Medarbeiderundersøkelse 2015

Transkript

1 Medarbeiderundersøkelse 2015 Hvorfor skal vi ha medarbeiderundersøkelse? I Hedmark fylkeskommune er de ansatte den viktigste ressursen for å realisere alle fylkeskommunens målsettinger. Gjennom en medarbeiderundersøkelse vil vi måle de ansattes opplevelser av ulike forhold ved jobben og arbeidsmiljøet. Dette er forhold som er av betydning for fylkeskommunens organisatoriske resultater, som økt innsats, medvirkning og produktivitet. Arbeidsmiljølovens bestemmelser forplikter oss samtidig til å ha dokumentert kjennskap til medarbeidernes opplevelse av arbeidsmiljøet. Denne medarbeiderundersøkelsen er en oppfølger av medarbeiderundersøkelse 2011 og Den har de samme spørsmål som undersøkelsen i Hvem skal svare på undersøkelsen? Medarbeiderundersøkelsen er rettet mot alle medarbeidere, også de lederne som har personalansvar. Hvordan skal undersøkelsen følges opp? Medarbeiderundersøkelsen skal følges opp med utarbeiding av oppfølgingsplan for den enkelte enhet. Arbeidet med disse evalueres ved ny måling. Hedmark fylkeskommune skal ha medarbeiderundersøkelse annethvert år. Undersøkelsen vil da rulleres sammen med en prosessevaluering. Over tid vil gjennomføring av medarbeiderundersøkelser i Hedmark fylkeskommune gi grunnlag for vurdering og sammenligning. Målingen er ledd i utviklingen av god ledelse og godt arbeidsmiljø i fylkeskommunen. Les mer: Veileder Innholdet i medarbeiderundersøkelsen Sjekkliste for ledere Syklus for medarbeiderundersøkelser i Hedmark fylkeskommune Struktur for tilbakemelding av resultater, medarbeiderundersøkelsen

2 Veileder for medarbeiderundersøkelsen 2015 I forbindelse med at det gjennomføres medarbeiderundersøkelse i Hedmark fylkeskommune, har det blitt laget en prosessveileder og en sjekkliste for ledere med personalansvar. Veilederen og sjekklisten skal bidra til å sikre helhetlige og gode prosesser i hele fylkeskommunen i forbindelse med medarbeiderundersøkelsene. Informasjon og involvering i forkant av undersøkelsen Spørsmålene som er valgt vurderes å være relevante i forhold til Hedmark fylkeskommunes arbeidsgiverstrategi og de overordnede mål. Spørsmålene er sammenfallende med anerkjent forskning og i stor grad identiske med spørsmål som er brukt i forskningen til Kuvaas og Dysvik (BI Oslo, 2008). Les mer her: Innholdet i medarbeiderundersøkelsen Ansatte Ansatte skal få informasjon som gjør dem sikre på hvorfor og hvordan undersøkelsen skal gjennomføres, samt hvordan oppfølging skal foregå. Ansatte skal derfor i forkant av undersøkelsen, i uke 5, motta informasjonsbrev/e-post fra fylkesdirektøren om medarbeiderundersøkelsen. Leder har ansvar for å bidra til å informere de ansatte, og gi dem opplevelsen av at deres deltagelse i undersøkelsen er viktig og en mulighet for medvirkning. Arbeidstakerorganisasjonene og vernetjenesten Arbeidstakerorganisasjonene og vernetjenesten er informert om utarbeidelsen av undersøkelsen og gjennomføring, og skal informeres om resultater og oppfølging. Det forventes at arbeidstakerorganisasjonene og vernetjenesten bidrar til å oppnå så høy deltakelse i medarbeiderundersøkelsen som mulig. Gjennomføring av medarbeiderundersøkelsen Leder skal kjenne til innholdet i undersøkelsen, tidspunktet for gjennomføring og hvordan oppfølgingen skal foregå. Tidspunkt Medarbeiderundersøkelsen gjennomføres i uke 6 og 7. All informasjon om undersøkelsen vil gå ut i uke 5, fra og med 28.januar. Hvordan ansatte mottar undersøkelsen Det vil bli lagt til rette for at alle kan besvare medarbeiderundersøkelsen på PC på jobben. Alle som mottar lønnslipp per e-post, får medarbeiderundersøkelsen tilsendt til den samme e- postadressen. Til ansatte som ikke mottar lønnslipp per e-post, vil det gå ut brev med en kode. Denne koden vil være innloggingskode for å kunne gjennomføre undersøkelsen på en PC. Åpen for besvarelse Undersøkelsen vil være åpen for besvarelse i 14 dager, henholdsvis uke 6 og 7. 2

