Grunnleggende prosjektledelse - Dag 1

Transkript

1 Grunnleggende prosjektledelse - Dag 1 Instruktør: Fred-Ragnar Skau-Nilsen // kurs@glasspaper.no //

2 Program dag 1 Innledning til grunnleggende prosjektledelse Prosjekt som arbeidsform Fallgruver i prosjekter Fra ide til beslutning om prosjektoppstart 2 Prosjektoppstart Prosjektplanlegging

3 Program dag 2 Repetisjon fra dag 1 Mer om planlegging Prosjektgjennomføring og styring 3 Prosjektavslutning Oppsummering

4 Hvem er vi? 4

5 Deltakere 5

6 Instruktør Fred-Ragnar Skau-Nilsen Bakgrunn Lærer IT-konsulent Opplærings- og personalkonsulent Linjeleder Prosjektleder Prosjektkoordinator 6 Prosjekterfaring Implementeringsprosjekter IT Ombygging Organisasjonsendringer Kompetanseprosjekter Oppbygging av prosjektkontor

7 Hva vil vi? 7

8 8

9 Oppgave 1 9

10 Fagkunnskap Yrkesferdigheter Kompetansetrekanten 10 Personlig kompetanse Greta Marie Skaug: Gode fagfolk vokser

11 Kompetanseutvikling Kunnskaper 11 Praksis Holdninger Ferdigheter

12 Målarbeid Ulike måltyper Effektmål : Formål (overordnet) mål Produktmål : Konkret leveranse Prosessmål : Bi-effekter av prosessen (ofte læring) Læringsmål : Det vi vil lære av prosessen Milepæler : Delmål underveis 12 Nedbryting av mål Målhierarki

13 Målhierarki for Project Week Dyktige prosjektledere Kunnskaper Ferdigheter Holdninger Fagbegreper Planlegging Vektlegging 13 Prosjektmetodikk og verktøy Velge detaljnivå Lederrollen Roller Konflikthåndtering Medarbeidere Kommunikasjon Konflikter Styring og oppfølging Interessenter

14 14

15 Å sette gode mål Et godt mål gjør det mulig å vite om vi har lykkes Gode målformuleringer er Målbare Objektive Tidsbestemte Konkrete Realistiske Aksepterte 15 NB! Skille mellom mål og aktiviteter Mål er noe vi har oppnådd, ikke noe vi har gjort Mål beskriver tilstanden når vi er ferdige

16 Målformulering sett fra instruktøren KPI Deltakernes kursevaluering skal gi gjennomsnittsskår på minst 7,3 poeng (skala: 1-9) 16 Minst 50% av kursbestillere bestiller flere kurs Key Perfomance Indicators

17 Læremidler og metoder Nettside: Metoder Foredrag (kompendium) Oppgaver (individuelt/to og to/gruppe) Fellesdiskusjoner 17 Lærebok

18 Lærebok Veien til prosjektsuksess Praktisk orientert Gjennomgående eksempel: Ombyggingsprosjekt 18 Håndbok i det daglige arbeidet Bruk av boka: Se side 16.

19 Prosjekt som arbeidsform s. 10 Hva er prosjekt? Prosjektsuksess Prosjektmodeller Aktører og interessenter Prosjektledelse Prosjektfaget og prosjektmetodikk 19

20 Oppgave 2 20

21 Prosjektsuksess Hva var målet? Suksess for hvem? Kunden Prosjektdeltakerne Organisasjonen Samfunnet? 21

22 IT-prosjekter i USA Fra The Chaos Report, The Standish Group 1995: Over 30% av prosjektene kanselleres Ca. 50% av prosjektene overskrider kostnadsrammen med 190% eller mer 22 Tapte muligheter koster trillioner av US $ 16% av prosjektene ferdigstilles på plan og kostnad

23 Prosjektmodeller Faser Initiering Oppstart/ plan Gjennomføring Avslutning 23 Beslutning om oppstart Godkjenning av plan Godkjenning av leveranse Beslutningspunkt/porter

24 Microsoft Solution Framework

25 PMBOK 25 Eks: Prosjektmodell for Glasspaper

26 s Gevinstrealisering

27 s Den usynlige prosjektgruppa

28 28

29 29

30 Prosjektmetodikk PMBOK Project Management Body of Knowledge Fra PMI - Project Management Institute Målrettet prosjektstyring (GDPM) Erling S. Andersen 30 Bedrifters egne prosjektrammeverk Eks: Steria Profound (vis) Glasspaper Prosjekthåndbok (vis)

31 Person P 31 Organisasjon O S System

32 Fallgruver i prosjekter Oppgave 3 32

33 Fallgruver i fundamentet Utilstrekkelig forankring Sterke interessenter er negative Den usynlige prosjektgruppen Prinsipper for samspillet mellom basis og prosjekt er ikke fastlagt 33 Svakheter i oppgavebeskrivelsen Upresise mål Dårlig balansert ambisjonsnivå

34 Fallgruver i planleggingen Unyansert og upraktisk nivå Planleggingshorisont upraktisk og upsykologisk Formelle verktøy støtter ikke kreativitet 34 Urealistiske tids- og kostnadsestimater Viktige faktorer uteglemt Manglende kjennskap til og forståelse for usikkerhet

35 Fallgruver i organisering Organisering vurderes ikke Slik har vi alltid gjort det Uklar ansvarsfordeling og uklare samarbeidsprinsipper 35 Nøkkelressurser utilgjengelige Manglende motivasjon Feil person som prosjektleder

36 Fallgruver i oppfølgingen Manglende forståelse for hensikten med oppfølging Prosjektplanen ikke tilrettelagt for oppfølging Prosjektlederen mangler formell autoritet 36 Ustrukturert kommunikasjon mellom prosjektleder og deltakere

