Kontinuerlig forbedring i NAV i Hordaland - Helhetlig tilnærming til forbedring

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Kontinuerlig forbedring i NAV i Hordaland - Helhetlig tilnærming til forbedring"

Elsa Christiansen
7 år siden
Visninger:

1 NAV Hordaland Kontinuerlig forbedring i NAV i Hordaland - Helhetlig tilnærming til forbedring v/ Fylkesdirektør Anne Kverneland Bogsnes

NAVs strategi 2011-2020 Visjon: Vi gir mennesker muligheter Verdier: Tydelig til stede løsningsdyktig Målbilde: Høy

2 NAVs strategi Visjon: Vi gir mennesker muligheter Verdier: Tydelig til stede løsningsdyktig Målbilde: Høy yrkesdeltakelse Sosial inkludering Hindre trygdemisbruk Tillit til NAV Samfunnet får dekket behovet sitt for arbeidskraft NAV, Side 2

3 NAVs strategi fem innsatsområder Arbeid først Pålitelig forvaltning Aktive brukere Kunnskapsrik samfunnsaktør Løsningsdyktig organisasjon Side 3

4 NAV i Hordaland korte fakta 40 NAV kontor - i alle kommuner og 8 bydeler i Bergen 3 spesialenheter NAV Arbeidslivssenter, NAV Arbeidsrådgivning og NAV Tiltak, Intro og Marked 1 fylkeskontor styring, administrasjon og ledelse innbyggere i Hordaland Ca NAV brukere 567 statlig ansatte (per ) NAV, Side 4

5 Arbeidsmarkedet / velferdsordningene i Hordaland Arbeidsledige Arbeidsledige på tiltak Brutto arbeidsstyrke Sykemeldte Mottakere av Arbeidsavklaringspenger Uførepensjonister NAV, Side 5

6 Hva møtte meg i NAV Hordaland Betydelige restanser Manglende styring av saksproduksjonen Økt ledighet/finanskrise Organisering tilpasset oppdraget? Ledelse og organisering, grensesnitt, samhandling Kompleksiteten Kulturen Manglende resultatoppfølging og lederstøtte NAV, Side 6

7 Kontinuerlig Forbedring i NAV Fokus på prosess og daglige arbeidsoppgaver Redusere "plunder og heft" En mer forutsigbar hverdag for medarbeider og bruker Troen på at alt alltid kan forbedres Involvere medarbeidere i å kontinuerlig lete etter forbedringspotensial Forbedringsarbeidet integreres i daglig drift Litt bedre hver dag = kontinuerlig forbedring NAV, Side 7

8 Kontinuerlig Forbedring NAV Hordaland Mål 2009/2010 Mål 2011/2012 Mål 2013 Kontinuerlig forbedring er besluttet som tilnærming for prosessforbedring Kontinuerlig forbedring har etablert seg som kultur i de fleste enhetene og er en del av daglig drift Kontinuerlig forbedring har satt seg som kultur og videreutvikles i alle enheter i NAV i Hordaland Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Lean for ledere pilot i Forvaltningsenhetene 2009 KF prosjekt på fagområdene: Foreldrepenger Barnebidrag Sykepenger KF prosjekt på fagområdene: Arbeidsavklaringspenger Sykefraværsoppfølging Ledelse i Kontinuerlig Forbedring for ledere i NAV kontor Ansatt fast koordinator for KF arbeidet Felles KF prosjekt med Helse Bergen på refusjoner Ledelse i Kontinuerlig forbedring fortsetter/videreutvikles Talentutviklingsprogram for egne ansatte Starter opp programmet Ledelse og positiv påvirkning NAV, Side 8

9 Kontinuerlig Forbedring - prosjekter Drives av KF-koordinator og ressurser fra enhet/avdeling som er berørt av prosjektet Fokus på: Økt brukertilfredshet og likebehandling Involvering fra medarbeider og ledere Faktabasert og systematisk forbedringsarbeid Bygge kultur for forbedring NAV, Side 9

10 Involvering og eierskap hos ledere Ledere må forstå prinsippene og beherske metodene for å utvikle nødvendig eierskap for kontinuerlig forbedring Fylkesdirektør Prinsipper JIT, Jidoka, Kaizen Ledere Uten denne forståelsen er erfaringen at mellomledere ofte: er usikre på egen lederrolle mangler forståelse på hvorfor metodene er viktige og nødvendige Medarbeidere mangler helhetsforståelse for hvordan kontinuerlig forbedring må implementeres og derfor gir de liten eller ingen støtte underveis i implementeringsprosessen NAV, Side 10

11 Ledelse i kontinuerlig forbedring (LKF) Samling 1 Samling 2 Samling 3 Videreføring Tydeliggjøring 1. Utfordringsbildet 2. KF filosofi og metodikk 3. Ledelse av endringsprosesser 4. Ønsket lederatferd 5. Metodikk for handlingsplan Konsolidering 1. Oppfølging av handlingsplan/ metodikk 2. Egenevaluering/ ønsket lederatferd 3. Ledergruppen 4. Handlingsplan videre Praktisering 1. Jeg som leder i egen gruppe 2. Medarbeiderutvikling gjennom klare mål, delegering og oppfølging 3. Kommunikasjon med vekt på å være tydelig, tilstede og løsningsdyktig Verktøy: KF metoder, kommunikasjon, egenevaluering, tavlemøtet, ulike problemløsningsteknikker NAV, Side 11

