Møtedato Sak nr: 10/2012

Transkript

1 Saksframlegg til styret Møtedato Sak nr: 10/2012 Sakstype: Orienteringssak Sakstittel: Trykte vedlegg: Medarbeiderundersøkelse 2011 orientering om hovedresultater og plan for oppfølging. Ingen Bakgrunn for saken Systematisk utvikling av arbeidsmiljø og den enkelte medarbeider har positiv sammenheng med medarbeidertilfredsheten i organisasjonen og resultatoppnåelse. Sykehuset i Vestfold satser derfor bredt på gjennomføring av MUSIK-konseptet, der medarbeiderundersøkelsen er utgangspunktet for systematisk arbeid med utvikling av arbeidsmiljø og den enkelte medarbeider. Hensikten med denne saken er å gi styret en orientering om hovedresultatene fra medarbeiderundersøkelsen 2011 og plan for oppfølging. Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering. Tønsberg, Stein Kinserdal administrerende direktør Side 1 av 6

2 Faktabeskrivelse 1 Om medarbeiderundersøkelsen 1.1 Generelt: I september 2011 ble Medarbeiderundersøkelsen gjennomført for syvende gang ved Sykehuset i Vestfold (SIV) og for tredje gang felles for hele Helse Sør-Øst. 1.2 Den tekniske gjennomføringen Medarbeiderundersøkelsen 2011 er gjennomført for andre gang i det nye dataverktøyet Confirmit. Det har vært få tekniske utfordringer knyttet til gjennomføringen, noe som trolig bidrar til en positiv utvikling i svarprosenten. 1.3 Sammenligningsgrunnlag Medarbeiderundersøkelsen 2011 er felles for hele Helse Sør-Øst. Undersøkelsen gjennomføres imidlertid til forskjellig tidspunkt i de enkelte helseforetakene. SiV var en av de første som gjennomførte undersøkelsen. Det innebærer at det enda ikke foreligger samligningsgrunnlag mot resten av HSØ foretakene for Hovedbudskapet er uavehngig av det og verdien ligger i å sammenligne seg med egen utvikling fra 2010, samt eventuelt referanseverdi som er resultater HSØ 2010 uten OUS. 1.4 Spørsmål og tolkning Medarbeiderundersøkelsen tar for seg hovedområdene: Resultat og utviklingsfokus, Verdier, Arbeidsglede og motivasjon, Arbeidsmiljø og samspill, Vold og trusler, Jobbrelatert sykefravær, Opplevd lederadferd og Pasientsikkerhetskultur. Hvert av hovedområdene er delt opp i delområder som igjen består av enkeltspørsmål. Totalt har medarbeiderundersøkelsen 65 spørsmål. Resultatene fremstilles i rapporten på en scala fra 1 100, der 1 oppfattes som mest belastende/minst ønsket og 100 minst belastende/mest ønsket. Målet er imidlertid ikke et arbeidsmiljø der alle scorer 100 på alt. Det vil alltid være en viss grad av belastning i en enhet/organisasjon. Det er derfor ønskelig å fokusere mer på utviklings- og forbedringsområder enn det faktiske resultatet. Tolkningen av resultatene skal skje i den enkelte seksjon ut fra følgende kriterier: Sammenlign med resultatene fra forrige undersøkelse i 2010 i egen enhet. Score på 75 eller mer er bra. (Det betyr at gjennomsnittet er enige eller helt enige) Se om det er vesentlige avvik fra referanseverdi HSØ 2010/SiV HF/klinikken. Minne om at referanseverdi og gjennomsnittet ved SiV HF speiler ordinær sykehusdrift. Har seksjonen andre oppgaver eller er i særskilte prosesser kan det være en naturlig forklaring på avvik fra normen/siv. Side 2 av 6

