TILBUDSINSTRUKS INNLEIE AV LOKALER FOR

Transkript

1 Vennesla kommune TILBUDSINSTRUKS INNLEIE AV LOKALER FOR Vennesla kommune

2 Del 1 - Tilbudsinstruks Side 1 av 11 INNHOLD Betingelser for konkurransen Informasjon om anskaffelsen Presentasjon av leietaker Ønsket behov og formål Forbehold om politisk godkjenning Kontraktstype og omfang Oppbygging av konkurransegrunnlaget Gjennomføring av konkurransen Kunngjøring Forholdet til anskaffelsesregelverket og regler for gjennomføring av konkurransen Planlagt fremdrift Tilbudsfrist og innleveringssted Vedståelsesfrist Oppdragsgivers kontaktperson og tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Avvik og forbehold Retur av tilbud Krav til tilbudet Tilbudets utforming og levering Priser og øvrige kontraktsvilkår Tilbudets innhold og organisering Kvalifikasjonskrav Underleverandører Utvelgelsesprosess, valg av tilbud og kontraktsinngåelse Forhandlinger og valg av tilbud Innstilling og kontraktstildeling Avlysing av konkurransen og totalforkastelse... 9

3 Del 1 - Tilbudsinstruks Side 2 av 11 Betingelser for konkurransen 1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Presentasjon av leietaker Leietaker i denne konkurransen er Vennesla kommune, enhet for byggforvaltning, heretter kalt leietaker. Vennesla kommune ber om tilbud på lokaler til enhet for Barn og familie og til NAV. 1.2 Ønsket behov og formål Leietaker ønsker å leie lokaler i Vennesla for til enhet for Barn og familie og til NAV. Lokalene skal benyttes til kommunale og statlige tjenester, i hovedsak kontorer, møterom og enkelte spesialrom knyttet til tjenesten samt egne krav til funksjonalitet, se Bilag A - Teknisk kravspesifikasjon og Bilag E - Romprogram for hver organisasjon. Leietaker har normal åpnings- og arbeidstid og er åpen for publikum. Begge kontorene leier i dag lokaler i Helsesenteret i Sentrumsvegen 41, 4700 Vennesla. Leietaker ønsker å leie for en fast periode på 10 år fra det tidspunktet lokalene ble overtatt. For NAV fra november 2017 og for barn og familie februar Dette kan bli gjenstand for endring. Leietaker har rett til å forlenge leieforholdet 2 perioder i inntil 5 år av gangen på gjeldende vilkår. Med bakgrunn i antall kontorer og normtall for areal pr. kontor, anslås samlet areal å ville ligge på mellom m2. Begge lokalene må ha en sentrumsnær beliggenhet. Med sentrum menes her Venneslamoen 1 (Herredshuset). I utgangspunktet anses 1,5 til 2,0 km fra sentrum som maksimal avstand. Lokalene må også ha gangavstand fra offentlig kommunikasjon. Det er adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget, det vil si tilbud på følgende deler: 1. NAV Vennesla 2. Enhet for barn og familie Det er ikke et krav om samlokalisering, men det er ønskelig å samlokalisere de to enhetene, der en kan forvente å kunne sambruke deler av fellesarealer som spiserom, garderober, møterom etc. samt evt. parkeringsplasser. Opsjoner: Leietaker ønsker videre muligheten for å øke areal til to øvrige enheter. Dette gjelder enhet for habilitering og enhet for psykisk helse. Uttak av opsjon vil være tidsbegrenset til 3-6 mnd etter signering av kontrakt.

4 Del 1 - Tilbudsinstruks Side 3 av 11 Nærmere og mer utfyllende beskrivelse gis i del 2, Bilag A - Teknisk kravspesifikasjon og Bilag E - Romprogram for hver organisasjon. 1.3 Forbehold om politisk godkjenning Det tas forbehold om at lokalene/leieforholdet godkjennes politisk før kontrakt inngås. 1.4 Kontraktstype og omfang Arbeids- og velferdsetatens standard leiekontrakt skal legges til grunn med bilag. Leiekontrakten skal gjelde for 10 år, med opsjon på ytterligere 5+5 år. 1.5 Oppbygging av konkurransegrunnlaget. Det komplette konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Del 1: Tilbudsinstruks som regulerer gjennomføringen av konkurransen (dette dokumentet) Vedlegg 1 Mal tilbudsbrev Del 2: Standard leiekontrakt Dette er Arbeids- og velferdsetatens standard leiekontrakt som er basert på statens standard og husleieloven. Bilag A - Teknisk kravspesifikasjon NAV Denne er utarbeidet for bruk i etaten og omhandler bygningsmessige forhold som er viktige for etaten som leietaker. Bilag A1 Teknisk spesifikasjon Enhet for barn og familie, samt opsjoner Inneholder krav til lokaler for barn og familie. De samme kravene vil være gjeldende for opsjoner ved eventuelt uttak. Bilag B Utleiers løsningsbeskrivelse Bilag 2 skal inneholde utleiers tilbud. Først og fremst innebærer dette dokumentasjon på tilbudte lokaler og leiebetingelser i henhold til den beskrivelse som er gitt i kravspesifikasjonen, (del 2 med bilag). Bilag C - Leiepris på tilbudte lokaler og leiebetingelser Bilag D - Krav til Universell utforming Krav til Universell utforming er bl.a. forankret i lover og forskrifter. Av disse følger ingen helhetlig konkretisering av hvilke forhold som skal være oppfylt. Dokumentet omhandler en rekke faktiske forhold man må ha fokus på, men er ikke utfyllende. Bilag E Romprogram NAV Dette dokumentet beskriver det konkrete rom- og arbeidsplassbehov som enheten har og som skal kunne etableres i det tilbudte arealet. Bilag E1 Romprogram Enhet for barn og familie Dette dokumentet beskriver det konkrete rom- og arbeidsplassbehov som enheten har og som skal kunne etableres i det tilbudte arealet.

