Dato: 20.02.2012 Dag: Mandag Tid: 17:30, startet 17:31 Sted: BIS møterom BI Stavanger Leder, NLD, ØA, STUD, KA, SA, (KVK er ikke til stede pga sykdom). SAK 25-12 Til behandling: Valg av ordstyrer og referent Leder er ordstyrer og kommunikasjonsansvarlig er referent SAK 26-12 Til behandling: Godkjenning av innkalling og dagsorden Innkalling og dagsorden godkjennes Nytt forslag til vedtak: innkalling godkjennes, dagsorden godkjennes ved at sak 29-12 Til behandling: Representanter VFT 2012 bortfaller og de resterende sakene endres til de respektive tallene. Nytt forslag vedtatt SAK 27-12 Eventuelt saker Ingen eventuelt saker Redegjørelse siden forrige styremøte fra de fremmøtte medlemmene NLD: gjennomført NLD, har tenkt å lage en rapport (generelt grundig til verks). Bra tilbakemeldinger ang NLD dagen. Fikk mail av Ragnhild at hun var fornøyd, bedriftene var og fornøyde. ØA: Ikke noe spesielt, litt NLD arbeid. STUD: fortsatt leting etter sponsor, sendt søknad til BIS. Nødløsing: droppe de vi hadde tenkt, å få inn nye. Fikk snakka med mange på NLD dagen, hadde stand der. Prøvd å få taki flere sponsormidler. Kontaktet Rått og råde, fått billetter til premie til de beste bøssebærerne. SA: forrige uke møte med velferdstinget. Snakket med eventansvarlig ved økonomistudentene UIS, gira på idrettsturnering. Hatt møte med Kroansv ang tidspunkt til ball. Skrevet internevaluering. Leder: Internevalueringer. Møte velferdstinget, spennende, mange nye folk i forhold til i fjor, samtidig som det er mange flinke folk fra i fjor. NLD veldig bra, fornøyd. Utarbeidet en ny tanke om hvordan NU skal se ut. Skal på lederseminar i helgen, teambuilding.
SAK 28-12 Til behandling: Godkjenning av referat Styret godkjenner referatet SAK 29-12 Til behandling: Representanter VFT 2012 Det trengs 3 representanter til å stitte i velferdstinget i året 2012, samt 2 varaer. Leder redegjør videre. Styret vedtar de aktuelle kandidatene som representanter fra BIS i velferdstinget 2012 SAK 29-12 Til behandling: Støtte til Ballet Ved forrige møte ble vi enige om å skyve saken til dagens møte, da det ikke forelå nok grunnlag for avstemming. SA har jobbet med budsjettet og ønsker at BIS dekker opp for eventuelle uforutsette kostnader som fører til at ballet går i underskudd. SA redegjør mer. (red. leder det bør være en maksbuffer som vi kan dekke) Styret vedtar at BIS dekker evt. uforutsette kostnader ved ballet 2012. SA: Har bestemt oss for nå, kutter ned på underholdning. Buffer på 20 000 i overskudd. Hørt med artister, står mellom fire artister. Leder: etter møtet snakket jeg med deg, der vi kan ha en fotovegg der bedrifter kan hjelpe å støtte oss. Så lenge vi ikke reklamerer for tilbud som strider mot SIS. Vi har arkaden, SIS, KPMG, flere bedrifter. Har du flere bedrifter, jo lavere blir summen. SA: vi er fortsatt ikke helt ferdig med å skaffe sponsorer. Jobber med det. Led: ser ikke noe problem å skaffe 20 000, om vi jobber aktivt med det. Det må gjøres noe med det nå. Hør med Trondheim, det har gjort dette før(fotovegg). Jeg tror det er en enkel måte å skaffe penger på. Bilder fra kvelden kan legges ut på Facebook, bis.no etc, og alle ser bedriftene. ØA: Om ikke 200 personer kommer, risikerer vi å betaler mer om ikke alle kommer. Led: kan søke om en enhetssum på større arrangementer. Må skrive en bra søknad. Positivt i forhold til SIS, siden vi tenker at andre enn BI studenter vil bli invitert. Mye av grunnen til at vi tok denne saken, vi vil at det skal komme fra et annet hold. En buffer vil
