Prosjektseminar for journalister

Transkript

1 Prosjektseminar for journalister Theatercafeen

2 Agenda Kort om Metier Innholdet i faget og prosjektets ulike faser - Prosjektteori - Hva er KS1 og KS2-analyser Hvorfor sprekker prosjekter så ofte på tid og kost Hvilke suksessfaktorer må være på plass for å lykkes med prosjektene Hvordan skrive enda mer innsiktsfullt om prosjekter Side 2

3 Kort om Metier Forretningsidé: Vi forbedrer våre kunders forretningsmessige mål gjennom riktige og effektive prosjekter. Internasjonal virksomhet, med base i Oslo - Etablert i 1982 Ledende totalleverandør innen Prosjektledelse og -styring 120 ansatte og ca 300 mnok i omsetning Ansvar for kvalitetssikring av prosjektportefølje på mer enn 600 MRD de siste 5 årene kursdeltakere på bedriftstilpassede forbedringsprogram i 2012 Interne ressurser og et nettverk av ca 800 erfarne prosjektressurser. Side 3

4 Agenda Kort om Metier Innholdet i faget og prosjektets ulike faser - Prosjektteori - Hva er KS1 og KS2-analyser Hvorfor sprekker prosjekter så ofte på tid og kost Hvilke suksessfaktorer må være på plass for å lykkes med prosjektene Hvordan skrive enda mer innsiktsfullt om prosjekter Side 4

5 Kjennetegn på prosjekter Unik oppgave - knyttet til endring eller nyutvikling Klare mål for prosjektets leveranser og fremtidige gevinster Midlertidig og tverrfaglig organisasjon med prosjektleder og prosjekteier Tidsavgrenset Kostnadsavgrenset Måloppnåelse er påvirket av usikkerhet Prosjektledelse er faget som beskriver hvordan man skal gjennomføre slike oppgaver på en best mulig måte Faget er godt definert Page 5

6 Innholdet i faget prosjektledelse Eierstyring i prosjekt Porteføljeledelse og ressursstyring Salg og forretningsforståelse Omfangsstyring i prosjekter Fremdriftsstyring i prosjekter Kostnadsog økonomistyring i prosjekter Grensesnittshåndtering i prosjekter Kvalitetsledelse i prosjekter Ledelse og kommunikasjon i prosjekter Usikkerhetsstyring i prosjekt Kontraktsstyring og innkjøp i prosjekter SHA og miljø i prosjekter Prosjekteringsledelse Trimmet bygging Produksjonsledelse Construction extension of the PMBOK I dette faget er alt for mange for omtrentlige

7 Prosjektledelse er en organisasjonsform Page 7

8 Eksempel: Organisering av et prosjekt Page 8

9 Prosjektmål Ledelse Strategiske mål / samfunnsmål Effektmål Prosjekteier Målbare Effekter hos kunden Redusere utgifter Økonomisk fortjeneste Optimalisering Forbedring Hvorfor Resultatmål Prosjektleder Kost Tid Produkt Service Resultat Omfang Kvalitet Hva Hvor mye Når Prosjekt trekanten 9

10 Planlegging av prosjekttrekanten Planlegging Prosjektnedbrytning Fremdriftsplanlegging Kostnadsestimering og budsjettering Arbeidsomfang Fremdriftsplan Estimat Budsjett Side 10

11 Prosjektmodellen er virksomhetens overordnete rammeverk for vellykkede prosjekter Staten, Statnett og Oslo kommune m/flere har en prosjektmodell som bygger på denne Behov/ marked Drift PB0 Initiering? PB1 KS1/Riktig konsept? PB2 Riktig omfang og strategier? PB3 KS2/Klar for gjennomføring? PB4 Akseptkriterier innfridd PB5 Godkjent avslutning? Konseptvalgsutredning Utvikle konsept, avklare omfang Planlegge gjennomføring Gjennomføring Avslutning Forprosjektfasen Side 11 Metier_ Erik Dammen 2012

