Benchmarking. De neste 20 minutter..

Transkript

1 Benchmarking Viktig ledd i forbedringsprosesser mot Beste Praksis Olav Egil Sæbøe NBEF Årsmøtekonferanse NTNU november De neste 20 minutter.. Betydning av standarder i benchmarking-prosesser Hva er benchmarking? Hovedmål Hovedkategorier Hvor er forbedringspotensialet? Hvordan sikre kvalitet i prosessene? Hva er nøkkeltall? Noen sjekkpunkter

2 Standarder : Viktige verktøy i benchmarking-prosesser NS-EN Termer og definisjoner NS-EN Veiledning for utarbeidelse av avtaler for fasilitetsstyring pren Guidance on quality in Facility Management pren Taxonomy, classification and structures in Facility Management pren Guidance on Facility Management processes pren Area and space measurement in Facility Management pren Performance Benchmarking NS 3454 Livssykluskostnader for byggverk (under revisjon) En definisjon Benchmarking: En prosess der ytelsen (inkl. pris) til fasilitetstjenester måles og resultatene sammenlignes internt eller eksternt. (NS-EN )

3 Benchmarking? Opprinnelig et uttrykk fra fiskerifaget: Størrelsen på fisk ble kontrollert ved å legge den på en arbeidsbenk mellom to spikere som markerte minstemålet. Benchmarking i moderne form: - er definert som prosessen med kontinuerlig å måle og sammenligne egne forretningsprosesser mot tilsvarende prosesser i ledende organisasjoner for å få informasjon som kan hjelpe organisasjonen til å finne og gjennomføre forbedringstiltak. Kilde: Ord og uttrykk innen Eiendomsforvaltning Fasilitetsstyring (Facility Management) Aug 2008 Hovedmål med benchmarking Strategi Sjekke FM s tilpasning til kjernevirksomhetens strategiske mål > beslutninger, ressurs- og kompetansetilpasning > valg av organiseringsmodell(-er) > plan- og budsjettprioriteringer > Prosess > bekreftelse på prosess-effektivitet > bekreftelse, tolkninger og etterlevelse av juridiske spørsmål > sikre rett prioritering av problemområder og risikostyring > Ytelse > vurdering av kostnadsnivå/-effektivitet > vurdering av arealbruk > vurdering av servicekvalitet > vurdering av produktivitet (ulike nivåer) > (2010 pren )

4 Hovedkategorier - benchmarking Kvalitativ benchmarking > vurderinger av ulike typer kvalitet organisasjonsfunksjonalitet, pålitelighet, holdninger/innstillinger, etc > vurderinger av tilfredshet medarbeider-, kunde-, oppdragsgiver - > vurderinger av produktivitet medarbeider turnover, sykefravær, etc Kvantitativ benchmarking > vurderinger av økonomiske forhold ulike typer driftskostnader, finanskostnader, etc > vurderinger av arealdisponeringer forholdstall ulike typer areal, m² pr arbeidsplass, m² pr bruker, etc > vurderinger av forhold som påvirker miljøet energiforbruk, avfallsproduksjon/mengder, etc (2010 pren ) Fra Eikelandsutvalget s innstilling (NOU 2004: 22 Velholdte bygninger gir mer til alle ) Kompetanseutvikling Benchmarking.. at det etableres en arena for benchmarking på både prosess og resultater Konkurranseutsetting særlig vekt på innkjøpskompetansen

