Egne erfaringer med ledelse og omstilling

Transkript

1 Egne erfaringer med ledelse og omstilling Konferansen samarbeid og medbestemmelse i arbeidslivet, Fleischers Hotell Voss 28. oktober 2015 Anne Kverneland Bogsnes Fylkesdirektør i NAV Hordaland

2 For meg som leder er det viktig.. å forstå organisasjonen og oppdraget å være interessert i mennesker og kontinuerlig bestrebe meg på å bli bedre til å motivere medarbeidere og spre energi. Samtidig beherske balansen mellom å motivere, stille krav og konsekvensene. Må ikke være redd for å bli upopulær hvis det er nødvendig (uredd). å være god på kommunikasjon med alle ansatte å omgi meg med gode folk og involvere å forene dyktige individualister slik at de jobber sammen. å få mine nærmeste medarbeider til å ta ansvar og jobbe sammen i team NAV, Side 2

3 videre.. å jobbe i lederteam der synspunkter brynes, og hvor beslutninger tas i et kollegium at mine medarbeidere er flinkere enn meg på de ulike fagområder forbedringsarbeidet skjer ute i organisasjonen å holde fokus på der hvor verdiene skapes. Det er ikke i ledelsen og de øverste lagene. å ha godt samarbeid med de tillitsvalgte og hovedverneombud å ta tak i det som ikke fungerer å ha fokus på kontinuerlig forbedring av virksomheten, en god leder må forstå og praktisere systematikken for kontinuerlig forbedring. NAV, Side 3

4 Overskrifter NAV noen fakta Hva møtte meg i NAV Hordaland 2009 Ledelse og kontinuerlig forbedring helhetlig tilnærming til forbedring NAV, Side 4

5 Vår visjon Vi gir mennesker muligheter Tydelig tilstede - løsningsdyktig NAV, Side 5

6 Vi skal. Få flere i arbeid og aktivitet, og færre på stønad Bidra til et velfungerende arbeidsmarked Gi rett tjeneste og stønad til rett tid Gi service tilpasset brukernes forutsetninger og behov Skape en helhetlig og effektiv arbeids- og velferdsforvaltning NAV, Side 6

7 Dette er NAV Arbeids- og velferdsdirektoratet Tjenestelinjen Ytelseslinjen Økonomilinjen NAV Fylke NAV Forvaltning NAV Innkreving Partnerskap med 428 kommuner NAV-kontor i kommuner og bydeler NAV Kontaktsenter NAV Pensjon NAV Kontroll NAV Klageinstans NAV Økonomi pensjon NAV Økonomi stønad NAV Hjelpemidler NAV Internasjonalt NAV Økonomitjeneste NAV, Side 7

8 Hvor mye betalte NAV ut i 2014? Statsbudsjettet: mrd. kroner NAV 32% NAVs budsjettet: 420 mrd. kroner Resten 68% NAV, Side 8

9 Budsjett og utbetalinger i 2014 STATSBUDSJETT 2014 NAVS UTBETALINGER (utvalg) Drift NAV Utbetalinger NAV Resten av statsbudsjettet Arbeidsm.tiltak Helserefusjoner Kontantstøtte Dagpenger Barnetrygd AAP Annet Alderspensjon Sykepenger Uførepensjon Tall i millioner NAV, Side 9

10 Strømmer mellom arbeidsmarkedet og velferdsordningene Landet (Hordaland) Arbeidsledige (7.800) Arbeidsledige på tiltak (1.100) Brutto arbeidsstyrke ( ) Sykemeldte (15.000) Mottakere av Arbeidsavklaringspenger (13.600) Mottakere av Uføretrygd (25.400) NAV, Side 10

11 NAV i Hordaland korte fakta 40 NAV kontor - i alle kommuner og 8 bydeler i Bergen 11 NAV kontor med 2 ledermodell (Bergen, Os, Eidfjord) 17 kontor med minstegaranti (+ Modalen) 3 spesialenheter NAV Arbeidslivssenter, NAV Arbeidsrådgivning og NAV Tiltak, Intro og Marked 1 fylkeskontor styring, administrasjon og ledelse innbyggere i Hordaland (per ) Ca NAV brukere Ca. 570 statlig ansatte (per ) NAV, Side 11

