Prosjektmandat Streaming og DAB sending fra bystyremøter

Transkript

1 Opprettet: Ansvarlig: Roar Kristiansen Revidert: Revidert av: Eyvind Kjersem Godkjent av prosjekteier: <dato> Prosjekthåndboken, versjon 1.2 Prosjektmandat Streaming og DAB sending fra bystyremøter Prosjekteier Roar Kristiansen (Bystyrets kontor) Referansegruppe Roar Kristiansen - Leder (Bystyrets kontor) Ann-Kristin Loodtz (Seksjon informasjon) Kjetil Århus (IKT Konsern) Marte Holm (Bystyrets kontor) Arbeidsgruppe Kjetil Århus - Leder (IKT Konsern) Steinar Carlsen (IKT Konsern) Liv Bruland (IKT Konsern) Prosjektleder Eyvind Kjersem (Capgemini) QA Liv Bruland (IKT Konsern) Eksterne konsulenter Kathrine Slettevold (Capgemini) Prosjektstøtte Innkjøp Alf Albertsen (Innkjøpseksjon)

2 Distribusjonsliste Organisasjon Navn Funksjon Bystyrets kontor Roar Kristiansen Bystyredirektør IKT Konsern Kjetil Århus Leder Seksjon IKT konsern Endringslogg Versjon Dato Endret av Berørte deler Kort beskrivelse av endring Eyvind Kjersem Eyvind Kjersem Samtlige Samtlige Eyvind Føringer, Relaterte prosjekter Eyvind Forretningsutvalgets og Bystyrets kontors roller Eyvind Forretningsutvalgets rolle og prosjektledelse Første utkast Innspill fra arbeidsgruppe Innspill fra Liv Innspill fra Bystyrets kontor Innspill fra Bystyrets kontro Kvalitetskontroll Versjon Dato Kvalitetssikret av Kommentarer Arbeidsgruppen Aksept av endringer fra Liv, Kjetil og Steinar Side 2 av 9

3 Innholdsfortegnelse Distribusjonsliste... 2 Endringslogg... 2 Kvalitetskontroll... 2 Prosjektets bakgrunn og formål... 4 Målformuleringer for prosjektet... 4 Føringer... 4 Avgrensinger og forutsetninger... 5 Styrende dokumenter... 5 Relaterte prosjekter... 5 Prosjekt beskrivelse... 5 Leveranser... 6 Prosjekteiers ansvar... 6 Referanse gruppens ansvar... 6 Arbeidsgruppens ansvar... 6 Prosjektleders ansvar... 6 QA ansvarlig... 6 Prosjekt deltakernes ansvar... 7 Rapportering... 7 Endrings håndtering... 7 Kvalitetssikring... 7 Interessenter... 7 Informasjon og kommunikasjonsplan... 8 Kritiske suksessfaktorer... 8 Usikkerhet/ RISK... 8 Økonomi... 9 Gevinst-realisering... 9 Evaluering Side 3 av 9

