Medarbeiderundersøkelsen 2012 Orientering om hovedresultatene og plan for oppfølging

Transkript

1 Dato Saksbehandler Monica Holmen Skjeldrum Saksfremlegg Direkte telefon Vår referanse Arkivkode Medarbeiderundersøkelsen 2012 Orientering om hovedresultatene og plan for oppfølging Saksnr. Møtedato Styret ved Vestre Viken HF 082/ Ingress Vestre Viken gjennomførte medarbeiderundersøkelsen i september. Årets svarprosent endte på 73 %, hvilket var en klar forbedring fra i fjor da svarprosenten var 66 %. Svarprosenten i 2010 var 60 %. Ledere har mottatt resultatene for sin enhet og jobber nå med videre oppfølging av disse. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken om medarbeiderundersøkelsen og presentasjon av resultater 2012 til orientering. 2. Styret forutsetter at foretaket følger opp medarbeiderundersøkelsen i tråd med regionens prioriterte mål. Drammen, 20.desember 2012 Nils Fr. Wisløff Administrerende direktør

2 Bakgrunn Medarbeiderundersøkelsen er et verktøy i det lokale forbedringsarbeidet og er basert på en felles standard for kartlegging og oppfølgingsarbeid for alle helseforetak i Helse Sør-Øst. Hensikten med medarbeiderundersøkelsen: 1. Lokalt forbedringsarbeid Å gi den enkelte leder og medarbeidere en oversikt over hvordan kolleger som jobber sammen oppfatter sin arbeidssituasjon Identifisere styrker og forbedringsbehov i egen enhet Utvikle organisasjonen og arbeidsmiljøet (systematisk HMS arbeid, ihht. forskrift om internkontroll og AML) 2. Styringsinformasjon Få en oversikt over det totale bildet med hensyn til hva medarbeidere i foretaket mener om sin arbeidssituasjon Kontroll av det systematiske HMS arbeidet Spørreskjemaet som benyttes er utviklet for å få frem variasjon i synspunkter innen enhetene om forhold som påvirker motivasjon, trivsel og helse. Vurderinger Vestre Viken gjennomførte undersøkelsen i september. Årets svarprosent endte på 73 %, hvilket var en klar forbedring fra i fjor da svarprosenten var 66 %. Svarprosenten i 2010 var 60 %. Under vises en oversikt over svarprosent ved de ulike klinikkene: Svarprosent Antall i enhet Vestre Viken HF 73 % 6575 Foretaksledelse 100 % 10 Klinikk Drammen sykehus 66 % 1544 Klinikk Bærum sykehus 74 % 910 Klinikk Ringerike sykehus 72 % 512 Klinikk Kongsberg sykehus 64 % 319 Klinikk for intern service 78 % 508 Klinikk for psykisk helse og rus 77 % 1708 Klinikk for Prehospitale tjenester 67 % 271 Klinikk for medisinsk diagnostikk 79 % 542 Administrasjon 85 % 251

3 Undersøkelsen er også i 2012 gjennomført med verktøyet Confirmit, det samme som ved de to foregående årene. Verktøyet fungerer svært bra og det har ikke vært noen tekniske utfordringer i årets undersøkelse. Spørsmål og tolkning av rapporter Spørsmålene i undersøkelsen 2012 er identiske med spørsmålene i Medarbeiderundersøkelsen har følgende hovedområder: Resultat og utviklingsfokus, verdier, arbeidsglede og motivasjon, arbeidsmiljø og samspill, opplevd vold og trusler, jobbrelatert sykefravær, opplevd lederadferd, pasientsikkerhetskultur og likeverd. Hvert hovedområde er delt inn i delområder med enkeltspørsmål. Spørreskjemaet består av totalt 16 tema hvorav 65 spørsmål (5 bakgrunn, 57 skalaspørsmål, 8 ja/nei utsjekkspørsmål) Resultatene presenteres i rapporten på en skala fra der 1 oppfattes som mest belastende/minst ønsket og 100 minst belastende/mest ønsket. I rapportene den enkelte enhet mottar, sammenlignes resultatene både mot fjorårets resultater, samt en norm som er satt med bakgrunn i svar i HSØ i Rapportene med resultater fra undersøkelsen ble sendt til de respektive ledere 31. oktober Enheter med 5 eller flere besvarte undersøkelser får egen rapport. Rapporten skal danne grunnlag for arbeid med eget arbeidsmiljø i den enkelte enhet/seksjon. Leder presenterer resultatene for sine ansatte Medarbeidere som skal svare på Medarbeiderundersøkelsen: Alle ansatte som er ansatt i minst 30 % stilling i enheten. Medarbeidere som ikke skal svare på Medarbeiderundersøkelsen: Ansatte som har vært ansatt kortere enn 3 måneder Ansatte som er ute av sykehuset i ulønnet permisjon Timelønnede/tilkallingsvikarer Ansatte som har vært sykemeldt eller i annen permisjon over 1 år