3 Purring Det sendes ut automatisk purring per e-post til ansatte som ikke har svart i løpet av undersøkelsen. Forventning til deltakelse Alle fast ansatte og vikarer/midlertidig ansatte som får fast månedslønn omfattes av undersøkelsen. Undersøkelsen omfatter da ikke sporadiske vikarer. Å gjennomføre medarbeiderundersøkelser i Hedmark fylkeskommune skal gi grunnlag for gode arbeidsmiljøtiltak. For at dette grunnlaget skal bli best mulig, er det viktig og forventet at så mange ansatte som mulig svarer. Hensynet til anonymitet i undersøkelsen For å sikre anonymiteten i undersøkelsen er enkelte enheter slått sammen. Dette gjelder enheter som består av mindre enn 5 personer. Medarbeiderundersøkelsen er nettbasert og besvarelsen er anonym. Spørreundersøkelse for ledere Ledere deltar i undersøkelsen på samme måte som alle medarbeidere. Deres besvarelse rettes mot eget arbeidsmiljø og overordnet leder (den de gjennomfører medarbeidersamtale med). Administrator Torodd Gjendal er administrator for den tekniske delen av undersøkelsen og den eneste som i løpet av undersøkelsen har tilgang til databasen. Når undersøkelsen er gjennomført vil ingen kunne koble navn og besvarelser. Kontaktpersoner Ved spørsmål som gjelder medarbeiderundersøkelsen kan følgende personer på personal- og organisasjonsavdelingen kontaktes: Bjarne Christiansen, tlf e-post: bjarne.christiansen@hedmark.org Henriette Sillerud, tlf e-post: henriette.sillerud@hedmark.org Torodd Gjendal, tlf e-post: torodd.gjendal@hedmark.org Line R. Ramdahl, tlf e-post: line.ramdahl@hedmark.org 3

4 Tilbakemelding Grunnlag for tilbakemelding Resultatene fra målingen presenteres som gjennomsnitt i grupper som ikke skal inneholde mindre enn 5 personer. Gjennomsnitt i grupper av sammenslåtte enheter behandles med stor forsiktighet da det kan være systematiske forskjeller mellom gruppene. Det er ansattes opplevelser innenfor noen gitte indikatorer som er undersøkelsens innhold. Opplevelse i forhold til disse indikatorene er i henhold til forskningslitteraturen (Kuvaas 2008), avgjørende for ansattes medvirkning, innsats og produktivitet. Arbeidet vil være rettet inn mot å finne forbedringspotensialer der systematisk arbeid over tid vil bringe ansattes opplevelser nærmere et ønsket nivå. Dette vil gi oss muligheter til mer målrettet personalledelse og forventning til medvirkning innfor de områder der den enkelte avdeling/enhet har et ønske om forbedring. Sammenligningsgrunnlag Vi vil presentere resultatene fra undersøkelsen i 2015 med resultater for 2011 og Medarbeiderundersøkelsen vil rulleres hvert annet år, neste gang i Ved nye undersøkelse vil den viktigste sammenligningen være egne tidligere resultater. Hovedhensikten med medarbeiderundersøkelsene er å kunne vurdere over tid, og sammenligne resultater for egen enhet og for fylkeskommunen samlet. Offentliggjøring Det utarbeides en overordnet presentasjon av resultatene på følgende områder: Hele fylkeskommunen Alle skolene samlet Tannhelsetjenesten Eiendom og innkjøp Fylkeshuset (inkl. regionrådgivere/-sekretærer). Fylkesdirektøren har det overordnede ansvaret for formidling av resultatene til den enkelte leder. Fylkesdirektøren med eventuell bistand fra personal- og organisasjonsavdelingen, presenterer resultatene i ledermøte og rektormøte i løpet av uke 11 og 12. Etter dette kan resultatet for fylkeskommunen samlet presenteres for offentligheten på vår hjemmeside (internett og intranett) Resultatene presenteres i forhold til indikatorene (ikke enkeltspørsmål). Resultater på skolenivå og enhetsnivå behandles internt og offentliggjøres ikke eksternt. a) Formidling av de samlede resultatene for Hedmark fylkeskommune og for skoler, Tannhelse, Eiendom og innkjøp og fylkeshuset (inkl. regionrådgivere/-sekretærer). b) Presentasjon av resultatene for den aktuelle enheten c) Diskusjon i felleskap om resultatene. Det utarbeides oppfølgingsplan. 4