4 Prosjektets bakgrunn og formål Bystyret fattet 18. juni 2012 vedtak om å gjennomføre direktesending (streaming) av bystyremøtene på internett og radio (DAB). Sendingene skal i etterkant gjøres tilgjengelig på internett. Formålet for vedtaket er å gjøre lokalpolitikken mer tilgjengelig for innbyggere, og at man på den måten oppnår mer engasjement og oppmerksomhet rundt lokalpolitikk i Bergen. Løsningen beskrevet ovenfor ønskes implementert snarest mulig, senest 1. januar 2013, og Bystyret har gitt Bystyrets kontor ansvar for gjennomføring. Målformulering er for prosjektet Målet for prosjektet er å utarbeide et tilstrekkelig beslutningsgrunnlag for at bystyret kan vedta aktuelle løsninger. Beslutningsgrunnlaget skal presenteres i rapportform og må inneholde tilstrekkelig informasjon og vurdering av aktuelle løsninger, deriblant teknisk funksjonalitet, muligheter for utvidelser, oppstarts- og driftskostnader inklusiv tilrettelegging i Gamle rådhus. Mulighetene for utvidet bruk av løsningen, f.eks fremlegging av budsjett, pressekonferanser, etc. bør vurderes inkludert i beslutningsgrunnlaget. Delmål for prosjektet vil være å utarbeide kravspesifikasjon for løsningen, utarbeide anbudsdokument, etablere tildelingskriterier, gjennomføre anbudsprosess og evaluere tilbud. For å sikre et godt beslutningsgrunnlag vil det være vesentlig at det utarbeides en dekkende kravspesifikasjon. Kravspesifikasjonen vil baseres på evaluering av tilsvarende løsninger i andre kommuner vurdering av alternative løsninger, inklusiv eksisterende interne løsninger innspill og validering av krav fra referansegruppe med medlemmer fra ulike enheter i Bergen kommune Føringer Prosjekteier ønsker en smidig prosjektledelse med begrenset prosjektadministrasjon og dokumentasjon. Prosjektet skal som utgangspunkt følge IKT konserns prosjektmetodikk og maler, men det står fritt til å gjøre tilpasninger der det er hensiktmessig. Prosjektets tidsramme, begrensede omfang og antall utøvende ressurser gir et redusert koordinasjons- og dokumentasjonsbehov. Ved utforming av kravspesifikasjon skal prosjektet vurdere erfaring og tilgjengelig dokumentasjon fra tilsvarende løsninger i andre kommuner. Prosjektet bør samtidig vurdere eksisterende interne løsninger og alternative løsninger, f. eks innkjøp- og eller samarbeidsmodeller med aktører fra mediamiljøet i Bergen. Dialog i forkant med aktører fra mediamiljøet må avklares med Innkjøpseksjonen for å sikre etterlevelse av lov og forskrift om offentlig anskaffelse Side 4 av 9

5 Prosjektet må ivareta Bystyrets formål for vedtaket, å skape engasjement og oppmerksomhet, i vurdering av løsninger. Anbefalt løsning bør oppleves attraktivt av brukerne, og bør være fleksibel og skalerbar til håndtere fremtidige krav hos innbyggere og media. Avgrensinger og forutsetninger Det forutsettes at aktuelle løsninger uten større hindring kan implementeres i Gamle rådhus Innføring av streaming bør ikke redusere nettilgang for representanter i bystyret Et eventuelt valg av løsning forutsetter politisk vedtak, dette må hensyntas i anbudsprosessen Styrende dokumenter St.meld. nr. 19 ( ) Ei forvaltning for demokrati og fellesskap (Digitalt førstevalg) IKT strategi Bergen kommune Bystyrevedtak (sak Interpellasjoner) Relaterte prosjekter Ingen direkte relaterte prosjekter er kjent ved prosjektoppstart. Bergen kommune har likevel to initiativ som grenser til prosjektet, nytt saksdokumentsystem og endringer i portalløsning. Nevnte initiativ kan ha påvirkning på prosjektet og bør avklares nærmere. Prosjekt beskrivelse Hovedmilepæl Beskrivelse Dato start Dato slutt Krav Utforming av funksjonelle og ikkefunksjonelle krav Estimat Estimat til Forretningsutvalget Validerte krav Anbudsdokumen t Anbud Tilbud Rapport Sluttrapport Validering av funksjonelle og ikkefunksjonelle krav Utforming av anbudsdokument Gjennomføring av anbudsprosess Evaluering av tilbud fra anbudsprosess Utforming av endelig beslutningsgrunnlag Utforming av sluttrapport som sikrer kompetanseoverføring Side 5 av 9

