Saksfremlegg. Utleie til forretningsmessig virksomhet og til enkeltpersoner tillates ikke.

Transkript

1 Saksfremlegg Saksnr.: 10 / Arkiv:. A20 &00 Sakbeh.: Ole Johansen Sakstittel: REGLEMENT FOR UTLEIE AV SKOLER Planlagt behandling: Hovedutvalg for barn og unge Innstilling: ::: &&& Sett inn innstillingen under IKKE RØR LINJA&&& Hovedutvalg for Barn og unge vedtar Reglement for utleie av skoler og tilhørende Kontrakt slik det framgår av forslag til vedtak.: REGLEMENT FOR UTLEIE AV SKOLER I ALTA KOMMUNE 1. REGLENES OMFANG Disse reglene gjelder utleie av skolelokaler i Alta kommune. 2. BRUKSFORMÅL Alta kommune ønsker at skoler, utenom daglig bruk og i den grad det ikke er til problemer for virksomheten, skal kunne leies ut til allmenne kultur- og fritidsvirksomhet i kommunen. Utleie til forretningsmessig virksomhet og til enkeltpersoner tillates ikke. Ingen må, pga. sin religiøse eller politiske tilhørighet, nektes utlån/utleie. Bruken av skolens lokaler må dog være forenlig med verdigrunnlaget i Opplæringslova og skolens læreplan. Skolens ledelse skal før utleie ha klarlagt bruksformål. 3. HVEM KAN LEIE Foreldre og elever, hvis leie er relatert til skolens virksomhet. Lag og foreninger, også organisasjoner med tilskudd etter voksenopplæringsloven, med tilhørighet i Alta. Disse kan også foreta fremleie til andre. 4. OM UTLEIE For utleie til foreldre og elever er det opp til rektor å bestemme formalia rundt utleie. Det presiseres dog at de føringer som fremkommer i Generelle regler for utleie av skoler i Alta kommune og Brannforskrifter gjelder. Lag og foreninger skal ha underskrevet kontrakt før oppstart utleieforhold. Ved inngåelse av kontrakt skal Alta kommunes kontraktformular benyttes.

2 5. HVA KAN LEIES UT, AVGJØRELSESRETT OG ANKE Utleie av gymnastikksaler og svømmehaller på årsbasis gjøres av kulturkontoret. Annen utleie avgjøres av den enkelte skoles ledelse. Avgjørelser i saker om utlån kan i henhold til forvaltningslovens kapittel VI ankes inn for overordnet instans som i dette tilfellet er Barn- og ungeadministrasjonen. 6. ROM UNNTATT FRA UTLEIE Rom hvor det foregår virksomhet der elevenes eller personalets forhold og interesser kan være utsatt, kan unntas fra utleie. Spesialrom og/eller rom med særskilt verdifullt utstyr kan også unntas fra utleie. 7. RUSMIDLER OG RØYKING Det er forbudt å ta med og/eller bruke alkohol og/eller andre rusmidler på skolen eller dens område Røyking er ikke tillatt på skolen eller dens område. 8. BRANNFORSKRIFTER Leietaker forplikter å sette seg inn i brannforskriftene før leie. Ved fremleie forplikter leietaker seg til å informere om disse. 9. GENERELLE REGLER FOR UTLEIE AV SKOLER I ALTA Leietaker forplikter å sette seg inn i Reglement for utleie av skoler i Alta kommune før leie. Ved fremleie forplikter leietaker seg til å informere om disse. 10. ANSVARSFORHOLD Skolens ledelse har ansvar for at utleie ikke skjer før leiekontrakt er underskrevet. Skolens ledelse har ansvar for at alle punkter i kontrakt er fylt ut. Kontrakt skal arkiveres ved skolen. Leietaker har alt ansvar fra leiekontrakt start til slutt. Leietaker er erstatningspliktig for eventuelle skader som påføres skoleanlegg, inventar og utstyr ved feil bruk, uautorisert bruk eller regelrett skadeverk. Ved fremleie rettes eventuelle krav også til leietaker. Dersom kommunen påføres ekstrautgifter relatert til utkallelse utenom arbeidstid eller utløsing av alarmer kan leietaker bli fakturert for disse. Dersom skader må skadens omfang vurderes. Ved alvorlige skader skal vaktmester kontaktes umiddelbart, ved andre skader plikter leietaker å informere skolen om skaden ved leieforholdets slutt. 11. OM BETALING AV LEIE Leie av skole er gratis. Leietaker faktureres for renhold. Slikt renhold skal utføres av kommunens personell eller andre som rektor godkjenner. 12. NØKLER Leietaker skal kvittere ut/inn nøkler/nøkkelkort. Dersom nøkler/nøkkelkort kommer bort og det må installeres nytt låsesystem kan leietaker bli fakturert for utgiftene. 13. EVENTUELL ERSTATNING/ØKONOMISK KOMPENSASJON

