REFERAT FRA STYREMØTE

Transkript

1 REFERAT FRA STYREMØTE TIRSDAG KL MØTETYPE Ord. Styremøte REFERENT Solum MØTESTED Marikåpeveien 8 DELTAKERE Siv Iren Solberg, Trude Engen, Robert Joakimsen, Christian Eklund, Linda Myhre og Solum EMNER PÅ DAGSORDENEN 1. Regnskaper Godtgjørelse til styreleder 3. Godtgjørelse til styret ellers 4. Reduksjon av antall varamedlemmer til styret 5. Generalforsamlingen 2015/ Fellesområder 7. Diverse Punkt 1 : Regnskaper 2015 Vi gikk gjennom regnskapene for både Heimdalenga Velforening og for Heimdalenga Fellesområde. Regnskapet for Heimdalenga Velforening ( mot bankkonto ) viste et driftsunderskudd på kr ,06 for 2015, og en ny egenkapital på kr ,58. I 2015 måtte vi bytte ut klatrestativet på lekeplassen, og kostnaden på dette ble totalt Kr ,75 netto. Vi regner med å få igjen en del av momsen for lekeapparatene i 2016, men er usikre på hvor mye. Vi budsjetterer med ca kr ,- i momsrefusjon. Vi har nå 2 forholdsvis nye lekeapparater, og regner ikke med at det bør gjøres noe med disse på noen år. Vi går fortsatt med overskudd, som skal dekke opp fremtidige kostnader. Etter behandling av punkt 3 på dagsorden, anbefalte vi å øke årets kontingent til kr. 800,- pr. boenhet. Dette skal behandles på årsmøtet. Regnskapet for Heimdalenga Fellesområde ( mot bankkonto ) viste et driftsoverskudd på Kr ,91 for 2015, og en ny egenkapital på kr ,38. Vi har foreslått overfor styrelederne i de øvrige borettslagene og velforeningene at kontingenten for 2015 opprettholdes på kr. 350,- pr. boenhet, og alle har akseptert dette.

2 Regnskapene for 2015 og budsjettet for 2016 ble godkjent, og blir å legge frem for årsmøtet til godkjennelse. Det samme gjelder forslag til økning av årskontingent. Innstilles på årsmøtet Styret Årsmøtet Punkt 2 : Godtgjørelse til styreleder Det var enighet om at godtgjørelse til styreleder skal opprettholdes fra i fjor. Det innstilles på at honorar settes til kr ,- pr. år, samt at det dekkes utgifter til printer-blekk. Dette skal legges frem for Årsmøtet Honorar til styreleder settes til kr ,- pr. år, samt at det dekkes for blekk til printer. Innstilles for årsmøtet Styret Årsmøtet Punkt 3 : Godtgjørelse til styret ellers Hvilke tiltak kan iverksettes for å øke interessen for styredeltakelse i Heimdalenga Velforening? Det er husstander i denne foreningen som har vært passive i forhold til velforeningen siden den ble opprettet. Det er heller ikke i noens interesse for å presse husstandene til deltakelse. Men da må det kanskje være rett og rimelig at de må betale seg fri fra dette, ved at de som tar på seg styreverv får en godtgjørelse for dette? Styret vil til enhver tid ha en form for ansvar, selv om det i vårt tilfelle er svært lite. Vi er forsikret for uhell på lekeplassen via Vellenes Fellesforening. Men vi må til enhver tid være oppdatert på eventuelle endringer som kan påvirke oss. Styreleder ble først i fjor tilgodesett med et styrehonorar, men vi mener også andre deltakere bør få en godtgjørelse for sin innsats. Styret diskuterte forskjellige alternativer, og det ble enighet om at vi legger frem en innstilling for årsmøtet på følgende : Styremedlemmer får dekket årskontingenten, som pr. i år er foreslått øket til kr. 800,-. Varamedlemmer får dekket halv årskontingent, som etter eventuell endring blir kr. 400,-. Dette forutsetter oppmøte på alle avholdte styremøter, og utbetales etterskuddsvis, før neste årsmøte. Valgkomiteen får dekket kvart årskontingent, og forutsetter en kvelds jobb med innstilling til nye kandidater. Dette vil etter ev. endring tilsvare kr. 200,-. Honoraret blir å utbetale etterskuddsvis, før neste årsmøte Revisor får dekket årskontingenten, som etter ev. endring blir kr. 800,-. Honoraret blir å utbetale etterskuddsvis etter mottatt revisjonsberetning for velforeningen og fellesområdet.

