Prosjektstyring og rapportering

Transkript

1 Prosjektstyring og rapportering Planlegging, oppfølging og rapportering Dr. ing Øystein H. Meland

2 Prosjektets samlede styringselementer Arbeidsomfang (hvilke oppgaver som skal utføres) Prosesser Tid Kostnad Kvalitet (inkl HMS)

3 Prosjektoppfølging ARBEIDSOMFANG TID KOSTNAD

4 Prosjektstyring kan deles i 2 hoveddeler Planlegging Målformulering Utarbeidelse av plan (planer og budsjett) initiering Oppfølging Måling/registrering (kontroll) Korrektive tiltak/ Avviksbehandling Evaluering

5 Styringssløyfa

6 Terminplanlegging Fastlegge når i tid de enkelte aktiviteter må utføres for at prosjektet skal bli ferdig til rett tid Sentrale begreper Aktivitet Hendelse Milepæl

7 7 Fremdriftsstyring God fremdriftsstyring legger grunnlaget for; Optimal produksjon God økonomi hos rådgivere og entreprenører God kvalitet på prosjektering og utførelse Godt miljø på byggeplassen Godt samarbeid mellom arkitekt/rådgivere og entreprenører Yngve Eilertsen / april 2008 Høyskolen i Telemark

8 Fremdriftskontroll med GANNT-diagram AKTIVITET ÅR 1 ÅR 2 ÅR 3 ÅR 4 PROSJEKTERING GBS FABRIKASJON MODUL FABRIKASJON DEKK FABRIKASJON SAMMENKOBLING OPPKOBLING UTTAUING UTTESTING

9 Kjerneprosesser (verdikjeden) (PTL)

10 Basis for nettverks-planlegging En fortegnelse over alle aktiviteter som er nødvendig for å oppnå prosjektets mål innen en gitt tidsfrist En fortegnelse over alle relasjoner som gjelder mellom aktivitetene med hensyn til hvilken rekkefølge de kan utføres i Tidsanslag for aktivitetens varighet

11 AOA-nettverk AKTIVITET REKKEFØLGERELASJON HENDELSE A B E AON-nettverk 3 REKKEFØLGERELASJON AKTIVITET B A E C D

12 Nettverk-bindingstyper A) X A B X SLUTT TIL START START TIL START B) A B SLUTT TIL SLUTT C) A B X A X A A X B B X B START TIL SLUTT D) A B X A X B

13 13 Microsoft Project bindinger (AOA activity on arrow) NB: Hammock ikke mulig i MP (dvs avhengighet til andre aktiviteter både for start og slutt) Yngve Eilertsen / april 2008 Høyskolen i Telemark

14 Nettverksplanlegging: formål Bestemme prosjektets sluttdato Bestemme hvilke aktiviteter som påvirker prosjektets varighet

15 CPM AOA-representasjon: beregning 1. Hendelsene Tidligste tidspunkt Seneste tidspunkt 2. Aktivitetene Tidligste start (ES) eller (TS) Tidligste ferdig (EF) eller (TF) Seneste start (LS) eller (SS) Seneste ferdig (LF) eller (SF) Total Flyt (TF) eller (TJS)

16 Planleggingsfrihet Total Flyt- hvor mye vi kan forskyve en aktivitet uten at prosjektet blir forsinket Aktiviteter med minst total flyt er kritiske. En sammenhengende kjede fra start til slutt av kritiske aktiviteter, danner kritisk vei.

17 CPM-AOA 2 C(4) 5 A(3) D(7) G(8) 1 3 B(5) 6 Hendelse nr. E(10) F(3) 4 Tidligste tidspunkt Seneste tidspunkt

18 Beregning av data for aktiviteter Aktivitet Varighet ES EF LS LF TF A B C D E F G

19 CPM-AON B 10 UKER A D E 5 UKER 8 UKER 6 UKER C ES EF 12 UKER AKTIVITET TF (t) LS LF

20 Kjerneprosesser (verdikjeden) (PTL)

21 Asplan Viak: Overordnede prosesser

22 Prosessflyt Kilden ammenhenger mellom prosessene Teater- og konserthus Sør PG Bruker Teknisk tegningsproduksjon Behovsspesifikasjon (BHS) BHS 100% HFS 75% Konseptideer Hovedfunksjonsspesifikasjon (HFS) Arkitektkonkurranse Konseptbearbeiding (KB) Konseptoptimalisering (KO) Skisseprosjekt (SP) Tekniske utredninger (TU) Detaljfunksjonsspesifikasjon (DFS) HFS 100% DFS 75% TU 50% TU 100% ES 50% DFS RFS 100% 75% Forprosjekt (FP) Romfunksjonsspesifikasjon (RFS) Egenskapssystemer (ES) RFS 100% Verifisert forprosjekt (VF) ES 100% DPU 50% BD 100% Bygningsdeler/ Delsystemer (BD) Teknisk tilbudsgrunnlag Komplettering Som bygget/ FDV-dok. Utstyrsplanlegger Forprosjekt utstyr (FPU) BIP Detaljprosjekt utstyr (DPU) DPU 100%