3 Leietaker forplikter seg ved signering av leiekontrakt å erstatte eventuell skade og andre utgifter Alta kommune måtte bli påført relatert til leieforhold. 14. PRAKTISKE FORHOLD VED UTLEIE *Inn og utsjekk Skolen kan kreve at leietaker før utleie skal møte på skolen for orientering om og eventuell gjennomgang av de lokaler som skal leies. Dersom skader/mangler skal disse anføres på baksiden av kontrakt. Ved utsjekk skal leietaker foreta kontroll av utleide lokaler. Dersom skader/mangler skal disse anføres på baksiden av kontrakt. Leietaker forplikter seg til, første virkedag etter utleie, dersom skolen krever det å stille på skolen for felles gjennomgang av utleide lokaler. * Leietaker For all utleie skal det være en navngitt ansvarlig Denne skal være 18 år eller eldre. Ved fremleie skal leietaker forsikre seg om at alle lag som bor på skolen har en ansvarlig leder 18 år eller eldre per rom. *Vakthold Eventuelle vakter skal være 18 år eller eldre. Ved overnatting forplikter leietaker eller den som leier hos leietaker seg til å ha våken døgnvakt. Mellom kl og kl skal vakt hver time gå gjennom bygg og sjekke at alt er i orden. Når inngangsdører er åpne skal det være en vakt per åpen inngang. Når dører er låst skal det være en vakt per skole. Leietaker er ansvarlig for at vaktlister utarbeides. Vaktliste skal være påført navn og telefonnummer. *Nøkler/nøkkelkort kvitteres inn/ut av leietaker. * Mat Det er kun tillat å koke/steike mat i lokaler som har fasiliteter for slik virksomhet. Med dette menes det komfyr, avtrekk, innlagt vann, osv. Det er ikke tillatt å benytte medbrakt mikrobølgeovn. *Bygninger og utstyr Leietaker forplikter seg til å etterstrebe at skolens eller elevenes ting ikke flyttes eller røres. Uteutstyr skal ikke benyttes inne. Sko som setter merke inne må ikke benyttes. Hånd- og fotball skal ikke benyttes inne. *Orden Leietaker er ansvarlig for at skolen er i den stand den var ved utleie. Søppel skal has i søppelsekker. Disse skal plasseres på avtalt sted. Dersom ikke annet er særskilt avtalt skal ikke søppel plasseres i skolens søppelbøtter og containere. *Parkering skal skje på henvist plass/parkeringsplass. Parkering må ikke hindre utrykningsbil fri adgang. *Varsling Leietaker skal orientere politi og brannvesen om leie. I denne skal navn og telefonnummer for ansvarlig person fremgå KONTRAKT UTLEIE AV SKOLER:

4 1. Areal og tidsperiode Hvilke areal som leies ut og for hvilken tidsperiode. 2. Formål Hva er bruksformål: 3. Nøkkel/nøkkelkort Nøkkel (nummer og antall) Nøkkelkort (pinkode) 3. Utleier er orientert om (bekreftes ved underskrift): - Generelle regler ved utleie av skoler Alta kommune - Branninstruks Ved fremleie plikter leietaker at de som bor på skolen også er orientert. 4. Leietaker skal før utleie tar til (bekreftes ved underskrift) - Varsle politi og brannvesen. Varsel skal omfatte antall og hvilke rom leid, antall personer, ansvarlig leder per lag og telefonnummer til denne. - Utarbeide vaktlister eller ved fremleie sørge for at de lag/foreninger som leier har gjort dette. 5.Leietaker bekrefter ved sin underskrift om at han/hun er orientert om Regler for utleie av skoler i Alta kommune og at han/hun med sin underskrift aksepterer disse. Lag / organisasjon: Avtaleperiode: Dato / sted underskrift leieteaker tlf. Dato/sted underskrift skolens representant ::: &&& Sett inn innstillingen over IKKE RØR LINJA&&& Saksopplysninger:... &&& Sett inn saksopplysninger under IKKE RØR LINJA&&& Vedlegg: 1. Brannforskrifter

