REFERAT KVARTERSTYREMØTE 17-10 05.05.2010, kl 16:15 Stillhet TIL STEDE Kvarterstyret Leder Skjenkeansvarlig Eksternansvarlig Pr-ansvarlig Prosjektansvarlig Administrasjonen Thomas Evensen Representantskapet Øyvind Kinsey Referent Martin Haram DAGSORDEN Det var ingen innvendelser mot dagsorden ORIENTERING Leder Den siste uken har gått mye med til å forberede saker til GF. Siden fristen var onsdag 28 ble vi jobbende hele dagen (16 timer) med å sluttføre budsjett, innstilling til saker på GF og semestermelding. I etterkant har det også blitt arbeidet med budsjettnoter til budsjettet. Det merkes at semesteret begynner å nå en slutt, og at folk begynner å stresse med å bli ferdige med alle arbeidsoppgavene sine. Spesielt gjelder dette kanskje dorgene som presser på å få på plass en dorgeavtale. Det merkes også at revideringen av budsjett har vært veldig forhastet for både KØR og kvarterstyret, og at det har vært mye frem og tilbake med avanse, kutt og økning av poster. Forhåpentligvis gjenspeiler budsjettet nå mer virkeligheten. Det mest vesentlige av endringer har vært en redusering av salget på mat, reduksjon av dekningsgrad på salgsvarer, innføring av nye antatte investeringer og økning av ekstern støtte fra samarbeidspartnere. Sist uke ble det gjennomført intervjuer til sommerkvarteret, og det ble forsøkt å innstille mennesker til skibas. De har etterspurt en helhetlig plan som de tar stilling til da de ikke vil binde seg juridisk som arbeidsgivere dersom det skulle vise seg at sommerkvarteret ikke er gjennomførbart. Det jobbes nå med å få til en helhetlig plan som innstilles for skibas. Det viktigste som må på plass er leiepris for å dekke kvarterets faste utgifter, maks antall timer på ansatte, maks antall overtidstimer og fordelingsnøkkel for bonus.
På et av GLEM-møtene ble det reist spørsmål ved personaldatabasens eksistenretningslinjer for databasen, og ser på muligheter for å oppgradere og utvide databasen. Denne uken ble moduler for kurs, kontrakter og taushetserklæringer lagt til for å lettere kunne sjekke hvor mange som er bundet med kontrakt og for å kartlegge kompetansen man har ervervet seg gjennom kurs arrangert av kvarteret. I forrige uke ble det arrangert møte i Kontaktutvalget mellom Bergen Kommune og Studentene i Bergen. Byrådsledersavdeling sender over hvor det vil være aktuelt å sette opp eventuelle plakattavler i byrommet. Når dette er avklart kan man begynne å se på finansiering. Under The Fix tilbydte daglig leder for PS! Crew Bergen seg å gi krafterne våre kurs I rigging og klatring. Han ble videresendt til kraft for å komme til en enighet om vilkårene. SKJENKEANSVARLIG Har avholdt ting. Kom ca 30 stk. Seks nye i styret, to gamle. Julia er ny leder Enkelte skjenkere ble dårlig behandlet av The Fix arrangørene, fikk ikke samme goder som ASF Adm Leder: ASF jobbet for Bergenfest mens skjenkerne jobbet for kvarteret. Kvast: Ingen automatikk i gode fordeling, forslag mottas med takk EKSTERNANSVARLIG Denne helgen gikk søknadfristen for Helhus søknader ut. Etter å ha sett over søknadene var det noen småfloker å løse, disse omhandlet at noen av borgenes dagoer kolliderte med Immaturus sine forestillinger. Disse flokene løste seg etter kort tid, uten større problemer. Ellers har jeg hatt samtaler med dorgene ang. Fadderuken og hvordan de og oss kan promotere seg bedre. Her ønsker vi å tilby fakultetene og skolene å stille med pubcrawlposter og aktiviteter. Her har fadderstyrene gitt et førsteinntrykk av at de er uinteressert, men vi har fremdeles tro på å overtale de. Har hatt møte med BT ang. Avholdelse av lønsforhandlingsvake for journalister. Dette ønsker de å avholde i Tivoli og vil derfor kjøpe en «pakke» som innebærer skjenkere etc. Har også hatt møte med phonofestivalen for å avklare detaljer rundt hvilke rom de ønsker. Her begynner mye å falle på plass, og de har godt samarbeid med dorgene. De vil avholde arrangment hele uken 6-11. sept men hovedsaklig i de tre største rommene. Lørdagen er delt mellom Phono og raptusfestivalen. PR-ANSVARLIG Vært i kontakt med BT angående flere student lesere. Har vært på leting etter erstatter PROSJEKTANSVARLIG Det har oppstått fleire problem i forhold til garderobelappar. Taxi 1 trakk seg som sponsor i siste liten grunna utgiftskutt på deira side der dei måtte kutte alle ikkje-essensielle utgifter. Dersom eg ikkje oppnår ein sponsoravtale med Norgestaxi eller Bryggen Taxi kjøpast lappane inn likevel, men for eiga rekning.