12 Statens prosjektmodell og KS ordningen KS1 KS2 Regjeringens beslutning Stortingets beslutning KS3 KS4 Idefase Forstudie Forprosjekt Detaljprosjektering Gjennomføring Fokus KS1 Riktig prosjekt Eiers perspektiv Levetidsperspektiv Effektmål - lønnsomt prosjekt Fokus KS2 Prosjektet riktig Utførelse Prosjektets perspektiv Resultatmål - kostnader Fokus KS3 Gjennomgang av status og etablering av forbedringsplan Fokus KS4 Etterevaluering / lessons learned

13 Nye redningshelikoptere Metier i KS2 til Justisdepartementet og Finansdepartementet i 2010: Anbefalte å minimalisere norske spesialkrav Anbefalte fjerning av kostnadsdrivende krav. Anbefalte fortsatt redningstjeneste på sivile kontrakter og 60 minutt beredskap på Svalbard. Side 13

14 Holmenkollen in 2010 Tre hovedutfordringer: - Manglende omfangsstyring fra start. - Manglende forståelse for sammenheng mellom mål og gjennomføringsstrategi - Uklare ansvarsforhold mellom prosjekteier og prosjektledelse Side 14

15 Nødnett Metier i KS1/KS2 for Justisdepartementet og Finansdepartementet i 2004: Anbefalte at Nødnettprosjektet ikke ble gjennomført. Sats på analog teknologi. Anbefalte hvis prosjektet skulle gjennomføres for all del ikke stegvis utbygging. Side 15

16 Marintek i Trondheim KS1 av Martintek i 2012: Forelagt prosjekt på 5,2 MrdNOK. Metiers anbefalte konsept er 2 milliarder billigere og gir 20% økte inntekter (= 20% mer forskning), samt langt bedre utdanningsfasiliteter for NTNU. Side 16

17 Kvalitetssikring av strategiske utredninger 2008: Kulturdepartementet Nasjonalmuseet for kunst, arkitektur og design Hvordan skal museet organiseres og hvor skal det ligge? 2009: Kunnskapsdepartementet og Finansdepartementet Kulturhistorisk museum/vikingskipene Samlokalisering eller flere lokasjoner? Samarbeid med andre? - hvor skal det ligge? 2006: Samferdselsdepartementet og Finansdepartementet Hardangerbrua verdens sjette lengste brospenn 2009: Justisdepartementet IKT i straffesakskjeden Konseptuell løsning for informasjonshåndtering politiet, påtalemyndighet, domstoler og fengselsvesenet

18 MNOK Sannsynlighet Kostnadsrammer i statlige prosjekter 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% Kostnadsramme er det nivå Stortinget inviteres til å vedta og utgjør det øvre finansielle tak for prosjektet. Kostnadsrammen er som hovedregel P85 minus summen av reduksjoner og forenklinger. 30% 20% 10% 0% MNOK Basiskostnad P15 Forventet kostnad P85 S-kurve Foreslått kostnadsramme, P85 Styringsrammen er det nivå utøvende etat forventes å levere prosjektet for. Settes som hovedregel til P50. Kostnadsnivåer MNOK % Basiskostnad 820 Forventet tillegg 60 7 % Forventet kostnad 880 Usikkerhetsavsetning % Kostnadsramme, P Standardavvik 100 Rel.standardavvik 11 % (avrundet til nærmeste 10 MNOK) Usikkerhetsavsetning 100 Forventede tillegg 60 Forventet kostnad Foreslått prosjektleders styringsmål, P Basiskostnad 820

19 Kontrakter Page 19

20 Agenda Kort om Metier Innholdet i faget og prosjektets ulike faser - Prosjektteori - Hva er KS1 og KS2-analyser Hvorfor sprekker prosjekter så ofte på tid og kost Hvilke suksessfaktorer må være på plass for å lykkes med prosjektene Hvordan skrive enda mer innsiktsfullt om prosjekter Side 20

21 Behov og utfordringer, BA-næringen 1 av 4 prosjektledere står for 80% av inntjeningen (McKinsey studie) 40% av økonomiske tap skyldes manglende/feil kompetanse Lav produktivitet, men stor spredning i feltet Det ligger et fantastisk potensial i det å være best i prosjektledelse