5 Oppfølging Ansattes forventninger til oppfølging Ansatte kan tidligere ha erfart at undersøkelser ikke følges opp. Hvis de opplever at medarbeiderundersøkelsen ikke følges opp, ikke fører til forandringer hvis det er behov for dette, eller i verste fall fører til forverringer, har vi ikke oppnådd formålet med denne undersøkelsen. Det er derfor særlig viktig å sikre at de ansatte får mulighet til å vurdere og å ta eierskap i resultatene fra undersøkelsen, og at oppfølgingsplanen som skal utvikles, forankres i enheten. Oppfølgingsplan for den aktuelle enhet Som ledd i oppfølgingen av medarbeiderundersøkelsen skal hver leder og den aktuelle enhet lage en oppfølgingsplan. Oppfølgingsplanen skal bestå av 2 områder hvor det utarbeides: (1) Ett område vi ønsker å opprettholde et godt resultat. (2) Ett område vi ønsker å forbedre oss. Oppfølgingsplanen gjelder fram til neste måling. Målsettingen gir et sammenligningsgrunnlag for vurdering av hva man har oppnådd ved enheten (evaluering) i løpet av perioden. De planlagte aktiviteter bør ikke være mer ambisiøse enn det enheten kan klare til neste måling (i 2015). Dette er viktig for at oppfølgingen skal kunne stå til forventingene. Meningen er at gjennomføring av tiltakene skal føre til en positiv utvikling ved enheten og bedre resultatet ved neste måling. Oppfølgingsplanen sendes til nærmeste leder. Personal- og organisasjonsavdelingen vil på vegne av fylkesdirektøren legge til rette for at disse kan inngå i dialog mellom overordnet og underordnet leder. Oppfølgingsplanen skal være klar, uke 15, rett etter påske og ikke for lenge etter at tilbakemelding er gitt til ansatte. Integrering av resultatet i virksomhetsstyringen Resultatet fra undersøkelsen inkluderes i virksomhetsstyringsverktøyet til Hedmark fylkeskommune etter hvert som dette blir innført. Når virksomhetsstyring er innført i alle enheter vil resultatene og oppfølgingsplanene fra medarbeiderundersøkelsen inngå i denne. Evaluering Fylkesdirektøren har ansvar for å gjennomføre en evaluering av prosessen med medarbeiderundersøkelse i Hedmark fylkeskommune for å se på hva som kan gjøres bedre til neste rullering. Det er utarbeidet eget opplegg for dette. 5

