Forretningsutvikling og ledelse viktige komponenter i et helhetlig prosessorientert styringssystem Qualisoft brukermøte 24.

Transkript

1 Forretningsutvikling og ledelse viktige komponenter i et helhetlig prosessorientert styringssystem Qualisoft brukermøte 24. oktober Oddvar Bakken, Inner AS oddvar@inner.no,

2 Innledning Hvorfor prosesser og hva berører prosessarbeid Menneskelige faktoren Modell for «helhetlig» prosesstyring Ledelse og arketyper som er involvert Det elementet som mest påvirker fornyelse og overlevelse i organisasjoner Anbefalinger/råd

3 Hvorfor? et første spørsmål Hvorfor skal vi i hele tatt ha et prosessorientert styringssystem- hva er formålet/vårt behov? Hva ligger bak -hva skal det løse. Hvilke resultater/effekter ønsker vi at prosesstilnærming gir? Hvem skal dra nytte av dem Hva er prosessenes sammenheng med resten av det vi holder på med? Hvem og hva vil bli berørt?

4 Hva «rører» prosessarbeid med Samarbeidsforhold/kultur Ansvar- og funksjonsfordeling Fullmakter/beslutnings-/myndighetsstruktur Maktfordeling Rolleforståelse min stilling/funksjon Min stilling/funksjon i forhold til andre Organisering/strukturer Om ressurser brukes fornuftig/er vi organisert fornuftig Mål og strategier Hvor går vi og hvordan kommer vi dit Forhold til eksternt (myndigheter)og internt regelverk (retningslinjer/policyer etc.) Dokumenter Personers sterke sider og forbedringsmuligheter Den enkeltes evner og vilje til å delta i ny læring (læringsstrategier) Ledelsens involvering og roller i selskapet Å arbeide med prosesser innebærer en stor grad av forandringsarbeid på alle nivåer i organisasjonen

5 «Hovedingrediensen» som skaper resultatet i en virksomhet Mål Mennesker Tenking Følelser Sanser Atferd(handling) Resultat/effekt

6 3 hovednivåer for prosesser i en organisasjon Ledelses prosesser (retning, overordnet styring, felles retningslinjer, eksterne krav) Styret, toppledelse Hovedverdikjede prosesser Formål til selskapet, verdier/verdiskapning Exploration, Portefolio, Assets(licenses), Development Støtteprosesser IKT,HR, Innkjøp, Kommunikasjon, Adm, Finans, HSEQ

7 Visjon Forretningsmodell - selskapsnivå Handling Langtid Dokument: Mangementmanual Omhandler: Formål/langtidsmål, felles retningslinjer, forstå markedet Fokus: Inspirasjon (Hvorfor) Ansvar: CEO Mellomlang Dokument: Selskapets forretningsplan Omhandler: Hele selskapet Hvordan linjelederes strategi understøtte selskapets formål/langsiktige mål Fokus: Strategi (Hvordan) Ansvar: En i ledergruppen Årlig Dokument: Selskapets årlige handlingsplan/årets mål Omhandler: Omforente hovedaktiviteter basert på mål/strategier Fokus: Struktur (Hva konkret) Ansvar: Verdigrunnlag Styrets rolle Beskrivelse av forretningsmodellen og innhold Samling av styrende dokumenter på nivå Prosesser tilpasset modellen

8 3 hovedelementer for å lede en virksomhet Styring (strategisk ledelse) Sammenheng Relasjonell ledelse Samhandling (operasjonell ledelse)

9 Viktige elementer og hovedfokus Styring Sammenheng Samhandling Retning (visjon) og prioriteringer Lang-mellomlang-kort Organisere ressurser Org.kart Stillinger og roller Styrings-/ledelsesprosesser prosesser Formål og hovedmål Økonomi/budsjett Hovedverdikjede prosesser Ansvar og funksjonsfordeling Teknologi Eksterne rammebetingelser Kompetanseutvikling Interne rammebetingelser Finansiering Verdier Markedsanalyser Rammene Kulturskaper Produkter/tjenester Budsjett Markedsføring Levr./Samarbeidsavtaler Prosjektorganisering System/struktur Støtteprosesser Inspirasjonen/meningen Ryggraden Verktøyet Alle målene Felles planlegging Koordinert utførelse

