Periodisering og S-kurver

Transkript

1 Periodisering og S-kurver

2 PERIODISERING OG S-KURVER Per A. Nøkleby Mob:

3 1. Prinsippene for å bygge opp en S-kurve.

4 S-kurver og rapporter S-kurver og perioderapporter fordrer et databasesystem eller oppsamling av historiske data I et fil system jobbes det todimensjonalt, i rader og kolonner. Med lagring av historiske data blir det et tredimensjonalt system, d.v.s. rader og kolonner av data i mange plan. Forutsetningen er at periode data eksporteres for så å bli lagret.

5 S-kurver og rapporter S-kurver og perioderapporter fordrer et databasesystem eller oppsamling av historiske data I et database system jobbes det to-dimensjonalt, men med lagring av historiske data blir det et tre-dimensjonalt system, d.v.s. rader og kolonner av data i mange plan. Forutsetningen er at det legges inn timer eller kost pr aktivitet. Kan følge opp på fremdrift alene.

6 HISTORISKE DATA, PÅ VEIEN MOT S-KURVER Oppbygging av database informasjon S-kurve oppbygging: Sammenlignbare data hentes ut måned for måned Mnd 4 19 Timer Mnd 3 Mnd 2 Mnd Mnd

7 S-KURVER MED UTGANGSPUNKT I FORSKJELLIGE DATA Typisk S-kurve info Timer Baseline Prognose kurve Virkelig Hva kan man lese ut av disse kurvene? Mnd

8 HVA KAN MAN LESE UT AV S-KURVER? Timer 30 Baseline Prognose Avvik i tid, Avvik virkelig i tid, virkelig mot baseline mot prognose Avvik i time forbruk, virkelig mot baseline Avvik i time forbruk, virkelig mot prognose = Etterslep på innsats = Etterslep på innsats 2 Virkelig Mnd

9 HVA KAN MAN LESE UT AV S-KURVER? Kort og godt: Prosjektet ligger etter plan og tiltak må gjøres for å holde slutt dato!

10 PROGNOSE PÅ PROSJEKT NR 2 Timer Baseline Prognose Positivt avvik i Positivt tid, virkelig avvik i tid, mot virkelig prognose mot Baseline Avvik i time forbruk, virkelig mot prognose Avvik i time forbruk, virkelig mot Baseline = Brukt flere timer enn stipulert i prognose til dato 2 Virkelig Mnd

11 PROGNOSE PÅ PROSJEKT NR 2 Kort og godt: Prosjektet ligger foran plan og man kan glede seg over hverdagen! eller. kan man det?

12 HVA SLAGS DATA ER KURVENE BASERT PÅ? Timer Baseline Prognose Kurven for «Virkelig», hva er det? Akkumulerte timer eller inntjente timer? Hva er forskjellen? 2 Virkelig Mnd

13 AKKUMULERTE TIMER I PROSJKTET Akkumulerte timer: Summen av begåtte timer, periode for periode. Periode 1 Periode 2 Periode 3 Aktivitet Aktivitet Aktivitet Aktivitet Aktivitet men hva er fremdriften etter at disse timene er begått? Mange timer kan ha gått med, men fremdrift er dårlig, da ligger man etter planen!!

14 VIRKELIG FREMDRIFT Inntjente timer: Aktivitet Begåtte timer Prognose timer, total jobb Prognose fremdrift % Faktisk fremdrift % Aktivitet Aktivitet Aktivitet Aktivitet Aktivitet Aktivitet Begåtte timer Prognose timer, total jobb Prognose fremdrift % Faktisk fremdrift % Aktivitet Aktivitet Aktivitet Aktivitet Aktivitet Faktisk fremdrift ligger foran prognose = Prosjektet ligger foran skjema Faktisk fremdrift ligger etter prognose = Prosjektet ligger etter skjema Faktisk eller virkelig fremdrift må tas med i betraktning for å vite hvor prosjektet står

15 KONKLUSJON S-kurver kan kun fremskaffes fra et database system, f.eks. ISY-plan, Primavera, Safran. Denne funksjonen finnes ikke direkte i MS Project, men kan genereres ved eksport av data til Excel. Mye kan leses ut av S-kurver men man må ha et klart forhold til hva slags tall materiale som ligger bak kurvene

16 HVA MÅ TIL FOR Å KUNNE TA UT S-KURVER? 1. Prinsippene for en «god plan» må være tilstede. 2. Planen må være satt opp med et time- eller kostnadsbudsjett. 3. Ved periodeslutt må status innhentes og virkelig fremdrift må registreres. 4. Periode data må lagres.

