18/ Boligflyt/prosedyre.

Transkript

1 18/ Boligflyt/prosedyre. 1. Søknadsprosess: Søknadsskjema er absolutt, med brukers underskrift. Unntak er Flykningetjenesten hvor det bestilles bolig uten navn da navnet ikke foreligger før brukeren er fysisk tilstede i kommunen. Det er viktig at personalet som hjelper brukere med søknad har gode holdninger slik at søknaden er reell og at brukeren veiledes til å søke på riktig type bolig omsorgsbolig eller kommunal bolig med oppfølging. Søknaden sendes til: Midlertidig bolig: NAV Andre søknader: Tjenestekontoret v/boligkonsulent. Skogveien Elverum. PRO-tjenestekontor@elverum.kommune.no ALLE søknader unntatt midlertidig bolig registreres i bokart. Tildelingsmøter: Tjenestekontoret kaller inn møte og leder møte. Møte intervall er hver 14 dag. Kl Viktig med riktig og god kartlegging i forkant av disse møtene. Oppdaterte søkerlister og liste over ledige boliger sendes medlemmene i tildelingsrådet en uke før tildelingsmøte. Møteinnkalling skal inneholde agenda for møte. Tildelingsmøte skal: Møte skal tildele ledige boliger i Elverum kommune. Møte skal revurdere husleiekontrakter etter liste fra eiendom. Eventuelt nytt vedtak sendes Eiendom. Møte skal vurdere om det er grunnlag for kjøp av leilighet. Møte skal bestemme om bo og oppfølgingsavtaler skal opprettes eller videreføres. Samtidig bestemmes det hvem som skal drifte bo og oppfølgingsavtalen. Møte skal konkludere og kopi av konklusjonene sendes til Nav, Eiendom, Tjenestekontor, Flykningetjenesten og Psykisk helse. I vedtaket skal det stå når vedtaket kan effektueres. Det skal sendes forvaltingsmelding til personer som har fått innvilget bolig.

2 2. Bestilling og kjøp: Etter vurdering i tildelingsmøte skal Eiendom få beskjed om behov for anskaffelse av leilighet/bolig. Det meldes opp som korttidbehov eller langtidsbehov. Det skal arrangeres stormøte med alle fagavdelinger i Mai årlig. Tjenestekontoret kaller inn til stormøte. Konklusjonene fra stormøte meldes Eiendom umiddelbart etter møtet. Det skal avholdes ett oppfølgingsmøte med justering av bestilling i September årlig. Tjenestekontoret innkaller. 3. Bo og oppfølgingsavtale: (BOFA) 3.1 Vedtak om tildeling av bolig kan gjøres betinget av at det inngås bo og oppfølgingsavtale. Avtalen skal inneholde forutsetningene for å få og beholde bolig etter gitte forutsetninger. Inspeksjon, brukers økonomi, brukerens mulighet til å oppnå praktiske og sosiale ferdigheter til å kunne bo selvstendig eventuelt få seg egen bolig på sikt. Viktig å få frem brukers forventninger til seg selv, og til tjenesteapparatet. Det må være klare rammer brukeren har å forholde seg til når det gjelder å bo. 3.2 Ved brudd på BOFA, etter utprøvde dokumenterte tiltak og evaluering skal driftsenhetene kalle inn til tverrfaglig møte. Fagsjefer skal prioritere at aktuelt personell er tilstede i dette møte. Nødvendig lovlig saksbehandling begynner for å oppnå en eventuell oppsigelse av bruker. Det er viktig at det dokumenteres i journal fortløpende av boveiledere om brudd eller andre uregelmessigheter ifht avtalen. Bruker og driftsenhetene justerer skiftelig BOFA etter evaluering. 3.3 Revurdering av BOFA gjøres fortløpende og skiftelig av driftsenhetene og minimum en mnd. før vedtak/leiekontrakt utgår (korttidskontrakt) Ansvaret for å følge opp dette har primærkontaktene i driftsenhetene. 4. Brudd på husleiekontrakten: Ved gjentatte alvorlige brudd på husleiekontrakten, etter utprøvde tiltak og evaluering skal driftsavdelingene melde fra til tjenestekontoret og Eiendom eiendomsavdelingen-administrasjon@elverum.kommune.no slik at nødvendig lovlig saksbehandling blir gjort for å oppnå en eventuell oppsigelse av bruker. Erstatningsansvar og inspeksjonsrett skal inn i husleiekontrakten. Driftsavdelingene skal inspisere boligene til brukerne og gi beskjed så raskt som mulig til Eiendom hvis det er gjort ødeleggelser. Eiendom vil da ha et oppussingsansvar. Etter melding er gitt av drift skal boliginspektør komme på