6 Innholdet i medarbeiderundersøkelsen Utvelgelse av spørsmål/indikatorer De aller fleste spørsmål er de samme som i medarbeiderundersøkelsen Det er supplert med to spørsmål, ett om ledelse og ett om overordnet ledelse. Fylkesdirektørens personal- og organisasjonsavdeling har arbeidet med utvelgelse av spørsmål. Ved utarbeidelse av undersøkelsen i 2010/11 var det en egen arbeidsgruppe med representanter fra Fellestillitsvalgtsutvalget (FTU) som foreslo utvalget av spørsmål. Spørsmålene er gjennomgått og drøftet på flere ledermøter og det har vært gjennomført en høring blant alle ledere. Spørsmålene som er valgt vurderes å være relevante og forankret i Hedmark fylkeskommunes arbeidsgiverstrategi og overordnede mål. Spørsmålene er sammenfallende med anerkjent forskning og i stor grad identiske med spørsmål som er brukt i forskningen til Kuvaas og Dysvik (BI Oslo, 2008). Indikatorene er valgt ut på bakgrunn av at det er solid forskningsmessig erfaring for at disse temaene er de som best måler godt arbeidsmiljø, gode prestasjoner og derfor kan hjelpe oss til mer systematisk og målrettet arbeid for bedre ledelse og medarbeiderskap. Opplevelse i forhold til disse indikatorene er i henhold til forskningslitteraturen (Kuvaas 2008), avgjørende for ansattes medvirkning, innsats og produktivitet. I henhold til Kuvaas sin forskning har spørsmålene høy reliabilitet (stabilt på tvers av flere målinger) og validitet (måler det vi faktisk ønsker å måle) 1. Evidensbasert ledelse bygger på dokumentasjon av forhold som man forskningsmessig mener fører til høy jobbtilfredshet, god arbeidsinnsats og stabilitet (i motsetning til høy turnover) hos ansatte. Dette er forhold som er viktige for medarbeidertilfredsheten og arbeidsmiljøet i Hedmark fylkeskommune. Spørsmålene om ledelse og overordnet ledelse er hentet fra KS sin medarbeiderundersøkelse. Følgende indikatorer er funnet å være de som er best egnet til å måle de ansattes opplevelse på områder som har betydning for Hedmark fylkeskommunes organisatoriske resultater: Opplevelse av å være investert i Opplevelse av jobbautonomi Opplevelse av kollegastøtte Opplevelse av indre motivasjon Opplevelse av egen arbeidsinnsats Opplevelse av å yte ekstrarolleadferd Turnoverintensjon Utdyping av de valgte indikatorene: 1 Bård Kuvaas sin bok Lønnsomhet gjennom menneskelige ressurser, Evidensbasert HRM, kap 3 om medarbeiderundersøkelser med tillatelse fra forfatteren. 6

7 Investering i medarbeidere Indikatoren beskriver i hvilken grad ansatte opplever at arbeidsgiver investerer i dem gir mulighet for personlig og profesjonell utvikling. Jobbautonomi Indikatoren beskriver i hvilken grad ansatte opplever muligheter for påvirkning og å kunne ta initiativ og til en viss grad egne beslutninger Kollegial støtte Indikatoren beskriver ansatte opplevelses av i hvilken grad de gir støtte til sine kollegaer og opplever selv å få støtte - kan også beskrives som aktivt medarbeiderskap Indre motivasjon Indikatoren beskriver ansattes opplevelse av engasjement og entusiasme i jobben - et avgjørende grunnlag for trivsel og prestasjoner Arbeidsinnsats Vi ønsker en egenrapportering av arbeidsinnsats fordi dette er en viktig indikator i forhold til våre forventninger om innsats og oppgavefordeling Ekstrarolleatferd Egenrapportering om involvering og oppgaveløsning utover det forventede gir et bilde av innsatsnivå og kan sammenlignes med egenopplevelse av indre motivasjon. Turnoverintensjon Dette er både en indikator på trivsel og på hvor mange som kan komme til å slutte i framtida sammen med den historisk turnover gir dette oss et bedre grunnlag for planlegging. Noen ordforklaringer: Indre motivasjon: Atferd utført med bakgrunn i indre belønninger som tilfredshet, glede eller mening knyttet til de oppgavene vi utfører (indre motivasjon er klart best kilde til gode arbeidsprestasjoner viser forskning, gjelder særlig for oppgaver som ikke er ren rutine). Ekstrarolleatferd: Å hjelpe andre i jobben på en måte som overstiger ens formelle jobbkrav Turnoverintensjon: Intensjon om å slutte i en organisasjon. Jobbautonomi: Muligheter til å ta egne beslutninger, personlig initiativ eller vurderinger om hvordan jobben skal utføres. I tillegg til de forskningsbaserte spørsmålene, inneholder undersøkelsen spørsmål som er valgt etter høringen av alle ledere og etter innspill fra tillitsvalgte, etter evalueringen av medarbeiderundersøkelsen vil vi foreslå å splitte spørsmålet om likestilling og diskriminering i to spørsmål ett om oppfattelse av arbeidsmiljø som likeverdig og ett om opplevelsen av et arbeidsmiljø fritt for diskriminering: 7

