STYREMØTE: BI STUDENTSAMFUNN

Transkript

1 STYREMØTE: BI STUDENTSAMFUNN Dato: Tid: Sted: BI Trondheim, U1 TILSTEDE: KA, ØA,NLD,NU,UA, HR X3 MA, FA, SA. SAK Til behandling: Val av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer og KA som referent Enstemmig vedtatt SAK Til behandling: Godkjenning av referat, innkalling og saksliste Forslag til vedtak: Referat, innkalling og saksliste godkjennes Leder: Saksliste OK. Referat fra tidligere styremøter må ut på nettsiden. Referat ikke godkjent før det legges ut. HR må følge opp at KA legger ut. Innkalling skal sendes til hele BIS Trondheim, ikke bare styret og ledelsen. Det er godkjent for denne gang, for det har dessverre vært praksis litt for lenge nå. Må sendes til hele organisasjonen fra nå. Sakliste skal sendes ut til hele BIS HR følge opp at KA legger ut referatet. Enstemmig vedtatt Forslag til vedtak endre saklista flytte opp 114. flytte den opp: Enstemmig vedtatt SAK Til informasjon: Kort orientering fra alle i Styret Estimert tidsbruk: 20 min

2 FA orient: Intervjuer fredag, sette linjeutvalget, mangler eiendom,teambuilding tur ordner administrasjonen. UA orient: Sittet i møte med opprettelse av undergruppen, hvordan de skal presentere skal på BIS dagen, BIS Care leder må jobbe for å inn og hente inn. Fått ledere BIS friluft, Erlend og Rebecca NLD orient: Masse erfaring, planlegger bli kjent tur slutten av oktober. Håper å ha budsjettet klart til neste styremøte, KA orient: Fikk jobbet bra med de andre KA på NSF, Genser bestillingene jobbes med videre senere, sendt alle en mail angående dette. Fint om dere svarer hurtig så jeg få sendt avgårde et tilbud. Jobber også med KA sentralt. MA orient: Møte med Clarion, den ha samme avtale, men dropper de kortene, men bruker BI bevisene med gyldig semester. Inviterer alle utvalgene til lunsj. Slutten av september. Vil gjerne ha julebordet for BI. ØA kom: toppen har vi.) NU orient: Møte med NU, jobber med å få opp aktiviteten, få opp et mål om å få ferdig med bedriftene innen 1 desember.

3 ØA kom: Fått bra tilbakemelding på DNB standen HR N kom: Hvilke bedrifter søker dere etter? NU:Bedrifter vi tenker på, Nordea,Ikea,Forex Bank. Sette en standard på, PWC hadde en bra presentasjon. SA orient: NSF, U20 opprettet kontakt med de, mye dialog med Tone om ekstra overlapping. Prate med Revysjefen fra i fjor. Møte de forskjellig fra fadderuka. Legge opp kalender. MA kom: Hvilket arrangement kommer først? SA svar: Vil ha med SU inn så alle kan få ta del i planleggingen. HR N: Fått mye erfaring fra NSF, arrangere bis dagen i morgen. Startet å tenke på GF HR L: Innen i kveld kl vil jeg ha tidspunkt om når dere kan ha intervju. NLD kom: Jeg er usikker på hva jeg vil ha. HR L kom: Jeg kan ha denne datoen og ca klokkeslett.

4 NU kom: Planen for stand? HR N svar: Det kommer på facebook styresiden. NLD kom: Ble vi ikke enige om at vi skulle inn i klasserommene. HR L: Vi ble sittende å diskutere og snakket med Sondre. Så ble vi enige om og droppe den. NLD kom: Synes det var dumt dere slo den idè fra dere. HR kom: Men vi skal gjøre det nærmere GF ØA : Sett på budskjettet, regnskapsført det meste, vil være ferdig med bokføringen 15. Dette blir praksis fremover. Fadderuka mangler vi en regning, kan se ut som vi går noen tusen i overskudd. Grunnet oppmøte i fadderuka. Budskjettet skal revideres til GF. Likviditeten er god. Til informasjon: Skal NLD og NU på tur til Oslo og se på hvordan det gjøres der. SAK Til informasjon: Bruk av «til informasjon/diskusjon/behandling» Tidligere har de forskjellige sakstypene blitt brukt mye om hverandre, noe som skaper forvirring. HR vil informere og hvilke sakstitler som skal brukes til hvilke saker.