12 Ledelse i positiv påvirkning Egenutviklet lederprogram med bakgrunn i PPI (Positive Power & Influence) Fokus på: Positiv innflytelse og påvirkning for å fremme måloppnåelse NAV, Side 12

13 Talentprogrammet For den enkelte: Gi noe ekstra for å beholde flinke folk og unge talenter de som ellers «shopper» rundt. For virksomheten: Kompetansen eies av bedriften i den perioden folk er ansatt der vi vil forlenge denne tiden Bli bedre til å lagre kunnskap i organisasjonen Eksemplets makt satt i system (hvordan jobber de beste) NAV, Side 13

14 Å lede en organisasjon til gode resultater er som å løpe maraton Det handler om: FOKUS felles mål og virkelighetsforståelse se fremover UTHOLDENHET- litt bedre hver dag VERKTØY hva virker? KOMMUNIKASJON lederen som kommunikator NAV, Side 14

15 Hva er ledelse for meg? Ledere skal være resultatorienterte, dynamiske og opptatt av ledelse Dette betyr at du som leder har ansvar for: at det settes realistiske mål for egen resultatenhet, i henhold til de føringer og rammer som er fastsatt prioritering og fordeling av aktiviteter og oppgaver som samsvarer med resultatenhetens mål. at mål og resultatkrav kommuniseres systematisk, og følges opp med systematisk evaluering og tilbakemelding. NAV, Side 15

16 Jeg må.. Skape engasjement Vektlegge involvering og eierskap i endringsprosessen Bygge tillit og motivasjon Skape forståelse Formidle hensikt Kommunisere hvorfor endringen er nødvendig Uttrykke forventninger Gi retning Definere hva som må endres og utforme mål for endringen Gi støtte Tilrettelegge og følge opp Gjennomføre konkrete tiltak for å sikre fremdrift NAV, Side 16

17 Hva krever dette av meg? Respekt og involvering ta medarbeidere på alvor og involvere den enkelte i problemløsning for å skape endring Veiledning fremfor å gi svar Åpenhet og tillit la feil og avvik komme til overflaten for at man skal kunne lære Teamfokus fokus på teamets prestasjoner fremfor individ God kommunikasjon som skaper trygghet og felles ansvarsfølelse for at oppgaver blir løst Trygghet man må tåle usikkerheten ved å være i bevegelse og stole på at man finner svarene sammen NAV, Side 17 17

18 RESULTATER NAV, Side 18

19 Hva har vi oppnådd? Alle ledere i NAV i Hordaland har gjennomført samme program Felles plattform, tilnærming til ledelse og oppmerksomhet rundt resultatforbedring Utvikling av ledergruppene lokalt Mer sammensveisede kontor Styrket partnerskapet Produktivitet per medarbeider har økt Saksbehandlingstider er redusert Økt medarbeidertilfredshet NAV, Side 19

20 Brukerundersøkelsen Hordaland Ventetid Respekt Hjelp og info Uforstyrret Interesse Gode løsninger Kunnskap Tydelig vedtak Service NAV, Side 20

21 Resultatutvikling Vi har forbedret oss på : Gjennomføring av dialogmøter for sykmeldte Oppfølging av arbeidssøkere Oppfølging av ungdom Oppfølging av personer med nedsatt arbeidsevne Servicegrad på telefon Saksbehandlingstider Økonomistyring Medarbeidertilfredshet NAV, Side 21

22 Erfaringer For å lykkes med Kontinuerlig forbedring må vi eie kompetansen selv Måten ledere kommuniserer forbedringsarbeidet på er avgjørende for om det etableres en reell kultur for forbedring Ledere trenger kunnskap om og trening i bruk av verktøy i KFmetodikk for å drive forbedringsprosesser i egne enheter/avdelinger Mange små endringer satt i system gir store gevinster NAV, Side 22

forbedringspotensiale og må utfordres på dette for å skape en felles kultur for

23 Utfordringer Våge å sette av nok tid til/prioritere å jobbe med forbedring Holde fokus og ikke «falle tilbake» i gamle vaner Alle nivå av organisasjonen har forbedringspotensiale og må utfordres på dette for å skape en felles kultur for forbedring Ha tålmodighet nok til å gjøre grundige analyser av utfordringene NAV, Side 23

24 Hva ville jeg gjort annerledes? Gjennomføre Ledelse i kontinuerlig forbedring for toppledergruppen Gjennomføre Ledelse i kontinuerlig forbedring for fylkestillitsvalgte Rekkefølgen Ledelse i kontinuerlig forbedring kontinuerlig forbedringsprosjekt Større fokus fra meg som toppleder NAV, Side 24

25 Tusen takk for oppmerksomheten! NAV, Side 25

Like dokumenter

Egne erfaringer med ledelse og omstilling

Egne erfaringer med ledelse og omstilling Konferansen samarbeid og medbestemmelse i arbeidslivet, Fleischers Hotell Voss 28. oktober 2015 Anne Kverneland Bogsnes Fylkesdirektør i NAV Hordaland For meg