være positivt, må være bindende påmelding. Trondheim bruker Deltager. Må begynne å selge billetter snart. SA: Begynner salget neste uke. NLD: Jeg synes 200 høres mye ut. Led: om en skal oppnå dette, må en jobbe aktivt med dette. Saken går oppsumert på den ukjente (bufferen). Kan vi sette opp en maksbuffer? Jeg tror det blir lettere å få med folk hvis det er 200kr per pers, ikke 250. Må begynne relativt raskt. Jo fortere man kommer i gang med det, jo bedre. SA: kommer til å jobbe mye med det denne uka. Led: En ting er sikkert, fakturaene kommer til å komme uansett. Vi må dekke tapet uansett, om det er færre så kommer. Så lenge du tror at du kommer til å få 200pers til å komme, tror jeg på det. Men må få inn sponsorinntekt. Gå rundt på butikkene eventuelt, men snakk med Fanny først for å få godkjenning. Ser ikke poenget i å stemme over det, det blir kostnader uansett. SA: maten blir levert av røde sjøhus, eneste vi kan kutte ned på er underholdning. Led: Vi setter en strek over denne saken, er ikke noe å stemme over. SA bruker denne uken her sammen med markedsutvalget å jobbe med sponsorer for fotovegg. Ser de at det ikke er oppnåelig å skaffe den manglende summen her, kutter de kostneder for underholdning. SAK 30-12 Til behandling: Støtte til StudentAksjonen StudentAksjonen ble oppfordret til å søke støtte av SiS, noe de gjorde, men ønskelig resultat er ikke oppnådd. Etter forhandlinger med aktører har de fått redusert kostnadene, men ikke slik at de går i 0,-. Det er fremmet et ønske om at BIS dekker de resterende kostnadene rundt temakvelden. Vedlegg: Se vedlegg 1 Styret vedtar at BIS dekker evt. uforutsette kostnader ved ballet 2012. Led: Summen er et spesifikt tall 11 146. STUD: pga flybillett. Skal bare være her en dag. Egenandel er bare beregnet på 50 personer, kan økt den fra SIS. Da vil også maten øke. Norvina skal vi bestille mat med, er villig til å diskutere pris. Har sendt en del mailer
ØA: blir en del enklere å få sponsorpenger til studentaksjonen. Må bare fronte dette. SA: i fjor hadde vi liveoverføring, auksjon og lokalt band. STUD: det er allerede planlagt liveoverføring 28.mars. fått taki ting vi skal auksjonere bort. BDO trakk seg, har spurt Morten om å ta over. Ang 28.mars og at vi ikke har nevnt dette, er at det er bestemt på forhand, men ikke temakvelden. Led: Kan sikkert komme mer enn 50pers. Tror det vil være bra å sette av 2000 på flybillett og hotell. NLD: Kan høre med Myhrevold hotell om sponsing. Led: Om vi får sponset, er egentlig de totale kostnadene fastsatt. STUD: fikk høre at i fjor var ikke så mange, derfor vi har satt av dette. Led: de 3000 vil stige oppover, og egenandelen fra SIS vil stige. Hvis vi sier at det vil havne på 10000 kr som vi må støtte. Det er feil å si at bedrifter må sponse her, når de egentlig skal gå til redd barna. NLD: for at det skal være relevant at vi støtter denne kostnaden, må det også gå til bøssebærerne. Led: kommer mer blest rundt det i år, tror flere er gira på å bli med. Stiller meg positivt til det. Alternativet er å ha en redusert kveld og gi resten av midlene til formålet. STUD: har presset prisen til artisten fra 20 000 til 12 000. Led: Det er jo for å ha et kulturelt innslag. Så lenge vi ser for oss at en slik kveld vil generere mer penger totalt for formålet bør vi dekke det som er budsjettert. Nytt forslar til vedtak: Styret vedtar at BIS dekker budsjetterte kostnader utover egenandel. SAK 31-12 Til orientering: Kandidater til verv Søknadsfristen er 23.02.2012, så vi må fokusere og headhunte ulike kandidater. Led: Bare for å si fra at dere må informere alle. Må gå litt i tenkeboksen og snakke med folk.
VEDLEGG 1 SAK 31-12 Søknad til støtte til SA s Temakveld 01.03.2012 Vi søker herved om støtte til Temakvelden. Budsjett Artist leid av Bestcompany.no : kr 12 000,- Flybillett priser pr 9.februar 2012: kr 1 648,- Fingermat til 50 personer,: kr 3 000,- Skagen Hotell kr 995,- pr natt Totalt. kr 17 643,- Egenandel / bidrag fra SIS: kr 6 500,- Totalt beløp vi ønsker å søke om: kr. 11 146,- NB! Hotell er en nødløsning om det ikke er mulig oppdrive flybilletter til siste flyet til Oslo.