3 2 Svarprosent og resultater 2.1 Svarprosent Svarprosent SIV 64% 70% 73 % Svarprosent Helse Sør-Øst 59%?? Svarprosenten på 73 % anses tilfredsstillende. Det er en økning på 3 % fra forrige undersøkelse i Det er imidlertid en klar ambisjon å øke svarprosenten ytterligere i kommende undersøkelser. 2.2 Resultater 2011 Score delområdene - SiV HF samlet: Signifikan endring Mål Forbedringer Faglig utvikling Kvalitet Trygghet Respekt Motivasjon Arbeidsglede Tilhørighet Medvirkning Rolleklarhet Sosialt samspill Konflikter Arbeidsbelastning Egenkontroll Rollekonflikt Opplevd lederadferd Pasientsikkerhetskultur Indikatorer: Jobbtilfredshet Jobbrelatert sykefravær Oppfølging: Endring Involvert i oppfølging av forrige 41% 57% + 16 medarbeiderundersøkelse Gjennomført utviklings-/ 55% 74 % + 19 medarbeidersamtale Opplevd kvalitet medarbeidersamtalen 66% 71 % + 5 Side 3 av 6

4 Områder med positiv utvikling (bevaringsområder): Kjennskap og involvering i mål (fokusområde også i 2010) Faglig utvikling Pasientsikkerhetskultur (fokusområde også i 2010) Oppfølging/involvering i MUSIK (fokusområde også i 2010) Fokusområder (forbedringsområder): Medvirkning (fokusområde også i 2010) Konflikter Egenkontroll På overordnet nivå er det små forskjeller fra i fjor til i år og små forskjeller ift. referanseverdi (HSØ 2010). En signifikant endring på foretaksnivå er +/- 2 og betyr at den generelle endringen er svakt positiv. Det er imidlertid viktigst og synliggjøre enkelte trender og med det som bakgrunn be seksjoner som scorer spesielt lavt å fokusere på disse områdene i gruppesamtalen og forstå dette best mulig. Det er altså i den enkelte seksjon forskjellene fremkommer, resultatene tolkes og tiltak skal velges. Medvirkning er ett særlig område som ansattes representanter og vernetjeneste har vært opptatt av etter undersøkelsen og påpekt det svake resultatet. Det er ingen tvil om at både ansatte og ledelse deler målet om gode medvirkningsprosesser i organisasjonene. Men i denne sammenheng er det viktig å peke på hva som ligger i spørsmålene og hvordan dette kan forståes. Medvirkning består av følgende to spørsmål: Medvirkning Referanse HSØ 2010 Oppmuntres du til å delta i viktige avgjørelser? Oppmuntres du til å si ifra når du har en annen mening? Hvordan spørsmålene oppfattes, hvilke forventninger den enkelte har til å prege avgjørelser og hva som oppfattes til å være viktig, er avgjørende for hvordan den enkelte svarer. Resultatet i denne undersøkelsen er derfor et for svakt grunnlag til fastslå at medvirkning i organisasjonen generelt sett er for svak. Dersom scoren i den enkelte seksjon er lav skal det tematiseres i den lokale oppfølgingen. Det er sentralt at ledere reiser spørsmålet om hva som skal til for at medarbeidere opplever god medvirkning. Gruppesamtaler og medarbeidersamtaler er egnede arenaer for å avstemme dette og kommunisere forventninger. Det er derfor også et tiltak å bevisstgjøre og dyktiggjøre sykehusets ledere ytterligere på dette punkt. Våren 2012 vil det bli tilbudt lederopplæring i temaet medvirkning. For øvrig kan nevnes at SiV siden våren 2010 har gjennomført et omfattende lederutviklingsprogram for klinikkenes ledergrupper, seksjonsledere og avdelingssjefer. Ledere på 3. nivå gjennomførte samling 1 i november 2011, samling 2 i januar 2012 og samling 3 i mars Involvering og medvirkning er tema i alle disse programmene. Side 4 av 6