17 2. Planen bør være satt opp med et timeeller kostnadsbudsjett, men kan følges opp på fremdrift alene sammen med en Baseline.

18 VEKTING AV AKTIVITETER, BUDSJETTERINGS PROSESSEN, I Ved Fremdriftsplanlegging bør samtlige aktiviteter vektes. Visse aktiviteter «veier tyngre» enn andre uavhengig av varighet. Vekting er vesentlig for at fremdriften pr summasjons nivå og for hele prosjektet skal bli korrekt. MS Project har to måter å vekte aktiviteter. Timer eller Kost. Prosjektet kan følges opp på fremdrift alene sammen med Baseline data.

19 VEKTING AV AKTIVITETER, BUDSJETTERINGS PROSESSEN, II Ved vekting av aktiviteter så får man frem verdiskapningen i prosjektet. I eksempelet nedenfor er kost tatt inn som parameter. Prosjektet er fulgt opp på kost. EV (Earned Value) og EV i % er lagt til.

20 VIRKELIG FREMDRIFT 1. Virkelig fremdrift er faktisk verdiskapning på en aktivitet. 2. I mange sammenhenger så blir virkelig fremdrift en subjektiv vurdering. Registrering av prosent verdier

21 SETTE BASELINE 1. En Baseline er en plan referanse, tatt på et gitt tidspunkt som partene er enige om. 2. En Baseline er en kopi av plansettet på tidspunktet da Baseline blir satt. 3. En Baseline gjør det mulig å synliggjøre endringer i planen i forhold det tidspunkt Baseline ble satt. 4. Ny Baseline settes kun ved større endringer i planen, som endring i kontrakts forhold, overgang til ny fase. 5. Opprinnelig Baseline kan beholdes, etter det slettes normalt seneste satt Baseline for å bli erstattet av ny. Det normale er å sette Baseline for alle aktiviteter.

22 1. Ved periodeslutt må status innhentes og virkelig fremdrift må registreres. 1. Må ligge en database til grunn (helst!) 2. Hvis ikke måtte periodiske data hentes ut av planverktøyet for så å lagres i Excel, for eksempel, periode for periode, som ved bruk av MS Project. 3. Man kan så følge sammenlignbare data periode for periode og lage tabeller eller kurver over disse data.

23 HVORDAN LAGRE PERIODE DATA, I MS Project er et fil system, slik at skal man lagre periode data må disse eksporteres til Excel. Ved hver periode slutt, f.eks. siste søndag i måneden, så eksporteres data. I Excel kan man lage kurver over: Baseline Prognose Virkelig fremdrift Aktivitet Varighet Start Slutt Kost Sette opp rigg 10dager Få vann og avløp inn til rigg 10dager Rivning 15dager Innledende graving 5dager Peling 15dager Spunting 10dager Graving 10dager Bunnplate 15dager Søyler og dragere 10dager Hulldekke 10dager Påstøp på tak 5dager Fasadelementer, nord 7dager Eksporterte data, utdrag fra Excel, Baseline data

24 HVORDAN LAGRE PERIODE DATA, II Fra MS Project må det eksporteres et sett med data til Excel pr periode slutt hver måned. Disse data må løpende sammenstilles. Cut-off Navn Varighet Start Slutt % fullført Kost, tot EV EV% Nybygg Høvik (4) 275dager % ,93 Cut-off Navn Varighet Start Slutt % fullført Kost, tot EV EV% Nybygg Høvik (4) 275dager % ,93 Cut-off Navn Varighet Start Slutt % fullført Kost, tot EV EV% Nybygg Høvik (3) 275dager % Cut-off Navn Varighet Start Slutt % fullført 24 Kost , tot 50 EV 000 EV% 0, Nybygg Høvik (2) 275dager % Månedlige bidrag