5 Presenteres av: HR Estimert tidsbruk: 5 min Til Informasjon: Er hvordan det skal gjøres. Bare informasjon Til Diskusjon: Hvis dere vil ha innspill fra de andre i styret Til Behandling: Noe som skal stemmes over. SAK : Til informasjon: Retningslinjer knyttet til pengebruk rundt reiser. Det skal fastsetjast retningslinjer for maks grense for pengebruk på reiser. Satsane er henta frå SL og er å betrakte som normale. (Sjå vedlegg) Presenterast av: ØA Estimert tidsbruk: 5 min ØA: Forklarer vedlegget. Reiseregning er ikke godkjent uten kvittering. Se vedlegg SAK : Til diskusjon: Midlar til kaffi/vaffel dag 1 gong i månaden. Det er komen eit ynskje om å få midlar til å kunne ha ein kaffi/vaffel dag i regi av BIS 1

6 gong i månaden. Dette for å promotere BIS, og for å gjere det litt hyggeleg for studentane på BI. Summen det er snakk om er 400 kr. Presenterast av: FA Estimert tidsbruk: 5 min FA: BIS Bergen gjør dette med stor suksess, er en fin ting for studentene. NLD Kom: Kan vi søke midler om dette fra administrasjonen. FA: Vært vanskelig tidligere SA Kom: Vi har jo diskutert om vi skal ha en kaffe dag, den som har ryddet. MA kom: Kaffe avtale, lage det en gang i mnd. ØA kom: Ser mer på at vi skal ha oftere kaffe. NLD kom: Jeg er for at vi skal lage kaffe en gang i uka. MA kom: Lage vaffel en gang i mnd er noe helt annet.

7 ØA kom: Kan vi bli enig om Kaffe på BiS kontoret på Tirsdag. Hvis man ikke kan, bytter dag hvis vi ikke kan den dagen vi har vaskedag på kontoret. SAK Til behandling: Kjøp av gåve til Olav Lilleberg, som takk for hjelpa. Olav Lilleberg stiller som revisor, slik at vi ikkje treng å leige inn hjelp eksternt. Å kjøpe ei flaske Cognac til Olav vil koste om lag 500 kr, og er stor forskjell til kva det hadde kosta å leige inn ein revisor (om lag ). Presenterast av: ØA Estimert tidsbruk: 5 min Forslag til vedtak: Godkjenning av gåveinnkjøp Leder: Tidligere vært 1000 denne posten hvert år. Enstemmig vedtatt SAK Til informasjon: Åpen treningstime for BI studentar på 3T Pirbadet. I samarbeid med 3T ynskjer vi å tilby BI studentane ein treningstime, også for ikkje medlemmar. Det har tidlegare blitt kjørt BI bootcamp, men det hadde dårleg oppmøte. Det blir difor no opna 2 oppsatte timar på tysdagar, frå og med 9. september. Presenterast av: MA Estimert tidsbruk: 5 min MA: 3T dekker kostnaden med meldingen som ble sent ut.

8 SAK : Til diskusjon: Styremøte i staden for workshop. Ledar NLD meiner at workshopen som er annakvar veke er rotete, lite effektive og mykje av det som blir diskutert/teken opp heller kan orienterast på mail eller styremøte. På ein workshop skal ein kunne arbeide med det ein har føre, på tvers av verva. Presenterast av: Ledar NLD Estimert tidsbruk: 20 min NLD: Hadde samme oppsette som styremøte, startet og diskuterte samme saker som styremøte saker. Work shop skal brukes til jobb innad i styret. HR L: Møte med work shop. KA: Vil at vi skal forandre den men at vi kan møte de forskjellige. Leder: Work shop samme som i dag. Skal følgende måte. Har noen viktige saker, skal bruke 3 timer å jobber med sitt. ØA kom: Kunne tatt styremøte 3 ganger i mnd. NLD: Hva ble egentlig gjort sist uke

