Organisasjns/funksjnsbeskrivelse g bemanningsplan fr Administrativ støtte 1. Organisasjns/funksjnsbeskrivelse 1. ktber 2013 Merknad: I det dkumentet (datert 6. juni 2013) sm lå til grunn fr styrets vedtak 17. juni 2013 er det frutsatt at «Seksjnsinndeling fr lønn, regnskap g innkjøp videreføres sm i dag, samtidig sm det utvikles team på tvers. Tyngden av ansatte g ppgaver innen de respektive mrådene flyttes «på rt». Det samme gjelder esak, sm gså verføres i uendret frm. 1.1 Vedtatt rganisering Universitetsstyrets vedtak 17. juni 2013 1
1.2 Målsetting med mrganiseringen: Omrganiseringen skal gi tettere integrering mellm aktivitene g bedre samarbeid på tvers. I dkument datert 13. februar 2013 sm lå til grunn fr styrets vedtak av 12. mars 2013 ble det vist til at: «Hvedmålsettingen fr etablering av Fellestjeneste vil være å se sammenhengen mellm fagmrådene g legge til rette fr bedre samhandling g et enhetlig brukerfkus. I tillegg til økt frmålseffektivitet vil økt kstnadseffektivitet muliggjøres i hele rganisasjnen. Dbbeltarbeid fjernes ved å øke grad av standardisering g desentral datafangst» 1.3 Avdelingens ppgave g rlle Administrativ støtte har ansvar fr utvikling, daglig drift, frvaltning g kvalitetssikring av sentraliserte lønns-, øknmi- g innkjøpstjenester g e- sak sm leveres til UiOs ulike enheter. I tillegg skal Administrativ støtte bistå lederstøtte g UiO-ledelsen i verrdnet styring på disse mrådene. Administrativ støtte har en perativ, tjenesteytende rlle venfr sine brukergrupper. Rutiner, tjenesteleveranser g standarder utfrmes i samspill mellm aktører på sentralt g lkalt nivå, g skal være gjensidig frpliktende. Gjennm delegering kan universitetsdirektøren gi leder av Administrativ støtte myndighet til å sikre at vedtak sm iverksettes ligger innenfr gjeldende rammer. Utføre tjenester verfr enhetene i henhld til samarbeidsavtale Utføre driftsppgaver sm ppfyller kriteriene til sentral utførelse i henhld til nærhetsmdellen, fr eksempel ved lønnskjøring, fraværsstatistikker, finansregnskap, remittering, systemppgaver. Prsesseier Ansvar fr utvikling av UiOs standard fr driftsrutiner/prsesser innen fagmrådene. Standarder skal utvikles i tett samarbeid med enhetene slik at de dekker brukernes behv g utnytter systemene. Være en aktiv pådriver fr å eliminere ikke-verdiskapende mmenter g aktiviteter slik at prsessene ptimaliseres g samtidig sørge fr løpende frbedringer ved at kvalitet, tidsbruk g kstnader ses i sammenheng Ansvar fr at eksterne krav inklusive kntrll integreres enklest mulig i de etablerte prsessene, ved fr eksempel krav til regnskapet, gjennmføring av anskaffelser, krrekt lønnsutbetaling, krrekt rapprtering. Utvikling av kntrll skal gså skje i samarbeid med enhetene slik at den best mulig fanger pp både gjennmgripende g lkal risik. Fleksibilitet skal ivaretas g læringssløyfer etableres. Ansvar fr et krdinert pplæringstilbud Operativ systemeier fr Oracle, SAP, Basware, samt andre systemer der administrativ støtte er prsesseier. Enheten er nrmalt gså perativ systemeier fr systemer der prsesseier er i lederstøtte. Per dags dat gjelder det Crprater g 2
datavarehus. 1.4 Utfyllende beskrivelse Funksjner/hvedppgaver Underliggende struktur Kapasitetsbehv Lønningsseksjnen Funksjner/hvedppgaver Operative driftsppgaver Registrering g utbetaling av måneds- g bilagslønn Utbetaling av reise- g utleggsrefusjner Oppfølging av alle typer trygderefusjner Brukeradministrasjn, kjøringer i lønnssystemet g hjelpetjenesten fr lønnsg persnalsystemet SAPUiO Avstemning g kntrll fr lønnsmrådet Offentlige rapprter Statens Pensjnskasse 3 Rller g ppgaver sm delvis er der i dag men sm må styrkes fremver (se neste pnt): Prsesseierskap g 2 linje Prsesseier fr lønnsprsesser Fra utført arbeid til utbetalt lønn Månedslønn Billagslønn/timer Fravær g permisjner
Refusjner Reiseregninger Prsesseier fr deler av SAP: Reise- g utgiftsmdul, lønnsmduler, refusjnsmdul, rganisasjnsmdul, tidmdul, SAP-FI. Støtte, rådgivning, pplæring g utvikling av standard prsesser fr lønnsmrådet ved UiO Sikre verhldelse av eksterne krav innen lønnsmrådet Utvikling fremver Lkal datafangst g klarere arbeidsdeling med persnalstøtte vil medføre vesentlige endringer på rammebetingelsene fr Lønningsseksjnen. Det vil settes i gang et arbeid fr å se på intern rganisering g behv i et litt lengre perspektiv. Retning fr arbeidet er sm følgende: Samlet sett skal antall årsverk reduseres. Men det er gså behv fr en kmpetansevridning fra perativ håndtering av enkeltsaker særlig registrering til saksbehandlings- g prsessrådgivningsppgaver innen lønnsmrådet. Det vil påvirke intern stillingsstruktur, slik at sammensetning av kmpetanse/stillingstype (SKO) vil utvikles i retning av den situasjnen sm i dag er i Regnskapsseksjnen. I denne prsessen skal det gså ses på lederstruktur, med sikte på at lederspennet skal være mindre enn i dag (dvs flere ledere med persnalansvar) Desentralisering av datafangst medfører at enhetene får ansvar sm førstelinje verfr brukere. De skal da nrmalt sluttføre enkeltsakene på enhetene. Dette medfører at bemanningsbehvet fr disse ppgavene på Lønningsseksjnen gradvis faller brt, slik at lønns perative ppgave vil ligge i utbetaling, kntrll g avstemming. Det kan gså være mråder/ppgaver hvr sentralisering kan være aktuelt Samtidig sm man gjennmfører desentralisering av datafangst ppstår behvet fr at 4