6 Leveranser Kravspesifikasjon med beskrivelse av relevante behov og krav, funksjonelle og ikke-funksjonelle, for løsningen Kostnadsestimat med usikkerhetsbetraktning for løsning som dekker kravspesifikasjon Anbudsdokumentasjon med krav til besvarelse og instruksjon til tilbyderne, overordnete funksjonelle og tekniske rammebetingelser, funksjonelle krav til ønsket løsning og tildelingskriterier. Beslutningsgrunnlag med presentasjon av aktuelle løsninger, vurdering av funksjonalitet, kostnader, kvalitet, etc. for løsningene og anbefaling av løsning Forretningsutvalget Prosjekteiers ansvar Referanse gruppens ansvar Arbeidsgruppen s ansvar Prosjektleders ansvar Har eierskap til prosjektets målsetning, omfang og fremgangsmåte Formelt godkjenne prosjektmandat og estimat Formelt godkjenne beslutningsgrunnlag Har eierskap til prosjektets målsetning, omfang og fremgangsmåte Bistå Forretningsutvalget i forbindelse med godkjennelse av prosjektmandat Behandling og godkjenning av endringer i prosjektets økonomiske omfang Forankre prosjektets arbeid hos Forretningsutvalget Lede referansegruppen Verifisere og godkjenne leveranser Ta nødvendig beslutninger Bistå i å utarbeide og validere brukerkrav til løsning Sikre en dekkende kravspesifikasjon for løsningen Ukentlig oppfølgning av prosjektet, risiko, fremdrift og avvik Bidra til å sikre prosjektet tilgang til kontaktpersoner i Bergen kommune, og ved behov til kontaktpersoner i andre kommuner Sikre teknisk vurdering av drift av løsninger og mulig integrasjon med eksisterende systemer i Bergen kommune Ansvarlig for daglig ledelse av prosjektet Rapportere og dokumentere fremdrift, avvik, risiko og endringsanmodninger Arrangere, og rapportere fra, møter i arbeids- og referansegruppe Bistå i utforming av kravspesifikasjon, anbudsdokumentasjon og beslutningsgrunnlag QA ansvarlig Kvalitetssikring av prosjektdokumentasjon Sørge for korrekt og nødvendig kostnadsføring i Agresso i henhold til rutiner for Bergen kommune Sørge for korrekt og nødvendig dokumentasjon og arkivering i henhold til rutiner for Bergen kommune Side 6 av 9

7 Prosjekt deltakernes ansvar Være medansvarlig for prosjektets framdrift og resultat Bedra til at prosjektgruppen fungerer som et team Ta ansvar og arbeide for et godt samarbeidsklima i prosjektgruppen Rapportering Prosjektleder rapporter ukentlig til arbeidsgruppen Prosjektleder rapporterer ved behov til prosjekteier Endrings håndtering Endringsanmodninger dokumenteres og følges opp av prosjektleder. Endringer i aktiviteter godkjennes av arbeidsgruppen. Prosjektleder vurderer om endring er av en slik art at godkjenning løftes til prosjekteier. Prosjekteier skal alltid informeres om endringer i mandat og prosjektomfang. Kravspesifikasjon skal valideres av referansegruppen og endelig godkjennes av prosjekteier. Estimat skal valideres av prosjekteier og formelt godkjennes av Forretningsutvalget før eventuell anbudsprosess vedtas. Anbudsdokumentasjon skal valideres av representant fra Innkjøpseksjon i forkant av anbudsprosess og endelig godkjennes av prosjekteier Beslutningsgrunnlag skal valideres av prosjekteier og formelt godkjennes av Forretningsutvalget før det går til Bystyret for behandling. Kvalitetssikring Bergen kommunes rutiner for arkivering skal alltid følges: U-dokument, saker til politisk behandling, mandater og styringsgruppe referater skal alltid lagres i BKSAK. Interessenter Interessenter for prosjektet kan grupperes inn i følgende grupper; dem som genererer innhold, de som publiserer innhold, de som forvalter innhold og konsumerer innhold. I grove trekk vil man da kunne definere følgende grupper av interessenter for prosjektet: Bystyrerepresentanter Bystyrets kontor Byrådet/Byrådsavdelinger IKT Ansatte Media (ekstern) Leverandører (ekstern) Innbyggere (ekstern) Side 7 av 9

