Dato: 22.08.2012 Tid: 15.00 Dag: Onsdag Sted: BIS møterom BI Stavanger Til stede: Leder, MA, KA, Idrett, Fag, ØA, Valg (gikk kl.15.58), KVK, EMG SAK 60-12 Til behandling: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder er ordstyrer og kommunikasjonsansvarlig er referent. Vedtatt SAK 61-12 Til behandling: Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: Innkalling og dagsorden godkjennes Vedtatt SAK 62-12 Eventueltsaker KVK: 2 MA: 3 LEDER: 1 KVK: Vil at det skal bli satt opp fastmøte dag annenhver uke. Leder: Dette har vi bestemt. Onsdager 12.00/15.00. Ønsker å få alle månedsmailer. Da kan jeg letter følge med på hva som er gjort, i og med at det er en av mine oppgaver. Leder: Da sender dere til både meg og KVK. Det er styret og KVK det kreves av, men setter pris på alle som sender. Trenger ikke være langt. KVK: Vi kan lage noe retningslinjer for at linjeforeningene/nld også skal. Da kan vi redegjøre for hva de gjør, slik at MA lettere kan ha kontroll på de. Leder: Tenker du månedsmail til fagansvarlig, eller rett til meg? KVK: Rett til deg. Og fag. KVK: Da løser vi et problem med tanke på kommunikasjons, og at MA får bedre kontroll. Leder: Vi sier at alle sender til meg. Gjør det enkelt, trenger ikke skrive lang. 25. hver måned. MA: Gensrene. De har nok ikke brukt nok varme når de ble trykket. Sender en mail om dette til alle. Mest sannsynlig vil de ha tilbake alt, og vi får alt nytt. Leder: dersom noen vil endre str, er det mulig? MA: skal finne ut av det. KVK: VI må ha gensrer til NSF. Har snakket med Hege, prosjektleder. Hun ønsker og en aktivitetsplan fra oss. Og ønsker å være med på et møte med oss, for å få en god dialog. Kommentarer? Leder: vi inviterer henne på neste møte. DNB. Jeg trenger feedback her. De andre som har avtaler er større enn oss, og vi kan ikke relatere oss direkte til de. Leder: De andre har 100000. De har nok søkt om mer, men fått det. Vi kan da søke om
100000 og få en realistisk sum. ØA: I forhold til å søke om et beløp. Har vi en plan på hva vi skal bruke pengene på? Vi skal jo gå i null. MA: Syns ikke vi bør kjøre et useriøst beløp. Vi blir tatt seriøst, og om vi da kommer med et skyhøyt beløp, kan det ødlegge inntrykket av oss. ØA: det jeg mente med å øremerke pengene. MA.: Det blir større til BIS, de vil være vår hovedsamarbeidspartner. Slik at vi kan fordele de pengene på ulilke undergrupper. Lader: kommtar til ØA. Enig med et. Men vi har og ulike poster som er vanskelig å konkretisre. Kan og bruke pengene til å gjøre planlagte arrangement bedre. ØA: da er det jo det som er planen. KVK: som hovedsamarbeidspartner betyr det at det går til hele BIS. Da ber du, MA, de som ønsker penger om å søke om det. Idrett: om alle skal sende et forslag til MA, vi må vite hvor mye vi kan kreve. Hva er realistisk? KVK: Det er noe dere må ta dere mellom. MA: Jeg mener det er en unødvendig prosess. Mener dette blir et generlt overslag økonomisk om hva vi vil ha. Vi har ikke så god tid. DNB trenger et tall asap, om hva si ser for oss. KVK: Du får et overslag fra de ulike linjeforeningene. Da vet du mer hva du kan kreve. Idrett: Synes diskusjonen heller bør ligge på hva prisen skal være å være hovedsponsor for BIS. ØA: Det vil uansett være greit for de å vite hva som ligger bak. Trenger ikke være på krona, men at det er noenlunde planlagt formål med pengene. KVK: alle har jo oversikt over hva gruppa brukte i fjor. Vi kan ta utgangspunkt i dette. Idrett: Det har ikke med hva vi trenger, men prisen på merkenavnet vårt.. ØA: Vi må tenke på hva mer vi vil på de ulike postene. Trenger bare et enkelt forslag. Leder: Jeg henter budsjettet vårt. For høsten: sum utgifter ca. 500 000,-. Søker vi om 100000, får vi jo dekket 10% av årsutgiftene våre. Da kan vi si at vi vil øke vår aktivitet til studentene med 10%. Det synes jeg er et realisttisk tall: MA: De ønsker å delta mer på arrangement, og sponse mer. Dersom trondheim, som har mye mer studenter enn oss, og de får 100000, er ikke det urealistisk at vi spørs om det samme? ØA: Er de også hvoedsamarbeidspartner der? MA: ja. KVK: enten kan du melde dette opp som sak, og at vi tar det senere. Noe som ikke er lurt. Eller så bare tar du et valg. EMG: Vil bare si at jeg syns ikke vi kan tenke på den måten, med tanke på hvor mange de er i forhold til oss. Ting vil uansett koste. Leder: Har en ting fra politisk sentralt. Det er vedtatt at studenter ved BI-skole skal få sjanse til å være med i venture cup. Norges største foretningsplan konkurranse. Fokus på innovasjon, oppstart av bedrift. Kan også tas som fag. Har mer info om dette. Vi må bestemme et eksisterende verv i bis som har ansvaret for å arrangemere dette på skolen (januar 2013), vi kan og opprette et nytt verv. Vil helst ikke ha flere folk i BIS-ledelsen. Har frist 5.septemeber til å ansette noen. Den som blir valg, får vøre på oslo innovation week, gratis. Tar dette neste møte, og sender ut mail. Vil bare lufte dette nå. MA: er det en dag, eller en helg? Er det her på skolen? Leder: konk på flere runder, går over et semester. Eller kanskje til oktober, for da er det finale. Det er hjelp til å starte opp din egentlig bedrift. Reelle saker.
SAK 63-12 Til orientering: Redegjørelser Bakgrunn: Redegjørelser fra hvert verv om hva som er gjort og hva som skal gjøres. Leder: Oppmøte på styremøte, fravær jobb o.l. melde fra 5 dager før. Ved sykdom, ring meg, ikke sms. Valg: Vil behandle søknader, og kalle inn til intervju. ØA: Betalt regninger, prøve å holde orden på økonomien under fadderuka. Vært med på fadderuka. Prøve å få god oversikt over alle bilagene fra fadderuka. Fag: Ikke gjort så mye pga fadderuka. Vært inne i en klasse for å høre om tillitsvalgte. Skal ha møte med administrasjonen og folk fra sentralstyre. Idrett: Vært med i fadderuka. Fått lagleder til alle lagene. Hatt et par kamper. Skal kjøpe litt utstyr. Fått forespørsmål om Bergen Challenge. Noe arrangement. MA: De kommer til skolen 06.09 og skal ha stand. KA: Fadderuka. Laget Bisvas. Planlagt ny utgave, jobber med den. Oppdaterer facebook og nettside. MA: Vært med på fadderka. Snakket med gamle samarbeidspartnere, og snakket med nye. Snakked med administrasjonen. Kommer tilbake til dette. Prøve å få med meg folk. EMG: vært med i fadderuka, arrangert linjeforeningsfest. Satt opp BISVAS. Skal prøve å få tak i utstyr til gruppa og planlegge EFF-dagen. KVK: Satt meg inn vervet. Snakket med KVK sentralt. Fremover blir det å passe på at alle gjør alt rett, og bli med på intervjuer. Leder: Vært med på fadderuka. Behandle henvendelser. Planlegging av LEF, må få til Venture Cup. SAK 64-12 Til behandling: Teambuilding-budsjett Bakgrunn: Fast beløp til teambuilding per verv i organisasjonen. ØA: Mye forskjeller mellom de ulike gruppene. Mange har fått inn penger fra sponsorer som går rett til teambuiling. Vil ha en fast sum for å gjøre det mest mulig rettferdig. Da 250 kr per person i gruppa. EMG: SIS sponser og til teambuilding. Leder: Hvor mye trenger vi egentlig? La oss si vi er en gruppe på 10 stk. Da har vi 2500kr. Vi får gjort ganske mye for det. Og som EMG sier, så støtter jo også SIS. ØA: De som sponser, sponser jo for studentene, og ikke at vi skal spise biff. Derfor er det greit å ha regler på det. Idrett: Dersom du søker om støtte direkte til teambuilding, er det greit? KVK: Det er det som blir problemet, fordi det er MA som kan gjøre det. MA: Synes ikke noe om det. Det bør være en fast sum på 250,-. Det bør være likt for alle. Leder: Vi kan si det er forskjell på å få sponsing, men dugnad er lov. MA: Enig der. Og viss de vil legge inn penger selv. Men BIS sine penger lar vi ligge. Forslag til vedtak: 250kr per person per verv fra BIS. Enstemmig vedtatt.