23 Standard arbeidsprosesser = Standard framdriftsplan?

24 Periodisering av timeinnsats er nødvendig! Aktivitet Varighet ES EF mhrs A B C D E F G

25 Prosjektoppfølgingsprinsipper Inntjent verdi (verdiskapning) Produktivitetsutvikling Ressurspådrag Fysisk ferdigstillelse Prognoser

26 Inntjent verdi (verdiskapning) Arbeidsvolum (Timeverk) Planlagt Avvik i arbeidsomfang (volum) Inntjent t T Tid

27 Kostnadsrapport Estimerte kostnader Påløpte kostnader Besparelse NOK NOK NOK Planlagt fremdrift Virkelig fremdrift Etterslep Fremdriftsrapport 62.5 % 55.0 % 7.5 % Kombinert rapport?

28 INDIKATORER AV Aktuell verdi (påløpt kostnad) IV - Inntjent verdi (verdiskapning) PV - Planlagt verdi Produktivitet (ressursenheter; f.eks: mhrs, NOK) PF = IV/PV (PV/IV brukes i en del litteratur) Kostnadseffektivitet (ressursenheter; f.eks mhrs, NOK) CE = IV/AV (AV/IV brukes i en del litteratur) Tidseffektivitet (tidsenheter; f.eks timer, dg, mnd) SE = IV/PV (PV/IV brukes i en del litteratur)

29 Produktivitet Produktivitet defineres i prosjektstyringssammenheng som forholdet mellom faktisk verdiskapning (inntjent verdi) og planlagt ressursforbruk. I lønnsomhetssammenheng er produktivitet lik forholdet mellom inntjent verdi og forbrukte ressurser (i prosjektstyringssammenheng ofte kalt kostnadseffektivitet.

30 Produktivitetsutvikling Arbeidsvolum (mhrs/nok) Planlagt (PV) Virkelig (AV) Ressurs. avvik Volumavvik Kostnadsavvik =PV - AV =IV - AV =IV - PV PF= IV/PV, her:pf<1,0 (PV/IV), her: PF>1,0 Inntjent (IV) CE=IV/AV t T Tid

31 Fremdriftsdiagram med prognose Arbeidsvolum (NOK) Forventet kostnadsavvik Virkelige kostnader Planlagte kostnader Verdi av utført arbeid =IV - AV (NOK) CE=IV/AV Tidsavvik Ressursavvik Kostnadsavvik Oppfølgingstidspunkt Planlagt ferdigdato Forventet forsinkelse =IV - PV (DG.) SE=IV/PV Tid (DG)

32 Tendensutvikling- Hva er tendensen? Arbeidsvolum (Timeverk) Planlagt Avvik i arbeidsomfang (volum) Inntjent t T Tid

33 Forlengelse av tendens Arbeidsvolum Arbeidsvolum Revidert plan Revidert plan Virkelig pådrag Virkelig pådrag Opprinnelig plan Opprinnelig plan t Tid t Tid a) Videreføring med planlagt produktivitet. b) Videreføring med oppnådd produktivitet

34 Prosjektoppfølgingsnivåer Prosjektnivå (selvsagt!) Kontrakts-/fagnivå! Delprosesser Arbeidspakkenivå Aktivitetsnivå

35 FREMDRIFTSMÅLING Fremdrift måles gjerne i % og skal uttrykke hvor stor andel av arbeidet som virkelig er gjort Kan IKKE beregne fremdrift ved å se hvor mye av tiden, kostnadene eller mhrs. som er forbrukt! SKAL vurdere fremdrift på basis av fysiske resultater (inntjent verdi =verdiskapning) Trenger måleenhet (vanligvis brukes timeverkmanntimer: mhrs.) Tjente timer = (andel av planlagt fysisk arbeid som nå er utført - i %) * (planlagt antall timer totalt)

36 Trinn for fremdriftsberegning 1. Del opp i prosesser/aktiviteter som kan vurderes fremdriftsmessig 2. Definer en felles måleenhet for fremdriftsmåling, f.eks. (og oftest) «tjente timer» 3. Definer hvordan den fysiske fremdrift for hver delprosess/aktivitet skal vurderes. 4. Beregn tjente timer for hver /delprosess/aktivitet (se def.) og summer for hele styringsområdet. 5. Beregn fremdriften for styringsområdet i prosent: (Sum tjente timer)/(sum totalbudsjett, timer)

