MODUL B Planlegging, Oppfølging og Kontroll BETTER PROJECTS THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE

Transkript

1 MODUL B Planlegging, Oppfølging og Kontroll Morten A. Torp Version

2 Strategi = «Hva» og Taktikk = «Hvordan» Strategi (fra gresk "strata" strategia, "hærføring, kommando, generalkunst") er en overordnet plan for å oppnå ett eller flere mål under usikkerhet. Termene taktikk og strategi blandes ofte sammen. Taktikk er imidlertid de faktiske virkemidlene som brukes for å nå et mål, mens strategi er den overordnede kampanjeplanen, som kan involvere komplekse operasjonsmønstre, aktiviteter og beslutninger som leder til taktisk gjennomføring. Side 2

3 Gjennomføringsstrategi tilpasses rammebetingelser Side 3

4 Anskaffelsesstrategi 1: Alt settes ut til underleverandør Side 4

5 Anskaffelsesstrategi 2: Deler av prosjektet settes ut til underleverandør Side 5

6 Kritiske Suksessfaktorer og KPIer («Key Performance Indicators»=Nøkkeltallsindikatorer) Kritiske suksessfaktorer Prosjekttiltak KPI-er Tilgjengelige ressurser med tilstrekkelig kompetanse og erfaring Klar spesifisering av bemanningsnivåer og -krav i avtaler med underleverandører Prosjektorganisasjon defineres tidlig Forsinkelser pga. utilstrekkelig bemanning: 0 Utvikling av prosjektkultur Rekruttere erfarne ressurser Andel tid brukt av Innføre beste praksis for ledelsesog prosjektprosedyrer prosjektdeltakere til å utvikle generell kompetanse: 5 % Prosjektintegrering i prosjektteam Utarbeide prosesser og aktiviteter for å identifisere, definere, kombinere, forene og koordinere de ulike prosessene og aktivitetene i prosjektledelsesteamet Antall ikke-planlagte eller ikkebudsjetterte aktiviteter: 0 Antall planlagte og budsjetterte aktiviteter som ikke dekkes av planlagt kontantstrøm: 0 Side 6

7 Trekanten Side 7

8 Omfangsplanlegging og Omfangsstyring Planlegge omfangsstyring Innhente krav Definere omfang Omfangsplanlegging Opprette prosjektstruktur (WBS) Validere omfang Kontrollere omfang Omfangsstyring Side 8

9 Leveranseorientert WBS (Prosjektstruktur) Side 9

10 Aktivitetsorientert WBS (Prosjektstruktur) Side 10

11 Fagorientert WBS (Prosjektstruktur) Side 11

12 Leveransebeskrivelse Hensikt Hva Hvordan Forutsetninger hva skal til? Testkriterier For hvert WBS-element Avhengigheter Tid Ansvar Side 12

13 Eksempel på KTR-ark (for hver aktivitet) Side 13

14 WBS, Fremdriftsplan og Kostnadsestimat «Baseline» = Første godkjente versjon av planverket Endres deretter kun som resultat av godkjent endringsanmodning Side 14

15 Grad av nøyaktighet og detaljer Side 15

16 Grunnlag for Tidsplanen Side 16

17 Planleggingsteknikker Gantt-diagram/Stolpediagram/»Bar Chart» Nettverksteknikk/»Precedense Diagramming Method (PDM)» Side 17

18 Gantt-diagram Side 18

19 PDM/Nettverksdiagram Side 19

20 Planprosess WBS Planleggingsnivå/ Avhengigheter Forsering/ Opphold Varigheter Forutsetninger GJennomgang Side 20

21 Avhengigheter (relasjoner) Side 21

22 Forsering og Opphold Slutt-til-oppstart (med forsering) Slutt-til-slutt (med opphold) Oppstart-til-oppstart (med opphold) Oppstart-til-slutt (med opphold) Side 22

23 Varigheter Side 23

24 Aktivitetsinformasjon Total Flyt (beregnes) Tidligst Oppstart ID Aktivitetskode (fra WBS) Tidligst Slutt TO TF TS SO AV SS Senest Oppstart Varighet Senest Slutt Side 24

25 1. TO og TS («Forward Pass») TO(første)=1 TS=TO+AV-1 TO=TS(største forrige)+1 Side 25

26 2. SO og SS («Backward Pass») 8 SS(siste)=SO(siste) SO=SS-AV+1 Side 26

27 3. Fri Flyt, Total Flyt og Kritisk Sti Fri Flyt = Mulig forsinkelse av en aktivitet før etterfølgende aktivitet forsinkes FF=TO(neste)-TS-1 Total Flyt = Mulig forsinkelse av en aktivitet før avslutningstidspunktet forsinkes TF=SS-TS=SO-TO Kritisk Vei = Kjede av aktiviteter med lavest verdi av Total Flyt Side 27

