PM02 Prosjektledelse Oversikt og Innsikt Dag 1 Velkommen! BETTER PROJECTS THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE

Transkript

1 PM02 Prosjektledelse Oversikt og Innsikt Dag 1 Velkommen! Morten A. Torp Version

2 Morten A. Torp Utdanning: Cand. Real Informatikk (Computer Science), Universitetet i Oslo Service Management, Universitetet i Karlstad Sertifiseringer: Prosjektledelse (PMI/PMP) Endringsledelse (H2C) Prosjektrevisor (TickIT) IT Service Management (ITIL Foundation) Faglig profil og yrkeserfaring: Studierektor/seniorrådgiver (Metier) Senior Prosjekt/Program/Endringsleder for store nasjonale og internasjonale endringsprosjekter/programmer (Hydro, SpareBank1) Kursleder/fasilitator for lederutviklingsprogrammer (Hydro, EVRY, Norsk Industri) IT-sjef (Hydro) Amanuensis (Nordland Distr. høgskole) og timelærer (BI Telemark) Side 2

3 Læringsmål Etter avsluttet modul skal du: - Ha blitt kjent med sentrale kunnskapsområder og prosesser i faget prosjektledelse - Fått innsikt i sentrale metoder og verktøy for å gjennomføre prosjekter på en profesjonell måte Side 3

4 Gjennomføringsplan Dag 1: Dag 3: 1. Prosjekter & prosjektledelse 2. Kunde og leverandør 3. Organisering 4. Eierstyring Introduksjon til elæring og utdeling av Caseoppgave 9. Kostnadsestimering 10. Fremdriftsoppfølging 11. Endringshåndtering 12. Prosjektavslutning Presentasjon av Caseoppgave Dag 2: 5. Prosjektmål 6. Oppstart 7. Arbeidsomfang 8. Tidsplanlegging Presentasjon av Caseoppgave Dag 4: 13. Kvalitet i prosjekter 14. Usikkerhet 15. Kontrakt & innkjøp 16. Interessenter 17. Kommunikasjon og Samarbeid Presentasjon av Caseoppgave Side 4

5 Side 5

6 Prosjektkompetanse = Nye muligheter! Stadig flere virksomheter organiserer og løser sine arbeidsoppgaver i form av prosjekter Det er alt for få med formell utdannelse innen prosjektfaget Prosjektfaget er kunnskap som er uavhengig av bransje Dette åpner nye dører for arbeidssøkere fordi prosjektkunnskap er en ettertraktet kompetanse Side 6

7 Side 7

8 1. Prosjekter og Prosjektledelse Side 8

9 Hva kjennetegner Prosjekter? Unik oppgave knyttet til endringer eller nyutvikling Klare mål gevinster skal realiseres etter prosjektets avslutning Begrenset i tid, kostnad og ressurser Midlertidig organisasjon med prosjektleder og prosjekteier Måloppnåelse er påvirket av usikkerhet Side 9

10 Noen (dårlige) eksempler Side 10

11 Fallgruver i prosjektarbeid Ledelsen støtter ikke opp om prosjektene Linjeledere ønsker ikke å dele makt med prosjektene fint om prosjektene mislykkes! All anerkjennelse i organisasjonen går gjennom linjen Prosjektarbeid belønnes ikke Virksomheten innfører ikke rammeverk/spilleregler for prosjektarbeid og samspill med linjen Virksomheten har ikke systemer (økonomi/prosjekt) som understøtter prosjektene To forskjellige kulturer i Linje og Prosjekt Side 11

12 Hvorfor går (noen) Prosjekter galt? Uklar visjon hvorfor skal dette gjøres? Feil håndtering av motstand mot prosjektet og dets resultater Kulturutfordringer blir oversett Mennesker behandles som maskiner Utilstrekkelig, inkompetent og ufølsom håndtering av informasjon For lite fokus på opplæring Uklart eierskap til prosjektet Gamle løsninger holdes kunstig i live parallelt med prosjektet Manglende involvering av støttespillere og interessenter Side 12

13 Noen Prosjektdefinisjoner Store norske leksikon: Prosjekt = Utkast, plan (forskningsprosjekt, industriprosjekt) METIER: En arbeidsoppgave som best utføres av en tverrfaglig organisasjon innenfor et mandat som beskriver mål, arbeidsomfang, og tids- og kostnadsrammer, med den hensikt å oppnå definerte gevinster NTNU: Et prosjekt er et engangsforetagende med sikte på å nå et klart formulert mål innen en gitt tidsfrist og en gitt kostnadsramme PMI (Project Management Institute): «A project is a temporary endeavour undertaken to create a unique product, service or result» IPMA (International Project Management Association): «A project is a time and cost constrained operation to realise a set of defined deliverables (the scope to fulfil the project s objectives) up to quality standards and requirements» PRINCE2: «A project is a temporary organization that is created for the purpose of delievering one or more business products according to an agreed business case» Side 13

14 Linje og Prosjekt Beslutter å starte et prosjekt (f.eks. utvikling av et nytt produkt) Admin. dir. Admin./ Økonomi Marked/Salg Produktutv. Produksjon Prosjekt Side 14

