Benchmarking. De neste 20 minutter..

Transkript

1 Benchmarking Viktig i ledd i forbedringsprosesser mot Beste Praksis Olav Egil Sæbøe Bjørn Fredrik Kristiansen NBEF Frokostseminar NTNU november mai 2011 De neste 20 minutter.. Betydning av standarder i benchmarking-prosesser Hva er benchmarking? Hovedmål Hovedkategorier Hvor er forbedringspotensialet? Hvordan sikre kvalitet i prosessene? Hva er nøkkeltall? Noen sjekkpunkter

2 Standarder : Viktige verktøy i benchmarking-prosesser NS-EN Termer og definisjoner NS-EN Veiledning for utarbeidelse av avtaler for fasilitetsstyring pren Guidance on quality in Facility Management pren Taxonomy, classification and structures in Facility Management pren Guidance on Facility Management processes pren Area and space measurement in Facility Management pren Performance Benchmarking NS 3454 Livssykluskostnader for byggverk (under revisjon) En definisjon Benchmarking: En prosess der ytelsen (inkl. pris) til fasilitetstjenester måles og resultatene sammenlignes internt eller eksternt. (NS-EN )

3 Benchmarking? Opprinnelig et uttrykk fra fiskerifaget: Størrelsen på fisk ble kontrollert ved å legge den på en arbeidsbenk mellom to spikere som markerte minstemålet. Benchmarking i moderne form: - er definert som prosessen med kontinuerlig å måle og sammenligne egne forretningsprosesser mot tilsvarende prosesser i ledende organisasjoner for å få informasjon som kan hjelpe organisasjonen til å finne og gjennomføre forbedringstiltak. Kilde: Ord og uttrykk innen Eiendomsforvaltning Fasilitetsstyring (Facility Management) Aug 2008 Hovedmål med benchmarking Strategi Sjekke FM s tilpasning til kjernevirksomhetens strategiske mål > beslutninger, ressurs- og kompetansetilpasning > valg av organiseringsmodell(-er) > plan- og budsjettprioriteringer > Prosess > bekreftelse på prosess-effektivitet > bekreftelse, tolkninger og etterlevelse av juridiske spørsmål > sikre rett prioritering av problemområder og risikostyring > Ytelse > vurdering av kostnadsnivå/-effektivitet > vurdering av arealbruk > vurdering av servicekvalitet > vurdering av produktivitet (ulike nivåer) > (2010 pren )

4 Hovedkategorier - benchmarking Kvalitativ benchmarking > vurderinger av ulike typer kvalitet organisasjonsfunksjonalitet, pålitelighet, holdninger/innstillinger, etc > vurderinger av tilfredshet medarbeider-, kunde-, oppdragsgiver - > vurderinger av produktivitet medarbeider turnover, sykefravær, etc Kvantitativ benchmarking > vurderinger av økonomiske forhold ulike typer driftskostnader, finanskostnader, etc > vurderinger av arealdisponeringer forholdstall ulike typer areal, m² pr arbeidsplass, m² pr bruker, etc > vurderinger av forhold som påvirker miljøet energiforbruk, avfallsproduksjon/mengder, etc (2010 pren ) Fra Eikelandsutvalget s innstilling (NOU 2004: 22 Velholdte bygninger gir mer til alle ) Kompetanseutvikling Benchmarking.. at det etableres en arena for benchmarking gpå både prosess og resultater Konkurranseutsetting særlig vekt på innkjøpskompetansen

5 NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle : vil benchmarking være et effektivt virkemiddel for å oppnå forbedringer i eiendomsforvaltningen i offentlig sektor. Gjennom systematiske sammenligninger ved hjelp av indikatorer for ressursinnsats, utførelse og resultater får eiendomsforvaltere mulighet til å identifisere beste praksis. Hvor finner vi forbedringspotensialet? Egne data bunnlinje, typer kostnader, reskontri, volumer, arealer, typer inntekter, etc Prosesser kvantitative og kvalitative data fra egne prestasjoner (produktivitet, feilfrekvenser, punktlighet, oppetid, tilfredshetsindekser, HMS etc) Omfang Portefølje? Bygning? Bruksareal? Leieareal? Tjeneste? Produksjonsaktivitet? Kontor-arbeidsmiljø? Næringspark? Verkstedsdrift? Sykehus (ikke-klinisk)? Hva er behovet? Strategisk? Kortsiktig (nåsituasjon, kvalitet - kostnad)? Langsiktig (utvikling, potensiale)?