5 Del 1 - Tilbudsinstruks Side 4 av 11 Bilag E2 Romprogram Opsjoner Enhet for habilitering og enhet for psykisk helse Dette dokumentet beskriver det konkrete rom- og arbeidsplassbehov som enheten har og som skal kunne etableres i det tilbudte arealet. Bilag F - Samarbeidsavtale Endringshåndtering og samarbeid før overtakelse [hvis nødvending spesielt aktuelt ved nybygg eller større ombygginger.] Beskriver og regulerer et samarbeidsregime mellom partene fra kontraktsignering og frem til overtakelse av lokalene (signert overtakelsesprotokoll). Tilbyder skal fylle inn egne forslag til dato og antall på forhåndsbestemte steder i dokumentet. Vedlegget vil bli en del av det endelige kontraktsforholdet med den valgte tilbyder. Bilag G Overtakelsesprotokoll Bilag H Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag I Endringer etter kontraktsinngåelsen Tilbyder skal benytte dokumentene ved tilbudsinnlevering jf. krav om tilbudets disposisjon i punkt 3.3.

6 Del 1 - Tilbudsinstruks Side 5 av 11 2 Gjennomføring av konkurransen 2.1 Kunngjøring Konkurransen ble kunngjort frivillig i Doffin og i Fædrelandsvennen og Vennesla Tidende. 2.2 Forholdet til anskaffelsesregelverket og regler for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen gjelder leiekontrakt i et eksisterende bygg, med den klare forutsetning at det ikke skal foretas vesentlig ombygging eller tilpasning. Konkurransen omfattes derfor ikke av forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402, jf. unntaksbestemmelsen i forskriften 1-3 annet ledd bokstav b). Konkurransen vil bli gjennomført i henhold til de grunnleggende krav i lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr.69 5, samt de prosedyrereglene som fremgår av dette dokumentet. Tilbyder må selv bære egne utgifter med utarbeidelse av tilbud og tilbudsdokumentasjon, herunder forhandlinger. Oppdragsgiver har rett til å gjennomføre forhandlinger i fm denne anskaffelsen, jfr. pkt Planlagt fremdrift Det er lagt opp til følgende tidsrammer for gjennomføring av konkurransen frem til kontrakt inngås. Datoene nedenfor er foreløpige og kan bli endret. Planlagte milepæler Dato Frist for spørsmål / tilleggsopplysninger Tilbudsfrist :00 Gjennomføring av forhandlinger Uke 43 Uke 44 Kontrakt inngås Uke 45 Vedståelsesfrist for tilbudet, regnet fra tilbudsfristen, men opphører uansett når denne konkurransen er avsluttet 6 måneder etter tilbudsfristen 2.4 Tilbudsfrist og innleveringssted Siste frist for innlevering av tilbud er i henhold til frist oppgitt i tabell i punkt 2.3 over. Tilbudet skal være mottatt av oppdragsgiver på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. Dersom oppdragsgiver finner det hensiktsmessig, kan fristen utsettes. Alle søkere varsles deretter om ny frist. For sent innkomne tilbud kan bli avvist.

7 Del 1 - Tilbudsinstruks Side 6 av 11 Tilbudet bes sendt/innlevert til: Mottaker Vennesla kommune ved byggforvaltning (servicetorget) Merking Tilbud leie av lokaler Postadresse: Postboks 25, 4701 Vennesla Gateadresse Venneslamoen 1, 4700 Vennesla 2.5 Vedståelsesfrist Tilbyder er bundet av tilbudet i henhold til tidspunkt oppgitt i tabell i punkt 2.3 over, men blir fristilt fra dette ved avslutning av denne konkurransen. Aksept av vedståelsesfrist skal bekreftes i tilbudsbrevet. 2.6 Oppdragsgivers kontaktperson og tilleggsopplysninger Dersom tilbyderen ønsker ytterligere opplysninger, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved: Kontaktperson: Jon Fredrik Skjerve E-post: [email protected] Telefon: Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Dersom Oppdragsgiver må foreta rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget, vil dette umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiver kan gi en forlengelse av tilbudsfristen dersom endringer kommer så sent at det blir vanskelig for tilbyderen å ta hensyn til det i tilbudet. 2.8 Avvik og forbehold Alle avvik fra konkurransegrunnlaget skal beskrives presist, entydig og klart av tilbyder, og skal fremgå av tilbudet. Avvik og forbehold til kontraktdokumentene skal oppgis i del 1 vedlegg 1 Mal tilbudsbrev. 2.9 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbud som ikke blir valgt.