37 Fallgruver i utførelsen Samarbeidsproblemer Undervurderer teambyggingsoppgaven Ikke tilrettelagt for brukermedvirkning Individuelle metoder i arbeidet Problemer knyttet til mål Upresise og uklare Mål endres underveis 37 Problemer knyttet til aktivitetene Aktiviteter blir ikke fullført og dokumentert Det beste blir det godes fiende Dårlig kvalitetskontroll

38 Bokas eksempel Ombyggingsprosjekt i firmaet Prosjektering AS S

39 Bokas eksempel Ombygging og modernisering av kontorbygg Firmaet Prosjektering AS Situasjon: Eldre lokaler For liten plass Bedriften vokser Ønsker moderne kontorlandskap og bedre møterom Tre kontrakter Bygging VVS El og IT Organisering: Ansvarlig prosjektteam Prosjektleder rapporterer til adm. dir. Brukergruppe Styret godkjenner prosjektavtale og plan 39

40 s. 36

41 Beslutningsprosess Avstemming mot overordnet strategi Estimater Omfang Kost Tid Ressurser Risiko og usikkerhet Analyser Marked og forretningside Økonomisk gevinst Konsekvens av å la være Annet Alternativer? Andre interessenters vurderinger 41

42 s. 40

43 Grunner til å velge bort et prosjektforslag Mangel på ressurser Kapital Personell Kompetanse Tid 43 Mål i konflikt med virksomhetens mål og strategi Manglende støtte fra ledelsen Konflikt mellom prosjektmål og bedriftsverdier Lav sannsynlighet for å lykkes Konflikt med andre prosjekter

44 Noe å tenke over for deg som planlegger å bli en suksessrik prosjektleder... En oppdragsgiver vet som regel ikke hva han ber om og tar for gitt at du vet alt om hva du sier ja, til 44

45 Beslutning (s. 41) Eksempel Lokalene skal moderniseres Behov for flere kontorplasser, modernisering og bedre arbeidsmiljø Plassering OK Kapital OK Det lages avtale mellom selskap og prosjekt Omfang Budsjett Tidsramme Roller Prosjektansvarlig: Adm. dir. Oppdragsleder: Adm. dir. Prosjektleder: Utnevnes senere Brukergruppe: Utnevnes av og blant de ansatte Styringsgruppe: Styret 45

46 s. 44

47 Prosjektoppstart (s. 43) Oppdragsleder/prosjekteier Prosjektleder Faglige egenskaper Kunne ta avgjørelser Prosjekterfaring Helhetsforståelse Personlige egenskaper Selvinnsikt Teambygger med forståelse for menneskelig mangfold Håndtere interessenter med forståelse Kommunikasjonsevner Prosjektmedlemmer Kompetanse (fag, prosjekt, organisasjon, personlig) Politikk Tid anledning 47

48 Oppgave 4 48

49 Prosjektavtale Andre betegnelser: Mandat Styringsdokument Project charter Hensikt: Regulere forholdet mellom oppdragsgiver og prosjekt Bygge tilstrekkelig fundament for prosjektet Dokumentere nødvendige avklaringer før oppstart 49 Hva bør en prosjektavtale inneholde?

50 En muntlig avtale er ikke verdt papiret den er skrevet på

51 Prosjektavtalen s eksempel s

52 Oppgave 5 52

53 53

54 Prosjektstrategi Bruk av eksterne og interne ressurser Innhenting av kompetanse Kontraktstrategi 54

55 Organisering og administrasjon Finne hovedmodell for prosjektet Organisasjonskart/funksjonsbeskrivelser Arbeidsoppgaver Ansvar Myndighet 55 Grunnleggende regler og rutiner Møtekultur Intern kommunikasjon

56 Lagbygging (teambuilding) Sørge for at alle forstår prosjektets oppgave, mål og midler trekker i samme retning fokuserer på det viktigste Bedre samarbeid og kultur 56 Ta hensyn til personlighet og atferdsstil

57 Spesifikasjon - leveranse Detaljert oversikt Målbare størrelser Akseptkriterier 57 Spesifisering av del-leveranser Kravspek Eksempel: S. 73

58 PNS ProsjektNedbrytningsStruktur Engelsk: WBS (Work Breakdown Structure) Omfatter alt arbeidet i prosjektet Inndeling av arbeidet i mindre enheter Hovedprosjekt og delprosjekter Flere ulike inndelingsmåter: Kontrakter/fagområder Geografi Avdeling/organisasjonsenhet Danner grunnlag for Ressursplan Kostnadsberegning Fremdriftsplan 58

59 Eksempel fra MS Project 59

60 Milepælplanlegging Milepæl = Et punkt på veien (delmål) Begynner ofte med Når Beskriver ikke hva som er gjort, men resultatet av handlingene 60 Grunnlag for nye beslutninger Viktig i Målrettet prosjektstyring

61 Milepælplanlegging M1: Når system er valgt M2: Når installasjon er godkjent 61 M3: Når systemet fungerer etter hensikten

62 Aktiviteter leveranser - mål Aktivitet Aktivitet Leveranse Aktivitet Aktivitet MÅL/ MILEPÆL 62 Aktivitet Aktivitet Leveranse

63 Bruk av verktøy 63 Oversikt over verktøy på nettsidene

64 Ansvarskart s. 76 Ansvarliggjøring Motiverende Kompetansefremmende 64 Ansvarsrot Roten til alt ondt Hindrer læring

65 Ansvarskoder A = Ansvarlig U = Utfører u = Bidrar til utførelse B = Beslutter G = Godkjenner R = Skal rådspørres r = Kan rådspørres I = Informeres 65

66 Eksempel : Ansvarskart med milepæler 66

67 Oppgave 6 67