SAK 65-12 Til behandling: Kro-utestengelse Bakgrunn: Orientering over hvem som har myndighet til utestengelse for BI-kroen og eventuell bestemmelse/regulering av straff for vedkommende som er satt til sak for hendelsene, mandagen i fadderuken. KVK: Snakket med sentralt. Det er ikke noe standarisert vedtekt rundt dette. Kro-ansvarlig har mydnighet til å utestenge folk over lenger tid. Sosial-ansvarlig har kontrollansvar siden personen ikke har tilgang til ulike arrgnement. Leder: Vakt sa et år utestengelse, men Kro mente dette var for strengt. Vi bestemmer dette senere, når Sos og KRO er her. SAK 66-12 Til orientering: Markedsansvarligs ansvarsområde Bakgrunn: Vi kommer på NSF til å ha en prat om dette sammen med alle MA og MA sentralt. Men ønsker en diskusjon rundt hvor stor kontroll MA skal ha på markedsavtaler og samarbeidsavtaler. MA: har diskutert en del. Sånn som jeg har fotstått det, skal jeg ha en finger med i alt. Føler ikke jeg ble inklusdert i fadderuka, linjeforeningene, forrige NLD. Folk er ikke flinke til å gi mer informasjon om avtaler de har hatt/har. Hva mener dere om dette? Skal jeg ha en finger med i alt? KVK: I stillingsintruksen din står det at du er ansvarlig, og da er det opp til deg hvor mye ansvar du vil gi ifra deg. Så du må bare mase på folk. Leder: Slik jeg forstår det har du makt til å få tilgang til alt alle holder på med i henhold til markedsavtaler o.l. MA: Folk holder på med mye jeg ikke har kontroll over. Det er jo derfor vi skal ha NU, slik at en kan ha kontroll på alt. KVK: anbefaler der å kalle inn et møte med alle, der du forteller hvordan du vil ha det. ØA: gjør det klart at du ikke er ute etter å ta noen, men bare vil ha kontroll. MA: sender ut en orienteringsmail. SAK 67-12 Til behandling: Reklame i BisVas Bakgrunn: Mange av de andre LA selger annonseplass i sin skoleavis. Er dette noe som Stavanger kan gjøre? Hva bør en annonse koste, og er det noen vedtekter om hva vi kan og ikke kan ha i en skoleavis i forhold til reklame? MA: Vi diskuterte det litt tidligere. KVK: Dette er noe vi bestemmer selv. Men er gerit at det er like avtaler for alle bedrifter. Lik pris. ØA: Hva tenker du at pengene skal brukes til? MA: Nå fikk vi 3000 av alf og werner, for markedsstøtte og annonsen. Jeg vil sette faste priser på ulike størrelser, og at dette går til fellespotten. KVK: Dette er jo bare en måte å generere inntekter på ved å bruke de kanalerne vi har. ØA: Da vil jeg legge dette som inntekter fra BISVAS, og at dette går med til å dekke avisen. Heller bruke overskuddet til andre ting. Siden avisen koster en del. KVK: Trenger ikke votere over dette. Leder: Skal vi lage en plan åp hva det skal koste. MA: har snakket litt med KA om dette, slik at vi kan finne ut KA: Jeg aner ikke hva det koster, tror ØA vet dette bedre. ØA: kan sjekke. Bør heller ikke ha alt for mye reklame.
