RAMMER FOR MEKLING I KONTAKTPUNKTET MELLOM X OG X SAKENS BAKGRUNN GENERELLE RAMMER FOR MEKLING I OECD KONTAKTPUNKT Faser: Det er fire faser i saksbehandling i Kntaktpunkt i tråd med OECDs retningslinjer g Kntaktpunktets saksbehandlingsregler ( Retningslinjene ). 1 I fase 1 ffentliggjør Kntaktpunktet en første vurdering av saken sm knkluderer med m saken skal tas til behandling eller ikke. I fase 2 legger Kntaktpunktet til rette fr dialg/mekling, evt. utreder fakta i saken. Målet med mekling er å ppnå en felleserklæring I fase 3 skriver Kntaktpunktet sin slutterklæring i saken. I fase 4 vil det være eventuell ppfølging. En frivillig prsess med mål m enighet, g en ikke-rettslig prsess Mekling kan anses sm assisterte frhandlinger mellm partene der en tredjepart (mekleren) bistår fr å løse en tvist på en måte sm tilfredsstiller begge partene. Kntaktpunktet vil legge til rette fr dialg g freslå løsninger. Mekling i regi av Kntaktpunkt er en frivillig, ikke-rettslig prsess basert på velvilje fra begge parter fr å samles m en felles erklæring. Partene skal i utgangspunktet selv føre rdet i meklingen, men kan søke råd hs sin advkat eller sekretariatet i meklingen. Kntaktpunktet ønsker dg å understreke at partene ppfrdres til en ikke-rettslig dialg der advkater ikke bør være direkte invlvert. Dette er ikke til hinder fr at partene bistås av en advkat eller en annen frm fr veileder dersm det anses hensiktsmessig. 1 Se nrske kntaktpunktets prsedyrer, tilgjengelig på www.ansvarlignæringsliv.n 1
Undertegning g ffentliggjøring Målet fr meklingen er en felles erklæring sm undertegnes siste dag av meklingen av den/de sm har fullmakt til å representere partene i meklingen. Kntaktpunktet arrangerer en frmell signering av felleserklæringen sm styreleder eller øverste leder (knsernsjef) i hver av partenes rganisasjn skal undertegne. Offentliggjøring skjer samtidig eller så snart sm mulig etter det. Det nærmere innhldet i ffentliggjøringen utarbeides i samråd med partene. Kntaktpunktet utarbeider en pressemelding. Etter pressemeldingen er publisert står partene fritt til uttale seg utad m prsessen, men ikke m innhldet av diskusjnene. Partene ppfrdres til å dele egne pressemeldinger eller annen mtale av prsessen med hverandre før publisering. Kntaktpunktets prsedyreregler legger pp til et ppfølgingsmøte et år etter inngått avtale, hvis ikke annet tidspunkt er avtalt. Dersm mekling ikke fører frem Dersm mekling ikke fører frem, vil Kntaktpunktet skrive en slutterklæring. Retningslinjene gir Kntaktpunktet ganske vide rammer fr pplegget av prsessen gså på dette stadiet av saksbehandlingen, men blant annet frvaltningslvens habilitetsregler gjelder. I utgangspunktet kan mekler Elgesem, sm gså er Kntaktpunktmedlem, delta i Kntaktpunktets behandling av slutterklæring. I knkrete tilfeller kan imidlertid saken ligge slik an eller meklingen ha utviklet seg slik at dette bør unngås eller underlegges særskilte føringer. Kntaktpunktet vil i slike tilfeller legge str vekt på partenes synspunkter. Særskilt m erstatning eller tiltak fr å bøte på negative knsekvenser (hvis relevant): Spørsmål m erstatning eller tiltak fr å bøte på negative knsekvenser kan kmme pp sm et element i en mekling, men Retningslinjene gir ikke Kntaktpunktet myndighet til å tilkjenne erstatning eller å pålegge tiltak fr å bøte på negative knsekvenser. Men mtale av dette kan likevel være et element i en løsning av en klagesak sm Kntaktpunktet behandler. Frmelle krav m erstatning m.v. må fremmes fr sivile dmstler sm gså har andre g bedre muligheter fr bevisføring g kntradiksjn/ivaretakelse av rettsprinsipper enn Kntaktpunktet. At det er fremmet et erstatningskrav sm ikke har vunnet frem i det nasjnale rettssystemet utelukker ikke en sak i et nasjnalt kntaktpunkt, men plikt til å betale erstatning frutsetter at selskapet aksepterer det i en mekling. RAMMER FOR MEKLING I SAKEN MELLOM X OG X SOM PARTER I MEKLINGEN: 2
