Fra en rapport ingen forstår til en bedre og mer helhetlig styring

Transkript

1 Fra en rapport ingen forstår til en bedre og mer helhetlig styring SSØ dagen 28. januar

2 Agenda Innledning 1.Hvorfor smarte folk bidrar så lite? Økonomistyringens og controllerne store utfordring 2.Forskjeller i effektivitet Hvor blir det av stordriftsfordelene? 3.Økonomisk styring hva gjøres for å øke relevansen? Hva kan vi lære av Beyond Budgeting? Ulike systemer for ulike tilnærminger? Forbedring av budsjetter i offentlig virksomhet 4.Fra Prat til Handling implementering av styringssystemer 5.Avslutning

3 1. Hvorfor smarte folk bidrar så lite? Eller gjør de det?

4 Lønnsomhet og antall controllere? RoCE No of controllers

5 Økonomisk styring Strategy ØKS: Putting Strategy into Action Feedback Budgets / plans Reporting Action Feedback

6 Fire verdener? Strategy Budgets / plans Reporting Action

7 Krav for å kunne styre utfordringer og budsjett Aksepterte mål ØKS: Konkretisere og kommunisere hva man ønsker å oppnå Tradisjonelt: For lite fokus på de overordnede mål, mer fokus på finansiell kontroll Muligheter for å sammenligne / vurdere om man er på vei mot å nå målet ØKS: Kontinuerlige søk i tid og mellom enheter for å spore muligheter for å øke effektivitet Tradisjonelt: Fokuserer på å sammenligne historiske prestasjoner mot feil benchmark Muligheter for å kunne korrigere dersom man observerer et avvik ØKS: Initiere og motivere endringer Tradisjonelt: Viktigere og forklare enn å endre

8 2. Forskjeller i effektivitet -Hvor ble det av stordriftsfordelene? -Hva preger de gode?

9 Litt om lønnsomhetsvariasjon Case; Norske sparebanker Median/lav/høy EK - rentabilitet 11,1 % (5,3-23,6) Resultat pr 678 ansatt ( ) Rentemarginer 2,06 % (1,4 2,4) Kostnadsprosent 56,0 % (39-73) 10,9 % (4,2 17,3) 701 ( ) 2,01 % (1,3-2,6) 56,0 % (31-83) 3,5 % (-10,6-+13,6) 273 ( ) 2,0 % (1,3-2,8) 64,5 % (42-119)

10 Og hva forklarer forskjeller i lønnsomhet? Størrelse? Allianser? Styresammensetning? Kvinner i styrene? Grunnfondsbevis? Markedsmakt? Kostnadseffektivitet? Risiko? Hva tror dere? Og hva er poenget for dere?

11 Sparebanken Pluss og Sør Median/lag/høy EK - rentabilitet 13,1-10,8 12,0-11,0 8,47-0,80 Resultat pr ansatt Rentemarginer 1,66-2,08 1,59-1,98 1,57-1,99 Kostnadsprosent 39,3-54,7 39,7-51,6 42,1-63,0 Og bildet fortsetter i 2009! Merk: Pluss har høyere EK andel!

12 Overført til offentlig sektor? Er det store variasjoner i effektivitet i helse, skole etc? Hvorfor?? Hvorfor var det så mange effektive enheter i gamle Helse Sør? Hvor er stordriftsfordelene? Tanke: Arendal og Kristiansand: Hva med å bygge nytt sykehus på Sørlandet er det lønnsomt? Hva er problemet?

13 3: Økonomisk styring hva gjøres for å øke relevansen? Helhetlig strategisk økonomistyring Hva er det?

14 Er helhetlig styringssystem det samme som Balanced Scorecard NEI og NEI og atter NEI! Har for eksempel Sparebanken Pluss BSC? Eller Sør? Balansert målstyring kan være en trussel for effektivitet! Hvorfor? Hvorfor er det en økende skepsis til BSC 15 år etter introduksjonen?

15 Helhetlig styring en pakke av systemer Støtte opp en prestasjonskultur Men: Incentiver er ikke enkle saker Sette grenser for hva man skal gjøre Her gjøres alt for lite lite styring av struktur HVORFOR??? Stille diagnoser Her gjøres VELDIG mye, men svært budsjettdrevet Bidra til interaksjon mellom nivåer og enheter Søk etter alternative løsninger Her bidrar man lite

16 4 dimensjoner på styring (eks. NHH) Nye studier Prestasjonskultur Nye løsninger Løpende aktivitet Simons, Robert (2000): Performance Measurement & Control Systems for Implementing Strategy. Prentice Hall

17 Management by exception Diagnostisk styring Oppmerksomhet: Avvik Beslutninger: Korreksjoner Scorekeeping: HOVEDFOKUS, integrert med oppmerksomhet Vanlig pt: Balanser målstyring -Men forankret i strategi? -Eller legitimerende?