8 Medarbeidersamtale Undersøkelsen har spørsmål om du har fått tilbud om medarbeidersamtale. Hedmark fylkeskommune ønsker at alle ansatte skal få tilbud om dette og vi spør også litt om din opplevelse av denne. Nærmeste leder Disse spørsmålene gjelder forholdet til den lederen som har personalansvar for deg dvs. den lederen du har medarbeidersamtale med og som du vil henvende deg til når det gjelder spørsmål om din arbeidssituasjon/ permisjon m.m. I hvilken grad opplever du at din nærmeste leder gir klart uttrykk for hva som forventes av deg i jobben? gir deg tilstrekkelig tilbakemelding på den jobben du gjør? har innsikt i jobben du gjør? er lydhør overfor dine synspunkter? tar spørsmål om etikk på arbeidsplassen alvorlig? Alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med din nærmeste leder? Alle spørsmålene som ikke er ja/nei spørsmål, har en skala for besvarelse som går fra 1 til 5, beskrevet som helt enig, delvis enig, hverken enig eller uenig, delvis uenig og helt uenig. Dette er i samsvar med alternativene som også er brukt i forskning. 8

9 Sjekkliste i prosessen, medarbeiderundersøkelse 2015 Trinn i prosessen Uke Status Forberedelser til undersøkelsen: 2-5 Leder har mottatt veileder og sjekkliste 5 De ansatte har fått informasjon om undersøkelsen 5 Gjennomføring av undersøkelsen: 6-7 Leder bidrar til å få høyest mulig svarprosent 5, 6-7 Tilbakemelding og oppfølging: Personal og organisasjonsavdelingen utarbeider presentasjon av undersøkelsen 9-10 Ledermøtet har fått presentert resultatet av undersøkelsen Rektormøtet har fått presentert resultatet av undersøkelsen Fylkesdirektøren presenterer det samlede resultatet for fylkeskommunen, presse og innbyggere 14 Leder presenterer og drøfter resultatene sammen med ansatte Oppfølgingsplan for enheten er laget på bakgrunn av drøftingen med de ansatte. Konkrete målsettinger med beskrivelse av tiltak. 15 Evaluering: Evaluering av prosessen i forbindelse med medarbeiderundersøkelsen Evaluering av enhetens arbeid med egen oppfølgingsplan Mai 2015 Høsten

10 Syklus for medarbeiderundersøkelse i Hedmark fylkeskommune Evaluering av oppfølgingsarbeidet Medarbeiderundersøkelse. Kartlegging av dagens status. Resultater. Tilbakemelding og tolkning av disse. Behov for ny måling og evaluering av dagens status Utforme oppfølgingsplaner Gjennomføre tiltak i organisasjonen 10

11 Struktur for tilbakemelding av resultater, medarbeiderundersøkelsen 2015 Resultat for det enkelte personalansvarsområde går til personalansvarlig, forøvrige presenteres resultatene på aggregert nivå. Offentliggjøring intranett og internett o Fylkeskommunen samlet Ledermøtet o Fylkeskommunen samlet Skolene samlet Tannhelse samlet Fylkeshuset Fylkessjefområder Eiendom Alle serviceavdelinger samlet Alle staber samlet (inkl. regionrådgivere og sekretærer) Rektormøtet o Fylkeskommunen samlet Fylkeshuset Tannhelsetjenesten Skoler samlet Hver skole Tannhelsesjefen o Overtannlegeområdene Eiendomssjefen Overtannlegene presenterer resultatet for ansatte innen sine ansvarsområder o Egne avdelinger Lederne presenterer resultatet for sine ansatte Fylkessjefen for videregående opplæring samlet for VGO og for de tre avdelingene (serviceenheten inkludert i det samlede resultat) o Avdelingsledere for avdelingene på videregående opplæring får resultatene for sine avdelinger.. Avdelingslederne presenterer resultatet for sine ansatte o Rektor får resultatet for sin skole og fordelt på avdelinger. Og presenterer resultatene for avdelingene til avdelingslederne på skolen. Avdelingsledere og evt rektor (dette er opp til rektor å bestemme), presenterer resultatene for de ansatte. Samferdsel, kulturminne og plan får resultatene samlet og for vær av avdelingene. Øvrige fylkessjefer presenterer resultatet for ansatte innen deres ansvarsområde. Stabene og serviceavdelingene får resultater for hver enhet der det er 5 eller flere respondenter. (Tilbake til 1.side (toppen)) 11