9 ØA : Tanken er at vi skal brukes til jobb med bis i følge leder. SAK : Til diskusjon: Innkjøp av kamera til BIS KA vil gjerne at BIS skal gå til innkjøp av eit nytt kamera, slik at vi har det til eige. Han vil gjerne høre innspill frå resten av styret angående dette. Presenterast av: KA Estimert tidsbruk: 10 min KA Orient: Det er snakk om at vi kan få sponset et kamera fra elkjøp i samarbeid mellom Vinterlekene og Bis. NLD: Kjøpe noe ordentlig FA: Kan du komme opp med et tilbud ØA:

10 HR: Ikke kunnskap, kom gjerne tilbake med tilbud. SA: Jeg har kjøpt en del kamera på så ØA: Hør med hva sentralt har gjort og BIS Bergen og kom tilbake med informasjon. SAK : Til behandling: Oppretting av ny BIS undergruppe BIS Girls Ein student på skulen har ynskje om å få opprette ei ny undergruppe som set fokus på jenter på skulen og i arbeidslivet. (Studenten kjem å orienterar om dette) Presenterast av: UA Estimert tidsbruk: 15 min Presenterest av Emma: Hvorfor BIS girls er noe bi trenger, hvodformål: Få jenter til og ta mere leder verv, ikke bare for jenter, gutter skal også få muligheter til og delta, Forskining undersøkelse har vister at kv BIS girls skal ha fokus på at jenter skal påta seg verv. Hovedsakelig menn som sitter på lederverv etter en undersøkelse gjort av google kvinner i 2005

11 BIS Girls undergruppe, jobber opp mot andre kvinne gruppe, endre litt tankemåte som igjen endre atferden til kvinner. Åpen for spørsmål: NLD kom: Flott presentasjon, hvilke arrengementer ønsker dere og gjennomføre? EMMA: Fokus kvelder, kvinne middagen, vil ha mindre høyterskel tilbud, jobbe med en kampanje. Fokus på likelønn,kvinner ikke tar på seg verv. 1 temakveld i løpet av hvert semester. UA: Er det noe interesse for det? Emma: Har vært positiv tilbakemelding FA: Kan alle melde seg inn? Emma: Åpen for alle, å at det opprettes et styre i gruppen NLD: Grupperinger, woman google, annet navn EMMA: Navnet er jeg åpen for å bytte.

12 NLD kom: Får et helt annet inntrykk hvis man bytter navnet. HR: Opprette en Undergruppe blir det for stort, ville du vurdert å se på muligheten for å legge det under noe annet. Emma: Vil gjerne ha noe så det kan fortsette videre. NLD kom: Tanker om kvinner i NLD, mye av det samme. NLD Bergen har en egen jentedag. Utsolgt. Kunne tenke meg en sånn i mitt utvalg som vil jobbe mot kvinnelige foredragsholdere. NLD kom: Tanker at den skal fortsette? EMMA kom: Viser at det er noe som fungerer, noe som vil gjøre det lettere fungere. HR: Ville du tenkt deg og dytte det under et annet verv EMMA: Da vil jeg vanskelig å se det overleve SA: Forskjellen mellom verv og en gruppe, blir det ikke samtidig og ha fokus gruppe. HR S: Videre formidler informasjon, rundt NLD, Start BI, ikke er en undergruppe men at det består av en kontakt person. Støttefunsjon opp mot de andre vervene

13 FAG: Foredrag MA: Jeg synes at folk personen rundt seg. ØA: Husk på fokus kvelder MA: Kan være fokus kvelder, samt arbeid rundt NLD,Start BI, må ha muligheten til å søke etter flere SA: Usikker på om det er nok frivilig til, men har en støttefunksjon inn mot de andre utvalgene. HR: Da må NLD, Start BI ta ut kvinnedagen, i de forskjellige gruppene. FAG: Egen jentegruppe EMMA: Ha en representant i disse gruppene NLD: Hvor ligger makten, hvordan skal vi samarbeide. Hvordan vi posisjonerer vi denne gruppen NU: En kvinne guide, emma leder, bruke linjerepresentant, BIS girls fra NU HR S: BIS girl for og fremme kvinner, BIS girls skal promotere kvinner ut mot BI.