28 Kritisk Sti presentert i Gantt-diagram Side 28

29 Kostnadsestimering og Budsjettering Kostnadsestimat Pris - Prognose over fremtidige kostnader - Utgangspunkt i definert arbeidsomfang (WBS) - Presenteres som intervall med usikkerhet - Mulig inntekt ved gjennomføring av prosjektet - Utgangspunkt i kostnadsestimat - Vurderes i forhold til markeds- og konkurranseforhold, forretningsstrategi etc. Budsjett - Kostnadsmålet for gjennomføringen av prosjektet - Utgangspunkt i kostnadsestimat, kontraktspris og ledelsesvurdering - Endelig tall = prosjektets baseline = Budsjettert sluttkostnad = BAC Side 29

30 Metoder Investeringskurver Kapasitetskurver Analogestimering Parametriske modeller Flere metoder kan brukes sammen Utstyrsfaktorer Detaljestimering Side 30

31 Detaljestimat Side 31

32 Dokumentasjon av Kostnadsestimat Formål Generell prosjektbeskrivelse Omfangsbeskrivelse/WBS Unntak og utelatelser Antakelser og tillegg Prissetting og eskalering Gjennomføringsstrategi Risikoanalyse og påslag Benchmarking Referansedokumenter Side 32

33 Kontokoder og WBS/CBS WBS (Work Breakdown Structure) CBS (Cost Breakdown Structure) Kan være sammenfallende eller ulike Side 33

34 Eksempel Side 34

35 Tidsfaseinndeling (Prognostisering) Side 35

36 S-kurve Side 36

37 Definisjoner IV-metoden Planlagt verdi (PV) Faktisk forbruk (FF) Inntjent verdi (IV) Kostnadsavvik (KA) = IV-FF Tidsavvik (TA) = IV-PV Kostnadsytelsesindeks (KI) = IV/FF Tidsytelsesindeks (TI) = IV/PV Side 37

38 Norske og Engelske Begreper Norsk begrep Norsk forkortelse Engelsk begrep Inntjent verdi-metoden IV-metoden Eearned Value Management EVM Planlagt Verdi PV Planned Value PV Faktisk Forbruk FF Actual Cost AC Inntjent Verdi IV Earned Value EV Kostnadsavvik KA Cost Variance CV Tidsavvik TA Schedule Variance SV Kostnadsindeks KI Cost Performance Index CPI Tidsindeks TI Schedule Performance Index SPI Prognose For Sluttkostnad PSK Estimate At Completion EAC Estimat For Sluttførelse EFF Estimate To Complete ETC Budsjettert Sluttkostnad BSK Budgeted At Completion BAC Engelsk forkortelse Side 38

39 Fremdriftsinformasjon og Beregninger Aktiviteter Totalt antall planlagte arbeidstimer (BSK) Planlagte arbeidstimer til nå (PV) Planlagt fremdrift i % hittil Virkelig fremdrift i % hittil Virkelige arbeidstimer (FF) Inntjent verdi (IV) KI TI Design ,86 0,9 Konstruksjon ,8 0,8 Testing Totalt ,83 Side 39

40 S-kurven KA= Kostnadsavvik TA= Tidsavvik Side 40

41 PSK = Prognose for Sluttkostnad Aktiviteter Totalt antall planlagte arbeidstimer (BSK) Planlagte arbeidstimer til nå (PV) Planlagt fremdrift i % hittil Virkelig fremdrift i % hittil Virkelige arbeidstimer (FF) Inntjent verdi (IV) KI TI Design ,86 0,9 Konstruksjon ,8 0,8 Testing Totalt ,83 1. Dersom resten av arbeidet sannsynligvis går i hht. planlagt fremdrift: PSK = BSK+FF-IV = = Dersom resten av arbeidet går omtrent som til nå: PSK = BSK/KI = 1000/0,83 = 1205 Side 41

42 PSK og BSK i S-kurven Side 42

43 Avvik og Endringer Avvik: Forskjellen mellom planlagte/avtalte og faktiske resultater Endring: Endrede forhold i prosjektets miljø, rammebetingelser, mål eller forutsetninger Side 43

44 Endringshåndtering Prosess for endringshåndtering er en del av organisasjonens prosjektmetodikk («God Praksis») Endringsforslag kommer (formelt) fra prosjekteier (men initieres ofte fra prosjektet) i form av utfylt standardokument Prosjektet utarbeider konsekvensanalyse (tid/kost) Ved evtl godkjenning oppdateres mandat og prosjektplan (som formelt godkjennes i ny versjon). Endringsforslaget er nå blitt en endringsordre Arbeidet starter når formell godkjenning av endringsordren er gjort (og IKKE før!) Alle endringer (også de som ikke godkjennes) registreres i egen endringslogg Side 44