3 Endringene blir å foreslå på årsmøtet. Innstilles for årsmøtet Styret Årsmøtet Punkt 4 : Reduksjon av antall varamedlemmer til styret Vi har i alle år vært et stort antall styremedlemmer sett i forhold til antall husstander. Det er 28 betalende medlemmer i Heimdalenga Velforening, og av disse er 8-9 husstander bundet opp til styret. Vår tanke har i flere år vært om vi kan redusere dette antallet, ved å endre vedtektene. I våre vedtekter står det i 4, 1. ledd : Heimdalenga Velforening skal ha et styre som skal bestå av en leder og to andre medlemmer med varamedlemmer. Styret og Varamedlemmer velges av årsmøtet med alminnelig flertall, og kun for to år. Det samme gjelder for valgkomiteen. Styrets leder velges særskilt. Kun fysiske personer kan være styremedlemmer. Ut fra dette kan tolkes at styreleder ikke bør ha noen varamedlem, da styreleder velges særskilt. Vi bør derfor godt kunne redusere antallet varamedlemmer til 2 personer, helt i tråd med vedtektenes 4, 1. ledd. Slik vi tolker vedtektene, kan vi dermed redusere antallet varamedlemmer til to uten at vi bør foreta vedtektsendring på dette. Endringer foretas ved valget på årsmøtet Styret Årsmøtet Punkt 5 : Generalforsamlingen 2015/2016 Vi ble enige om at vi forsøker få låne gratis i 2. etg. på Øreåshallen, slik som i fjor. Punktene for agenda ble satt ut fra tidligere år. Vi ble enig om å forsøke låne lokaler på tirsdag den 19. april 2016 kl Vi ble enige om at vi skulle forsøke låne rom i 2. etg. på Øreåshallen til årsmøtet den 19.april 2016 kl Agenda ble satt iht. forslag Kontakte Per Jørgensen for lån av rom i Øreåshallen Snarest Kontakte valgkomiteen for å aktivere han for verving av nye Medlemmer til styret Årsmøtet

4 Punkt 6 : Fellesområder Vi har hatt ett felles møte for Heimdalenga Fellesområde i Vi ble enige om å bytte nett på fotballbanen, og Heimdalenga B5 Velforeningen v/ Harald Amundsen påtok seg jobben med å ordne dette. Vi snakket også med eierne av Revebjelleveien 1, og ble enig om at de rydder bort sklien som er på fellesområdet mellom deres hus og parkeringsplassen til Heimdalenga BRL. Dette fordi sklien står på fellesområdet, og at den ikke er et såkalt godkjent lekeapparat. Dersom det hadde skjedd noe på denne sklien med et barn, ville vi kunne blitt stilt til ansvar, da det er på vårt fellesområde. Dette området skal også omfattes av fellesklippen på området. Sklien er demontert og fjernet nå, og klipping starter der til våren. Det ble besluttet at vi skal klippe støyvollen på utsiden mot Heimdalenga syd, da dette området utgjør et inngangsparti til vårt område. Det er for at det skal bli et litt koseligere innsyn til vårt område. Klippes maks 2-3 ganger pr år. Vi har sendt et brev til Rygge Kommune i vinter for å få en oversikt over hva overtakelsen av fellesområdene fra Heimdal AS til Rygge Kommune vil få for konsekvens for oss. Er vi fortsatt forpliktet til å vedlikeholde fellesområdene nå når disse er blitt kommunale? Vi avventer svar fra kommunen. Vi er blitt kontaktet av Gartner1 for å lage ny kontrakt for ny periode. De ønsker ikke klipp hver 10. dag slik det var tidligere, da de synes dette er vanskelig å forholde seg til. De vil ha oss på klipp hver eller annenhver uke. Vi diskuterte behovet vårt, og vil foreslå for de andre deltakerne at vi klipper gress hver uke kun på fotballbanen, og annenhver uke på alle øvrige områder. Støyvollen klippes som tidligere. Dette tas på et felles møte i begynnelsen av mars. Videre forhold vedrørende fellesområdene tas under veis, og vi foreslår at det er opp til de andre velforeningene og borettslagene å ta opp eventuelle punkter til diskusjon. Vi vil forsøke enes med de andre velforeningen og borettslagene på Heimdalenga om en felles klippeavtale med Gartner1 snarest mulig. Det må påregnes litt økning av utgifter i år pga nye klippområder på utvendig støyvoll mot syd, samt fellesområde mellom Revebjelleveien 1 og Heimdalenga BRL. Kontakte de øvrige deltakerne i fellesområdet for å invitere disse til å være med i møte med Gartner 1 vedr. ny klippekontrakt. Snarest Kontakte Gartner 1 for kontrakts-gjennomgang 14 dager Purre Rygge Kommune vedr. svar på vårt brev om vedlikehold av fellesområdene. Før årsmøtet

5 Punkt 7 : Diverse Ingen punkter ble tatt opp under diverse. Solum Siv Iren Solberg Trude Engen Styreleder Styremedlem Styremedlem