8 Del 1 - Tilbudsinstruks Side 7 av 11 3 Krav til tilbudet 3.1 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som er skrevet på tilbyders brevark, datert og undertegnet av en som har fullmakt til å forplikte firmaet 2. Tilbudet skal oversendes i lukket forsendelse 3. Tilbud med tilhørende dokumentasjon skal leveres på norsk. 4. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, jf. punkt 2.4Tilbudet skal leveres i [1] eksemplarer. I tillegg skal det leveres en elektronisk kopi (minnepinne). 3.2 Priser og øvrige kontraktsvilkår Oppdragsgivers standard leiekontrakt ønskes lagt til grunn for leieforholdet og tilbudte priser, både kvm pris og samlet årlig leiesum innarbeides i denne. 3.3 Tilbudets innhold og organisering Komplett tilbud skal ha følgende disposisjon og bestå av følgende dokumentasjon: Nr. Dokument 1. Vedlegg 1 Mal tilbudsbrev - Signert tilbudsbrev med angivelse av eventuelle forbehold eller avvik fra kravspesifikasjon og kontraktsvilkår. 2. Bilag B Utleiers løsningsbeskrivelse (Dokumentasjon på tilbudte lokaler i henhold til den beskrivelse som er gitt i kravspesifikasjonen og bilag E romprogram) 3. Bilag C - Leiepris på tilbudte lokaler og leiebetingelser 4. Skatt/MVA attest 5. Firmaattest 6. Soliditetsvurdering fra et anerkjent kredittvurderingsselskap

9 Del 1 - Tilbudsinstruks Side 8 av 11 4 Kvalifikasjonskrav Skatteattester Krav Tilbyderen skal ha ordnede forhold med hensyn til innbetaling av skatt og merverdiavgift Dokumentasjon Skatt/MVA attest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Organisatorisk og juridisk stilling Krav Det kreves at tilbyderen har et lovlig etablert foretak Dokumentasjon Firmaattest Økonomisk og finansiell kapasitet Krav Leverandør skal ha tilstrekkelig økonomisk kapasitet til å oppfylle kontrakten, herunder tilfredsstillende omsetning, inntjening, likviditetsgrad og egenkapitalandel. Dokumentasjon Soliditetsvurdering fra et anerkjent kredittvurderingsselskap basert på siste regnskapstall. Nøkkeltallene i kravet må fremgå sammen med en vurdering av leverandørens betalingserfaring. Leietaker kan vederlagsfritt foreta en vurdering av leverandørens økonomiske og finansielle stilling ved å benytte tjenesten Proff Forvalt ( 4.1 Underleverandører Dersom tilbyderen planlegger å overlate deler av kontrakten til underleverandører, skal det gis en kort beskrivelse av underleverandørene og angis hvilke ytelser de vil utføre. Utleiers kontraktspart bør ikke ha flere enn to ledd underentreprenører under seg.

10 Del 1 - Tilbudsinstruks Side 9 av 11 5 Utvelgelsesprosess, valg av tilbud og kontraktsinngåelse 5.1 Forhandlinger og valg av tilbud Leietaker vil etter tilbudsfristen foreta en vurdering av tilbudene og vil velge ut de mest relevante tilbudene til eventuelle forhandlinger. Utvelgelsen av forhandlingspartnere og valg av endelig tilbud, vil skje etter en totalvurdering av tilbudene der det legges vekt på pris, herunder bl.a. husleie, felleskostnader og driftskostnader, samt beliggenhet, leveringsdato, kvalitet og funksjonalitet. Det er adgang til å forhandle om alle sider ved tilbudene, så som forretningsmessige vilkår, pris, romløsninger/-typer og tekniske spesifikasjoner. Dersom forhandlingene fører til endring av tilbudet, skal endringene bli dokumentert skriftlig. Kontrakt anses først inngått når begge parter har undertegnet og eventuelle forbehold om godkjenning av overordnet myndighet og/eller styrer er gitt. Tilbydere bærer selv kostnadene forbundet med deltakelse i konkurransen. 5.2 Innstilling og kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, skal varsles skriftlig til alle tilbyderne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt inngås menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Meldingen skal inneholde en begrunnelse for valget og gi en frist for tilbyderne til eventuelt å klage over beslutningen. 5.3 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det.