37 Metoder for å måle fysisk fremdrift A. En rent skjønnsmessig vurdering av hvor mye arbeid som er utført B. En fastlagt poengskala for typiske milepæler, f. eks.: 40% formgrunnlag fra arkitekt Verifisert forprosjekt ferdig C. En kombinasjon, der man har faste milepæler som under B, men vurderer skjønnsmessig hvor man befinner seg mellom milepælene. D. Egen måleenhet spesifikt for angjeldende (gruppe av) aktiviteter. F.eks.: fremdrift i støping av betong målt i m 3, legging av rør i m, osv. (for produksjon)

38 KOSTNADSSTYRING Kostnadsestimering Kostnadsoppfølging (Lønnsomhetsbetraktninger)

39 Kalkulasjonsmetoder Tipping (tommelfingerregelen): Lav ressurs- og tidsbruk, men unøyaktig- ikke virkelig kalkulasjon. Arealprismetoden bruk av erfaringstall på lignende prosjekter for å anslå en pris per arealenhet. Meget grov. Enhetspris på elementer (elementmetoden) Bruk av erfarte priser på hovedkomponenter i prosjektet f.eks. en komplett isolert bindingsverksvegg med plater på begge sider i h.h.t. beskrivelsen har en selvkost på kr. 300,- pr. m2. Hva er med/ikke med i prisen? Detaljkalkulasjon Hver arbeidsoperasjon og hver komponent blir kalkulert hver for seg, og enhetstider og priser settes sammen til komplette komponenter.

40 Metoder investeringskalkyler Prosjektpriser ( 1stk. Videregående skole) m 2 -priser ( kr/m2 sykehusisolat) Elementer (kr/fag kr/m2/fag kr/kg stålstruktur) Bygningsdeler (NS3451 tosifret nivå) Komponenter (NS3451/NS3420 > tosifret nivå) Trinnvis-prinsippet (Lichtenberg)

41 Nøyaktighet investeringskalkyler Spesifikasjon: +/ % Skisseprosjekt +/ % Forprosjekt +/ % Detaljprosjekt +/- 5-10%

42 WBS/CBS nivå 2/1 1 FELLESKOSTNADER Kr. 2 BYGNING Kr. 3 VVS-INSTALLASJONER Kr. 4 ELKRAFTINSTALLASJONER Kr. 5 TELE- OG AUTOM.INSTALLASJONER Kr. 6 ANDRE INSTALLASJONER Kr. 1-6 SUM = "HUSKOSTNAD" Kr. 7 UTENDØRS ARBEID Kr. 0-7 SUM = "ENTREPRISEKOSTNAD" (Ekskl. merverdiavgift) Kr. 8 BYGGHERRENS GENERALKOSTNADER Kr. 0-8 SUM = "BYGGEKOSTNADER" Kr. 9 SPESIELLE KOSTNADER Kr. 9.1 INVENTAR OG BYGGHERREUTSTYR Kr. (0-9) RESERVER Kr. SUM = KALKULERT PROSJEKTKOST = KALKYLE Kr. (0-9) MARGINER Kr. SUM = ØKONOMIPROGNOSE FOR TOTALE PROSJEKTKOSTNADER Kr.

43 Kostnadsoppfølging 1 Entreprise nr. 2 Kostnadsramme 3 Inngått kontrakt 4 Tillegg(+)/ fradrag(-) 5 Forvent. endring (+/- ) 6 Kalkyle (3+4+5) (evt. 2+5) 7 Anvist beløp 8 %-rest rerserve (2-6)/6 %- ferdigstillelse (vurdert) 0D 0E Sum 0 2A ,0 2B 2C Sum 2 3A Sum 3 Entreprkostn

44 Budsjettavsetning kontrakt X Feittfri kalkyle = Ko 1 stk tilbud: Ko*1,40 (1,20-1,60) Ko*1,15 (1,10-1,20) 2 stk tilbud: Ko*1,07 (1,05-1,10) 3 stk tilbud: Ko*1,05 (1,02-1,08) 4 stk tilbud: Ko*1,03 (1,01-1,05) >4 tilbud: Ko*1,0 Budsjettavsetning Kx = Ko(1,40*0,x +1,15*0,y ,0*0,z), der Sum(x+y+ + +z)=1,0

45 Finansieringsramme og styringsmål Kjernebegrepene i usikkerhetsstyringen slik de er fremstilt i Finansdepartementets begrepsapparat: Resultat av estimering og analyse Kostnad Formelle styringsnivå Foreslått kostnadsramme Restusikkerhet Usikkerhetsavsetning Vedtatt kostnadsramme for Fagdepartement som prosjekteier Forventet kostnad (501 MNOK) Forventede tillegg Styringsramme for utførende etat Basiskostnad Uspesifisert Grunnkalkyle Styringsmål for prosjektleder (Settes av utførende etat)

46