12 Tjenesteområder i NAV Hordaland FEDJE AUSTRHEIM MASFJORDEN MODALEN RADØY LINDÅS VOSS ØYGARDEN MELAND ASKØY VAKSDAL OSTERØY GRANVIN ULVIK FJELL BERGEN SAMNANGER KVAM EIDFJORD SUND OS FUSA JONDAL ULLENSVANG Bergen Tjenesteområdene Bergen (8 bydelskontor) Sunnhordland (Stord) Voss og Hardanger (Voss) Midthordland (Os) Vest (Fjell) Nordhordland (Lindås) AUSTEVOLL TYSNES FITJAR STORD KVINNHERAD ODDA Laksevåg Åsane Bergenhus Årstad Arna BØMLO Fyllingsdalen ETNE Fana Ytrebygda SVEIO NAV, Side 12

13 Innbyggere per 1. januar 2015 (SSB) Bergen kommune Vest Sunnhordland Nordhordland Voss og Hardanger Midthordland Tjenesteområdet Hovedkontor tjenesteområde NAV, Side 13

14 Innbyggere per 1. januar 2015 (SSB) Antall kommuner Innbyggere 1 > < Totalt 33 kommuner NAV, Side 14

16 Hva møtte meg i NAV Hordaland 2009 Betydelige restanser Manglende styring av saksproduksjonen Økt ledighet/finanskrise Organisering tilpasset oppdraget? ledelse og organisering, grensesnitt, samhandling Kompleksiteten Kulturen Manglende resultatoppfølging og lederstøtte NAV, Side 16

17 Internrevisjon bestilt - resultater Lederoppfølging og lederstøtte er mangelfull Ikke god nok oppfølging og utvikling av NAV- kontorer etter overlevering fra Etableringsprosjektet Behov for å finne god form på samhandling med kommunene etter NAV-kontorene er etablert Svak forretningsmessig oppfølging av leieavtaler og anskaffelser Ikke optimal samhandling mellom NAV lokal og NAV forvaltning Resultatoppfølging og lederstøtte Mangelfull kontroll av stønadsregnskapet NAV, Side 17

18 Hvordan valgte jeg å møte utfordringene? Organisatoriske endringer Helhetlig tilnærming til forbedring KF- prosjekter: prosessforbedring og Lean for ledere Målekort NAV, Side 18

19 Ambisjon for NAV Hordaland NAV Hordaland et fyrtårn i NAV Fornøyde brukere Gode, gjennomløpende arbeidsprosesser Ledere som går foran, tar ansvar, og er trygge i sin lederrolle Kontinuerlig forbedring Mobilisering av ressursene i organisasjonen Høy medarbeidertilfredshet, og lavt sykefravær NAV, Side 19

21 Kontinuerlig forbedring før og nå Jernstøperiet i Bergen 1993 Litt bedre enn i går! NAV 2010 NAV, Side 21

22 Forbedringshjul NAV, Side 22

23 Søndag 19. februar 2012 NAV, Side 23

24 Kontinuerlig Forbedring i NAV Fokus på prosess og daglige arbeidsoppgaver Redusere "plunder og heft" En mer forutsigbar hverdag for medarbeider og bruker Troen på at alt alltid kan forbedres Involvere medarbeidere i å kontinuerlig lete etter forbedringspotensial Forbedringsarbeidet integreres i daglig drift Litt bedre hver dag = kontinuerlig forbedring NAV, Side 24

25 Involvering og eierskap hos ledere Ledere må forstå prinsippene og beherske metodene for å utvikle nødvendig eierskap for kontinuerlig forbedring Fylkesdirektør Prinsipper JIT, Jidoka, Kaizen Ledere Uten denne forståelsen er erfaringen at mellomledere ofte: er usikre på egen lederrolle mangler forståelse på hvorfor metodene er viktige og nødvendige Medarbeidere mangler helhetsforståelse for hvordan kontinuerlig forbedring må implementeres og derfor gir de liten eller ingen støtte underveis i implementeringsprosessen NAV, Side 25

26 Oversikt over utviklingstiltak Lederforum Talentutvikling LKF modul 1, 2 og 3 LKF - Utvikling Ledergruppe utvikling + Ledelse i positiv påvirkning Prosess- veiledning Individuell Lederopplæring /utvikling NAV, Side 26

27 Hva er ledelse for meg? Ledelse handler om å nå mål, og å skape en sammenheng som andre har lyst å tilhøre og være med å utvikle videre. NAV, Side 27