25 HVORDAN LAGRE PERIODE DATA, III Baseline data må periodiseres Periodisering for aktivitets varighet, dager Sette opp rigg Få vann og avløp inn til rigg Rivning Innledende graving Peling Spunting Graving Bunnplate Søyler og dragere Hulldekke Påstøp på tak Fasadelementer, nord Fasadelementer, vest

26 Earned value, NOK HVORDAN LAGRE PERIODE DATA, IV Akkumulerte Baseline data må sammenholdes med Prognose og virkelige data Periodisering for aktivitets varighet, dager Periode dato EV pr. periode, Opprinnelig - akkumulert EV pr periode; Virkelig (fra Project) som det kan lages kurver av S-kurve Nybygg Høvik, utgang mars EV pr. periode, Opprinnelig - akkumulert Periode dato EV pr periode; Virkelig (fra Project)

27 1.Hva er periodisering?

28 Periodisering er fordeling av et tall, kan være timer eller kostnader, slik man finner hvilke andeler av en total som faller innenfor en dato ramme Kost (mill) Å finne ut hvor stor andel av en totalsum som faller innenfor et periodeintervall er periodisering Tid/periode

29 Den enkleste form for periodisering er gitt av en rett fordelingskurve, d.v.s. det er et lineært forhold mellom periode og kost/time pådrag. Her gjelder formelen: F(x) = T/x (T=total) Kost/time andel pr periode= Total/Antall perioder Kost (mill) (y) I eksempelet: Periode andel= 60/6 = 10 Tid/periode (x)

30 I de fleste sammenhenger er ikke forholdet mellom perioder og pådrag pr periode lineært. Hvilken formel gjelder her? To måter å finne dette ut på: 1. Finne formelen på kurven (ikke helt enkelt, kurve ikke statisk over tid!) 2. F(x)= Ax 3 + Bx 2 + Cx 3. Bruke underliggende akkumulerte data og finne andelene innenfor periodene Kost (mill) Tid/periode

31 Bruke underliggende akkumulerte data og finne andelene innenfor periodene. Aktivitet Varighet Start Slutt Kost Sette opp rigg 10dager Få vann og avløp inn til rigg 10dager Rivning 15dager Innledende graving 5dager Peling 15dager Spunting 10dager Graving 10dager Bunnplate 15dager Søyler og dragere 10dager Hulldekke 10dager Påstøp på tak 5dager Fasadelementer, nord 7dager Fasadelementer, vest 7dager Fasadelementer, syd 7dager Fasadelementer, øst 7dager Isoblokk for glasstak 3dager Bitumen 4dager Tak tekking 5dager Glass på tak 4dager Kontrollområde dager Kontrollområde dager Kontrollområde dager Kontrollområde dager Kontrollområde dager Kontrollområde dager Kontrollområde dager Kontrollområde dager Kontrollområde dager Kontrollområde dager Kontrollområde dager Kontrollområde dager Område test, plan 3 10dager Område test, plan 2 10dager Område test, plan 1 10dager Område test, plan 0 10dager Total test 10dager Fra prosjektet plukk ut alle aktiviteter med varigheter og «fra» «til» datoer og kost element. Fjern alle headere og milepeler fra kilde materialet. Det totale tidsspennet i eksempelet er fra til , ca 16mnd.

32 Det man må finne ut er hvilke tidsandeler av hver aktivitet som ligger innenfor de respektive perioder. Aktivitet Varighet Start Slutt Kost Sette opp rigg 10dager Få vann og avløp inn til rigg 10dager Rivning 15dager Innledende graving 5dager Peling 15dager Spunting 10dager Graving 10dager Bunnplate 15dager Søyler og dragere 10dager Hulldekke 10dager Påstøp på tak 5dager Fasadelementer, nord 7dager Fasadelementer, vest 7dager Fasadelementer, syd 7dager Fasadelementer, øst 7dager Isoblokk for glasstak 3dager Bitumen 4dager Tak tekking 5dager Glass på tak 4dager Kontrollområde dager Kontrollområde dager Kontrollområde dager Kontrollområde dager Kontrollområde dager Kontrollområde dager Kontrollområde dager Kontrollområde dager Kontrollområde dager Kontrollområde dager Kontrollområde dager Kontrollområde dager Område test, plan 3 10dager Område test, plan 2 10dager Område test, plan 1 10dager Område test, plan 0 10dager Total test 10dager Periodegrensene er gitt ut fra prosjekt status dato settinger. I de fleste prosjekter er dette siste søndag i måneden. I «vårt» prosjekt blir dette: ,