6 Benchmarking med hvem? Med seg selv over tid samme metode med regelmessige intervaller * Følge opp forbedringsprosesser, rapportering balanced scorecard Internt * FDVUS, mellom eiendommene/bygningene i egen virksomhet/portefølje og servicetjenestene til brukerne En mot en - innenfor samme bransje/sektor * Grunnleggende likheter, produksjon, marked etc; virksomhetsområder i offentlig sektor ( best i klassen -) En mot en - fra helt annen bransje/sektor * Prosessene er sammenlignbare ( fra nye vinkler ) En mot mange * mot porteføljetall, gjennomsnittstall fra benchmarking- klubber ( generisk -), bransjetall, offentlige indekser Mot eksterne * leverandører av samme produkter/tjenester (konkurrent -) Tallene er bare starten på en benchmarking Etablere epler og epler Kvalitetssikre tallmaterialet NS 3454 for FM-kostnader (Livssykluskostnader for byggverk. Prinsipper og struktur) Etablere felles definisjoner, beskrivelser og annet sammenligningsgrunnlag Konkretisere underliggende funksjoner og arbeidsprosesser Forstå prosessene som skaper kvalitet og driver kostnader Identifisere potesialer/muligheter, flaskehalser, høy-kost områder, høy-risk områder og områder av stor betydning

7 Hva er nøkkeltall? Nøkkeltall er kvalitetssikrede tall for definerte kostnadstyper, inntekter, volumer, areal, forbruk etc, som er definert i forhold til et element som det er naturlig å måle tallet mot, eks. kvm, kwh, bruker, arbeidsplass etc. Nøkkeltall benyttes gjerne som måleparameter - KPI Normtall fungerer som forventnings-/ambisjonsnivå. De danner normen. Hva bør det koste? Hva bør vi tjene? Hvor mye energi bør vi bruke? Etc. Tall fra benchmarkingdatabaser og studier fungerer ofte som normtall. Det samme gjelder innsamlede nøkkeltall som f.eks OPAKs felleskostnadsstatistikk og IPDs indekser for bla eierkostnader. FDV-nøkkelen til Holte Byggsafe er et eksempel på kalkulerte kostnadsnivåer som ofte benyttes som normtall. Gjennomsnittstall blir dessverre ofte til normtall, og uten å angi et intervall som gir høyde for ulikheter i grunnlagene. Benchmarking? Sammenligninger av nøkkeltall og normtall eller gjennomsnittstall er IKKE benchmarking!

8 Benchmarking viktige elementer i prosessen Etablere et troverdig bilde av nåværende prestasjonsnivå Etablere minimumsnivåer for akseptable prestasjonsnivå og/eller mål, som fremtidige forbedringer kan måles mot Etablere en (mest mulig) omfattende måleprofil for prestasjoner Sette sterkere organisasjonsfokus på arbeidsprestasjoner Skape grunnlag for å identifisere / prioritere forbedringsprosesser Synliggjøre muligheter for raske forbedringstiltak Benchmarking-verktøy BM-partners Nye / Reviderte Nye eller reviderte egne SLA er?? Interne tjenester Egne Prosesser? Rutiner? Organisasjon? Egen organisasjon

9 Sjekkpunkter Er du komfortabel med målformuleringen(e) for benchmarkingen? Forstår du fullt ut arbeidsprosessene som ligger under tallene? Konsentrerer du deg på områder som er av kritisk betydning for å nå strategiske og/eller operasjonelle mål? Er du trygg på at benchmarking-partnerens epler er av samme sort som dine?