Lønningsseksjnen får en tydelig rlle sm andre linje g prsesseier fr lønnsnære prsesser. Underliggende struktur Seksjnssjef Nestleder Krdinatrer Kapasitetsbehv 41 medarbeidere Innkjøpseksjnen Funksjner/hvedppgaver Operative driftsppgaver Etablering g ppfølging av rammeavtaler/kntrakter Anskaffelser ver100 000 fr alle enheter unntatt MN, EA g MED Større enkeltanskaffelser ver 500 000 fr MED Prsesseierskap g 2 linje Prsesseier fr innkjøpsprsesser Behv til mttatt vare Prsesseier fr systemene: Basware PM, Amest: KGV g KAS-verktøy, Støtte, rådgivning, pplæring g utvikling av standard prsesser fr innkjøpsmrådet ved UiO Sikre verhldelse av eksterne krav innen innkjøpsmrådet Underliggende struktur Seksjnssjef Nestleder Kapasitetsbehv 19 medarbeidere Regnskapsseksjnen Funksjner/hvedppgaver Operative driftsppgaver 5
Mttak g utbetaling av fakturaer fr hele UiO Registrering g pstering av hvedbksbilag g internfakturarer fr hele UiO Sende g følge pp utgående fakturerer fr hele UiO Prsjektppretting g prsjektavslutning fr hele UiO Kunderegister, leverandørregister Tertialavslutning inkl utarbeidelse av eksternregnskap Bankfrbindelser Likviditetsstyring Kmpetanssenter fr tll, MVA, aktivering av avskrivning. Avstemming,kntrllvirksmhet g testing Kntplan g registervedlikehld Prsesseierskap g 2 linje Prsesseier fr regnskapsprsesser Mttatt vare til betaling Fakturering Aktivering g avskriving Regnskapsavslutning Prsesseier fr system: Oracle, baseware IP, epay, adramatch, emma g andre støttesystemer Støtte, rådgivning, pplæring g utvikling av standard prsesser fr regnskapsmrådet ved UiO Sikre verhldelse av eksterne krav innen regnskapsmrådet Underliggende struktur Seksjnssjef Nestleder 6
Kapasitetsbehv Gruppeledere 31 medarbeidere Seksjn fr applikasjnsfrvaltning Vedtak fra styret 17/6 2013 m etablering av seksjn fr Applikasjnsfrvaltning i Administrativ Støtte: Applikasjnsfrvaltning fr ØPA s systemer g OPA s SAP-HR skal gså rganiseres samlet i denne enheten, fr å styrke brukerfkuset i systemutvikling g sikre rbusthet i dimensjnering g kmpetanse. Funksjner/hvedppgaver Applikasjnsfrvaltning fr systemer der Administrativ støtte er perativ systemeier. Det betyr at seksjnen skal serve prsesseiere gså innenfr HMS, Persnalstøtte g Lederstøtte. Dette gjelder systemene Oracle, SAP, Basware, Crprater, Buddy, kube fr årsverk g øknmi, øknmirelaterte data i Datavarehuset g andre mindre systemer der Administrativ Støtte er systemeier. Dette innebærer flg ppgaver; Systemstøtte g teknisk støtte 3. linjesupprt Brukeradministrasjn g systemfrvaltning Utvikling g frvaltning av rapprter g datauttrekk. Feil g endringshåndtering Systemutvikling (ppsett g tilpasninger) Testing Krdinering med prsesseiere g USIT drift g der USIT er teknlgisk premissleverandør. 7
Følge pp driftsavtaler g leverandørkntakt Systemfrvalter fr systemer der Administrativ støtte er perativ systemeier; Støtte systemeier i å ivareta helheten, Rammeverk, prsedyrer g rutiner fr frvaltning av systemene, Følge pp g bidra til utvikling av integrasjn mellm systemene, Delta i spesifikasjnsarbeid g beskrivelse av prsesser g datamdeller, Utvikling fremver Seksjnen er ny, ved at systemfrvaltningsppgaver fr SAP-systemet samles i et kmpetansemiljø/en seksjn i Administrativ støtte sammen med miljøet sm frvalter de systemene sm ØPA i dag er perativ systemeier fr. Med dette samles frvaltning av de systemer sm samlet sett støtter arbeidsprsessene Behv til Betaling g Arbeid til Betaling. Underliggende struktur Seksjnssjef Retning fr det videre arbeidet er sm følger: Samlet sett skal seksjnen kunne ivareta alle ppgaver med applikasjnsfrvaltning i Administrativ støtte, slik at samme tjeneste kan utføres uavhengig av system. Det er behv fr en knslideringsfase hvr man ser nærmere på kmpetansebehv g en gd arbeidsdeling internt i seksjnen fr å sikre gd frvaltning av alle systemer. Det kan medføre at det blir vurdert hvilket system den enkelte ansatte skal jbbe særskilt mt. Det skal være et særlig fkus på SAP frvaltningen hvr det er nødvendig å bygge pp struktur g kntrll på systemendringer. Det er flere SAP systemutviklingsprsjekter sm skal ferdigstilles i løpet av 2014 g det vil bli vurdert hvr høy utviklingstakt en skal ha på de ulike systemene framver. 8