33 Må finne ut er hvilken varighetsandel av hver aktivitet som ligger innenfor de respektive perioder, se tabell nedenfor, hvor formel er anvendt. Periodisering for aktivitets varighet, dager Tverrsum Sette opp rigg Få vann og avløp inn til rigg Rivning Innledende graving Peling Spunting Graving Bunnplate Søyler og dragere Hulldekke Påstøp på tak Fasadelementer, nord Fasadelementer, vest Fasadelementer, syd Fasadelementer, øst Isoblokk for glasstak Bitumen Tak tekking Glass på tak Kontrollområde Kontrollområde Kontrollområde Kontrollområde Kontrollområde Kontrollområde Kontrollområde Kontrollområde Kontrollområde Kontrollområde Kontrollområde Kontrollområde Område test, plan Område test, plan Område test, plan Område test, plan Total test Må sette opp en formel som finner ut hvilke deler, i dager, av hver aktivitet som faller innenfor de definerte periode dato grenser.

34 Formelen må dekke alle alternativer: 1 A Periode dato «X» B Periode dato «Y» Bidrag av aktivitet innenfor periode: Hvis(B<X;0; 2 3 A B A B Hvis(A>Y;0; Hvis(og(A<X;B<Y);B-X; 4 A B Hvis(og(A<=X;B>Y);Y-X; 5 A B Hvis(og(A>X;B>Y);Y-A+1; 6 A B B-A +1 Formel= hvis(1;0;hvis(2;0;hvis(3;b-x;hvis(4;y-x;hvis(5;y-a+1;b-a+1)))))

35 I hvilke tilfeller er den nevnte formel gyldig? Formel= hvis(1;0;hvis(2;0;hvis(3;b-x;hvis(4;y-x;hvis(5;y-a+1;b-a+1))))) Formel= hvis(b<x;0;hvis(a>y;0;hvis(og(a<x;b<y);b-x;hvis(og(a<=x;b>y); Y-X;hvis(og(A>X;B>Y);Y-A+1;B-A+1))))) Hvor: X = nedre periode dato Y = øvre periode dato A = nedre aktivitets dato (start dato) B = øvre aktivitets dato (slutt dato) Siden formelen tar opp alle permutasjoner av grensetilfeller, så er formelen allmenngyldig. Den gjelder i alle tilfeller!

36 I noen uttrykk så er beregning av dager: «y-x+1», andre er den kun «y-x», hvorfor det? (I) Formel= hvis(b<x;0;hvis(a>y;0;hvis(og(a<x;b<y);b-x;hvis(og(a<=x;b>y); Y-X;hvis(og(A>X;B>Y);Y-A+1;B-A+1))))) Hvor: X = nedre periode dato Y = øvre periode dato A = nedre aktivitets dato (start dato) B = øvre aktivitets dato (slutt dato) I Project så er «Start dato» og «Slutt dato» begge inklusive i angivelse av en aktivitets varighet. Hvis man finner differansen mellom to tall så er ikke begge grenseverdier inklusive. Eksempel: 10-5 = 5. Teller man tall som ligger i mellom og tar med seg grense tallene 5 og 10, så er 6 tall representert, 5,6,7,8,9,10. Dette er grunnen for at det står «y-x+1»

37 I noen uttrykk så er beregning av dager: «y-x+1», andre er den kun «y-x», hvorfor det? (II) Ved beregning av bidrag fra en aktivitet så kan den bestå av et bidrag i en periode pluss bidrag fra en annen periode. Periode dato «X» Periode dato «Y» 3 A B 5 A B Når vi regner bidrag fra to perioder så kan vi ikke regne etter «inklusive» metoden to ganger, kun i det ene tilfellet.