18 Interaktiv styring Dialog mellom nivåer for å søke nye muligheter og for å parere trusler Oppmerksomhet: Utforskende analyser, dialog mellom og innen nivåer Beslutning: Hovedfokus, integrert med oppmerksomhet Scorekeeping: Mindre integrert med oppmerksomhet Eks: Aktivitetsbaserte ad hoc analyser

19 Aktivitetsbaserte budsjetter 1: Aktivitetsanalyse 2: Strategisk endringsanalyse 3: Alternative dimensjoneringer 4: Kortsiktig og langsiktig nivå på ressursforbruket 5: Integrere forbedringsprosesser

20 Target Budgets STRATEGI Strategiske mål Aktivitetsanalyser Måltallsbudsjettering Value engineering

21 For 10 år siden: NSB Persontrafikk (+ 276 mill) Hovedaktivitet % av total Eksempler på underaktivitet / kostnader som inngår Salg / markedsføring 16 Billettsalg (telefon / skranke) Informasjon Markedsføring Husleie lokaler Konduktørtjeneste 11 Konduktør Togservering 2 (Direkte henført til avgang) Renhold 5 Renhold inkl. husleie lokaler Klargjøring 7 Kontroller Visitasjoner Vedlikehold 11 Revisjoner Lagerkostnader Fremføring 32 Materielldisponering Lokomotivfører Administrative 16 Administrasjon Mindre enn 700 millioner 43%, ca 900 millioner

22 Og vi har mange flere.. Grunnskole: Historien om skolesekretærer Energisektoren: MAFK + administrasjon Universitets- og høyskolesektoren: UiA Sørlandet sykehus: Nevrologi og de 16 operasjonsstuene Høyanger næringsutvikling Festspillene i Bergen Det er bemerkelsesverdi hvor liten plass fakta har i styringen av store virksomheter. MEN vi har da SAMDATA (helse), KOSTRA, DBH, NVE og.. Men her er det tenkt lite kost nytte (Blå resept)

23 Min konklusjon: For mye DIAGNOSE og for lite ENDRING OG DET ER NAIVT Å TRO AT ALT KAN LØSES MED EN MEDISIN

24 Ulike systemer for ulike formål og virksomheter (NHH) Rullerende prognoser ofte hver 1-6 måneder Aggregerte for en gitt periode fremover For hvem Alle, men spesielt aktuelle for noen? Små Store Påvirkningsmuligheter Langtidsbudsjetter Årsbudsjetter???? Resultatansvar og prognoser Lav Høy Usikkerhet i markeder etc

25 Hovedpoeng: Dynamisk rapportering Dynamisk i tid (få er her) Fleksibilitet i når man rapporterer For hvilke perioder man rapporterer (antall perioder frem i tid) Hvor ofte man rapporterer? (for eksempel hvert kvartal) Når i perioden man rapporterer Dynamisk i innhold Kan inneholde forskjellig informasjon på forskjellig tid Ulik dypdykk i løpet av året (jf. Sykehus styre) Rapporterer på det som Er viktig Man kan gjøre noe med Stiller større krav til dialog (interaktivitet) DYNAMISKE PROGNOSER UTNYTTER DETTE!

26 4. Fra Prat til Handling implementering av styringssystemer

27 Øyeblikkets tyranni Det er ikke for lite informasjon, men for mye. For den som ønsker å forstå sin egen tid, seg selv eller hva det måtte være, er ikke målet å skaffes seg så mye som mulig. Det ville være ensbetydende med å lese to bøker parallelt telefonkatalogen og et oppslagsverk på bind og begynne trøstig på side 1 i begge bøkene. Det er den kanskje viktigste utfordringen i informasjonssamfunnet. T.Hylland Eriksen Øyeblikkets tyranni, s. 33

28 Økonomistyring: Mye Fad and Fashion Teknologi (SAP R/3 ; Agresso etc) Nye muligheter Brukerapplikasjoner Konseptuell modell (ABC, BSC etc.) Ulike systemer for ulike formål Bruker systemet (ledelse, controller

29 Fokus og økonomisk styring Mer fokus på bruk, mindre på verktøy (modeller og teknologi) Mer fokus på temporære systemer Mer fokus på endring, mindre på å bli inspirert til å endre Økonomifunksjonen som oppsøkende avdeling

30 Oppsummering Implementering Øyeblikkets tyranni er en reell trussel Det ligger muligheter i differensiert bruk av systemdimensjoner Det ligger muligheter i mer eksperimentering før løsning Målrettethet i rapporteringen er en forutsetning for management by numbers Det handler om å overleve som profesjon

31 5. Avslutning Del 1: Stol på controlleren eller få noen andre til å ta jobben Usikker på om controller rollen i offentlig sektor kan løse problemene Del 2: Forskjeller i effektivitet Ikke sammenlign store datasett. Finn de gode. Sammenlign med dere selv over tid. Del 3: Endring i styringssystemer Mer dynamisk rapportering ansvar for å rapportere det som er viktig Mer differensiert tids dimensjon. Del 4: Implementering Ikke fokuser på verktøy, men på å endre det som bør endres Og IKKE tro at det finnes en velfungerende STRIDS LASTE BUSS Det er i alle fall ikke Balansert Målstyring vi snakker om