Forelesningen starter med en kort repetisjon av hva som er gjeldende praksis i eiendomsforvaltningsorganisasjoner

Transkript

1 Effektiv drift og vedlikehold COMPANYTFORDRINGER I NY ORGANISASJON00 Håkon Kvåle Gissinger Rambøll Norge AS EFFEKTIV DRIFT OG VEDLIKEHOLD I går var det mye snakk om forhold som er tettes tt knyttet t mot nybyggaktiviteten. I dag vil kurset fokusere mer på driftsfasen Forelesningen starter med en kort repetisjon av hva som er gjeldende praksis i eiendomsforvaltningsorganisasjoner Hovedmålet med forelesningen er å få dere til å tenke litt over hvor dere står og hvor dere går.

2 PRODUKT/TJENESTER? Ab Arbeids ledelse Arbeids prosesser Produkt/Tjenester Innkjøp FM Organisasjonen STRATEGISK TAKTISK - OPERATIVT Strategisk nivå Verdivurderinger Taktisk nivå FDVU Konsept Finansiering Arealforvaltning Benchmarking Eierskap & Eiendomsutvikling Budsjettering og kontroll Operasjonellt nivå Driftstjenester Etc. Etc. Produksjon (eksempler) N tj t il bli kj t i d t k t Noen tjenester vil bli kjøpt i det eksterne marked i enhver FDVU organisasjon

3 NS-EN ORGANISERING Eier Bruker Husleieavtale Tjenesteavtale Le evere Forval ter Levera ndører

4 ROLLER I FM ORGANISASJONEN Driftstekniker Ledergruppen Renholds planlegger Pedell Vedlikeholds planlegger Renholder Informasjons- forvalter Regnskap Kunde- behandler Eiendomsutvikler BHF - Rådgiver BHF - Prosjektleder GRUNNLEGGENDE SPØRSMÅL Hva holder du på med (Prosessanalyse!!!)? Gjør du de riktige arbeidsoppgavene? Gjør du arbeidsoppgavene riktig? Hvilke prestasjoner skal måles, og hvordan? Hvilke rammebetingelser har du, og kan disse endres eller ikke? Har du den riktige kompetansen?

5 TRONDHEIM KOMMUNE Trondheim Municipality Management & Staff Project and property development Maintenance Cleaning Operation TRONDHEIM KOMMUNE Trondheim Municipality ,5 274,5 155,7 Management & Staff Maintenance Cleaning Project and property development Operation

6 BENCHMARKING Prosess der ytelsen (inkludert pris) til fasilitetstjenester t tj t måles, og resultatene sammenlignes internt eller eksternt. (NS-EN ) Opprinnelig et uttrykk fra fiskerifaget: Størrelsen på fisk ble kontrollert ved å legge den på en arbeidsbenk mellom to spikere som markerte minstemålet. Benchmarking i moderne form er definert som prosessen med kontinuerlig å måle og sammenligne egne forretningsprosesser mot tilsvarende prosesser i ledende organisasjoner for å få informasjon som kan hjelpe organisasjonene til å finne og gjennomføre forbedringstiltak. Kilde: NBEF Ord og Uttrykk innen Eiendomsforvaltning - Fasilitetsstyring BENCHMARKING 1. Planlegge/velge l l dokumenter og prosesser som skal benchmarkes 2. Søke etter den riktige ( beste ) benchmarkingspartneren. 3. Observere og analysere hvordan benchmarkingspartneren utførere prosessen 4. Analysere årsakene til gap i prestasjoner. 5. Tilpasse og implementere forbedringstiltak. Kilde: NBEF Ord og Uttrykk innen Eiendomsforvaltning - Fasilitetsstyring

7 BENCHMARKING Pre estasjon Standard Norge Som en del av komitearbeidet til SN/K 226 Fasilitetsstyring t t i påbegynnes revisjon av NS 3454 Livssykluskostnader for byggverk - Prinsipper og struktur. Benchmarking Tid Det er viktig å understreke at Benchmarking er en prosess. NS3454 er kun et mulig startpunkt, så det er ikke nødvendig å vente på at revisjonene blir ferdig (Men det er sikkert mulig å få plass i komiteen slik at en kan være med å påvirke) NORDIC FM BENCHMARKING PROSJEKT Forslag til kostnadsinndeling Hovedgruppe Kostnadskomponent Løpende drift Bygninger og installasjoner Utomhus Vedlikehold ld Bygning Utvendig Bygning innvendig Bygningsinstallasjoner Utomhus Forbruk Energi Vann og Avløp Avfallshåndtering (Tilleggs)Tjenester Rengjøring Omdiskuterte kostnadskomponenter Hovedgruppe Administrasjon Løpendr drift Utvikling (Tilleggs) Tjenester Kostnadskomponent Skatt Forsikring Administrasjon Akutt vedlikehold Bygning utvendig Bygning innvendig Bygningsinstallasjoner Utomhus Vakthold og sikring Kantine Resepsjon og sentralbord Møbler oginventar Kopimaskiner og annet kontor utstyr Rambøll Norge AS

8 MENS VI VENTER PÅ NY NS3454 Dift Drift Underhåll Tillsyn Skötsel Felavhjälp. underhåll Planerat underhåll ETT STED Å BEGYNNE.. Fordeling av områder Instrukser og avtaler Registrering Daglig Registrering pr ansatt. etableres oglagres. drift. pr.område vurderes i sammenheng. Eventuell ny arbeidsdeling/fordeling av område. Figurkilde: Masteroppgave Arne Grostøl 2008 Driftsplanlegging Vedlikeholdsplanlegging Figurkilde: Dr.Ing. Avhandling Tore Haugen 1990

9 NYE KRAV (FRA DETTE KURSET) Miljøvurderinger i Universell utforming Kommende krav til dokumentasjon i byggefasen og FDVU Dokumentasjon for å beregne bygningers energiytelse Implementering av avtaler for fasilitetsstyring Hvordan forebygge korrupsjon NYE KRAV = NYE MULIGHETER Krav Muligheter Energidirektivet nye bygninger Energidirektivet Eksisterende bygninger Tiltak mot korrupsjon Mulig å reklamere på energiforbruket i reklamasjonstiden Motivasjonsfaktor for innførelse av Energiledelse. Motivasjonsfaktor for innføring av mer avansert energikartlegging ved f.eks bruk av termografering. Innføring av effektive system for f.eks vedlikehold, som samtidig kan brukes til aktiv økonomistyring

10 OPPSUMMERING Forbedring di av FM organisasjonen handler om forbedring di av de enkelte arbeidsprosesser. En kan ikke forbedre alle arbeidsprosessene samtidig Det er viktig å velge hvor en bør starte. Benchmarking er et nyttig virkemiddel for prosessforbedringer. Se på de nye krav til dokumentasjon som nye muligheter som grunnlag for effektive arbeidsprosesser sett INFORMASJONSFORVALTNING på dagsorden. Spørsmål?