SNILLFJORD KOMMUNE. Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL. Møtende medlemmer: John Geir Stølan leder

Transkript

1 SNILLFJORD KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Møtedato: 24. februar 2009 kl Møtested: Rådhuset i Snillfjord Møterom teknisk. Saknr: 1/2009-9/2009. Arkivsaknr.: 058/2009. Møteleder: John Geir Stølan Møtende medlemmer: John Geir Stølan leder Laila Selven nestleder Møtende varamedlemmer: Forfall : Kjell Krogh Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: /2009. Andre møtende: Per O. Johansen møtesekretær May Hårstad Lian økonomileder sak 3 /2009 Åge Røe kommunalsjef sak 3 /2009 Roar Grindvold GIS / oppmåling sak 3 /2009 Merknader til innkallingen: Ingen merknader

2 Sak 1/2009 Godkjenning av protokoll fra møte den Kontrollutvalget /2009 fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. Sak 2/2009 Referatsaker Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Regjeringens tiltakspakke 2009 for å stimulere aktiviteten i kommunesektoren Fylkesvis oversikt. 2. Kommunal rapport : Krever kontroll med tiltakspakken. 3. Kommunal- og regionaldepartementet : Arbeidsgruppe om egenkontroll i gang. 4. Fornyings- og administrasjonsdepartementet januar 2009: Offentlige anskaffelser bruk av hasteprosedyre som følge av finanskrisen. 5. Snillfjord kommune Skatteregnskapet Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. 2

3 Sak 3/2009 Orienteringer om aktuelle saker v/rådmannen Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelser til orientering. Rådmannen v/ økonomileder May Hårstad Lian orienterte om regnskapet for Snillfjord kommune for 2008 og svarte på spørsmål. Rådmannen v/ kommunalsjef Åge Røe orienterte om status for eksisterende bygningsmasse ved Vågan oppvekstsenter og arbeidet med å bygge nytt oppvekstsenter på Hemskjel, og svarte på spørsmål. Røe delte ut et notat datert i møtet som oppsummerte orienteringen. Rådmannen v/ Roar Grindvold, GIS / oppmåling, orienterte om oppfølging av kommunestyrets vedtak i sak KS-9/2008 Forvaltningsrevisjon vann, avløp og renovasjonstjenesten og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelser til orientering. Sak 4/2009 Bestilling av forvaltningsrevisjon Eiendomsforvaltning i Snillfjord kommune Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon for 2009 og vedtar oppstart av et forvaltningsrevisjonsprosjekt som setter fokus på eiendomsforvaltning i Snillfjord kommune. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på maksimalt 150 timer og kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen 1. mars Kontrollutvalget slutter seg for øvrig til innretningen på prosjektet slik det fremgår av saken. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. 3

4 Følgende omforente forslag ble fremmet: 1. Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon for 2009 og vedtar oppstart av et forvaltningsrevisjonsprosjekt som setter fokus på eiendomsforvaltning i Snillfjord kommune. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på maksimalt 130 timer og kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen 1. oktober Kontrollutvalget slutter seg for øvrig til innretningen på prosjektet slik det fremgår av saken. Kontrollutvalget ber om at Revisjon Midt-Norge IKS redegjør for mål og innretning på prosjektet i utvalgets neste møte som er berammet til den Kontrollutvalget gir for øvrig sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon for 2009 og vedtar oppstart av et forvaltningsrevisjonsprosjekt som setter fokus på eiendomsforvaltning i Snillfjord kommune. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på maksimalt 130 timer og kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen 1. oktober Kontrollutvalget slutter seg for øvrig til innretningen på prosjektet slik det fremgår av saken. Kontrollutvalget ber om at Revisjon Midt-Norge IKS redegjør for mål og innretning på prosjektet i utvalgets neste møte som er berammet til den Kontrollutvalget gir for øvrig sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Sak 5/2009 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Snillfjord kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til etterretning og vedtar plan for videre oppfølging slik den fremgår av kontrollutvalgssekretariatets konklusjon. 4

5 Følgende omforente forslag ble fremmet: 1. Tillegg til innstillingen: Kontrollutvalget viser til formannskapets vedtak i sak FS-151/2008 Tilsyn campingplasser Miljørettet helsevern, Skjærbugen camping, og ber rådmannen redegjøre for status i saken i kontrollutvalgets neste møte som er berammet til 28. april Kontrollutvalget viser til sak KS-18/2007 Oppfølging av Snillfjord kommunes eierinteresser i Svanem AS og ber om at rådmannen fremmer en sak for politisk behandling med sikte på å utarbeide en eierstrategi for å klarlegge hva Snillfjord kommune ønsker med eierskapet i Svanem AS. Innstillingen med tilleggsforslaget ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Snillfjord kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til etterretning og vedtar plan for videre oppfølging slik den fremgår av kontrollutvalgssekretariatets konklusjon. Kontrollutvalget viser til formannskapets vedtak i sak FS-151/2008 Tilsyn campingplasser Miljørettet helsevern, Skjærbugen camping, og ber rådmannen redegjøre for status i saken i kontrollutvalgets neste møte som er berammet til 28. april Kontrollutvalget viser til sak KS-18/2007 Oppfølging av Snillfjord kommunes eierinteresser i Svanem AS og ber om at rådmannen fremmer en sak for politisk behandling med sikte på å utarbeide en eierstrategi for å klarlegge hva Snillfjord kommune ønsker med eierskapet i Svanem AS. Sak 6/2009 Forum for kontroll og tilsyn Eventuelt medlemskap for kontrollutvalget Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget vedtar å søke om medlemskap i Forum for kontroll og tilsyn som er et forum for kontrollutvalg i Norge. Medlemskontingenten på kr pr år finansieres over kontrollutvalgets budsjett. Kontrollutvalget vil innen utløpet av 2009 evaluere nytteverdien av å være medlem i Forum for kontroll og tilsyn, med sikte på hvorvidt medlemskapet skal videreføres eller ikke. 5

6 Kontrollutvalget vedtar å søke om medlemskap i Forum for kontroll og tilsyn som er et forum for kontrollutvalg i Norge. Medlemskontingenten på kr pr år finansieres over kontrollutvalgets budsjett. Kontrollutvalget vil innen utløpet av 2009 evaluere nytteverdien av å være medlem i Forum for kontroll og tilsyn, med sikte på hvorvidt medlemskapet skal videreføres eller ikke. Sak 7/2009 Regnskapsrapport for kontrollutvalget for 2008 Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget tar regnskapsrapport pr for kontrollutvalget til orientering. Kontrollutvalget tar regnskapsrapport pr for kontrollutvalget til orientering. Sak 8/2009 Kontrollutvalgets sekretariat Tidsbruk i 2008 Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget tar statusrapportering fra Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS over tidsforbruk i 2008 i Snillfjord kommune til orientering. Kontrollutvalget tar statusrapportering fra Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS over tidsforbruk i 2008 i Snillfjord kommune til orientering. 6

7 Sak 9/2009 Eventuelt Kontrollutvalget /2009 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Følgende sak ble tatt opp under eventuelt: a) Forvaltningsrevisjonsarbeidet i Snillfjord kommune i 2009 Kontrollutvalget ber om at Revisjon Midt-Norge IKS gir en redegjørelse for tidsforbruket i 2008 og planlagt tidsforbruk i 2009 innen forvaltningsrevisjon til kontrollutvalget i neste møte, som er berammet til 28. april