MA: tenker maks en helside per avis. Og at det gjerne kan være delt. EMG: Noe sånn har jeg og tenkt. Men det kan være åpent for at vi og kan ha en helside før. Har diskutert dette før og, og vi vil ikke ha for mye. KVK: budsjettet for avisen er allerede bestemt. Så det som er ekstra for reklame, kan dere egentlig få gjøre hva dere vil med. Så lenge avisen ikke overskreder budsjettet. ØA: Dersom vi kan dekke aviskostnadene med reklame, kan vi øke de andre postene. MA: De type annonsene vi kommer til å godkjenne, vil være for studentene. Med tilbud, opplysninger osv., slik at det blir interessanne ting for studenene, og ikke mas. Forslag til vedtak: MA samarbeider med KA, redaktør og ØA angående priser og antall annonser i BISVAS. Enstemmig vedtatt. SAK 68-12 Til orientering: Ansettelse av folk til Markedsgruppen og Næringsutvalget Bakgrunn: Skal også disse prosessene gjennom valgkomiteen og gjennom en intervjuprosess? MA vil være med i denne prosessen for å finne rette kandidater. I og med MA vet hva de ulike skal arbeide med. MA: Dette ble skrevet før jeg hadde snakket med noen om dette. Så KVK: Ved ansettelse av folk, dersom dere har satt et antall, og dere har flere søkrere, må det intervjues. Dersom du trenger f.eks fire, og har fire søkere, trenger vi ikke intersvjuprosess. SAK 69-12 Til orientering: Planlegging av første GF Bakgrunn: Siden det har vært labert med oppmøte de siste to gangene, bør vi allerede nå sette en dato for generalforsamlingen (GF)? Lett begynne å planlegge og lyse ut stillinger. KVK: Dette er noe vi absolutt kan gjøre. Kommer litt inn på mi eventueltsak her. At vi setter opp en halvårsplan med arrangement, standt, kroer osv. Leder: Bakgrunnet er pga labert oppmøte. Vi kan ikke bestemme dato nå, da går vi heller opp i admin og hører når det er lite forelesninger for å finne dato. Så finner vi klokkeslett, og en måte å korte ned GF på. MA: aktivitetsplanen ligger ute. Skal prøve å få tak i en gulrot for å få folk til å komme. Begynner vi tidlig, er det flere som kan planlegge å bli med. KVK: Jeg kaller inn, og da blir det litt min oppgave. Kan høre litt rundt med folk, og heller kalle inn til et ekstraordinær styremøte, så bestemmer vi noe da. Leder: Da finner du datoer osv (kvk), så tenker alle vi andre ut hvordan vi kan motivwere folk til å bli med. Så tar vi det på neste møte. SAK 70-12 Til orientering: Ledige verv og undergrupper Bakgrunn: Lyse ut på nettsider, sosiale medier og henge opp på BIS-tavle. Leder: Har laget en liste over hvilke verv som må lyses ut. Må høre om dere er enig Redartør, SA, komgruppe, sosialt, marked, NU. Skal disse legges sammen MA: De driver med forskjellige ting, derfor vil de bli delt. Vil ha to i hver gruppe. Foreløpig. Valg: Hvordan finner du ut det uten intervju? MA: Skal ha intervju uansett. Leder: kroøkonom, bartendere, DJ, Linjeforeningsverv (marked, muliens økonmi), klassekontakter, VK verv 2, KVK 2. Faddersjef. KA: Det ligger ute på nettsidene. Kan oppdatere.
Møtet avsluttes kl.16.28. Tid for neste styremøte er onsdag 05.september kl.17.15.