4 Resultater 2012 I diagrammene som følger presenteres totale skår for Vestre Viken sammenlignet med fjorårets skår og Helse Sør-Øst skår fra 2011 (norm). Resultatene er presentert per hovedemne, med resultater for delområdene (gjennomsnitt av spørsmålene som er definert i delområdet). Det er ingen betydelige endringer i resultatene fra i fjor og ingen avvik fra norm på noen av spørsmålene. Et avvik fra norm er definert som de tilfellene der svaret faller blant de 15% nederste eller 15% øverste i skårsjiktet (sammenlignet med besvarelser i Helse Sør-Øst 2011). Med unntak av meget få spørsmål er det en gjennomgående forsiktig forbedring i skår, selv om det ikke kan markeres som en reel og signifikant forbedring. Variasjonene vil være mer synlige på enhetsnivå, og det er også der arbeidet med forbedring og bevaring av arbeidsmiljøet i hovedsak foregår. Resultat- og utviklingsfokus: Temaene i dette hovedområdet er viktig i forhold til å nå resultater og videreutvikle enheten og medarbeiderne. Klare MÅL er viktige for at alle skal kunne bidra best mulig og alle enheter har behov for å lære sv sine feil og videreutvikle driften. Resultatet for FORBEDRINGSARBEID og FAGLIG UTVIKLING viser medarbeidernes opplevelse av kulturen for dette arbeidet. Det er en forbedring i skår innenfor alle områdene fra i fjor. Spesielt gledelig er økningen i opplevelsen av faglig utvikling. Opplevelsen av å få tilstrekkelig undervisning og veiledning til å kunne gjøre en god jobb, faglig utvikling gjennom jobben samt at det legges til rette for å utvikling ferdigheter er noe bedre enn i fjor. Denne faktoren er betraktet til å ha stor påvirkning på motivasjon og arbeidsglede.

5 Verdier: Vår visjon er gode og likeverdige helsetjenestere til alle som trenge det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi. Våre verdier, som skal prege vårt arbeid, er kvalitet, trygghet og respekt. Temaene i dette hovedområdet viser i hvilken grad våre medarbeidere opplever at enheten drives i tråd med disse verdiene. Gjennomgående er det samme skår på spørsmålene innenfor dette hovedområdet som Alle områdene ligger også på linje eller svakt over norm, som er HSØ resultat fra Ca 75 % av de som har svart mener at det arbeides effektivt og at enheten ivaretar høy faglig kvalitet. 80 % mener at det i sin enhet lyttes til pasienten/servicemottakerens synspunkter. Den samme andelen mener også at det ved enheten tas hensyn til pasientens/servicemottakerens livssyn og kulturelle bakgrunn.

6 Arbeidsglede og motivasjon: Temaene i dette hovedområdet viser i hvilken grad medarbeiderne opplever MOTIVASJON, ARBEIDSGLEDE og TILHØRIGHET til arbeidsplassen. Medarbeidere som trives og er motiverte har en klar egenverdi. Jobbtilfredshet virker positivt inn på pasienters opplevelse av behandlingen. Innenfor området arbeidsglede og motivasjon er resultatene i all hovedsak like og enkelte noe høyere enn i De er også sammenfallende med normen Helse Sør-Øst. På spørsmålet om hvor fornøyd man samlet sett er med jobben de har nå, svarer 79% av de som har svart på undersøkelsen at de er godt fornøyd. Den samme andel synes at arbeidsoppgavene engasjerer. 77% av de som har svart rapporterer at de gleder seg til å gå på jobb.

