Organisering av driften

Transkript

1 Organisering av driften NBEF og TFS Oslo 26. november 2014 Bjørn Fredrik Kristiansen Multiconsults kjernevirksomhet er rådgivning og prosjektering Multiconsult skal være multifaglige tilby multifaglige produkter i regionene vi er tilstede i være tilstede i seks forretningsområder Bygg og eiendom Industri Olje og gass Samferdsel og infrastruktur Energi Miljø og naturressurser God fagkompetanse i kombinasjon med prosjektstyrings- og prosjektlederkompetanse er basis for vår virksomhet 2

2 Multiconsult eiendomsledelse Tidligfaserådgivning og livsløpsanalyser Porteføljeforvaltning og -utvikling Strategiske bygningsanalyser / porteføljevurderinger (MultiMap) Mulighetsstudier Tilstandsanalyser, miljøkartlegging, vedlikeholdsplanlegging Eiendomsledelse/Endringsprosesser Leietakerrådgivning Lokalisering og effektivisering Omstillingsprosesser/organisering Strategi og policy for eiendomsforvaltning Konkurranseutsetting/ SLA Eiendomsøkonomi og benchmarking Nøkkeltall LCC/alternativsvurderinger Benchmarkingsprosesser Oppdragseksempler Nye Ahus Radiumhospitalet Telenor Fornebu Operaen Kilden 3 God eiendomsledelse 19 oktober 2011 Kort om Bjørn Fredrik Diplomøkonom (BI), Masterstudier i ledelse (BI) 20 års erfaring som leder og rådgiver innen eiendom og FM Multiconsult, senior rådgiver Eiendomsledelse ForvaltningsCompagniet, Eiendomsdirektør ISS Facility Services AS, KAM og dir. forretningsutvikling Multiconsult, konsulent og gruppeleder Oslo kommune, EBY Eiendomsprosjektet Mye annet før 1995 Noen relevante prosjekter : Seksjonsleder FDV i Bærum kommune Etablering av statlige og kommunale eiendomsforetak Evaluering av statlige og kommunale eiendomsforetak Eiendomsdirektør i ForvaltningsCompagniet, daglig leder i MeglerCompagniet Organisering og ledelse av store flerfaglige forvaltningsoppdrag KAM for Aker Solutions og tilbudsleder Aker Hus, ROM Eiendom mfl Konkurranseutsetting, anskaffelser, benchmarking Nasjonal og internasjonal standardisering 4

3 Innhold God eiendomsforvaltning hva er det? Utfordringene fokus på Kompetanse utvikle og beholde Kapasitet og fleksibilitet Kostnadspress og muligheter til stordrift Ulike porteføljesammensetninger og eierstrategier Hvordan kan vi organisere oss for å møte utfordringene? Hvordan utløse potensialet hos leverandørene? 5 God eiendomsforvaltning 6

4 Rollene i eiendomsforvaltningen Eier Leieavtale Forvaltningsavtale Driftsavtale med fellestjenester / felleskostnader Forvalter Tjenesteavtaler -SLA Bruker 7 Rolleinteresser Forvalterens hovedoppgave i driftsfasen er blant annet å tilfredsstille Brukerne: Lave kostnader Gode og funksjonelle lokaler over tid Rett standard og kvalitet på tjenester i lokalene Godt omdømme i samfunnet, herunder forhold knyttet til kvalitet, estetikk og miljø At lover og forskriftskrav er ivaretatt Eier: Høye inntekter og lave kostnader Godt omdømme i samfunnet, herunder forhold knyttet til kvalitet, estetikk og miljø At lover og forskriftskrav er ivaretatt 8

5 Kriterier for god eiendomsforvaltning (NOU 2004:22) 1. Det foreligger overordnede politisk bestemte mål for eiendomsforvaltningen 2. Det foreligger et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen 3. Generelle delkriterier: 3.1. Tilfredsstille prioriterte brukerbehov 3.2. Effektiv arealutnyttelse 3.3. Godt, verdibevarende vedlikehold 3.4. Kostnadseffektiv eiendomsforvaltning 3.5. Målrettet utvikling av eiendommens kvaliteter 3.6. Hensiktsmessig organisering av eiendomsforvaltningen 3.7. Riktige økonomiske rammebetingelser tilpasset eiendomsforvaltningens langsiktige karakter 4. Lovpålagte krav overfor eier og bruker blir ivaretatt. 9 Avgrensning Eiendomsforvaltning Økonomi Regnskap Utleie/innleie Leietakerpleie Teknisk forvaltning Prosjektledelse Dette innlegget har fokus på teknisk forvaltning i driftsfasen, men husk: Fagområdene må spille sammen for at helheten skal bli god Som tekniske forvaltere/eksperter må man vite om blant annet: leiekontraktens kostnadsfordeling (eier, leietaker, felleskostnader) leietakernes endringsbehov forestående inn- og utflyttinger mva justering og avskrivningsregler IFRS-rapportering og verdivurdering 10