Innklagede X g klager skal delta i meklingen g kalles heretter «partene». De sm undertegner «knfidensialitets- g gjensidig tillitserklæringen» bekrefter samtidig at de har fullmakt til å mekle, treffe bindende beslutninger g underskrive felleserklæring på vegne av sine rganisasjner. Partene kan bruke eller søke råd i meklingsprsessen fra advkat g rådgivere. Partene bes varsle i gd tid dersm man mener at det til trss fr utgangspunktet m ikke-rettslig dialg er behv fr å ha med advkat i møtene. Kntaktpunktets rlle i meklingen: Kntaktpunktet er ikke part i meklingen. Sm frvalter av Retningslinjene har Kntaktpunktet en interesse i at saken mekles innenfr rammene av Retningslinjene. Kntaktpunktet kan ha behv fr å knsultere med OECD-sekretariatet i Paris samt andre berørte OECD-kntaktpunkt dersm det er aktuelt. Mekler vil ha ansvaret fr selve meklingen under meklingsmøtene. Sekretariatet bistår Mekler i prsessen mellm partene. Sekretariatet skal pptre upartisk g være tilgjengelig fr praktisk tilrettelegging fr begge parter i prsessen. Kntaktpunktet har ansvar fr administrativ tilrettelegging av meklingen. Interessenter i meklingen: Partene selv utarbeider en liste ver interessenter sm kan knsulteres i prsessen. Disse må gdkjennes av Kntaktpunktet/mekler g av begge parter. Knsultasjn skjer i tråd med knfidensialitets- g gjensidig tillitserklæringen (vedlegg 1). Meklerens rlle: Mekleren skal bidra til at partene mekler frem en felles tekst sm begge kan slutte seg til g skrive under. Mekleren kan først g fremst bidra til at det etableres g føres en gd dialg mellm partene, g at prsessen blir en slid plattfrm fr å nå frem til en felleserklæring. Mekler vil kunne knsultere nåværende g tidligere ledere av Kntaktpunktet samt jbbe tett med Kntaktpunktets sekretariat i meklingen, men skal ellers hlde meklingsprsessen knfidensiell. Meklingsprsessen (frslag til standardprsess sm kan avvike fra nedennevnte): 3
Dag 1 Presentasjn av partenes sak Krt innledning v/mekler Begge parter presenterer sin sak g tilgjengelig dkumentasjn muntlig (2 timer hver). Klager først, deretter innklagede. Hver av partene skal gis mulighet til å gi en sammenhengende fremstilling uten avbrytelser g diskusjn. Mekler kan stille spørsmål. Mekler gjennmgår relevante avsnitt i OECDs retningslinjer, g avklarer m det er behv eller ønske m ytterligere dkumentasjn g hvrdan dette eventuelt skal legges frem. Mekler leder en diskusjn m pplegget fr den videre meklingen g plan fr Dag 2. Dag 2 Mekling Mål: Oppnå enighet m hvedtrekk i avtale Freslått arbeidsmåte: Partene arbeider i separate møter g plenumsmøter. Mekler har en fasilitatrrlle. Partene kan individuelt diskutere hvrvidt det er grunnlag fr en mfrent avtale g hvilke punkter den eventuelt bør innehlde. Partene frbereder g spesifiserer sin ppfatning av klagen g sin ppfatning av tilsvaret g presenterer dette når det er hensiktsmessig i plenum. Relevante kapitler OECDs retningslinjer trekkes frem. Mekler invlveres, enten i separate møter eller sammen med begge parter. Dag 3 Meklingen g felleserklæringen Mål: mfrent avtale/ felleserklæring kan underskrives Freslått arbeidsmåte: Partene arbeider i separate møter g plenumsmøter. Mekler kan ta mer direkte initiativer. Mekler har individuelle møter med partene, diskuterer frdeler g ulemper i den enkeltes sak (styrker g svakheter). Felleserklæring - mfrent avtale mellm partene 4
Kmmunikasjn m meklingen: Så lenge meklingen pågår, skal frhandlingene g kmmunikasjnen være knfidensielle. Partene skal kunne knsultere internt i sin egen rganisasjn. Partene kan gså knsultere med sine interessenter etter frutgående aksept fra den andre part (m hvem, når g m hva sm skal knsulteres). Se vedlegg 3. Vedlegg: 1. Partenes enighet m knfidensialitet g gjensidig tillit 2. Offentlighet g knfidensialitet i det nrske Kntaktpunktet 3. Partenes egen liste ver partenes interessenter sm kan knsulteres i prsessen 5