7 Arbeidsmiljø og samspill: Temaene i dette hovedområdet måler belastningsfaktorene KONFLIKTER, ARBEIDSBELASTNING og ROLLEKONFLIKT. Disse faktorene kan skape opplevelse av negativt stress og bidra til fravær og jobbskifte. I tillegg måles faktorene MEDVIRKNING, ROLLEKLARHET, SOSIALT SAMSPILL og EGENKONTROLL, som bidrar til mestring og er viktige buffere mot negative belastninger. Innenfor arbeidsmiljø og samspill opplever 90 % av de som har svart at de er godt kjent med sitt ansvarsområde og vet nøyaktig hva som er forventet i jobben, 60 % mener de oppmuntres til å si ifra når de har en annen mening og 58 % føler at de har god medvirkning (skår tatt fra enkeltspørsmål). Det i tråd med normen Helse Sør-Øst. På spørsmål om støtte og hjelp fra dine arbeidskollegaer og om samarbeidet fungerer godt, er skåren redusert med 1 poeng. Ikke signifikant nedgang, men kan bemerkes. Innenfor egenkontroll ligger foretaket noe under normen Helse Sør-Øst forøvrig. Over halvparten av de som har svart opplever at de ikke kan påvirke mengden arbeid de blir tildelt, og at de ikke selv kan bestemme arbeidstempo. 62 % føler at arbeidsbelastningen er for stor. Dette er tilsvarende i fjor og noe under normen Helse Sør-Øst.

8 Opplevd lederadferd og Likeverd: Medarbeideres opplevelse av leders lederatferd er en av flere kilder til å forstå lederskapet. Det ligger til overordnet leder i samarbeid med sin medarbeider (leder) å planlegge videre utvikling i lederskapet. Det er ønskelig at medarbeiders opplevelse av lederskapet utdypes og at de kan bidra til å få frem konstruktive innspil til hvordan lederskapet i enheten kan forbedres. Spørsmålene som går på opplevd lederatferden er av den typen som forskningsmessig skal virke sterkest inn på den ansattes arbeidshelse, trivsel og motivasjon. Undersøkelsen viser at den opplevde lederadferden er god. Det er en liten forbedring i skår fra i fjor på alle spørsmålene, og det ligger gjennomgående over normen Helse Sør-Øst. Ca 70% av de som har svart mener at leder stiller tydelige krav til arbeidsprestasjoner, og at leder følger opp det man er blitt enige om (skår fra enkeltspørsmål). Medarbeiderne i foretaket er også av den oppfatning at medarbeidere i vår virksomhet blir gitt like muligheter, leder opptrer upartisk og rettferdig og at det er lite diskriminering. Her er også resultatene noe over normen. Pasientsikkerhetskultur: Vestre Viken HF er blant de foretak som har valgt å ta med enkelte spørsmål vedrørende pasientsikkerhetskultur. Også innenfor dette området sees en liten forbedring fra i fjor. Her er enkeltspørsmålene presentert. Jeg ville følge meg trygg som pasient her Her blir beh.relaterte forhold som kan gi negativt utfall for pasient håndtert riktig. Jeg vet hvilke kanaler jeg skal bruke for å stille spml om pasientsikkerhet her Jeg får passende tilbakemelding om arbeidet mitt Resultat 2012 Resultat 2011 HSØ % av de som har svart på undersøkelsen ville følt seg trygg som pasient ved Vestre Viken HF.