Skilting av garderoben kjem ganske sannsynleg og vonleg til å bli ferdigstilt denne veka og i alle fall innan neste. Denne kjem til å vere raude bokstavar loddrett skrive på søyla i første etasje. Har samla inn litt alternative forslag til jobbmat på kveldane og prøver å finne ei løysing på dette. Har elles arbeidd vidare med romplanar i forhold til prokom, og arbeidd vidare med å legge eit grunnlag for å bygge oppatt prokom på. Elles har Filmklubben funne fat i og gått til innkjøp av rammer til filmplakatane sine som skal hengast opp i Eldorado. Eit problem det blir arbeidd med ei løysing på her er korleis dei skal hengast opp med tanke på dei litt spesielle metalliske veggane der. ADM. Leder Jobbet med: å sette opp ny mal for dagsorden og referat Nye skjemaer, brukerkontrakter, rombooking osv Siste push på langsiktig handlingsplan Budsjettnoter Mye jobbing med filmklubben i forbindelse med åpningen RS V/AU Ingenting å melde FASTAD GLEM Det ble informert om diverse saker som skal opp på glem DORG Klarere modeller for dorger Adm leder etterlyser avklarings skriv fra Anders Diskusjon rundt hvorvidt betydelige summer skal brukes til investeringer eller til egenkapital Adm leder spør: hva dorgers reelle behov er og behov for å støtte borgene? Lars spør: Hvor mye uferdig arbeid nåtidens styre skal lempe over på det neste? Styreleder vil ikke ta på seg ansvaret med ny dorg avtale siden arbeidet ikke vil bli ferdig Diskusjon om utkastet ti l ny dorgeavtale i det hele tatt er forståelig. De gjensittende kvastene vil ta videre arbeidet med en ny dorgeavtale. ØKONOMI Vi går maks 400 000 i pluss etter det budsjettet vi har nå. Vanskelig å si ettersom vi endå ikke har nådd stabil drift. Kvarteret selger for lite i forhold til budsjettet men det er usikkerhet i hvor reelt budsjettet er Muntlig presentasjon fra kør: -April: avik 700 000 (kun kdr), mulige årsaker er påske og askeavlyninger
-Avansen på ølomsettningen er ned ca 300 000, avansen på matsalget er også lav mye grunnet høyt internsalg. -Ikke alle rutiner er på plass, så det er vanskelig å se hvor svikten er, oppfordrer til å ikke gå inn for kostnadskrevende tiltak på GF DRIFT & AVVIK Lite å melde, dørene i første etasje er nå i orden En del mangler på filmrom Branninstruksen blir bedre Skjenke sliter med å sette bordene i kronologisk rekkefølge Det skal bli koordineringsmøte med universitet angående taket i Tivoli i neste uke Skjevt bord i Puben INNBOKS Melin har spurt om når sommerkvarteret skal overta? Sommerkvarteret overtar 30.mai AD HELHUS VÅR 2010 Til grunn: vedlegg 17-A Spørsmål rundt mangel av raider og teknikere til Helhus lørdag 15 mai Diskusjon om vi kan flytte turdagen til kraft så ingen trenger å leie teknikere til Helhus Åpningstider Til grunn: vedlegg 17-B Åpningstider (datoer) for kvarteret høsten 2010, sak flyttet til vedtak 17-05 Fløyentur for kraftetaten Til grunn: vedlegg 17-C Spørsmål rundt mangel av raider og teknikere til Helhus lørdag 15 mai Diskusjon om vi kan flytte turdagen til kraft så ingen trenger å leie teknikere til Helhus Ny modell for Glem Til grunn: vedlegg 17-G - Diskusjon om hvilke saker som skal opp til lille glem og hva som skal til store glem Det er behov for koordineringsmøte for hvilke saker som skal på hvilke møter Vi trenger et stort møte der alle er representer og et lite møte der kun de relevante gruppelederne og kvaster er representert. Adm leder etterlyser et skriv rundt saken
Plakater Til grunn: vedlegg 17-H - Diskusjon rundt retningslinjer rundt plakatopphenging og bøter for ulovlig opphengte plakater Pr ansvarlig tar videre saken Booking - Dobbelbooking av arrangementer 18. september både NHI og Student idrettsdagen har reservert Teglverket - Kvarterstyret innvilger turen til kraft og gir halve regningen for innleide teknikere til asf VEDTAKSSAKER 17-01 GODKJENNING AV REFERAT 15-10 Til grunn: Referat 15-10 Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat 15-10" Avholdende 0 Vedtas med endringer rundt setningsformuleringer rundt dorgeavtalen og biff. 17-02 GODKJENNING AV REFERAT 16-10 Til grunn: Referat 16-10 Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat 15-10" For 4 Avholdende 1 Vedtaket står 17-03 Godkjenning av Helhus høsten 2010 Til grunn: Vedlegg 17-A Kvarterstyret vedtar å følge eksternansvarligs innstilling for fordeling av lørdager
17-04 utsettes til neste møte. 17-05 Godkjenning av Åpningstider (datoer) for kvarteret høsten 2010 Til grunn: Vedlegg 17-B Kvarterstyret vedtar å holde åpent mellom 15 august til lørdag 11 september høsten 2010 17-06 Godkjenning av Kvarterstyrets forretningsorden vår 2010 Til grunn: Vedlegg 17-D Endret under punkt 7 til å inkludere utestengelser Vedtektforslag Kvarterstyrets forretningsorden vår 2010 17-07 Godkjenning av retningslinjer for kvarterstyrets dagsorden og referat Til grunn: Vedlegg 17-E Forslag om å endre innsendelse av saker fra 16.00 til 23.59 to dager før. Forslag om at dagsorden og referat skal sendes uten vedlegg til studentmedier
Kvarterstyret vedtar forslag om ny mal for dagsorden og referat med endringer 17-08 Godkjenning av offentlig TV-visning Til grunn: Eksternt vedlegg C (tilbud fra TV-leverandører) Kvarterstyret vedtar forslag om å gå til innkjøp av viasat sport og tv2 sport