FM-FUNKSJONENFUNKSJONEN HVORDAN SIKRE TILSTREKKELIG KOMPETANSE I SMÅ

Transkript

1 FM-FUNKSJONENFUNKSJONEN HVORDAN SIKRE TILSTREKKELIG KOMPETANSE I SMÅ FORVALTNINGSMILJØ PRODUKT/TJENESTER HVA GJØR DERE? Arbeids ledelse Arbeids prosesser Innkjøp FM ansvarlig Produkt/Tjenester

2 VIKTIG Å MERKE SEG I de fleste FM organisasjoner er totalkostnaden for innkjøpte tjenester større enn totalkostnaden med egenproduserte tjenester. Innkjøpskompetanse er derfor essensielt for alle FM organisasjoner. Bruk av nøkkeltall gir nyttig informasjon for å fokusere på hvor en først bør starte med å gjennomføre effektiviseringstiltak. Nøkkeltall gir også nyttig informasjon i forhold til å forstå virksomheten i din egen organisasjon. På årets FM konferanse fokuserer vi på måling og styring av tjenesteleveransene. Sammen med innleggene omkring risikovurdering, håper vi å få belyst to vesentlige forhold som er viktig å vektlegge når de ulike tjenester skal kjøpes inn Vi vil også få et innblikk i innkjøperens verktøykasse som bla. inneholder KPI, SLA, Benchmarking, balansert målstyring og risikovurdering FRA PEDELL TIL DRIFTSTEKNIKER Pedell Vaktmester Driftstekniker Tenne lys Vaske Avstraffing av elever Flytte pulter Flytte pulter Hvem levere Låse Låse dette nå? Måke snø Måke snø Reparere Reparere Fyre i ovnen Sørge for varme Sørge for varme Sette frem vannkaraffel Sørge for vanntilførsel Sørge for vanntilførsel Heisservice Heisservice Brannsikkerhet Brannsikkerhet Filterskifter Filterskifter Energiledelse Internkontrollsystem SD Anlegg

3 STRATEGISK TAKTISK - OPERATIVT Strategisk nivå Verdivurderinger Taktisk nivå FDVU Konsept Finansiering Arealforvaltning Benchmarking Eierskap & Eiendomsutvikling Budsjettering og kontroll Operasjonellt nivå Driftstjenester Etc. Etc. Produksjon (eksempler) Noen tjenester t vil bli kjøpt i det eksterne marked i enhver FM organisasjon TYPISKE OPPGAVER FOR OPERATIVT NIVÅ Gjennomføre planlagte kontrollrunder (herunder kontroll av brannsikkerhet og HMS) Utføre innmeldte arbeidsordrer Energioppfølging (E-T Kurver) Gjennomføre akutt vedlikehold (gjennom en kombinasjon av egeninnsats og kjøpte tjenester) Følge opp (og evt fremforhandle D&V) avtaler for tekniske installasjoner og andre innkjøpe tjenester t (som f.eks snørydding) Følge opp (men trolig ikke bestille) større vedlikeholdsoppgaver Gjennomføre ajourhold av teknisk dokumentasjon Beredskapsvakt

4 KRITISKE SUKSESSFAKTORER FOR EGENPRODUSERTE TJENESTER Formålet med tjenesten t og grensesnitt mot relaterte t tjenester t må være definert Krav til servicenivå fra alle interessenter må være omforent De ansatte som skal utføre den enkelte tjeneste må ha tilstrekkelige ferdigheter for å utføre tjenesten De ansatte må se på interne mottagere av tjenesten som kunder Arbeidet må organiseres som et teamarbeid, hvor samtlige ansatte arbeider mot et felles mål En må kontinuerlig arbeide for å forbedre de tjenestene en leverer TYPISKE OPPGAVER FOR STRATEGISK/TAKTISK NIVÅ Planlegge og gjennomføre de årlige vedlikeholdsprosjekt Etablering og opfølging av husleieavtaler (interne og/eller eksterne) Være førstekontakten mot leietaker (ekstern og/eller intern) som har behov for utvidelse/endringer i leieobjektet sitt Ofte personalansvar for driftsteknikere (operativt nivå) Ansvar for kontrahering av større rammeavtaler for åd årdgivere og/eller difttj driftstjenestert Prosjekt og/eller byggeledelse for byggeprosjekt Forbedringsarbeid i egen organisasjon inklusive kommunikasjon mot beslutningstakere osv osv