5 Andre saksdok.: Bakgrunn: Med bakgrunn i henvendelser fra flere skoler er utleiereglement for skoler gjennomgått og revidert. Reglementet forsøker å ballansere mellom å være enkelt og ikke byråkratisk og det å ivareta skolen, elevenes og kommunens interesser. Reglementet forsøker også å avspeile at skolene er ulike. Det er derfor gitt rektorene en mulighet til å uttøve skjønn. Det fremlagte forslag har vært behandlet i rektormøtet som støttet det. Skoler i Alta leies i forholdsvis stor grad ut i forbindelse med kultur og idrettsarrangement. Særlig gjelder dette skolene som ligger nært Finnmarkshallen. I tillegg leies skoler ut til bursdager, konfirmasjon, osv. Utleiereglement omfatter ikke deler av skolebygg som fungerer som grendebygg. Disse forvaltes etter egne regler. Ved utarbeidelse av forslag til reglement har det vært et mål at skolene skal kunne leies ut i størst mulig grad. Samtidig har det vært viktig å gi rektorene et regelverk som gjør at deler av skolen skal kunne unntas utleie. Det er en utfordring at elever i dagens skoler ofte har alle sine bøker, osv. liggende på skolen. I skolesammenheng kalles klasserom for hjemmeareal. I tillegg har innføring av IKT, ofte fastmontert i hjemmeareal, komplisert utleie. Hærverk, roting i elevers hyller, osv. skjer dessverre for ofte. Skoleåret påvirker også mulighetene til utleie. I perioden juni til august er alle hjemmeareal ryddet og tomme. Det er derfor uproblematisk å leie ut disse til Altaturneringa i forball. Utleie i januar til Altaturneringa i håndball er derimot mye mer komplisert siden skolen er i drift. Utleie i januar krever at hjemmearealene ryddes i forkant og at det flyttes inn etterpå. Aktiviteter som tar tid og fokus fra læring. Det fremlagte forslag åpner for at lag fra Alta skal stå som leier. Dette er gjort for å forenkle forholdene rundt utleie. Dersom Altaturneringa i fotball brukes som eksempel vil det fremmede forslag innebære en leietaker. Dersom alle klubber som overnatter der skulle skrevet kontrakt ville det blitt flere enn 10 klubber. Det fremlagte forslag gjør det også enklere å kunne fremme krav om eventuell erstatning. Det er foreslått at leie skal være gratis, samtidig er det vektlagt at kommunen ikke skal ha utgifter utover arbeidstid relatert til utleie. I reglement er det foreslått at vask skal dekkes av leietaker. Dersom kommunen skulle gjennomføre vask, som regel på kveld og helg, ville det medføre store kostnader. Erfaringer relatert til gjennomføring av vask gjør at vi ikke ønsker å åpne for at leietaker skal gjennomføre vask. Samtidig er det åpnet for fremleie. Bakgrunn for dette er at fremleie av skoler er en betydelig inntektskilde. Hovedutvalget gjøres oppmerksom på at dette innebærer at toalettpapir, såpe, osv. ikke faktureres. Argumentet for dette er at slikt er vanskelig å kostnadsberegne og at utgifter relatert til fakturering antas å overstige sum fakturert. I tillegg til reglement er det utarbeidet kontrakt. Det antas at underskrevet kontrakt i større grad enn tidligere vil medføre at leietaker tar sitt ansvar på alvor. Underskrevet kontrakt er også viktig dersom konflikt om dekning av utgifter.

6 Høring/merknader: Økonomiske konsekvenser: Vurdering:... &&& Sett inn saksopplysninger over IKKE RØR LINJA&&&