Faglige krdinatrer Kapasitetsbehv 14 medarbeidere esak Funksjner/hvedppgaver Prsesseierskap g 2 linje Støtte, rådgivning, pplæring g utvikling av standard prsesser fr arkivmrådet ved UiO Sikre verhldelse av eksterne krav innen arkivmrådet Prsesseier fr system: Ephrte Systemadministrasjn g brukerstøtte av Ephrte (her er det behv fr å gå pp grenseflate mt systemapplikasjn) Underliggende struktur Kapasitetsbehv Seksjnssjef 6 medarbeidere Seksjn fr prsjekt/prsessfrbedring Funksjner/hvedppgaver Kmpetansegruppe fr utvikling g prsessfrbedring Prsjektansvar fr pririterte utviklingsprsjekter Lede eller bidra i utviklingsaktiviteter prsessfrbedringer primært innen fagfeltene sm ligger under administrativ støtte g persnalstøtte Sikre enhetlig metde g utvikling av prsesser. Prsesseier g 2 linje fr budsjettering g øknmisk rapprtering 9 Støtte, rådgivning, pplæring. Utvikling av standard prsesser fr budsjettering
g øknmisk rapprtering i samarbeid med enhetene inkl. verktøy g systemutvikling Operasjnalisering/iverksetting av eksterne krav, premisser g plicy fr øknmisk styring verfr enhetene Prsesseier fr system: Kube g Buddy Operative driftsppgaver (leveranser til lederstøtte) Daglig drift, input av fellesdata g utvikling av Buddy g Kube Bidra inn i øknmidelen av virksmhetsrapprtering g evt andre relevante øknmiaktiviteter sm ledes av lederstøtte. Daglig drift g utvikling av virksmhetsstyringsverktøy Underliggende struktur Kapasitetsbehv Seksjnssjef 9 medarbeidere 10
2. Bemanningsplaner Bemanningsplanen er utfrmet på grunnlag av den versikt vi pr i dag har mht dimensjneringsbehv, kmbinert med freløpige antakelser knyttet til fremtidig utvikling. I grunnlagdkumentet fr styrets vedtak 17. juni 2013 ble det frutsatt at «Etter at ny rganisering er avklart, må det tas en mer knkret gjennmgang av spesifikke enkeltppgaver. Da skal det vurderes hvr ppgaver skal plasseres, hva sm egner seg fr hhv. sentral g desentral plassering, g hvilke ppgaver sm eventuelt kan nedpririteres. Den prsessen skal invlvere de medarbeiderne sm kjenner aktuelle ppgaver g prsedyrer, dvs. «har sken på», både på lkalt g sentralt nivå.». Dette vil være en dynamisk prsess, med varierende tidsperspektiv avhengig av hvilket ppgavefelt det gjelder. På nåværende tidspunkt er det ikke mulig å frutsi eksakt hvrdan den prsessen vil påvirke dimensjnering. Avdelingsledelse Tittel SKO % Hvedppgaver Kvalifikasjnskrav Direktør fr Administrativ støtte 1060 100 Merknad: Oppgaver, rlle g ansvar fr de ulike stillinger innen ledernivå 2 (dvs øverste avdelingsledelse) er drøftet med rganisasjnene 28. juni 2013 Relevant utdanning, minimum tilsv masternivå innen øknmi Slid, relevant ledererfaring på tilsv nivå Underliggende seksjner Merknad til klnne «kvalifikasjnskrav»: Realkmpetanse med relevans fr de aktuelle ppgavene kan kmpensere utdanningskrav angitt under de ulike stillingene Nr Tittel SKO % Hvedppgaver Kvalifikasjnskrav 11
Nr Tittel SKO % Hvedppgaver Kvalifikasjnskrav Regnskapsseksjnen Merknad: Stillinger knyttet til ulike grupper: ARK: 2,5,6,18,20,24,25,26,27,28 PIA: 4,14,15,16,17,19,21,22,23,29,31 IFA: 3,7,8,9,10,11,12,13,30 1 Seksjnssjef (Regnskapssjef) 1211 100 Faglig g administrativt linjelederansvar fr seksjnens samlede aktiviteter, inkl øknmiansvar Persnalansvar fr gruppeledere Øknmiutdanning eller annen tilsv bachelrnivå Relevant ledererfaring, erfaring fra større virksmhet Bred øknmi- g regnskapspraksis 2 Seksjnssjef (Ass regnskapssjef) 1211 100 Faglig g administrativt ansvar fr seksjnens samlede aktiviteter, i samråd med regnskapssjef I samråd med regnskapssjef gruppelederansvar fr hele ARKgruppens (avstemming, rapprtering, kntrll) arbeidsmråde/aktiviteter g persnalansvar fr gruppen Stedfrtreder fr regnskapssjef Øknmiutdanning eller annen tilsv bachelrnivå Relevant ledererfaring, erfaring fra større virksmhet Bred øknmi- g regnskapspraksis 3 g Avdelingsleder (Gruppeleder) 1407 Begge 100 Gruppelederansvar fr gruppene PIA (prsjekt, inntekt, avgift) g IFA (inngående fakturahåndetring g aktivering) Øknmiutdanning eller annen 12
Nr Tittel SKO % Hvedppgaver Kvalifikasjnskrav 4 Gruppeleder har i samråd med regnskapssjef g ass regnskapssjef ansvar fr hele gruppens arbeidsmråde/aktiviteter g persnalansvar fr gruppen tilsv bachelrnivå Ledererfaring Relevant øknmi- g regnskapspraksis Saksbehandlere 5 Senirknsulent 1363 100 Bilagskntrll, elektrniske mpsteringer g internhandel, pplæring Øknmiutdanning eller annen tilsv bachelrnivå Relevant øknmi- g regnskapspraksis, med spisskmpetanse på aktuelt felt 6 Knsulent 1065 100 Bilagskntrll, elektrniske mpsteringer 2 års øknmi g regnskapsutdanning utver videregående skle g relevant arbeidserfaring 7 Senirknsulent 1363 100 Inngående fakturabehandling, utviklingsppgaver innenfr fakturahåndtering Øknmiutdanning eller annen tilsv bachelrnivå Relevant arbeidserfaring, med spisskmpetanse på aktuelt felt 13
