FM tjenesteutvikling og benchlearning i NAV. v/bjørn Kvam, 26.juni 2012

Transkript

1 FM tjenesteutvikling og benchlearning i NAV v/bjørn Kvam, 26.juni 2012

2 Hva skal jeg snakke om Erfaringer fra gjennomgang og sammenligning av alle NAV-kontorene 1. Bakgrunn litt om Nav-reformen 2. Hvordan gjennomførte vi benchmarkingen 3. Hva fant vi 4. Årsakssammenhenger 5. Læring potensial og tiltak for forbedringer Analyse og konseptutvikling for Arbeids- og velferdsdirektoratets leieforhold 6. Bakgrunn 7. Hvordan gjennomførte vi analysen 8. Konseptutvikling - Soursingstrategi NAV, Side 2

3 Erfaringer fra gjennomgang og sammenligning av alle NAV-kontorene 1. Bakgrunn - litt om Nav-reformen Sammenslåing av Arbeidsetat (stat), Trygdeetat (stat) og Sosialetat (kommunene) Nav kontorer skulle etableres i 430 kommuner, og med flere kontorer i de større byene Etableringen skulle gjennomføres over en 3-årsperiode Retningslinjer, maler, håndbok, etc. ble etablert, men etableringen skulle skje i partnerskap med hver enkelt kommune Nå etter Nav-reformen disponerer NAV (Stat) om lag kvm gjennom 600 leieavtaler NAV, Side 3

4 2. Hvordan gjennomførte vi benchmarkingen 1. Innhenting og sammenstilling av grunnlagsdata Økonomisystemet (Agresso) Eiendomsregisteret (Lydia) Lokale oversikter (Excel) 2. Analyse basert på 8 hypoteser/årsakssammenhenger 3. Gjennomgang av 2 og 2 fylker, sammenligning mellom fylkene og med etatsgjennomsnitt 4. Analyserapport med anbefalinger om tiltak danner grunnlag for utarbeidelse av lokale tiltaksplaner NAV, Side 4

5 3. Hva fant vi Store variasjoner i arealbruk, husleienivå og driftskostnader fra fylke til fylke Potensial for fylkesvise forbedringer Årsakene er sammensatte og ikke entydige, men har likevel flere gjennomgående fellestrekk: NAV, Side 5

6 4. Årsakssammenhenger (1 av 2) Kontorenes størrelse Dårlig arealeffektivitet er som oftest hovedårsaken til høyt kostnadsnivå Arealbruken er ofte mer effektiv for de større kontorene, men husleien er her også ofte høyere, noe som ofte skyldes beliggenhet i pressområde Markedsforhold Byer og tettbygde kommuner har ofte noe høyere husleie I flere tilfeller ødelegger ett enkelt leieforhold et fylkes gjennomsnittstall Etableringsprosess Det har ofte vært kostnadseffektivt å bli værende i eksisterende lokaler i forbindelse med NAV- etableringen, men det finnes mange unntak Gjennomsnittsleien for de leieforholdene som er etablert ved ny adresser er ofte høyere enn der leieforholdene er videreført i oppgraderte lokaler. Arealeffektiviteten er ofte bedre i nye lokaler NAV, Side 6

7 4. Årsakssammenhenger (2 av 2) Kontraktsbetingelser De fylkene som har forhandlet på kontraktsvilkårene, og slik sett oppnådd ulike betingelser for de ulike kontorene, har som regel oppnådd bedre betingelser enn de som kun har lagt standarder til grunn. Teknisk kvalitet Ulik grad av oppgradering har naturlig nok påvirket husleienivået. Det er ikke noen gjennomgående sammenheng mellom bruk av etatens standard kravspesifikasjon og kostnadsnivå. Utleierforhold/Samarbeidsforhold Eiendomskostnadene er ofte høyere der kommunen er gårdeier, men kommunen er oftere utleier i de små leieforholdene Administrative forhold Fylker med tydelig lederfokus på området synes å ha gjennomgående bedre resultater Regnskapsdata er alene ikke egnet som tallgrunnlag for analyse av etatens eiendomsforhold NAV, Side 7

8 5. Læring potensial og tiltak for forbedringer Gjennomgangen danner grunnlag for lokale tiltaksplaner Fokus på avtaler med høy leie, høyt arealforbruk, høye driftskostnader Alle nye avtaler skal ha en sentral kvalitetssikring før inngåelse Alle leieforhold skal registreres i etatens felles eiendomsregister Det etableres felles mål og strategier for etatens eiendomsforhold NAV, Side 8

9 Analyse og konseptutvikling for Arbeidsog velferdsdirektoratets leieforhold 6. Omfang og gjennomføring Analysen omfattet 14 prosesser Vakthold/sikring, konferanse, resepsjon, sentralbord, kantine, møbelhåndtering, post, utskrift/kopiering, renhold, avfall, mv. Datainnsamlingen var omfattende og besto av 3 deler: Kvantitativ, dvs volumer og kostnader Kvalitativ, dvs intervjuer om metoder, samarbeid, etc Brukertilfredsundersøkelse, dvs hva mener brukerne om tjenestene Beregning av nøkkeltall Benchmarking mot gjennomsnittstall og beste praksis angir spennet i besparingspotensialet NAV, Side 9

10 7. Anbefalinger for å realisere identifiserte potensialer: 1. Intern forbedring: etablere internt leveranseapparat for å kunne levere kostnadseffektive og konkurransedyktige tjenester 2. Reforhandlingsprosess for å samle tjenestene i en kontrakt samt etablere prosessoppfølgerregime 3. Arealoptimering for å redusere arealbruken per fysiske arbeidsplass og sikre økt utnyttelse av disse NAV, Side 10

11 8. Konseptutvikling FM konsept 1 Definisjon av FM og FMstrategi 2 FMtjenester, servicenivåer og sourcingstrategi 3 Resultatoppfølging 4 Bestillerorganisasj on 5 Avtalestruktur 6 Prismodell 7 Innkjøpsprosess NAV, Side 11

12 8. Sourcingstrategi - Det foreslås en modell der Nav jobber mot færre eksterne leverandører av FM-tjenester Dagens løsning Fremtidig løsning Outsourcet Eget personell Bundlet outsourcing Bundlet eget personell Kantine Kaffemaskiner Renhold Kontormateriell Sentralbord Hybrid Vakthold og sikring Konferanse Resepsjon Møbelhåndtering Utskrift og kopiering Arealplanlegging Avfallshåndtering Renhold Kantine Kaffemaskiner Vakthold og sikring Kontormateriell Single sourcing Sentralbord Utskrift og kopiering Resepsjon Konferanse Posthåndtering Arealplanlegging Flytting Møbelhåndtering Lokalkostnader Posthåndtering Avfallshåndtering Lokalkostnader Flytting Endringen innebærer ingen forandring i hva som utføres av eksterne leverandører og hva som utføres in-house, men én leverandør leverer samtlige tjenester som i dag er outsourcet Dagens in-house leveranser bundles slik at tjenester som hører naturlig sammen sees i sammenheng og synergier kan utnyttes Modellen kan gjenbrukes med stor effekt i et etatsperspektiv for Nav NAV, Side 12

13 Oppsummering Det er mye læring i det å gjennomføre benchmarking av FM-tjenestene Det er arbeidskrevende å få kontroll på dataene slik at FMtjenestene reelt kan sammenlignes Det er antakelig enda mer krevende å realisere potensialet, men gevinsten kan være betydelig NAV, Side 13

14 Takk for oppmerksomheten! NAV, Side 14