5 Ledere ved SiV får opplæring i oppfølgingen av MUSIK-konseptet og vil bli målt på gjennomføring av medarbeidersamtaler i lederavtalen. Konflikter er et tema som viser noe nedgang. Seksjoner som scorer lavt/lavere på dette punkt oppfordres til å ta tak i dette, hvis behov ved bruk av prosedyre for konfliktbehandling og/eller bistand fra Bedriftshelsetjenesten. Arbeidsbelastning og egenkontroll skal fortsatt utsjekkes i de seksjoner som scorer lavt på dette punkt. Ingen vesentlige forskjeller mellom yrkesgruppene: Det er gjennomført en analyse av eventuelle forskjeller mellom yrkesgruppene. Det ble ikke funnet noen vesentlige forskjeller utover følgende: Ledere scorer generelt høyere enn gjennomsnittet. Legene scorer lavt på arbeidsbelastning og egenkontroll. Lav svarprosent (50%) kan være en forklaring. De andre indikatorer tyder ikke på at legene har det vanskeligere enn andre yrkesgrupper. 3 Oppfølging av Medarbeiderundersøkelsen Ansvaret for å følge opp resultatene fra medarbeiderunderøskelsen ligger hos den enkelte leder. Leder for ledere har et spesielt ansvar for å følge opp ledere med dårlige resultater, eventuelt i samarbeid med HR-avdelingen og/eller Bedriftshelsetjenesten. 3.1 Forbedringsfokus SiV har fokus på forbedringsarbeid, - å være en lærende organisasjon. Systematisk og god oppfølging av resultatene fra medarbeiderundersøkelsen bidrar til forbedringer og utvikling av arbeidsmiljøet for SiV samlet sett, men spesielt i den enkelte seksjon. 3.2 Oppfølgingen Det systematiske arbeidet med utvikling av arbeidsmiljøet og den enkelte medarbeider er grunnleggende i arbeidet med utvikling av medarbeidertilfredsheten ved SiV gjennom MUSIK-konseptet. MUSIK-konseptet består av følgende elementer: Medarbeiderundersøkelse UtviklingsSamtaler Individuelle Kompetanseutviklingsplaner Medarbeiderundersøkelsen er primært et verktøy for forbedring av arbeidsmiljøet i den enkelte seksjon, den er en temperaturmåling og en informasjonskilde til hvordan ansatte opplever arbeidsmiljøet. Det er de ansatte i den enkelte seksjon som kjenner arbeidsmiljøet, som skal tolke resultatene og komme frem til de riktige fokusområdene og forbedringstiltakene i egen seksjon. Leder inviterer til gruppesamtale og Side 5 av 6

6 utviklingssamtale, som ender ut i konkret tiltaksplan for forbedring og utvikling av arbeidsmiljøet i egen seksjon. For ledere med resultatansvar settes det følgende minimumskrav til oppfølging: 1. Bekjentgjøre og informere om resultatene fra undersøkelsen. 2. Involvere alle ansatte i forbedringsarbeidet etter undersøkelsen, som skal ende ut i konkrete forbedringstiltak av arbeidsmiljøet. 3. Sørge for at alle medarbeidere får tilbud om medarbeidersamtale. 4. Utarbeide individuelle kompetanseplaner Prosedyrer for gjennomføring av gruppesamtale og medarbeidersamtale er revidert i Det innføres elektronisk HMS-handlingsplan fra januar Gjennomførte utviklings-/medarbeidersamtaler er en av måleindikatorene i lederavtalene på alle nivåer. Handlingsplanene inngår i og rapporteres iht. det ordinære HMS-arbeidet i Kvalitetssystemet. 4 Administrerende direktørs vurdering Adm. direktør er tilfreds med den tekniske gjennomføringen av undersøkelsen, økningen i svarprosent, samt den positive utviklingen innen viktige områder som mål, faglig utvikling og pasientsikkerhetskultur. Indikatoren jobbtilfredshet (summen av 9 spørsmål) viser en score på 76. Dette bekrefter medias fokus om at generelt sett er det tilfredshet i norsk arbeidsliv. Sykehus er ikke untatt fra dette. Det er helt sentralt at dersomdenne type undersøkelser skal ha effekt må det følges opp lokalt. Det er i de enkelte seksjoner resultatene skal forståes og utviklingsarbeidet skal skje. Det er et kontinuerlig arbeid å holde dette fokuset. Ledere i SiV får har løpende tilbud om opplæring og støtte i oppfølgingsarbeidet for å styrke kunnskap- og erfaringsgrunnlaget. Hensikten er at dette skal bidra til et enda bedre resultat i medarbeiderundersøkelsen Side 6 av 6