22 Effektiviteten går ned Page 22

23 Ting går galt hvor ligger problemene? Tid/ Ressurser Gjennomføring Initiering Planlegging TID Prosjektstart Prosjektslutt Side 23

24 Organisasjonens evne til å gjennomføre prosjektet Antall prosjekter Runners Repeaters Strangers Kompleksitet

25 Usikkerheter og endringer Page 25

26 Sist, men ikke minst 1. Kompetanse Prosjektledelse er et fag som må beherskes av mange i organisasjonen 2. Vilje - Være profesjonell gjøre det man vet er best for å sikre prosjektets suksess Page 26

27 Agenda Kort om Metier Innholdet i faget og prosjektets ulike faser - Prosjektteori - Hva er KS1 og KS2-analyser Hvorfor sprekker prosjekter så ofte på tid og kost Hvilke suksessfaktorer må være på plass for å lykkes med prosjektene Hvordan skrive enda mer innsiktsfullt om prosjekter Side 27

28 Grunnpilarer for vellykkede prosjekter Klart definerte gevinster hvorfor skal prosjektet gjennomføres? Aktiv eierstyring ledelsen må følge opp prosjektet og sikre at gevinster hentes ut Valg av riktig prosjektleder har vedkommende kompetanse og vilje? Prosjektleders mandat en avtale med prosjekteier om ansvar og myndighet Riktig organiseringav prosjektet kompetanse og kapasitet, klarhet i roller og ansvar God og reell prosjektplanlegging hva, når og hvor mye? Styring av kundens forventninger vil det ferdige produkt medføre at kunden blir fornøyd? Aktiv oppfølging av fremdrift og håndtering av endringer Styring av usikkerhet reduksjon av risiko og utnyttelse av muligheter Prosjektavslutning sikre at alle oppgaver er utført, at erfaringene er dokumentert og at prosjektet formelt avsluttes. Page 28

29 Likningen for at hvert enkelt prosjekt går bra i et virksomhetsperspektiv KUNNSKAP I FAGET PROSJEKTLEDELSE + IMPLEMENTERT PROSJEKTMODELL PROFESJONELL + PROSJEKT- + EIERSTYRING MODERNE SYSTEM- STØTTE = VELLYKKET PROSJEKT

30 En kort historie rundt det å bli/være best Page 30

31 Internasjonal rangering av verdens største selskaper (Fortune 500) - vinnerne Hvorfor tror dere de ble rangert høyest hva gjelder kvalitet og profesjonalitet? Page 31

32 Hvorfor de vant Definisjon av virksomhetens hovedprosesser (beste praksis) og Krav satt til kompetanse i hele virksomheten krav til at disse følges Proaktiv ledelse

33 Agenda Kort om Metier Innholdet i faget og prosjektets ulike faser - Prosjektteori - Hva er KS1 og KS2-analyser Hvorfor sprekker prosjekter så ofte på tid og kost Hvilke suksessfaktorer må være på plass for å lykkes med prosjektene Hvordan skrive enda mer innsiktsfullt om prosjekter Side 33

34 Hvordan skrive enda mer innsiktsfullt om prosjekter Det ligger mye informasjon i KS rapportene! - Også nyttig lesning når prosjektene møter på utfordringer i gjennomføring Nyansere ift. kostnadsrammer på offentlige prosjekter Utfordre mål - Henger samfunnsmål, effektmål og resultatmål sammen - Balansen og realismen mellom tid, kostnad og kvalitet/omfang - Usikkerhet Hvordan har det gått med sammenliknbare prosjekter - Dårlige prosjekter hva skal gjøres annerledes denne gang - Gode prosjekter hvordan sikres en ny suksess Erfaring og kompetanse med tilsvarende prosjekter Rett kontraktsform? Konsekvens av endringer underveis Profesjonalitet og rett bruk av faget Page 34

35 Spørsmål 35

36 Tilleggsslider