Nr Tittel SKO % Hvedppgaver Kvalifikasjnskrav 8 til 13 Førsteknsulent 1408 Alle 100 Inngående fakturabehandling Øknmiutdanning eller annen tilsv bachelrnivå Relevant arbeidserfaring 14 Førsteknsulent 1408 100 Frdringsadministrasjn, kundereskntr, vedlikehld av kunderegister, pplæring av nye saksbehandlere 15 Førsteknsulent 1408 100 Frdringsadministrasjn,kundereskntr, pplæring av nye saksbehandlere Øknmiutdanning eller annen tilsv bachelrnivå Relevant arbeidserfaring Øknmiutdanning eller annen tilsv bachelrnivå Relevant arbeidserfaring 16 Rådgiver 1434 100 Epay. Eurknt. Artskntplan. Remittering. Øknmiutdanning eller annen tilsv bachelrnivå Omfattende relevant erfaring g spesialkmpetanse tilpasset stillingens funksjner 17 Senirrådgiver 1364 100 Krevende saker knyttet til MVA, henvendelser fra enhetene, vurderinger g rådgivning. Kntrllppgaver. Avstemming Øknmiutdanning eller annen tilsv masternivå Omfattende relevant erfaring g spesialkmpetanse på høyt nivå tilpasset stillingens funksjner 14
15 Nr Tittel SKO % Hvedppgaver Kvalifikasjnskrav 18 Førsteknsulent 1408 100 Avstemming, remittering g bkføring verdipapirfnd Øknmiutdanning eller annen tilsv bachelrnivå Relevant arbeidserfaring 19 Rådgiver 1434 100 EFV, MVA, kntrllppgaver Øknmiutdanning eller annen tilsv bachelrnivå Omfattende relevant erfaring g spesialkmpetanse tilpasset stillingens funksjner 20 Rådgiver 1434 100 Remittering. Mva. Avstemming. Kntering. Kreditntaer. Bankkntakt /SKK. Øknmiutdanning eller annen tilsv bachelrnivå Omfattende relevant erfaring g spesialkmpetanse tilpasset stillingens funksjner 21 Senirknsulent 1363 100 Web, EFV, kntrllppgaver Øknmiutdanning eller annen tilsv bachelrnivå Relevant arbeidserfaring, med spisskmpetanse på aktuelt felt 22 Førsteknsulent 1408 50 Innbetalinger Øknmiutdanning eller annen tilsv bachelrnivå Relevant arbeidserfaring 23 Rådgiver 1434 100 Tll, kntantkasser, avstemming Øknmiutdanning eller annen tilsv bachelrnivå
16 Nr Tittel SKO % Hvedppgaver Kvalifikasjnskrav Omfattende relevant erfaring g spesialkmpetanse tilpasset stillingens funksjner 24 Førsteknsulent 1408 100 Leverandørreg. Øknmiutdanning eller annen tilsv bachelrnivå Relevant arbeidserfaring 25, 26, 27 g 28 Senirrådgiver 1364 100 Kntrllprgram Internrapprt Finansrapprt Budsjett Cntrller aktiviteter /avstemming Henvendelser fra enhetene Øknmiutdanning eller annen tilsv masternivå Omfattende relevant erfaring g spesialkmpetanse på høyt nivå tilpasset stillingens funksjner 29 Rådgiver 1434 100 Inntektskntrller, kntrllppgaver, avstemming, budsjett Øknmiutdanning eller annen tilsv bachelrnivå Omfattende relevant erfaring g spesialkmpetanse tilpasset stillingens funksjner 30 Rådgiver 1434 100 Aktivering, anlegg, utstyr Øknmiutdanning eller annen tilsv bachelrnivå Omfattende relevant erfaring g spesialkmpetanse tilpasset stillingens funksjner 31 Senirrådgiver 1364 100 Gaver, kntrllppgaver, avstemming, innbetalinger/kredittnta Øknmiutdanning eller annen tilsv masternivå
Nr Tittel SKO % Hvedppgaver Kvalifikasjnskrav Bred øknmi- g regnskapspraksis Omfattende relevant erfaring g spesialkmpetanse på høyt nivå tilpasset stillingens funksjner Nr Tittel SKO % Hvedppgaver Kvalifikasjnskrav Lønningsseksjnen Merknad Det pågående prsjektet knyttet til bilagslønn kan på sikt påvirke kmptetanse- g kapasitetsbehv i Lønningseksjnen Mellmledere 1 Seksjnssjef (Lønningssjef) 2 Avdelingsleder (Nestleder) 1211 100 Faglig g administrativt linjelederansvar fr seksjnens virksmhet, inkl verrdnet g perativt persnal- g øknmiansvar 1407 100 Faglig g administrativt ansvar fr lønnsarbeidet i fakultetsgruppene g reisegruppen Stedfrtreder fr lønningssjef bachelrnivå Relevant ledererfaring, øknmisk, strategisk kmpetanse bachelrnivå. Relevant ledererfaring g administrativ erfaring fra lønns- g persnalarbeid 17
Nr Tittel SKO % Hvedppgaver Kvalifikasjnskrav Persnalledelse fr reisegruppen Ansvar fr rutineendringer g andre videreutviklingstiltak på lønnsmrådet Saksbehandlere 3 Rådgiver 1434 100 Offentlige rapprter LOT-avstemming per termin/måned, årsppgave, skatt. Orientering, ekstern g intern veiledning i lønnsfaglige spørsmål 4 Rådgiver 1434 100 Krdinatr g fagansvarlig ved fraværg trygderefusjnsgruppen Krdinere persnalressurser, pplæringsansvar, ansvar fr rutinedkumentasjn. Særskilt ansvar fr rutiner rundt langtidssykmeldte bachelrnivå. Omfattende relevant erfaring g spesialkmpetanse tilpasset stillingens funksjner bachelrnivå. Omfattende relevant erfaring g spesialkmpetanse tilpasset stillingens funksjner 5 Rådgiver 1434 100 SPK-rapprter g ppfølging av avvik. Orientering, veiledning g intern veiledning i lønnsfaglige spørsmål bachelrnivå. Omfattende relevant erfaring g spesialkmpetanse tilpasset stillingens funksjner 18