10 Sammenhenger Mål/effekt Linje organisasjon (skaffe ressurser) Prosjekter (løse komplekse oppgaver) Forretningsmessige Prosesser Hvem lever hva Prosessmessige Resultat/Bevis

11 Di ni arketyper og hva de tilbyr Styrke & fokusert handling organisasjoner av kvalitet Balanse & dynamisk stabilitet Orden og forbedring, etikk Ideer & åpenhet til forandring 7 2 Sosiale forbindelser Gjensidig avhengighet analyse og trygghet 6 3 Mål og suksess Kompetanse og læring 5 4 Kreativitet, mangfold og dybde

12 Tre hovedkategorier personer med ulik fokus Kategori 1 Kategori 2 Kategori 3 Type Målorientert/ strategiske Handlingsorientert Prosessorientert Fokus Overfokusert Blindt Ambivalent Fremgangsmåte Blinde og/eller ambivalente punkter Argumenterende verbalt (mentale) Kvalitet Veiviser går foran. Mål og strategier Går etter (sansende) Går seg til /føler seg frem/tilpassende -binde sammen Prosess eller handling Mål eller prosess Mål eller handling Utførelse /sette kraft bak/ vilje til løsning Sammenheng, samarbeid og feedback, kontinuerlig forbedring Alle behøves for å ha en helhet. Mål Handling Fremtid Nåtid Fortid Prosess

13 Hvor er lederne? Opptil 70% av ledere tilhører kategoriene 1: målorienterte/strategiske 2: handlingsorienterte Så er Prosessorienteringen enten det blinde eller det ambivalente punktet for ledere Hvilke utfordringer skapes når? et mindretall av ledere mangler fokus på prosesser og et flertall av medarbeiderne har fokus på prosesser? Og hvilke tiltak vil organisasjonen gjøre for å løse dette?

14 Toppstyrt og bunnstyrt organisasjon Den tradisjonelle organisasjon FI PI Oversetter laget SI FI EI PI Ide: se på sammenhengen og samhandling mellom alle ledd i organisasjonen vertikalt og horisontalt

15 Kontinuerlig forbedring handler om læring Styring Samhandling Resultat/ effekt Feedback Evaluering Endringer

16 Sammenhenger og oppsummering rundt prosesser Ytre Alt henger sammen med alt også prosesser Prosessenes hensikt er: 1. Å støtte gjennomføringenav oppgaver/mål slik at resultatet/effekten blir som beskrevet på alle nivå i organisasjonen. 2. Å gi tilbakemeldingtil beslutningstaker(e) om beslutningen og planer/handlinger bør korrigeres for å samhandle med et større/høyere formål. 3. At prosesseier kan korrigereprosessen i samsvar med erfaringer/feedback og ønsket praksis hos selskapet. Inkludert læring. Prosesser trenger ledelse, men jeg tror det understøtter de tre lederelementer: strategisk, relasjonell og operasjonell ledelse Og at det er viktigst for å støtte realiseringen av selskapets formål Indre

17 Konkurranse Det elementet som kanskje er mest truende for en organisasjons fornyelse og overlevelse.

18 Kjenn teamet og dine preferanser Kjenn ditt teams arketypiske preferanser Kjenn deg selv som leder og dine arketypiske preferanser Kjenn deg selv som kvalitetsleder og kvalitets medarbeider Modellør og prosessleder Hva gir dette svaret på Hvorfor skal vi jobbe sammen og intern gjensidig avhengighet Hva har jeg behov for å utvikle som leder og medarbeider for å få innsikt i de 3 elementene: Styring, samhandling og sammenheng.