5 HVORDAN KAN NORSKE KOMMUNER OPPNÅ KRITKSK STØRRELSE PÅ STRATEGISK/TAKTISK NIVÅ Outsourcing Kommunesammenslåing Etablering av Interkommunale selskap p( (IKS) STYRINGSLINJA KOMMUNAL ENHET / FORETAK / IKS KOMMUNESTYRET KOMMUNESTYRET KOMMUNESTYRET KOMMUNESTYRET BJUGN ØRLAND FORMANNSKAPET STYRET I FORETAKET REPRESENTANT- SKAPET STYRET I FORETAKET RÅDMANN DAGLIG LEDER DAGLIG LEDER

6 KRITERIER FOR GOD EIENDOMSFORVALTNING 1. Det foreligger overordnede d politisk bestemte t mål for eiendomsforvaltningen 2. Det foreligger et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen 3. Effektiv arealutnyttelse 4. Godt, verdibevarende vedlikehold 5. Kostnadseffektiv eiendomsforvaltning 6. Målrettet utvikling av eiendommens kvaliteter 7. Tilfredsstille prioriterte brukerbehov 8. Hensiktsmessig organisering av eiendomsforvaltningen 9. Riktige økonomiske rammebetingelser tilpasset eiendomsforvaltningens langsiktige karakter 10.Lovpålagte krav overfor eier og bruker blir ivaretatt. IKS I KOMMUNAL EIENDOMSFORVALTNING I NOU 2004:22, kapittel 9 finner vi følgende sitat: At kommuner oppretter interkommunale eiendomsselskaper, vil gjøre det mulig for særlig små kommuner å få tilgang til både tilstrekkelig og bred kompetanse på eiendomsforvaltning og mulighet for å kunne utnytte kompetansen effektivt slik at man på den måten kan oppnå en kostnadseffektiv kti drift. Etter utvalgets oppfatning er det ikke forhold ved modellen som krever endringer for å kunne implementere de kriteriene utvalget har satt i avsnitt 9.1. Utvalget antar at særlig små kommuner som ønsker både å skille ut eiendomsforvaltningen som støttetjeneste fra kommunens øvrige tjenester og ha mulighet for en kostnadseffektiv, men kommunal løsning, bør vurdere å legge forvaltningen av kommunens eiendommer til et IKS.

7 STRATEGISK TAKTISK - OPERATIVT Strategisk nivå Verdivurderinger Taktisk nivå FDVU Operasjonellt nivå Driftstjenester Etc. Konsept Finansiering Toppen av pyramiden er utfordringen i små forvaltningsmiljø Arealforvaltning Benchmarking Eierskap & Eiendomsutvikling Budsjettering og kontroll Etc. Produksjon (eksempler) Noen tjenester t vil bli kjøpt i det eksterne marked i enhver FM organisasjon FORDELER MED FELLES EIENDOMSFORVALTNING Først og fremst for å få bedre kompetanse/spesialisering Egen ressurs for å arbeide med energispørsmål Egen ressurs for å optimalisere renholdet Egen ressurs for å lede kommunenes byggeprosjekt Bedre kompetanse vil åpne for bedre beslutningsunderlag for fremtidige politiske beslutninger Større muligheter for bedre ressursutnyttelse for større vedlikeholdsprosjekt ld k (større totalbudsjett gir bedre muligheter til å prioritere innenfor eget budsjett) Bedre e rolleavklaring a eier/forvalter e gir politisk nivå større fokus på strategiske beslutninger

8 ULEMPER MED FELLES EIENDOMSFORVALTNING Selskapsdannelse innebærer en risiko for administrativt dobbeltarbeid Resultatet vil være avhengig av hvorledes endringen blir motatt av de ansatte, og hvilke ansatte som arbeider i de to kommunene i dag Innføring av husleie vil kunne møte motstand fra enhetslederne IKS I KOMMUNAL EIENDOMSFORVALTNING - HVORFOR IKKE TIL NÅ? Eiendomsforvaltningen har hatt lav status som egen profesjon og derav liten oppmerksomhet i den kommunale forvaltning og i kommunal politikk Det har vært naturlig å prioritere andre områder først i første fase av interkommunalt samarbeid Det er høy terskel for å overføre verdier eiendommer til ny juridisk enhet eller å gi fra seg eiendommer til et fellesskap Hjemmelsoverføring og tinglysning utløser betydelige beløp i dokumentavgift. Den politiske styring blir mer indirekte ivaretatt gjennom representantskap Usikkerhet i forhold til regelverket i tilknytning til offentlig anskaffelse og statsstøtte i EØS-avtalen a De ansatte overføres til en egen juridisk enhet og kan gjennom det miste rettigheter i primærkommunen 16

9 POLITISKE RISIKO REDUSERES GJENNOM Selskapsdannelser Strategiarbeid Målrettet kommunikasjon Troverdig rapportering på riktig nivå SPØRSMÅL? S