3 inspeksjon innen tre virkedager. Boliginspektør og boveiledere skal samarbeide for et best mulig resultat. 5. Revurdering av husleiekontrakt: Eiendom melder til Tjenestekontoret via mail når det er 6 mnd. til kontraktsfornyelse/avslutning av husleiekontrakt. Samtidig sendes flytteoppfordring og varsel om opphør av leiekontrakt til leietaker. Tjenestekontoret sender mailen videre til aktuell driftsavdeling. Kontrakten tas da opp på tildelingsmøte. Driftsenhetene er ansvarlige for prosessen rundt fornyelse av ny kontrakt og revurdering av BOFA 6. Overtakelse av leilighet: Eiendom v/boliginspektør har ansvaret for inn og utlevering av nøkler. Kontrakt og nøkkelkvittering gjøres gjeldende ved tap av nøkkel. Det er leietakers ansvar å holde orden på nøkler. Det bør bare utleveres en nøkkel pr. leilighet for enslige. Huseier/eiendom må bytte låssylinder når nøkler er blitt borte. Ved overtakelse av leilighet skal boligen være inspisert av boliginspektør og alle feil og mangler skal være utbedret før neste leietaker flytter inn. Alle essensielle apparater som følger boligen må være i orden. Viktig at dette gjøres raskt slik at det ikke blir tapte leieinntekter. 7. Vedlikehold: Driftsenhetene melder til eiendom på mail om behovet for vedlikehold. Med vedlikehold menes ikke skiftning av lyspærer og slike små ting. Men mer fukt, råte, hull i veggen osv. eks ved flyttinger og hærverk. Ved åpenbare behov for utskifting og vedlikehold har eiendom det operative ansvaret. Det økonomiske ansvaret vil følge av skadeomfang og leiekontrakt. 8. Oversikt over boliger: Tjenestekontoret ved boligkonsulent skal til enhver tid ha oversikt over hvilke boliger som er definert som omsorgsbolig, boliger med oppfølging og eventuelt andre boliger. Oppfølgingsnivå/boligtrapp vil komme som et resultat i prosjekt BOSO. 9. Akutte utfordringer: Elverum kommune har etisk og juridisk plikt til å ta tak i akutte utfordringer. Det er nødvendig å ha prosedyre på hvem som gjør hva i akutte situasjoner. Samhandling på dette punktet er viktig for intern flyt av akutte, ekstreme utfordringer og uverdige boforhold. På dette punktet er det avgjørende at alle vet hva de skal gjøre og hvem som har ansvaret for hva. Disse utfordringene er også viktig for at vi skal unngå støy i organisasjonen og for at brukerne skal oppfatte kommunen som ryddig. Alle avdelinger må stå sammen og ha en lagfølelse for å få denne typen jobber gjort.

4 Melding om et akutt tilfelle i kommunale boliger meldes til aktuell driftsenhet. Akutt situasjon: Fase 1: Ta vare på bruker: Har personen store sår eller fysiske skader kontaktes hjemmesykepleien hvis det ikke er åpenbart at vedkommende trenger legehjelp. Tlf: Vurderes personen som at hun/han trenger bistand ifht psykisk helse skal psykisk helse stille med personell. Tlf: Er det behov for politi ringes Tlf: 112. Er det barn involvert kontakt barnevernet. Tlf: (Kl ). (Ved akutt behov kveld og natt kl Tlf: / ). Kontakt pårørende. Fase 2: Leilighet, vaske og rydde: Kontakt ambulerende vaktmester Mail: eiendomsavdelingenadministrasjon@elverum.kommune.no Er det behov for midlertidig leilighet kontakt NAV. nav.elverum@nav.no Er det dyrehold kontakt mattilsynet Tlf: I private leiligheter må det først tas kontakt med pårørende (dokumenteres) for å få klarsignal til å gjøre nødvendige tiltak hvis vi ser bort fra det som gjelder liv og helse. Kjernepunkter når det oppstår situasjoner er der det er spørsmål om brannsikkerhet, fare for vannskader, mugg og hygieniske uholdbare forhold. 1. Når det gjelder å rydde og vaske skal det være ambulerende vaktmestertjenesten og renhold som står for utførelsen. 2. Eiendomsavdelingen vurderer om de trenger å leie inn eksterne aktører. 3. Det skal ikke meldes unødig, dvs at driftsavdelingene selv utfører rydding eller plukker opp og kaster det som regnes som naturlig i eget hjem. 10. Lagerhold av bortkjørte eiendeler: Har vi lagringskapasitet? Hvor? Hvor mye plass? Hvor lenge skal det oppbevares, når skal det destrueres? Hvem utfører dette arbeidet? Hvordan utføres dette nå? Vi må lage rutine på lagerhold. Gjenbruk, lagerhotell er stikkord for en slik prosedyre. Det er viktig å sikre at rutiner er innebygd i husleiekontrakt for utsatte grupper som vanligvis gir kommunen problemer på

5 disse områdene. Koordinering av disse problemstillingene er viktig. Bør løses på lavest mulig nivå i daglig drift. Denne problemstillingen meldes BOSO som et delprosjekt. Gruppen foreslår at det settes ned et prosjekt på denne problemstillingen. Vi mener at Elverum Kommune kan tjene penger og skape flere nye tiltaksplasser som en følge av å få struktur og orden på dette området. Viktige stikkord: Lagerhotell Avhendingsregler Analysere/kartlegge En lokalisasjon Få mennesker med tilgang 11. Smittepakke/HMS: Driftsavdelingene vil få kjøpe en pakke for å kunne ta opp smittefarlig avfall i småskala. Denne pakken bør være plassert i bilene til driftsavdelingene slik at de er lett tilgjengelig. Det er viktig å tørre å handle når vi ser noe som bør tas tak i. Vi skal ikke bruke en time på å diskutere fremfor å gjøre jobben. Dette er et viktig og godt HMS tiltak. Før dette tas i bruk bør det skrives et infoskriv om hensikten og hvordan dette skal utføres. Kommer snart lenke med egen prosedyre på dette. 12. Avvikshåndtering I henhold til gjeldende prosedyre. NB!!!!! BOLIGFLYT PROSEDYREN ER GJELDENE. Neste møte: Evaluering av prosedyre 18/9-12 på Tjenestekontoret. kl Ref. Lars Kiplesund.