15 Linjeoppgaver og Prosjektoppgaver Linjeoppgaver - Daglig ledelse - Admin. og regnskap - Salg og markedsføring - Produksjon og distr. av produkter og tjenester - Vedlikehold av utstyr og materiell - Rutineoppgaver knyttet til daglig drift - Oppgaver knyttet til en funksjon, ofte med lav ressursinnsats Fokus på vedlikehold og små justeringer Prosjektoppgaver - Utvikling av nye produkter og tjenester - Endringer av eksisterende produkter og tjenester - Endringer i organisasjonen - Endringer i arbeidsprosesser - Innføring av nye metoder og verktøy Fokus på gjennomføring av større endringer Bruk av «god praksis» for prosjektledelse Side 15

16 Kunnskapsområder i faget Prosjektledelse (i hht. PMI Project Management Institute) Integrasjon Arbeidsomfang Tid Kost Kvalitet Personale (HR) Kommunikasjon Usikkerhet Anskaffelser PMIs Body of knowledge PMBOK Side 16

17 Hva er «God praksis» i Prosjektledelse? Alle som blir utnevnt til prosjektleder skal utføre sin jobb i henhold til god praksis Samarbeid, kommunikasjon og vilje Anvendelse av anerkjente metoder og teknikker i prosjektledelse Erfaringer fra andre prosjekter «God praksis» i prosjektledelse Bruk av virksomhetens prosjektmetodikk Side 17

18 Prosjekter i Virksomheten Prosjekter prioriteres av bedriftens toppledelse Side 18

19 Grunnpilarer for vellykkete Prosjekter Avklare hvorfor Aktiv eierstyring sikre gevinster Valg av riktig prosjektleder Klart mandat Riktig organisering God prosjektplan Aktiv styring av forventninger Aktiv fremdriftsoppfølging Aktiv styring av usikkerhet Prosjektavslutning Side 19

20 «Prosjektprosjekt» Side 20

21 2. Kunder og Leverandør Side 21

22 Kundens Prosjektmodell Side 22

23 Leverandørens Prosjektmodell Side 23

24 Kunde og Leverandør har ulike perspektiv Kunde = Den organisasjonen som skal anvende resultatet og realisere gevinster Leverandør = En virksomhet som leverer produkter og tjenester til bestiller/kunde Realisering av gevinster Kundens investering Kundens prosjekt Leverandørens prosjekt og investering Forprosjekt Side 24

25 Forutsetninger for et godt samarbeid Realistiske mål hos begge parter Realistisk kontraktspris og leveransemilepæler Fordeling av risiko og muligheter Forståelse for hverandres mål spill med åpne kort Løsningsorientert holdning ved håndtering av problemer og endringer/usikkerhet Fokus på godt samarbeid og god kommunikasjon Side 25

26 Side 26

27 3. Organisering Side 27

28 Hva skal vi med en Prosjektorganisasjon? Prosjektene er viktige for å nå virksomhetens strategiske mål krever en leder som setter prosjektets mål først Prosjektet skal fremstille et unikt produkt krever klare mål med tilhørende makt og myndighet og full fokus på arbeidet Prosjektene er tverrfaglige og krever samarbeid på tvers i organisasjonen Prosjektene gjennomgår ulike faser krever fleksibilitet mht. ressurser Beslutningene er motoren i prosjektene de krever rask og riktig kommunikasjon gjerne utenom politisk korrekte veier Prosjektene skal dø! Så fort som mulig! Side 28

29 To viktige forhold å vurdere ved Prosjektorganisering Prosjektets egen organisering/struktur Prosjektets forhold til Linjeorganisasjonen Side 29

30 Prosjektets Organisasjonsstruktur Side 30

31 Funksjonell Prosjektorganisering: Hver avdeling har egne prosjekter Virksomhet Avdeling 1 Linjeleder Avdeling 2 Linjeleder Avdeling 3 Linjeleder + Høy kompetanse + «Alle» kjenner hverandre + Erfaringsoverføring + Etablerte kommunikasjonskanaler Vanskelig å involvere andre «Båstenkning» Vanskelig å skaffe nye ressurser Vanskelig å kommunisere med andre avdelinger Fokus og prioritet Side 31

32 Selvstendig Prosjektorganisering: Frittstående organisatorisk enhet Virksomhet Avdeling 1 Linjeleder Avdeling 2 Linjeleder Avdeling 3 Linjeleder + Tilgang på ressurser + Korte beslutningsveier + Sterkt samhold/kultur + Sterkt lederfokus Lite fleksibel ressursutnyttelse Vanskelig å overføre erfaring «Vi» og «de»-holdninger Kan være vanskelig å gå tilbake til linjejobb Side 32

33 Matriseorganisering: Bruker ressurser fra Linjen Virksomhet Prosjekt Avdeling 1 Linjeleder Avdeling 2 Linjeleder Avdeling 3 Linjeleder + Tilgang på tverrfaglig kompetanse + Fleksibel bruk av ressurser + «Vårt» prosjekt + Erfaringsoverføring + Involvering 100% 50% 50% 50% 75% Side 33 Kamp om ressurser Ressurser «låst» til prosjekt Lojalitetskonflikt