Nr Tittel SKO % Hvedppgaver Kvalifikasjnskrav 6 Rådgiver (Cntrller) 1434 100 Implementering av kntrllprgrammet, samt utredninger, rapprteringer g saksbehandling 7 Senirknsulent 1363 100 Saksbehandling innenfr sykepenge- g refusjnsmrådet med særskilt ansvar fr NAV-inntekter g avstemming mellm lønn g regnskap 8 Senirknsulent 1363 100 Saksbehandling innenfr sykepenge- g refusjnsmrådet. Særskilt ppfølging av langvarig sykmeldte g rutineutvikling 9 Førsteknsulent 1408 100 Saksbehandling innenfr sykepenge- g refusjnsmrådet. Særskilt ppfølging av freldrepermisjner g rutineutvikling 10 Førsteknsulent 1408 100 Saksbehandling innenfr sykepenge- g refusjnsmrådet med avstemmingsarbeid med NAV-inntekter, lønn g regnskap bachelrnivå. Omfattende, relevant erfaring med lønns- g persnalarbeid, øknmisk frståelse, utrederkmpetanse. Gd ITkmpetanse bachelrnivå. Relevant erfaring fra lønns- g persnalarbeid g spisskmpetanse på det aktuelle saksmrådet. Kjennskap til relevant statlig lv- g avtaleverk bachelrnivå. Relevant erfaring fra lønns- g persnalarbeid g spisskmpetanse på aktuelt saksmråde. Kjennskap til relevant lv- g avtaleverk bachelrnivå. Relevant erfaring fra lønns- g persnalarbeid g spisskmpetanse på aktuelt saksmråde. Kjennskap til relevant lv- g avtaleverk bachelrnivå. Relevant erfaring fra lønns- g persnalarbeid. Kjennskap til relevant lv- g avtaleverk 19
Nr Tittel SKO % Hvedppgaver Kvalifikasjnskrav 11 Knsulent 1065 100 Saksbehandling innenfr sykemeldinger med registrering g kntakt med NAV 12 Knsulent 1065 50 Saksbehandling innenfr sykemeldinger samt registrering av nye persner g kntrll 13 Senirknsulent 1363 100 Oppgaver knyttet til trekk g ppgaveplikt, SPK, velferdslån, sykelønn 1-2 års utdanning ut ver videregående skle. Relevant arbeidserfaring 1-2 års utdanning ut ver videregående skle. Relevant arbeidserfaring bachelrnivå. Relevant erfaring fra lønns- g persnalarbeid g spisskmpetanse på aktuelt saksmråde. Kjennskap til relevant lv- g avtaleverk 14 til 17 18 g 19 Senirknsulent 1363 100 Krdinatrer fr lønnsgruppe Krdinere persnalressurser Saksbehandling g registrering av lønnsbilag. Kntrll, utbetaling g ppfølging av lønnssaker. Senirknsulent 1363 100 Saksbehandling g registrering av lønnsbilag. Kntrll, utbetaling g ppfølging av lønnssaker. Veiledning internt i Lønningsseksjnen bachelrnivå. Relevant erfaring fra lønns- g persnalarbeid g spisskmpetanse på aktuelt saksmråde. Kjennskap til relevant lv- g avtaleverk bachelrnivå. Relevant erfaring fra lønns- g persnalarbeid g spisskmpetanse på aktuelt saksmråde. Kjennskap til relevant lv- g avtaleverk 20 til Førsteknsulenter 1408 10i 100% Saksbehandling g registrering av lønnsbilag. Kntrll, utbetaling g bachelrnivå. 20
Nr Tittel SKO % Hvedppgaver Kvalifikasjnskrav 30 ppfølging av lønnssaker. 1 i 50% 31 Senirknsulent 1363 100 Krdinatrer fr reisegruppen. Krdinere persnalressurser. Saksbehandling av reise-, frskudd- g refusjnsutbetaling. Veiledning., sjekkutbetalinger Relevant erfaring fra lønns- g persnalarbeid. Kjennskap til relevant lv- g avtaleverk bachelrnivå. Relevant erfaring fra lønns- g persnalarbeid g spisskmpetanse på aktuelt saksmrådet. Kjennskap til relevant lv- g avtaleverk 32 til 34 Førsteknsulenter 1408 Alle 100 Saksbehandling av reise-, frskudd- g refusjnsutbetaling. Veiledning. Utenlandsk bankregistreringer, sjekkutbetalinger bachelrnivå. Relevant erfaring fra lønns- g persnalarbeid. Kjennskap til relevant lv- g avtaleverk 35 g 36 Førsteknsulenter 1408 1 i 100% 1 i 50% Avstemming av balanse- g bankknti, trekkbehandling g månedsppgjøret bachelrnivå. Relevant erfaring fra lønns- g persnalarbeid. Kjennskap til relevant lv- g avtaleverk. Gd regnskapskmpetanse 37 Knsulent 1065 100 Saksbehandling av enkle lønns-, reise- g refusjnsbilag. Behandling av innkmmen pst g tilrettelegging av bilag fr registrering 38 Førsteknsulent 1408 100 Saksbehandling av lønns-, reise- g refusjnsbilag. Behandling av innkmmen pst g tilrettelegging av bilag fr registrering. Registrering av 1-2 års utdanning ut ver videregående skle. Relevant lønnsfaglig arbeidserfaring bachelrnivå. Relevant erfaring fra lønns- g persnalarbeid. Kjennskap til relevant lv- g avtaleverk 21