8 Informasjon og kommunikasjon splan Arbeidsgruppen vil møtes ukentlig med innkalling i forkant og referat i etterkant. Formålet er å avklare status og oppfølgning av evt. avvik. Ellers vil prosjekteier og prosjektleder møtes jevnlig for å sikre forankring og tidlig håndtering av avvik og endringer. Prosjektleder vil presentere estimat og evt. beslutningsgrunnlag til Forretningsutvalget for gjennomgang og formell godkjenning. Ad-hoc kommunikasjon vil være referansegruppemøter, med innkalling i forkant og referat i etterkant. Formål med referansegruppemøtene er å avklare brukerkrav til løsning. Øvrige ad-hoc kommunikasjon vil være med representanter fra Innkjøpseksjon, IKT og Byrådet hvor formål er avklaring og assistanse for henholdsvis anbudsprosess, systemintegrasjon og drift og brukerperspektiv. Kritiske suksessfaktorer Oppstartstidspunkt - ønske om oppstart senest 1. januar 2013 For å ivareta hensyn til kvalitet og fremdrift bør prosjektet i stor grad vurdere å basere seg på erfaring og dokumentasjon fra andre kommuner som har implementert tilsvarende løsninger Ønskelig å etablere dialog med innkjøpsseksjonen tidlig i prosjektet for å sikre en smidig anbudsprosess og redusere unødig dødtid Hyppige arbeidsgruppemøter for å sikre kontroll på fremdrift, samt tidlig håndtering av avvik Forankring - sikre bred gjennomgang av løsning Etablering av en kompetent referansegruppe som dekker et bredt spekter, deriblant fra bystyre, informasjon og IKT, for utforming og validering av brukerkrav til løsning. Usikkerhet/ RISK Arbeidsgruppen har sammen med prosjektleder ansvar for risikostyring. Prosjektet skal i oppstarten kartlegge kilder til risiko og registrere risikofaktorer i prosjektets risk register. Underveis i prosjektet skal identifiserte risikofaktorer overvåkes og vurderes for tiltak. Vurdering av risiko skal inngå i rapportering til Arbeidsgruppe. Prosjektleder og arbeidsgruppen skal aktivt forsøke å identifisere nye risikofaktorer dette gjelder spesielt ved vurdering av endringsanmodninger. Vurderinger og tiltak skal dokumenteres i prosjektets riskregister. Tiltak som er iverksatt skal følges opp og overvåkes for å sikre at tiltakene har tiltenkt effekt Side 8 av 9

9 Økonomi Utenom prosjektledelse og bruk av intern ressurser er det ikke lagt opp til større kostnader tilknyttet innkjøp av varer eller tjenester i prosjektet. Det vil være naturlig å reise til Oslo kommune for å diskutere deres erfaring og tanker rundt sin løsning. Kostnader knyttet til bruk av eksterne ressurser for prosjektledelse vil være avhengig av prosjektets løpetid. Det er inngått oppdragsavtale med Capgemini for engasjement av prosjektleder i 100 % stilling fra 17. september til prosjektet avsluttes, senest ved utgangen av Bistand faktureres prosjektet. Etter forespørsel fra IKT konsern gir også oppdragsavtalen med Capgemini tilgang til ekspertise innen streaming og offentlig anskaffelse ved Kathrine Slettevold fra Capgeminis kontor i Bergen. Nevnte bistand vil bli fakturert på timebasis og behovet for dette vurderes av arbeidsgruppen. Gevinstrealisering Det er ikke etablert en gevinstplan. Evaluering Akseptansekriteriet for prosjektet er minimum å levere ett tilstrekkelig beslutningsgrunnlag for at Bystyret kan vedta aktuelle løsninger. Tilstrekkelig betyr at det inneholder nødvendig informasjon og vurdering av en eller flere løsninger med hensyn til teknisk løsning, tilrettelegging i Gamle rådhus, funksjonalitet for administrasjon og bruk og kostnader for anskaffelse og drift. Avhengig av rekkefølge, hvorvidt anbudsprosess kjøres som et ledd i utarbeidelse av beslutningsgrunnlaget eller kjøres etterkant av et evt. vedtak i Bystyret, vil utarbeidelse av en tilfredsstillende anbudsdokumentasjon og korrekt gjennomføring av anbudsprosess også være akseptansekriterier for prosjektet. Graden av måloppnåelse for nevnte akseptansekriterier vurderes kvalitativ som følger: Tilstrekkelig beslutningsgrunnlag Ingen relevante kommentarer fra Bystyret rundt manglende informasjon og vurderinger under behandling av et evt. vedtak. Relevans vurderes av Bystyrets kontor. Tilfredsstillende anbudsdokumentasjon Ingen relevante tilbakemeldinger for mangler og lignende i anbudsdokumentasjonen fra potensielle leverandører. Relevans vurderes av Innkjøpsseksjon. Korrekt gjennomføring av anbudsprosess Ingen relevante klager fra interessenter i forbindelse med anbudsprosessen og evt. tildeling. Relevans vurderes av Innkjøpsseksjon. Erfaringene fra prosjektet skal oppsummeres i en sluttrapport som skal dekke prosjektforløpet, resultatvurdering, økonomi og erfaring Side 9 av 9