9 Oppfølgingsarbeid Måling av medarbeidertilfredshet er første fase i arbeidet med å etablere et godt og resultatorientert arbeidsmiljø. Rapporten beskriver summen av enkeltmedarbeideres tolkning og vurdering av arbeidssituasjonen. Samtaler rundt tolkning/forståelse av spørsmål og synspunkter rundt disse er derfor avgjørende for å kunne videreføre prosessen. Det gjøres i tilbakemeldingsmøter den enkelte leder har med sine grupper av ansatte. Alle ansatte har krav på å få presentert resultatene. Videre skal gruppene bruke resultatene til å jobbe fram en handlingsplan for egen enhet. Denne handlingsplanen skal beskrive et bevaringsområde et område som gruppen mener er viktig å ta vare på. Videre kommer enheten fram til minimum et forbedringsområde og beskriver tiltak for å nå en ønsket situasjon innenfor dette området. Verneombudet skal tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet innenfor ombudets verneområde. I dette tilfellet er det naturlig å samarbeide med verneombud blant annet ved gjennomgang av rapport og planlegging av videre arbeid i enheten. Den enkeltes ansvar for å bidra til et velfungerende arbeidsmiljø framheves og forbedringsbevaringstiltak i enheter forplikter arbeidstakere ved at de selv får ansvar for gjennomføring av ulike tiltak. Lokal handling og bred medvirkning er sentrale prinsipper i arbeidet. Det er en målsetting at alle medarbeidere på alle nivå skal delta i spørreundersøkelsen og aktivt trekkes med i etableringen av tiltak og handlingsplaner samt holdes løpende orientert om status på oppfølgingsarbeidet. Dette arbeidet gjøres i alle ledd i Vestre Viken og følges opp i linjen. Det er utarbeidet en elektronisk handlingsplan som er distribuert til alle ledere for registrering. Frist for ferdigstilte handlingsplaner er 15. mars Hvordan sikre at ledere følger opp medarbeiderundersøkelsen: Hvordan oppfølgingen skal skje i linjen Ledere følges opp på gjennomførte møter med sine medarbeidere og etablerte handlingsplaner. Det bør gjennomføres møter hos overordnede ledere for å følge opp handlingsplanene for den enkelte underordnede enhet eller ledergruppe. Hvordan ledere ivaretas Overordnet leder har ansvar for å følge opp ledere som kommer dårlig ut i undersøkelsen, anbefale veiledning/hjelp uten å overta ansvaret. Risikovurdering bør gjennomføres dersom det i undersøkelsen blir kartlagt områder som skårer spesielt lavt. Dette for å vurdere risiko for helseskade. Denne vurderingen kan gjøres uavhengig av resultatsoppfølgingsmøtet. HR bidrar med støtte. Hvordan foretaksledelsen ser sitt ansvar i forhold til tema med gjennomgående lave skår Vise at medarbeideres opplevde arbeidssituasjon blir tatt på alvor. Synliggjøre områder som krever spesiell oppmerksomhet og sørge for arbeidsmetodikk i linjen som følger opp disse områdene

10 Arbeidet med økt medarbeidertilfredshet er et kontinuerlig arbeid der alle deltakere har et ansvar på å delta aktivt. Indikatorer oppsummert: Ett av helseregionens fem prioriterte mål for perioden er: Alle medarbeidere skal involveres i oppfølging av medarbeiderundersøkelsen med etablering av forbedringstiltak for egen enhet. Det er fremdeles et godt stykke igjen før alle medarbeidere opplever at de er involvert i oppfølgingsarbeidet. Det er stor spredning innenfor foretaket i forhold til resultatopplevelse av dette, men i gjennomsnitt totalt sett opplever under 50% av de som har svart at de har deltatt i oppfølging av undersøkelsen. Dette innebærer at involvering av medarbeidere i forbedringsarbeidet etter kartleggingen fortsatt må være et ledelsesfokus. Indikatorer summert totalt og per klinikk: Jobbtilfredshet Jobbrel. sykefravær Involvert i oppfølging 2011 Gjennomført utv.samtale Vestre Viken HF % 56 % Foretaksledelsen % 100 % Klinikk Drammen sykehus % 47 % Klinikk Bærum sykehus % 50 % Klinikk Ringerike sykehus % 50 % Klinikk Kongsberg sykehus % 46 % Klinikk intern service % 64 % Klinikk for psykisk helse og rus % 62 % Klinikk for Prehosp. tjenester % 36 % KMD % 59 % Administrasjon % 77 %

11 Konklusjon Administrerende direktør forslår på denne bakgrunn at styret tar saken om medarbeiderundersøkelsen og presentasjon av resultater 2012 til orientering.