38 I noen uttrykk så er beregning av dager: «y-x+1», andre er den kun «y-x», hvorfor det? (III) Et tall eksempel: Varigheten til aktivitet «Z» er 10 dager. Første dag har dato 1, siste dag faller på dag 10. Cut-off er på dag 4. Første bidrag er: = 4, siste bidrag er på 10-4 = 6, til sammen 10. Periode dato «X» Periode dato «Y» 3 A B Hvis(og(A<X;B<Y);B-X; 5 A B Hvis(og(A>X;B>Y);Y-A+1; Den delen av aktiviteten som faller på «nedsiden» av «Y», er med tillegg, den som beregnes på «oversiden» av «X» er uten.

39 I hvilke sammenhenger må noe periodiseres? I alle tilfeller der det skal opprettes S-kurver for å vise status i prosjektet. Årsaken er at Project er et filsystem og viser kun data som er relatert til en gitt cut-off. De tidligere cut-off data blir ikke tatt vare på i Project, de må løpende eksporteres til Excel.

40 Finnes det andre måter å gjøre dette på? 1. Man kan tilrettelegge data for eksport til Excel i større grad i Project, slik at prosesseringen av rådata blir enklere.

41 Tilrettelegge data i Project (I) Korriger visning av datoer i MS Project Gå til «Generelt» Juster dato presentasjon, ren numerisk notasjon

42 Tilrettelegge data i Project (II) Grupper disposisjonsnivå visning, slik at aktiviteter blir samlet. Gå til nedtrekk på «Disposisjonsnivå» Grupper etter «Disposisjonsnivå» (forutsetter at alle aktiviteter ligger på samme nivå)

43 Tilrettelegge data i Project (III) Grupper disposisjonsnivå visning, slik at aktiviteter blir samlet. Får samlet visning av alle aktiviteter på nivå 3. Dette forutsetter at alle aktiviteter faktisk ligger på samme nivå.

44 Tilrettelegge data i Project (IV) Grupper disposisjonsnivå visning, slik at aktiviteter blir samlet. Får samlet visning av alle aktiviteter etter aktivtetsmodus Dette forutsetter at alle aktiviteter faktisk er automatisk planlagt.

45 Tilrettelegge data i Project (V) Lag et filter som tar bort milepæler Ta utgangspunkt i filteret «Milepæl» Rediger det og lagre det under et annet navn

46 Tilrettelegge data i Project (VI) Bruk de reviderte data i Project til å hente ut det som er relevant for eksport til Excel. Ta «copy and paste» av de markerte kolonner og eksporter til Excel.

47 Tilrettelegge data i Project (VII) Av de kolonner med eksporterte data er det kun kolonnen med «Varighet» som må bearbeides i Excel, notasjonen «dager» må fjernes.

48 Tilrettelegge data i Project (VII) For å fjerne notasjonen «dager» kan dette gjøres ved å legge inn en formel i regnearket: =ERSTATT(C3;FINN("dager";C3);5;"")*1 Her er C3 en celle referanse. Formelen fjerner «dager» fra uttrykket og genererer en numerisk verdi, som er en forutsetning for å kunne gå videre med behandling av data. I Excel arket så må data i kolonnen «Varighet» konverteres til notasjon «tall» og data i kolonnene «Start» og «Slutt» konverteres til notasjon «dato».

49 Tilrettelegge data i Project (VIII) Så kan data legges inn i oppsett for å regne ut periodiseringen for de respektive aktiviteter. Periodisering for aktivitets varighet, dager Tverrsum Sette opp rigg Få vann og avløp inn til rigg Rivning Innledende graving Peling Spunting Graving Bunnplate Søyler og dragere Hulldekke Påstøp på tak Fasadelementer, nord Fasadelementer, vest Fasadelementer, syd Fasadelementer, øst Isoblokk for glasstak Bitumen Tak tekking Glass på tak Kontrollområde Kontrollområde Kontrollområde Kontrollområde Kontrollområde Kontrollområde Kontrollområde Kontrollområde Kontrollområde Kontrollområde Kontrollområde Kontrollområde Område test, plan Område test, plan Område test, plan Område test, plan Total test I de hvite cellene inngår formelen: Formel= hvis(b<x;0;hvis(a>y;0;hvis(og(a<x;b<y);b- ;hvis(og(a<=x;b>y); Y-X;hvis(og(A>X;B>Y);Y-A+1;B-A+1)))))