6 Utvikling av bygningssammensetning Kilde: Mørk et al og når går bygningsdelene egentlig ut på dato? 12

7 Utfordringer I løpet av konferansen har vi hørt om utfordringer knyttet til blant annet: Økende teknisk kompleksitet Økende krav om kostnadseffektiv forvaltning Økende kvalitetsbevissthet - hos eier og hos leietaker Økende krav om rask omstilling ved endring - hos eier og hos leietaker Økende krav om rapportering fra eiere, brukere, myndigheter mfl. De største forskjellene fra tidligere er kanskje Økende krav til ekspertise, både i dybden og i bredden Høyere utdannet og bedre betalt personell innen hvert fag Flere spesialister i stedet for noen generalister Kontinuerlig oppdatering og etterutdanning Høy mobilitet blant ekspertene 13 Vi må finne vår løsning med: Et klart definert oppdrag for vår virksomhet Eks. foretakets vedtekter, enhetens instruks Tydelig plassering av ansvar og myndighet i vår organisasjon Eks. avtaler mellom bruker og forvalter om ansvar og oppgaver Kan utvikle og beholde rett kompetanse i alle fag Spm: Er vi et spennende fagmiljø? bør vi samarbeide med andre/kjøpe? Tilstrekkelig kapasitet og fleksibilitet Er vi store nok å opptre på egenhånd? Definert krav til standard og kvalitet på tjenestene Har vi SLA/tjenestebeskrivelser på plass Har vi utviklet KPI er ammen med oppdragsgiver? Konkurransedyktig kostnadsnivå Stordrift alene eller sammen med andre Gjøre selv eller kjøpe? 14

8 Hva passer for min portefølje? kvm Sykehus Universitet Kjøpesenter Bykommuner Noen eiendomsselskap mfl. Små og mellomstore kommuner Mange eiendomsselskap mfl Forsvarsbygg Statsbygg, Avinor, ROM Eindom, Telenor, Noen eiendomsselskap mfl. Noen fylkeskommuner Mange kommuner Kystverket, Statnett Mfl Geografisk spredning 15 Svaret. avhenger av hvem vi er, og hva vi vil. Hva er porteføljens sammensetning? F eks: stor eller liten samlet eller spredt Hvilken eierstrategi er lagt? F eks: langsiktig eierskap - hyppige kjøp og salg Hvilken forvaltningsstrategi er lagt? F eks: samlet totalforvaltning blanding av egen og ekstern leveranse Hvilken drifts- og vedlikeholdsstrategi er lagt F eks: verdibevarende vedlikehold forfall og innhenting av etterslep 16

9 Vi kjøper bygninger til flere hundre millioner ved nye kontraheringsformer bla. for å utnytte entreprenørenes kompetanse bedre. 17 Hvordan kan vi sammen med våre leverandører og samarbeidspartnere i driftsfasen utvikle bedre løsninger? Definere hva vi er nødt til å ha kontroll på i egen organisasjon Vurdere hva det er mulig å kjøpe i vårt lokale marked Definere hva det er riktig å utføre internt Utnytte leverandørmarkedet (internt og eksternt) ved å utvikle pakker av tjenester som gjør leveransene effektive for begge parter. Samhandlingsform med faste møter/faste deltakere på flere nivå Tydelige SLA med riktige KPI er. Utvikle KPI er i løpet av leveransen Fast rapporteringsform. Bruk tiden på å finne løsninger, ikke på å finne ut hvordan det står til 18

10 Eksempel fra Bærum kommune status høsten innbyggere og en raks vekst i befoningen kvadratmeter formålsbygg og en rask vekst i arealene kommunale boliger og et stigende behov Bygningsmassen i penger Verdi: ca. 17,5 milliarder kroner Oppgraderingsbehov ca. 4 milliarder kroner Større investeringsprosjekter ca. 1,5 milliarder årlig varierer FDV(U)S-kostn. ca. 0,5 milliarder pr år og økende i HP-perioden Gjennomføringsevne er viktig i alle ledd NB! skal ha ny driftssjef til ny driftsorganisasjon NB! skal ha ny energijeger, mer SD-kompetanse mfl. 19 Eksempel fra Bærum kommune status høsten 2014 Over 200 medarbeidere i Eiendom Eiendomsdriftsorganisasjon med 115 medarbeidere Blanding av egne ansatte og innleide ressurser på byggherre- og bestillersiden gjennom hele livsløpet Utfordring å rekruttere og beholde spisskompetanse OPS, EPC og forbildeprosjekter er tilbud til de ansatte om utfordring i tillegg til å være anskaffelsesformer Etablerer kompakt driftsorganisasjon og tydelige avtaler med kundene 20 Blanding av egenregi og eksterne leveranser for å sikre god bestillerkompetanse og interne karriereveier, samtidig som det sikres en viss utskifting og læring fra eksterne kilder