Nr Tittel SKO % Hvedppgaver Kvalifikasjnskrav utenlandske bankknti 39 g 40 Merknad Rådgivere 1434 begge 100 Rapprtering Lønnskjøring Trekkadministrasjn bachelrnivå. Omfattende relevant erfaring g spesialkmpetanse tilpasset stillingens funksjner. Gd lønnskmpetanse. Gd kjennskap til relevant lv- g avtaleverk. Systemkmpetanse 4 stillinger/medarbeidere i dagens systemgruppe flyttes ver i Seksjn fr applikasjnsfrvaltning Kntrstøtte 41 Knsulent 1065 100 Kntrstøtte, ekspedisjn, praktisk bistand til intern drift 1-2 års utdanning ut ver videregående skle. Relevant praksis Nr Tittel SKO % Hvedppgaver Kvalifikasjnskrav esak 1 Seksjnssjef 1211 100 Faglig g administrativt linjelederansvar fr seksjnen inkludert budsjett- g persnalansvar Saksbehandlings- g utredningsansvar sm gjelder UiOs bachelrnivå. Relevant leder- g administrativ erfaring 22
Nr Tittel SKO % Hvedppgaver Kvalifikasjnskrav verrdnede plitikk fr dkumentfrvaltning. Systemansvar fr sak- arkivsystemet ephrte. Ansvar fr kurs- g pplæring av applikasjnen 2 til 6 Rådgivere 1434 4 i 100% 1 i 30% Utrednings-/utviklingsppgaver, rådgivning innen fagfeltet. Systemadministrative ppgaver. Testing g kvalitetssikring av nye ephrteversjner fr UH-sektren. Kurs, supprt g veiledning bachelrnivå. Omfattende relevant erfaring g spesialkmpetanse tilpasset stillingens funksjner Nr Tittel SKO % Hvedppgaver Kvalifikasjnskrav Innkjøpsseksjnen Mellmledere 1 Seksjnssjef (Innkjøpssjef) 1211 100 Faglig g administrativt linjelederansvar fr seksjnens virksmhet, inkl persnal- g øknmiansvar bachelrnivå Lederkmpetanse- g erfaring, innkjøpskmpetanse, strategisk kmpetanse 23 2 Avdelingsleder 1407 100 Opplæring, utredning, krdinering, rådgivning, bachelrnivå Relevant ledererfaring g administrativ erfaring fra
(Nestleder) utviklingsppgaver, prsjekledelse Stedfrtreder fr seksjnssjef innkjøpsmråde Saksbehandlere 3 Rådgiver 1434 100 Systemansvarlig, utredning, utviklingsppgaver, rådgivning, kntrllerppgaver, pplæring bachelrnivå. Omfattende relevant erfaring, systemkmpetanse 4 til 6 Rådgivere 1434 Alle 100 Enkeltanskaffelser, rammeavtaleinngåelse, rådgivning bachelrnivå. Omfattende relevant erfaring g spesialkmpetanse på anskaffelsesmrådet 7 Rådgiver 1434 100 Enkeltanskaffelser, rammeavtaleinngåelse, generell g juridisk rådgivning bachelrnivå. Omfattende relevant erfaring g spesialkmpetanse på anskaffelsesmrådet 8 Senirrådgiver 1364 100 Primært juridisk rådgivning, ved ledig kapasitet gjennmføre anskaffelser etter avtale 9 Senirrådgiver 1364 100 Opplæring, rådgivning, enkeltanskaffelser, rammeavtaleinngåelser 10 Senirrådgiver 1364 100 Systemadministrasjn, leverandøraktivering, prsjektledelse, rådgivning, utviklingsppgaver Juridisk embetseksamen, relevant erfaring masternivå Omfattende relevant erfaring g spesialkmpetanse på anskaffelsesmrådet masternivå Omfattende relevant erfaring g systemkmpetanse på høyt nivå 24
11 til 16 Senirrådgivere 1364 Alle 100 Enkeltanskaffelser, rammeavtaleinngåelse, rådgivning Spesialansvar fr ulike fagmråder/enheter masternivå Omfattende relevant erfaring g spesialkmpetanse på høyt nivå på anskaffelsesmrådet 17 g 18 Senirknsulent 1363 Begge 100 Innkjøpsknsulent, anskaffelser pp til 500 000,-, supprt bachelrnivå. Relevant praktisk arbeidserfaring g spisskmpetanse på aktuelt mråde Kntrstøtte 19 Knsulent 1065 100 Administrative ppgaver, supprt, RT-køer 1-2 års utdanning ut ver videregående skle. Relevant praksis Nr Tittel SKO % Hvedppgaver Kvalifikasjnskrav Seksjn fr prsjekt/prsessfrbedring Mellmledere 1 Seksjnssjef 1211 100 Nestlederansvar fr administrativ støtte. Denne rllen vil få delegert ansvarsmråder fr avdelingsdirektør. masternivå. Omfattende relevant leder g prsjekterfaring. Faglig g administrativt linjelederansvar fr seksjnen 25
inkludert budsjett- g persnalansvar Prsesseier fr budsjettering g øknmisk rapprtering ved enhetene på UiO Prsesseier fr systemene Kube g Buddy Saksbehandlere 2-4 Senirrådgivere 1364 Alle 100 Prsjektansvar/deltagelse i pririterte utviklingsprsjekter Lede eller bidra i utviklingsaktiviteter prsessfrbedringer primært innen fagfeltene sm ligger under administrativ støtte g persnalstøtte. arende masternivå. Omfattende relevant erfaring g spesialkmpetanse tilpasset stillingens funksjner. Samhandlings- g rganisasjnskmpetanse på høyt nivå. Evne til å arbeide selvstendig g skape struktur er viktig. Inngå eller krdinere aktiviteter på tvers av fagmrådene i adm.støtte 5-6 Rådgiver 1434 Begge 100 Krdinere/deltagelse i pririterte utviklingsprsjekter Lede eller bidra i utviklingsaktiviteter prsessfrbedringer primært innen fagfeltene sm ligger under administrativ støtte g persnalstøtte. arende bachelrnivå. Relevant erfaring g spesialkmpetanse tilpasset stillingens funksjner. Samhandlings- g rganisasjnskmpetanse på høyt nivå. Evne til å arbeide selvstendig g skape struktur er viktig. Inngå eller krdinere aktiviteter på tvers av fagmrådene i adm.støtte 26