5 Hvilken arena? Hvor finner vi forbedringspotensialet? Resultater, endringer * data fra egne resultater (bunnlinje, kostnadstyper, reskontri (leverandør-, kunde-), volumer, arealer, typer inntekter, etc) Prosesser * kvantitative og kvalitative data fra egne prestasjoner (produktivitet, feilfrekvenser, punktlighet, oppetid, tilfredshetsindekser, HMS etc) Portefølje? Bygning? Bruksareal? Leieareal? Tjeneste? Produksjonsaktivitet? Kontor-arbeidsmiljø? Næringspark? Verkstedsdrift? Sykehus (ikke-klinisk)? Hva er behovet? Strategisk? Kortsiktig (nåsituasjon, kvalitet - kostnad)? Langsiktig (utvikling, potensiale)? Benchmarking med hvem? En mot en - innenfor samme bransje/sektor * Grunnleggende likheter, produksjon, marked etc; virksomhetsområder i offentlig sektor ( best i klassen -) En mot en - fra helt annen bransje/sektor * Prosessene er sammenlignbare ( fra nye vinkler ) En mot mange * mot porteføljetall, gjennomsnittstall fra benchmarking- klubber ( generisk -), bransjetall, offentlige indekser Internt * FDVUS, mellom eiendommene/bygningene i egen virksomhet/portefølje og servicetjenestene til brukerne Mot eksterne * leverandører av samme produkter/tjenester (konkurrent -)

6 NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle : vil benchmarking være et effektivt virkemiddel for å oppnå forbedringer i eiendomsforvaltningen i offentlig sektor. Gjennom systematiske sammenligninger ved hjelp av indikatorer for ressursinnsats, utførelse og resultater får eiendomsforvaltere mulighet til å identifisere beste praksis. Tallene er bare starten på en benchmarking Først, etablere et epler og epler grunnlag : Kvalitetssikring av tallmaterialet (NS 3454? Livssykluskostnader for byggverk. Prinsipper og struktur) Enighet om definisjoner, beskrivelser og annet sammenligningsgrunnlag Konkretisering av underliggende funksjoner og arbeidsprosesser Forstå prosessene som skaper kvalitet og driver kostnader Identifisering av flaskehalser, høy-kost områder, høy-risk områder og områder av stor betydning for ledelsen

7 Hva er nøkkeltall? Nøkkeltall er først og fremst egne kvalitetssikrede tall for definerte kostnader, inntekter, volumer, areal, forbruk etc. Tallet er gjerne definert i forhold til et element som det er naturlig å måle tallet mot, eks. kvm, kwh, bruker, arbeidsplass etc. Nøkkeltall kan også være andres kvalitetssikrede tall i forhold til elementer med samme definisjon som egne Normtall er gjerne summen av en rekke tall for tilsvarende definerte områder, delt på tilsvarende elementer som det er naturlig å måle tallet mot. Ved å slå sammen tall fra flere kilder oppstår risikoen for ulike tolkninger og ulik konteringspraksis. Dette synliggjøres gjerne ved å oppgi et visst spenn som akseptabel kostnad/verdi, jfr. OPAKs og Holte Byggsafe FDV-nøkkel Gjennomsnittstall blir til som normtall, men uten å angi et spenn som akseptabel norm Benchmarking? Sammenligninger av nøkkeltall og normtall eller gjennomsnittstall er IKKE benchmarking!

8 Benchmarking viktige elementer i prosessen Etablere et troverdig bilde av nåværende prestasjonsnivå Etablere minimumsnivåer for akseptable prestasjonsnivå og/eller mål, som fremtidige forbedringer kan måles mot Etablere en (mest mulig) omfattende måleprofil for prestasjoner Sette sterkere organisasjonsfokus på arbeidsprestasjoner Skape et grunnlag for å prioritere forbedringsprosesser Synliggjøre muligheter for raske forbedringstiltak Benchmarking-verktøy BM-partners Interne tjenester Egne Nye / Reviderte Nye eller reviderte egne SLA er?? Prosesser? Rutiner? Organisasjon? Egen organisasjon

9 Sjekkpunkter Er du komfortabel med målformuleringen(e) for benchmarkingen? Forstår du fullt ut arbeidsprosessene som ligger under tallene? Konsentrerer du deg på områder som er av kritisk betydning for å nå strategiske og/eller operasjonelle mål? Er du trygg på at benchmarking-partnerens epler er av samme sort som dine?