ROLLER OG ANSVAR I EIENDOMSFORVALTNINGEN

Transkript

1 ROLLER OG ANSVAR I EIENDOMSFORVALTNINGEN Eiendomssjef Nils Kr Nordlien Kursdagene NTNU 3-4-jan 07 Eiendom

2 EIENDOMSMASSEN M2 Eies av LK, LKE AS og LKB Eiendomssjef daglig leder i LKE AS og LKB Eiendom

3 TO ENHETER: Eiendom- bestiller Byggservice- utfører Eiendom

4 Oppgaver/Ansvar tillagt Eiendom Forvalter av bebygd og ubebygd eiendom (oppdrag fra kommunestyret som eier) Stille til lokaler til disposisjon for brukerne gjennom en leiekontrakt Bygge ny bygningsmasse etter bestilling fra bruker. Ombygge/rehabilitere eksisterende bygningsmasse. Drifte og vedlikeholde eksisterende bygningsmasse Utvikling, kjøp og salg av eiendommer.

5 Bemanning Eiendom Eiendomssjef 1 årsverk Prosjektledere nybygg rehab 3 årsverk Byggforvaltere 3 årsverk Husleieadministrasjon 1 årsverk Salg/kjøp/festeforhold/hjemmelsforhold 1 årsverk Datastøtte/leder kommuneskogen 1 årsverk Eiendom

6 Oppgaver/Ansvar tillagt Byggservice Yte vaktmester-/ håndverker-tjenester bestilt av Eiendom Yte vaktmester/håndverker- tjenester bestilt av bruker av lokalene Yte renholdstjenester bestilt av bruker av lokalene

7 Bemanning Byggservice Vaktmestre/Håndverkere 28 årsverk Renholdere 58 årsverk Eiendom

8 Det gamle hierarkiet

9 Kjennetegn ved det gamle hierarkiet Sentralisert styring-, kommunestyret bestemmer både hva som skal produseres og hvordan. Rådmann/etatsjef betinger seg å gripe inn i virksomheten på et hvert tidspunkt Regelstyring Lite selvstendige virksomheter og lite synlige ledere på virksomhetsnivå Få incitamenter til samhandling

10 Eiendom

11 Den nye nettverksorganisasjonen

12 Virksomheten er grunnenheten i kommunens organisasjon En virksomhet er en naturlig avgrenset tjenesteproduserende enhet Hver virksomhet er økonomisk selvstendig med stor handlefrihet Alle virksomheter har en eller flere kunder å forholde seg til Samhandling skjer på grunnlag av virksomhetsideen, kundeforhold og økonomiske incitamenter.

13 Hva er en virksomhet? Eksempel skole Input Verdiskaping Output Bygninger Inventar Økonomitjenester Lærere Renholdere Elever med kunnskap Elever med holdninger Fornøyde foreldre

14 Kjernevirksomhet/ støttefunksjoner STØTTEFUNKSJONER Lokaler Renhold Vaktmestertjenester Økonomi Personal Innkjøp KJERNEVIRKSOMHET

15 Hvorfor kjernevirksomhet/ støttefunksjoner Det er ikke rasjonelt at alle virksomheter løser alle oppgaver innen egen organisasjon Virksomheten beholder budsjettmidlene, men kjøper tjenester Ved å effektivisere støtte funksjonene kan mer av ressursene nyttes til kjernevirksomheten Utnytte kompetansen bedre Profesjonalisering av tjenestene

16 Eiendomsforvaltningen er kommunens viktigste støttefunksjon fordi: All virksomhet foregår innen bebygde omgivelser Gode bygninger er en forutsetning for å skape gode kommunale tjenester og er således en svært viktig produksjonsfaktor. En stor andel av ressursbruken er knyttet til bruken av bygninger

17 Eiendom

18 Hvem har behov for hva og hvilke rammevilkår skal det være for forvalter og bruker? Hva slags apparat har eieren (kommunestyret) behov for? Hva slags tjenester har brukeren behov for? Hva slags rammevilkår skal det være for forvalteren av bygningene og brukeren av disse? Eiendom

19 Rammevilkårene skal: Være slik at det stimulerer til fornuftige beslutninger i forhold til lokaler i alle virksomheter Være slik at eiendomsforvaltningen har stabile og forutsigbare økonmiske vilkår Eiendom

20 Rammevilkår for forvalter og bruker Grensesnittet mellom eier og leier følger i hovedsak en vanlig leiekontrakt (Husleieloven) Kostnaden ved bruk av bygninger synliggjøres i brukernes budsjetter og utgjør et reelt kostnadselement som brukeren kan påvirke Eiendomsforvaltningen finansierer sin virksomhet gjennom interne og eksterne husleier og ved at byggeprosjekter belastes med kostnader til prosjekt- og byggeledelse. Virksomhetene styres gjennom rammebevilgninger

21 God eiendomsforvaltning er å gi brukerne gode og effektive bygg til lavest mulig kostnad. Dette innebærer å skape best mulige rammevilkår for brukernes virksomhet over tid (NOU 2004:22) Eiendom

22 God eiendomsforvaltning krever: En kompetent organisasjon En god intern organisering

23 Utfører Eiendom

24 Hvem er avtale- partnere? Leiekontrakt: Eiendom- bruker Huseieransvar -Vedlikehold/drift: Eiendom- Byggservice Renhold/ Brukertjenester: Bruker- Byggservice

25 Avtale mellom Eiendom/Byggservice om vaktmestertjeneste Generell del Overordnet mål Varighet Utførerens plikter Bestillers plikter Vederlag Utførerers beløpsmessige fullmakter

26 Avtale mellom Eiendom/Byggservice om vaktmestertjeneste Oppgaveorientert del, eksempel Brannvern Kontrollere overføring av brannalarm til brannvesenet 1M Egenkontroll ledelysanlegg/nødlysanlegg 1M Egenkontroll brannslukningsutstyr 1M Kontrollere gjennomføringer i brannskille 1M Kontrollere branndører/porter 3M

27 Avtaletyper renhold Avtalen baseres på en renholdsplan som beskriver type renhold og renholdsfrekvenser Avtalen inngås for et eller flere år med reguleringsklausuler ved endringer i omfang, metoder m.v og endringer i lønnsnivå

28 Bruk av FDV-system Vaktmestre har tilgang til PC tilknyttet kommunens nettverk Bestilling av oppgaver kan skje via FDV-system Periodiske oppgaver dukker opp på skjermen til de respektive vaktmestre når de forfaller og kvitteres ut når jobben er gjort Bestiller kan ta ut rapporter over oppgaver som ikke er utført Eiendom

29 Hva oppnår vi? Med klare roller,klare ansvarsforhold og grensesnitt mellom virksomhetene som gir økonomiske incentiver, ligger forholdene til rette for gode beslutninger både for kommunen totalt sett og for Eiendomsforvaltningen isolert sett