsverk + lærling. Så langt ser det ut til å holde. Fra 1/8 har enheten tatt inn en lærling til ,2 1,5 0,6 5,0 3,40 0 0,70 4,90 Sykefraværet på enheten er svært lavt og ikke av arbeidsrelatert art.

7 3.3 Organisasjon budsjett i % pr Netto lønn Øvrige kostnader Inntekter eks. sykepengerefusjon T o t a l t Enheten forventer ikke avvik mellom regnskap og budsjett pr For høsten, har enheten ansatt en lærling som går over to år, med 50% fagarbeiderlønn. Det vil også bli lyst ut en stilling på lønn, som kan overlappe våre ansatte med høy kompetanse, da noen av de nærmer seg pensjonsalder. Enheten overholder tildelt budsjettramme, og har ikke planer om sparetiltak. Dette året har enheten holdt 50% stilling vakant, dette er en medarbeider som er ute i permisjon fram til Lønnsutgiftene er i samsvar med budsjetterte lønnsmidler ,6 7,6 8,1 11,4 1,10 6,10 0,00 0,00 Enheten har svært lite sykefravær. Det varsles om et godt arbeidsmiljø og medarbeidere som tar ansvar og stiller opp. 3.4 Kemner budsjett i % pr Netto lønn Øvrige kostnader Inntekter eks. sykepengerefusjon T o t a l t Det forventes ikke avvik mellom budsjett og regnskap pr

8 2007 2,5 % 12,0 % 2,5 % 10,4 % 0,7 % 0,0 % 0,3 % 4,5 % Ingen spesielle tiltak er iverksatt for å redusere sykefraværet. 3.5 Landbruk budsjett i % pr Netto lønn Øvrige kostnader Inntekter eks. sykepengerefusjon T o t a l t Pr. 1. januar ble vakttjenesteordningen for veterinærene overført til kommunene. Enheten fikk overført hele beløpet på nyåret, og pengene betales ut til veterinærene i løpet av året. Ved årets slutt skal det overførte beløpet være oppbrukt. Dette er med andre ord et nullspill, men både inntekter og utgifter blir mye større enn budsjettert. Forøvrig er det ingen spesielle utgifter pr To ansatte er for tiden ute i permisjon. Den ene stillingen har stått ubesatt i 5 mnd., men det vil bli engasjert vikar i resten av permisjonsperioden til I den andre stillingen utløper permisjonen Det forventes ikke avvik mellom budsjett og regnskap pr ,3 0 7,7 7,8 1,90 0,00 0,70 0,00 Sykefraværet er gledelig lavt, og skyldes korttidsfravær. I forbindelse med kurset Medarbeiderskap er det, og skal i det videre iverksettes miljøtiltak i Herredshuset som vil gi et bedre arbeidsmiljø.

9 3.6 Plan-byggesak-oppmåling budsjett i % pr Netto lønn Øvrige kostnader Inntekter eks. sykepengerefusjon T o t a l t Utgiftene er som forventet i perioden. Det er foretatt nødvendige innkjøp i forbindelse med elektronisk arkiv og innføring av ny lov om eiendomsregistrering (matrikkelføring). Inntektene i 1. halvår er i samsvar med det periodiserte beløpet i budsjettet Det forventes ikke avvik mellom budsjett og regnskap pr Gapet mellom forventningene til enheten og de mulighetene vi har til å løse oppgavene er merkbart. Enheten sliter med ressursknapphet i forhold til den aktiviteten vi skal betjene. Dette forholdet er påpekt tidligere og vil ligge på samme nivå i. For tiden er 0,9 årsverk ubesatt ,9 0,3 2,4 0,2 1,50 3,30 0,50 2, Dokumentsenteret Regnskap Periodisert budsjett Forbruk i % Rev. budsjett Forbruk i % pr Regnskap Netto lønn Øvrige kostnader Inntekter eks. sykepengerefusjon T o t a l t Utgifter annonsering ligger noe i overkant og det er derfor satt inn sparetiltak ved å ikke ha fellesannonse i juli. Antar at vi allikevel kan komme opp i et overforbruk på ca ,-. Ved streng håndtering av fellesannonsene opplever vi at enhetene setter inn egne annonser, noe som fører til større annonseutgifter for kommunene totalt sett.

10 Kontorutgifter er overskredet grunnet oppgradering av PCene ved enheten. Men samlet sett har vi brukt akkurat 50 % av budsjettet. Ref. sykepenger utgjør inntekten for enheten, og sykefravær 2. kvartal er noe høyere enn budsjettert. Mulig avvik pr : Kan bli overforbruk på annonsering. Antall reg.planer/utlysninger påvirker annonsebehovet og er derfor vanskelig å påvirke. Enhetens lønnsutgifter ligger på 45 % ,0 2,5 3,7 11,8 2,20 4,30 2,20 3,00 Tett samarbeid med Nav om igangsetting av tiltak. 3.8 Servicekontor budsjett i % pr Netto lønn Øvrige kostnader Inntekter eks. sykepengerefusjon T o t a l t Det er registrert større utgifter på leiebiler i enn forrige år. Årsaken til dette er flerdelt. For det første har antallet biler økt i forhold til budsjettert, og for det andre har driftskostnadene (leasing, forsikring, avgifter og drivstoff) pr. bil blitt høyere enn planlagt. I tillegg har det ved bytte av billeverandører blitt en forskyving av fakturering slik at utgifter knyttet til 2007 først er fakturert i. Det forventes et overforbruk på ca i. Husbanken; regnskapstallene vil bli kommentert i slutten av året (4.kvartal)og ved årsmelding. Kr. 2,5 mill er inntektsført i ISK men skal i sin helhet overføres Verdal kommune. Turistinformasjon i Levanger og Verdal kommune; servicekontoret har driftsmessig og budsjettmessig ansvar for denne tjenesten, det er ikke overført egne øremerkede midler til turistinformasjon, noe som medfører uforutsette utgifter for servicekontoret. Det er noe usikkerhet omkring lønnsregnskapet til servicekontoret, da det er overført en hel stilling (lønnsmidler) til NAV Levanger. Servicekontoret har erstattet denne stillingen med et halvt årsverk, noe som medfører økte lønnsutgifter for servicekontoret. Servicekontoret har to ansatte som følges opp av NAV, det er løpende lønnstilskudd for disse to i en utvidet periode, noe som medfører mer balanse i lønnsutgiftene til servicekontoret.

11 2007 7,1 5,7 5,5 10,9 1,90 3,70 1,30 0,70 Sykefraværet er vesentlig redusert på grunn av avklaringer omkring langtidssykmeldte. Forebyggende arbeid før sykmelding prioriteres (IA-tiltak og trivselstiltak på arbeidsplassen), det er også registrert mindre kortidsfravær i 2.kvartal ved servicekontoret.