VEDLEGG 1: PARTENES ENIGHET OM KONFIDENSIALITET OG GJENSIDIG TILLIT Meklingen skal baseres på gjensidig tillit. Partene skal strekke seg langt i å søke en åpen g knstruktiv dialg med hverandre i meklingsprsessen. Så lenge meklingen pågår, skal frhandlingene g kmmunikasjnen være knfidensielle, bl.a. slik at en ffentlig diskusjn m saken unngås. Partene skal likevel kunne knsultere internt i sin egen rganisasjn. Partene kan gså knsultere med sine interessenter etter frutgående aksept fra den andre part (m hvem, når g m hva sm skal knsulteres), men må sikre at pplysninger m saken g meklingen frblir knfidensielle. De sm undertegner «knfidensialitets- g gjensidig tillitserklæringen» bekrefter at de har fullmakt til å mekle, treffe bindende beslutninger g underskrive felleserklæring på vegne av sine rganisasjner. Fr xxx: Fr xxx: Fr Sekretariatet: Mekleren: Osl, x 6
VEDLEGG 2: OFFENTLIGHET OG KONFIDENSIALITET I DET NORSKE KONTAKTPUNKTET E-pster g brev til Kntaktpunktet g sekretariatet vil, sm annen pst, bli behandlet i samsvar med bestemmelsene i ffentleglva (lv 19. mai 2006 nr. 16 m rett til innsyn i dkument i ffentleg verksemd). Dette betyr at man må regne med at innhldet i e-pst, dersm det er arkivverdig, vil kunne bli ffentlig tilgjengelig dersm nen ber m innsyn i denne. Infrmasjnsutveksling skal ikke jurnalføres eller ffentliggjøres, såfremt det er skisser på vei frem til det endelige meklingsresultatet. Sluttresultatet etter mekling, uavhengig av m mekling fører frem, skal ffentliggjøres av Kntaktpunktet. Det betyr i meklingsprsessen rent praktisk: Det gis ikke ffentlig infrmasjn m innhldet i meklingsprsessen. Sekretariatet skal ffentliggjøre infrmasjn m at mekling fregår, bakgrunnen g utkmme av meklingsprsessen (m mekling har ført frem eller ikke, men ikke detaljer i meklingen) eksternt kntraherte tjenester, detaljene rundt en evt anbudsprsess saksbehandlingsrutiner i meklingsprsessen g rammene sm OECDs retningslinjer gir KONFIDENSIALITET UNDER BEHANDLING AV KONKRETE SAKER I TRÅD MED OECDS RETNINGSLINJER. Prsedyrene ved gjennmføringen av OECDs retningslinjer fr flernasjnale selskaper, se prsedyreveiledning punkt C-4 2 : Så lenge prsedyrene nevnt i nr. 2 pågår 3 skal frhandlingene være knfidensielle. Dersm de berørte partene, etter at prsedyrene er fullført, ikke er blitt enige m en løsning, står de fritt til å uttale seg m g diskutere saken. Opplysninger g synspunkter sm en annen berørt part har lagt fram i løpet av frhandlingene, skal imidlertid frtsatt være knfidensielle, med mindre vedkmmende part samtykker i at de ffentliggjøres, eller dette vil være i strid med bestemmelser i nasjnal lvgivning,» 2 http://www.regjeringen.n/uplad/ud/ecd_ncp/oecd-retningslinjer-flernasjnale-selskaper201307.pdf 3 Refererer til fase 2, dialg/mekling 7
Kmmentar 38 4 til prsedyreveiledningen (uffisiell nrsk versettelse): «Åpenhet anerkjennes sm et alminnelig prinsipp fr det nasjnale Kntaktpunktets pptreden i dets kntakt med ffentligheten (se punkt 9 i avsnittet m kjernekriterier venfr). I punkt C-4 i prsedyreveiledningen slås det imidlertid fast at det finnes særlige tilfeller der knfidensiell behandling er viktig. Kntaktpunktet skal treffe hensiktsmessige tiltak fr å beskytte følsmme frretningspplysninger. Likeledes bør andre pplysninger, sm identiteten til enkeltpersner sm deltar i prsessen, behandles knfidensielt av hensyn til en effektiv gjennmføring av retningslinjene. Det frutsettes at sakspplysninger g anførsler framlagt av partene inngår i frhandlingene. Det er like fullt viktig at prinsippene m åpenhet g knfidensialitet avveies mt hverandre fr å skape tillit til prsedyrene i retningslinjene g sikre en effektiv gjennmføring av dem. Selv m frhandlingene knyttet til gjennmføring under nrmale mstendigheter vil være knfidensielle ifølge den generelle beskrivelsen i punkt C-4, vil resultatet av frhandlingene sm regel være ffentlig tilgjengelig.» 4 Kmmentarene i engelsk versjn: http://www.ecd.rg/daf/inv/mne/48004323.pdf 8
VEDLEGG 3: PARTENES EGEN LISTE OVER PARTENES INTERESSENTER SOM KAN KONSULTERES I PROSESSEN 9