14 EMMA: Det viktigste er at dette blir satt fokus på og at det lever videre. EMMA; At det er et eget underverv FAG: I tillegg til underverv. Leder: tekst Stemt ned av samtlige Forslag til vedtak: får av HR Forlag til vedtak: Det opprettes en undergruppe med fokus på kvinner og nettverk, som skal arrangere fokuskvelder. Navn skal settes i etterkant. Gruppen kan ha representanter i for eksempel NLD, Start BI og NU for å fremme interessene i de forskjellige undergruppene. Gruppen vil ha prøvetid på ett år, og skal evalueres etter hvert semester. Enstemmig vedtatt. SAK : Til informasjon: Aktivitetsdag med luftkrigsskulen. Idrettsansvarleg og UA har vært i kontakt med luftkrigsskulen angåande ein aktivitetsdag i samarbeid med BI. Luftkrigsskulen ynskjer å starte eit tettare samarbeid med BI og vil difor

15 invitere oss til ein dag på deira område. Dagen vil innhalde hinderløype, grilling og til slutt drikke i deira eigen bar. Dei har ynskje om å setje ein dag kort tid etter 9. september. Presenterast av: UA Estimert tidsbruk: 10 min UA: Kan alle dager etter 19 september, vi har sett på dato september. Alle kan være med på arrangementet. HR S: Jeg kan gjerne hjelpe dere med hvordan man løser ting der oppe, når jeg har kjennskap til hvordan det er på luftkrigskolen. SAK : Til diskusjon: Bruksområde for månedsmail Månedsmailen blir nå brukt som en veldig grov oppsummering av de siste ukene. HR vil gjerne endre rammene til månedsmailen. Presenterast av: HR Estimert tidsbruk: 10 min HR: Kommer ikke til å sende ut våre mnd mail, mnd mailene skal være mye mer detaljert. SA: Hvis det skal være noe ting, kan man ta et møte med HR. NLD: Enkelt mail der fra alle. HR: Mer detaljert vil jeg gjerne ha det. FA: Synes vi ikke trenger å ha detaljert. Men at vi har dette til orientering i styremøtene.

16 HR: Erfarings rapporten som skal skrives ned, men vil ha sensitiv informasjon. SA: Heller legge til rettningslinjer på hvordan man gjør ting. Heller hva du har tenkt til og gjøres neste uke. ØA: Jeg vil gjerne ha mnd mailene. Derfor vil vi ha rettningslinjer. SAK : Til informasjon: Internevaluering På NSF diskuterte vi bruken av internevaluering. Andre lokalavdelinger har hatt stor suksess med det, HR vil informere om bruken av dette i 2014/2015. Presenteres av: HR Estimert tidsbruk: 5 min HR N: Bergen har brukt det, men fått det veldig bra til i bergen. Vi skal innføre en internevaluering. Et skjema. ØA: Mer personlig. SAK : Kritikk av møtet Møtet vil vare rundt 115 min og vil være ferdig ca kl FA: Bruk av tegnsetting

17 UA: Bra med saken rundt en person til NLD: Mer ryddig nå, alle saker aktuelle. Åpen for nye synspunkter. Ordstyrer var bra SA: Må være noe frukt hvis møte varer lenge NU: Postivt til hvordan saken med Emma ble diskutert HR: Mer effektiv

18 Vedlegg 1: Mat og drikke Frokost: 50, (dekkes kun ved overnatting hvis frokost ikke serveres) Lunsj: 100, Mellommåltid 30, (gjelder kaffe, drikke eller yoghurt) Middag: 200, Altså vil ikke frokoster på flyplassen bli refundert, da det oppfordres til å spise hjemme på forhånd. Det er naturligvis mulig å bruke mer enn oppgitt beløp på en kvittering, men kun oppgitt sats vil bli refundert. Transport Kun rimeligste transportalternativ vil bli refundert. Normalt betyr dette flybuss eller flytog, men åpner for andre måter hvis dette totalt blir billigere. Annet En reiseregning uten gyldig kvitteringer vil ikke bli refundert. For å få refundert reiseregningen skal denne leveres innen 14 dager etter endt reise. Jeg har blitt informert om at SL muligens skal vedta endringer som medfører at det vi eventuelt godtar blir noe endret. Vær derfor obs på eventuelle endringer.