7 Senirrådgiver 1364 100 8 Rådgiver 1434 100 Støtte, rådgivning, pplæring g utvikling av standard prsesser fr budsjettering g øknmisk rapprtering i samarbeid med enhetene inkl. verktøy g systemutvikling. Stillingen har fagkrdinatrfunksjn fr mrådet. Operasjnalisering/iverksetting av eksterne krav, premisser g plicy fr øknmisk styring verfr enhetene. Daglig drift, input av fellesdata g utvikling av Buddy g Kube. Bidra inn i øknmidelen av virksmhetsrapprtering g evt andre relevante øknmiaktiviteter sm ledes av lederstøtte. Støtte, rådgivning, pplæring g utvikling av standard prsesser fr budsjettering g øknmisk rapprtering i samarbeid med enhetene inkl. verktøy g systemutvikling Daglig drift, input av fellesdata g utvikling av Buddy g Kube Bidra inn i øknmidelen av virksmhetsrapprtering g evt andre relevante øknmiaktiviteter sm ledes av lederstøtte. arende masternivå. Omfattende relevant erfaring g spesialkmpetanse tilpasset stillingens funksjner. Avansert kmpetanse på regneark g analyseverktøy. arende bachelrnivå. Relevant erfaring g spesialkmpetanse tilpasset stillingens funksjner. Avansert kmpetanse på regneark g analyseverktøy. 27
9 Senirrådgiver 1364 100 Daglig drift g utvikling av virksmhetsstyringsverktøy Støtte, rådgivning, pplæring g utvikling av standard prsesser fr budsjettering g øknmisk rapprtering i samarbeid med enhetene inkl. verktøy g systemutvikling Bidra inn i øknmidelen av virksmhetsrapprtering g evt andre relevante øknmiaktiviteter sm ledes av lederstøtte. arende masternivå. Omfattende relevant erfaring g spesialkmpetanse tilpasset stillingens funksjner. Avansert kmpetanse på BI verktøy, regneark g analyseverktøy. Nr Tittel SKO % Hvedppgaver Kvalifikasjnskrav Seksjn fr applikasjnsfrvaltning Mellmledere 28 1 Seksjnssjef (Applikasjnssjef) 1211 100 Faglig g administrativt linjelederansvar fr seksjnens samlede virksmhet, inkl. persnal- g øknmiansvar. Ansvar fr å ivareta helheten i avdelingens systemprtefølje slik at de støtter pp under virksmhetsprsessene. Frvalter metder g rammeverk fr arbeidet i seksjnen, samt. master nivå. Lederkmpetanse g -erfaring, bred systemkmpetanse, strategisk kmpetanse. Gde samarbeids- g kmmunikasjnsevner.
leveranseavtaler med prsesseiere, driftsavtaler g andre avtaler med eksterne leverandører. Støtter perativ systemeier med å ivareta helheten. Saksbehandlere Merknad: I nen tilfeller kan det være aktuelt å benytte ingeniørkder (veringeniør/seniringeniør) sm alternativ til senirrådgiver, frdi gruppen må ha en kmbinasjn av systemkmpetanse knyttet til hhv det funksjnelle g det tekniske 2 Senirrådgiver 1364 100 Senir applikasjnsfrvalter Øknmisystemer. Faglig krdinatr fr team av persner innenfr systemer sm dekker «Behv til Betaling» prsessen. Deltar i/leder utredninger, prsesskartlegginger g utviklingsprsjekter innenfr seksjnens ansvarsmråder. Gjennmfører leverandørbestillinger g følger pp knsulenter g leveranserhar et særskilt teamlederansvar fr Basware systemppgaver. Applikasjnsfrvalter øknmisystemet Oracle Applicatins g Basware prduktene. 3 Senirrådgiver 1364 100 Senir applikasjnsfrvalter Øknmisystemer. Faglig krdinatr fr team av persner sm arbeider med rapprteringsløsninger. Deltar i/leder Relevant utdanning innen teknisk g/eller øknmisk retning, minimum tilsv. master nivå. Spesialisering g erfaring innenfr Financials mduler g systemer sm dekker «Behv til Betaling» prsessen. Må ha teamleder- g prsjektlederkmpetanse samt bestillerkmpetanse. Relevant utdanning innen teknisk g/eller øknmisk retning, minimum tilsv. master nivå. Spesialisering g erfaring innenfr Financials mduler g systemer sm dekker «Behv til Betaling» prsessen. Må ha teamleder- g prsjektlederkmpetanse samt 29
utredninger, prsesskartlegginger g utviklingsprsjekter innenfr seksjnens ansvarsmråder. Applikasjnsfrvalter øknmisystemet Oracle Applicatins, Basware IP, Crpratr, Kuben g Buddy. 4 Senirrådgiver 1364 100 Senir teknisk applikasjnsfrvalter Øknmisystemer. Deltar i systemutviklingsprsjekter, systemtester, utredninger g prsesskartlegginger. Frvalter øknmisystemet Oracle Applicatins med særlig fkus på betalingsfrmidling. Frvalter rapprteringsløsninger med datauttrekk til datavarehuset. 5 Senirrådgiver 1364 100 Senir teknisk applikasjnsfrvalter Øknmisystemer. Deltar i systemutviklingsprsjekter, systemtester, utredninger g prsesskartlegginger. Har særlig fkus på Basware fakturasystem g mdul sm matcher bestilling mt faktura. Frvalter øknmisystemet Oracle Applicatins g grensesnitt mellm Basware g Oracle Applicatins. 