28 Hva er ledelse for meg? Ledere skal være resultatorienterte, dynamiske og opptatt av ledelse Dette betyr at du som leder har ansvar for: at det settes realistiske mål for egen resultatenhet, i henhold til de føringer og rammer som er fastsatt prioritering og fordeling av aktiviteter og oppgaver som samsvarer med resultatenhetens mål. at mål og resultatkrav kommuniseres systematisk, og følges opp med systematisk evaluering og tilbakemelding. NAV, Side 28

29 Jeg må.. Skape engasjement Vektlegge involvering og eierskap i endringsprosessen Bygge tillit og motivasjon Skape forståelse Formidle hensikt Kommunisere hvorfor endringen er nødvendig Uttrykke forventninger Gi retning Definere hva som må endres og utforme mål for endringen Gi støtte Tilrettelegge og følge opp Gjennomføre konkrete tiltak for å sikre fremdrift NAV, Side 29

30 Hva krever dette av meg? Respekt og involvering ta medarbeidere på alvor og involvere den enkelte i problemløsning for å skape endring Veiledning fremfor å gi svar Åpenhet og tillit la feil og avvik komme til overflaten for at man skal kunne lære Teamfokus fokus på teamets prestasjoner fremfor individ God kommunikasjon som skaper trygghet og felles ansvarsfølelse for at oppgaver blir løst Trygghet man må tåle usikkerheten ved å være i bevegelse og stole på at man finner svarene sammen NAV, Side 30

31 RESULTATER NAV, Side 31

32 Hva har vi oppnådd? Bedre tjenester til brukerne våre Alle ledere og fylkestillitsvalgte i NAV i Hordaland har gjennomført samme program Felles plattform, tilnærming til ledelse og oppmerksomhet rundt resultatforbedring Utvikling av ledergruppene lokalt Mer sammensveisede kontor Styrket partnerskapet Produktivitet per medarbeider har økt Saksbehandlingstider er redusert betraktelig (før overføring av forvalting til ytelseslinjen) Økt medarbeidertilfredshet NAV, Side 32

33 Erfaringer For å lykkes med Kontinuerlig forbedring må vi eie kompetansen selv Måten ledere kommuniserer forbedringsarbeidet på er avgjørende for om det etableres en reell kultur for forbedring Ledere trenger kunnskap om og trening i bruk av verktøy i KFmetodikk for å drive forbedringsprosesser i egne enheter/avdelinger Mange små endringer satt i system gir store gevinster NAV, Side 33

34 Utfordringer Våge å sette av nok tid til/prioritere å jobbe med forbedring Holde fokus og ikke «falle tilbake» i gamle vaner Alle nivå av organisasjonen har forbedringspotensiale og må utfordres på dette for å skape en felles kultur for forbedring Ha tålmodighet nok til å gjøre grundige analyser av utfordringene NAV, Side 34

35 Ting vi må arbeide mer med Noen tavler kan bli mer strukturerte Mer forberedt til eget tavlemøte Mer bevisst bruk av påvirkningsstiler Bli flinkere til å bryte ned mål til konkrete, tallfestete, tidsangitte tall Omforme kvalitative mål til tall-mål Bli mer bevisst at de som ledere gjør en forskjell NAV, Side 35

36 Suksesskriterier? Fylkesdirektørs eierskap og involvering Egne ressurser som «eier» og gjennomfører programmet. Dette er medarbeidere med tung ledererfaring. Påbygging av nye moduler for å holde fokus (vi blir aldri ferdig/utlært) Programmene og modulene er lagt opp for at lederne skal løse praktiske utfordringer i egne enheter Hele ledergruppen har deltatt samlet (leder har fått definere ledergruppen) Alle ledergrupper, ledere, hovedverneombud og fylkestillitsvalgte har deltatt LKF-programmet er finansiert av fylkesdirektør Tydelig lederrekruttering NAV, Side 36

37 Å lede en organisasjon til gode resultater er som å løpe maraton Det handler om: FOKUS felles mål og virkelighetsforståelse se fremover UTHOLDENHET- litt bedre hver dag VERKTØY hva virker? KOMMUNIKASJON lederen som kommunikator NAV, Side 37

38 Ledelse ledelse handler mye om oversetting -mål - mening - engasjement og forpliktelse kryssende forventninger skape tydelighet i det utydelige dialogen blir det viktigste arbeidsverktøyet NAV, Side 38

39 Ledelseskultur samhold og trygghet utfordre hverandre gjøre hverandre gode måle den enkelte leder også på hvorvidt en bidrar til andre felles ansvar for totaliteten NAV, Side 39

40 Tusen takk for oppmerksomheten! NAV, Side 40