34 Matriseorganisasjon er mest vanlig Prosjektet «kjøper» ressurser fra linjen med varierende belastning og varighet, basert på et definert kapasitetsog kompetansebehov Svak matrise: Ressursene styres av Linjeleder. Brukes sjelden Sterk matrise: Ressursene styres av Prosjektleder Avhengig av definerte spilleregler mellom Prosjekt og Linje (nedfelt i bedriftens Prosjektmetodikk) Side 34

35 Prosjekteier Finansierer og starter prosjektet Ansvarlig for eventuelt forprosjekt Eier Effektmål og gevinster - skal anvende produktet etter avsluttet prosjekt Etablerer styringsgruppen og referansegruppen Er ofte en linjeleder i bedriften Side 35

36 Styringsgruppe/Prosjektstyre Prosjekteiers redskap for aktiv eierstyring Godkjenner planer og mandat Rapporteringsinstans for Prosjektleder Beslutter endringer Støtter prosjektleder ressurser/beslutninger Håndterer eskaleringer og ekstern usikkerhet Side 36

37 Styringsgruppe typiske fallgruver Manglende kunnskap om styringsgruppers rolle og ansvar Utydelige rapporteringskrav mangler underlag Manglende oppmøte eller folk møter uforberedt Ad Hoc pregede møter Deltakere fokuserer kun på egne interesser fra egen enhet Har ikke, eller bruker ikke prosjektmodell For stort detaljfokus ender i tekniske detaljdiskusjoner Side 37

38 Prosjektleder Planlegge og gjennomføre prosjektet i henhold til Mandat og Resultatmål Organiserer Prosjektet Ansvarlig for resultatmålene: Omfang, Kvalitet Tid Kostnad, Ressurser Ansvarlig for kommunikasjon med omverdenen Side 38

39 Valg av Prosjektleder Prosjektledelse = LEDELSE - Situasjonsbestemt ledelse - Teambasert ledelse - Endringsledelse Prosjektledelse krever - Lederegenskaper - Faglig kunnskap - Kunnskap om prosjektledelse og erfaring fra prosjekter Side 39

40 Referansegruppe Består av fageksperter i organisasjonen (f.eks. fagforeninger) Skal sikre/støtte prosjektet ved faglige veivalg og valg av løsning Kvalitetssikrer resultatene/produktet Har ikke besluttende myndighet kun rådgivende Side 40

41 Prosjektkontroll/støttefunksjon Delegert ansvar fra Prosjektleder: Prosjektadministrative oppgaver (hele/deler av prosjektet) o Planlegging o Oppfølging o Kommunikasjon, møter o Avtaler/kontrakter o Dokumentasjon/arkiv Rapporterer til Prosjektleder Side 41

42 Prosjektmedarbeider (Prosjektteam) Utøvende i prosjektet Ulike faglige/prosjektadministrative funksjoner Gjør jobben ; ansvarlig for leveranser i hht. Delmål Rapporterer fremdrift til Prosjektleder Side 42

43 Oppsummert Side 43

44 4. Eierstyring Side 44

45 Ledelsens ansvar At en fungerende prosjektmodell er på plass At prosjektmodellen og styrende dokumenter følges At prosjektleder anvender anerkjente prosesser, teknikker og verktøy i henhold til «god praksis» for prosjektledelse At etiske retningslinjer følges At prosjektet gjennomføres i henhold til virksomhetens kvalitetssystem At det stilles krav til underlag for beslutninger ved sentrale beslutningspunkter At prosjektet oppfyller de krav som er satt til gevinster Side 45

46 Eierstyring i Kundens Prosjektmodell Side 46

47 Eierstyring i Leverandørens Prosjektmodell Side 47

48 Styring av Endringer Prosjektet gjennomføres i utgangspunktet i hht. kontrakt mellom Kunde og Leverandør Endringer (i arbeidsomfang e.l.) er Kundens ansvar Avvik (forsinkelser e.l.) er Leverandørens ansvar Leverandørens Prosjektleder rapportere både til egen Prosjekteier og Kundens Prosjektleder Vanlig med Endringsråd/Prosjektstyre i større Prosjekter Side 48

49 Side 49

50 Gjennomføringsplan Dag 1: Dag 3: 1. Prosjekter & prosjektledelse 2. Kunde og leverandør 3. Organisering 4. Eierstyring Introduksjon til elæring og utdeling av Caseoppgave 9. Kostnadsestimering 10. Fremdriftsoppfølging 11. Endringshåndtering 12. Prosjektavslutning Arbeid og presentasjon av Caseoppgave Dag 2: 5. Prosjektmål 6. Oppstart 7. Arbeidsomfang 8. Tidsplanlegging Arbeid og presentasjon av Caseoppgave Dag 4: 13. Kvalitet i prosjekter 14. Usikkerhet 15. Kontrakt & innkjøp 16. Interessenter 17. Kommunikasjon og Samarbeid Arbeid og presentasjon av Caseoppgave Side 50