6 Senirrådgiver 1364 100 Senir teknisk applikasjnsfrvalter Øknmisystemer. Deltar i systemutviklingsprsjekter, systemtester, utredninger g prsesskartlegginger. bestillerkmpetanse. Relevant utdanning innen teknisk g/eller øknmisk retning, minimum tilsv. master nivå. Spesialisering g erfaring innenfr Financials mduler g systemer sm dekker «Behv til Betaling» prsessen. Prsjekt- g systemutviklingskmpetanse på høyt nivå. Relevant utdanning innen teknisk g/eller øknmisk retning, minimum tilsv. master nivå. Spesialisering g erfaring innenfr Financials mduler g systemer sm dekker «Behv til Betaling» prsessen. Prsjekt- g systemutviklingskmpetanse på høyt nivå. Relevant utdanning innen teknisk g/eller øknmisk retning, minimum tilsv. master nivå. Spesialisering g erfaring innenfr Financials mduler g systemer sm dekker «Behv til Betaling» prsessen. Prsjekt- g systemutviklingskmpetanse på høyt nivå. 30
Frvalter øknmisystemet Oracle Applicatins g rapprteringsløsninger. 31 7 Rådgiver 1434 100 Funksjnell applikasjnsfrvalter Øknmisystemer. Deltar i systemutviklingsprsjekter g systemtester. Frvalter øknmisystemet Oracle Applicatins g Basware prduktene. Deltar i/krdinerer utviklingsprsjekter med fkus på systemtesting. 8 Senirrådgiver 1364 100 Senir funksjnell applikasjnsfrvalter SAP. Deltar i/leder utviklingsprsjekter med fkus på systemtesting. Frvalter SAP g lønnsrapprter. Krdinerer ppgaver knyttet til 3. linje SAP frvaltning. 9 Senirrådgiver 1364 100 Senir teknisk applikasjnsfrvalter SAP. Tidadministratr med verrdnet ansvar fr vedlikehld g videreutvikling av tid g fravær i tidmdulen g refusjnsmdulen. Implementere endringer, ppsett, samt freta feilsøking g feilretting i tidsmdulen g fraværsmdulen. Krdinerer g deltar i systemutviklingsprsjekter.. 10 Senirrådgiver 1364 100 Senir teknisk applikasjnsfrvalter SAP. Ansvar fr vedlikehld av funksjnalitet g stamdata i Organisasjnsmdulen. Oppfølging av arbeidsflyt g feil knyttet til denne. Krdinerer g deltar i Relevant utdanning innen teknisk g/eller øknmisk retning, minimum tilsv. bachelr nivå. Gd systemfrståelse g generell saksbehandlerkmpetanse innenfr Financials mduler g systemer sm dekker «Behv til Betaling» prsessen. Spesialkmpetanse innen testledelse. Relevant utdanning innen teknisk g/eller øknmisk retning, minimum tilsv. master nivå. Spesialisering g erfaring innenfr SAP HR mduler g systemer sm dekker «Arbeid til lønn» prsessen. Prsjekt- g systemtest kmpetanse på høyt nivå. Spesialkmpetanse innen testledelse. Relevant utdanning innen teknisk g/eller øknmisk retning, minimum tilsv. master nivå. Spesialisering g erfaring innenfr SAP HR mduler g systemer sm dekker «Arbeid til lønn» prsessen. Prsjekt- g systemtest kmpetanse på høyt nivå. Relevant utdanning innen teknisk g/eller øknmisk retning, minimum tilsv. master nivå. Spesialisering g erfaring innenfr SAP HR mduler g systemer sm dekker «Arbeid til lønn» prsessen. Prsjekt- g systemtest kmpetanse på høyt nivå.
systemutviklingsprsjekter g utredninger. 32 11 Rådgiver 1434 100 Funksjnell applikasjnsfrvalter SAP. Vedlikehld av funksjnalitet g stamdata i Organisasjnsmdulen Oppfølging av arbeidsflyt g feil knyttet til denne. Deltar i utredninger, prsesskartlegginger g utviklingsprsjekter. 12 Rådgiver 1434 100 Funksjnell applikasjnsfrvalter SAP. Vedlikehld av funksjnalitet g stamdata i Organisasjnsmdulen. Oppfølging av arbeidsflyt g feil knyttet til denne. Deltar i utredninger, prsesskartlegginger g utviklingsprsjekter. 13 Rådgiver 1434 100 Funksjnell applikasjnsfrvalter SAP. Vedlikehld g videreutvikling av reise- g refusjnmdulen. Deltar i utredninger, prsesskartlegginger g utviklingsprsjekter. 14 Senirrådgiver 1364 100 Teknisk applikasjnsfrvalter SAP. Feilretting g feilsøking av prgramfeil g systemtekniske feil. Bidra i design g implementering av funksjnelle endringer i prsjekter. Ha særlig ansvar fr tilpasning/utvikling av funksjnalitet i SAPUiO, datauttrekk g rapprter samt grensesnitt mellm SAPUiO g andre systemer.ha særlig ansvar fr utvikling av Relevant utdanning innen teknisk g/eller øknmisk evt. HR/lønn retning, minimum tilsv. bachelr nivå. Gd systemfrståelse g generell saksbehandlerkmpetanse innenfr SAP HR mduler g systemer sm dekker «Arbeid til Lønn» prsessen. Relevant utdanning innen teknisk g/eller øknmisk evt. HR/lønn retning, minimum tilsv. bachelr nivå. Gd systemfrståelse g generell saksbehandlerkmpetanse innenfr SAP HR mduler g systemer sm dekker «Arbeid til Lønn» prsessen. Relevant utdanning innen teknisk g/eller øknmisk evt. HR/lønn retning, minimum tilsv. bachelr nivå. Gd systemfrståelse g generell saksbehandlerkmpetanse innenfr SAP HR mduler g systemer sm dekker «Arbeid til Lønn» prsessen.. master nivå i teknisk retning. Spesialisering g erfaring sm systemutvikler innenfr SAP HR mduler g systemer sm dekker «Arbeid til Lønn» prsessen, herunder beherske ABAP prgrammering.
33 HR prtal-funksjnalitet i Web Dynpr fr ABAP.